Ce este fișa de cazare?
Cuprins
Fișa de anunțare a sosirii și plecării este un formular obligatoriu pentru toate structurile de primire turistică din România, completat la momentul cazării fiecărui oaspete. Documentul servește atât evidenței interne a unității, cât și raportării către autoritățile competente.
Ce este fișa de anunțare a sosirii și plecării?
Fișa de cazare, denumită oficial fișa de anunțare a sosirii și plecării, este documentul prin care unitățile de cazare turistică înregistrează datele fiecărui oaspete la momentul check-in-ului. Formularul se completează pentru fiecare persoană cazată, indiferent de cetățenie.
Acest document este utilizat în:
- Hoteluri de orice categorie (1-5 stele)
- Pensiuni turistice și agroturistice
- Hosteluri și moteluri
- Cabane turistice
- Apartamente și camere de închiriat înregistrate ca structuri de primire
Fișa de cazare asigură trasabilitatea turiștilor, susține raportarea statistică și facilitează colaborarea cu organele de ordine publică.
Care este baza legală?
Obligativitatea completării fișei de cazare este stabilită prin mai multe acte normative:
- H.G. nr. 237/2001 privind aprobarea Normelor cu privire la accesul, evidența și asigurarea protecției turiștilor în structurile de primire turistice - actul principal care impune fișa de cazare
- OUG nr. 56/2017 privind completarea Legii nr. 253/2003 - actualizează cerințele de raportare a datelor turiștilor
- Legea nr. 17/1996 privind regimul armelor de foc și al munițiilor - obligă raportarea datelor de identitate la cazare
- Regulamentul (UE) 692/2011 privind statisticile europene în domeniul turismului - fundamentul raportării statistice
Raportarea către MAI (Ministerul Afacerilor Interne) este obligatorie pentru toți turiștii străini, în termen de 24 de ore de la cazare. Nerespectarea acestei obligații atrage sancțiuni contravenționale.
Când este obligatorie?
Fișa de cazare se completează obligatoriu în următoarele situații:
- La fiecare check-in, pentru fiecare oaspete individual
- Pentru turiști români și străini - nu există excepții pe bază de cetățenie
- Pentru toate tipurile de structuri de primire înregistrate - de la hotel de 5 stele la pensiune rurală
- Inclusiv pentru copii - datele sunt înregistrate pe fișa părintelui/însoțitorului legal
- La fiecare sejur separat - chiar dacă oaspetele revine frecvent, se completează o fișă nouă la fiecare cazare
Completarea fișei este responsabilitatea recepționerului sau a persoanei desemnate cu primirea turiștilor.
Ce elemente conține?
Fișa de anunțare a sosirii și plecării cuprinde următoarele câmpuri:
- Numele și prenumele oaspetelui
- CNP (pentru cetățeni români) sau numărul pașaportului/CI (pentru străini)
- Cetățenia/Naționalitatea
- Domiciliul sau adresa de reședință
- Data sosirii - ziua și ora check-in-ului
- Data plecării - ziua și ora check-out-ului (completată la plecare)
- Numărul camerei alocate
- Scopul vizitei - turism, afaceri, tranzit, tratament etc.
- Mijlocul de transport utilizat (auto, avion, tren)
- Semnătura oaspetelui
- Semnătura recepționerului
Pentru turiștii străini, se completează suplimentar: seria și numărul vizei (dacă este cazul), data intrării în România și punctul de frontieră.
Cum se completează pas cu pas
- Pregătește formularul înainte de sosirea oaspetelui - verifică stocul de fișe
- Solicită actul de identitate - CI pentru români, pașaport pentru străini
- Completează datele personale - numele, prenumele, CNP/nr. pașaport, cetățenia, domiciliul
- Înregistrează data și ora sosirii exact la momentul check-in-ului
- Notează numărul camerei alocate
- Completează scopul vizitei pe baza declarației oaspetelui
- Solicită semnătura oaspetelui pe formularul completat
- Semnează ca recepționer și păstrează fișa în evidență
- La check-out, completează data și ora plecării
- Raportează datele conform obligațiilor legale - în special pentru cetățeni străini, transmitere către MAI în 24 de ore
Greșeli frecvente
- Necolectarea tuturor datelor - câmpuri lăsate necompletate, în special cetățenia sau scopul vizitei
- Neraportarea către MAI a turiștilor străini în termenul de 24 de ore - contravenție gravă
- Evidență incompletă - fișe pierdute sau nearhivate corespunzător
- Necompletarea fișei pentru turiștii români - obligația vizează toți oaspeții, nu doar pe cei străini
- Lipsa semnăturii oaspetelui - fișa fără semnătură nu este completă
- Neactualizarea datei de plecare - check-out-ul trebuie consemnat pe aceeași fișă
- Stoc insuficient de formulare - duce la înregistrări improvizate pe caiete sau foi volante, neconforme
Întrebări frecvente
Trebuie completată și pentru turiștii români?
Da. H.G. nr. 237/2001 prevede obligativitatea completării fișei de cazare pentru toți turiștii, indiferent de cetățenie. Datele cetățenilor români sunt necesare pentru evidența internă și raportarea statistică către INS (Institutul Național de Statistică).
Cât timp se păstrează fișele de cazare?
Fișele de cazare se arhivează minimum 1 an de la data completării. Autoritățile pot solicita verificarea evidențelor în cadrul controalelor de rutină. Recomandăm păstrarea pe o perioadă de 3 ani pentru siguranță, în special pentru structurile cu volum mare de turism.
Este obligatorie pentru Airbnb și cazare privată?
Da, dacă unitatea este înregistrată ca structură de primire turistică. Orice formă de cazare turistică - inclusiv apartamente închiriate prin platforme online - care deține certificat de clasificare este obligată să completeze fișa de cazare. Cazarea fără înregistrare legală este în sine o contravenție.
Ce se întâmplă dacă nu completez fișa de cazare?
Necompletarea sau completarea incompletă a fișelor de cazare atrage amenzi contravenționale din partea:
- Poliție (MAI) - pentru neraportarea turiștilor străini: amenzi de la 500 la 5.000 lei
- Autoritatea Națională pentru Turism - pentru nerespectarea normelor de evidență
- ANPC - pentru nerespectarea drepturilor consumatorilor
În cazuri repetate, se poate ajunge la suspendarea certificatului de clasificare al structurii de primire.
Comandă fișe de cazare
Asigură conformitatea unității tale cu legislația în vigoare. Fișele de anunțare a sosirii și plecării sunt disponibile în format A5, în seturi de 100 de file, pregătite pentru utilizare imediată la recepție.
Comandă acum din categoria [Tipizate HoReCa](/tipizate-horeca) și menține o evidență completă și conformă a turiștilor cazați.
Comandă fișă de anunțare a sosirii și plecării
Fișa de anunțare a sosirii și plecării este formularul obligatoriu pentru structurile de primire turistică, conform H.G. nr. 237/2001. Se completează la check-in pentru fiecare turist. Bloc cu 100 file, în format A5.