Ce este fișa de magazie?

Fișa de magazie este formularul de evidență cantitativă care înregistrează intrările, ieșirile și stocul curent al fiecărui material sau produs din gestiune. Se completează de gestionarul de magazie și constituie instrumentul principal de control al stocurilor.

---

Ce este fișa de magazie?

Fișa de magazie este formularul intern de gestiune prin care se urmărește în timp real mișcarea cantitativă a fiecărui articol aflat într-un depozit sau magazie. Spre deosebire de evidențele contabile, care înregistrează și valoarea bunurilor, fișa de magazie operează exclusiv cu cantități - bucăți, kilograme, litri sau orice altă unitate de măsură relevantă pentru produsul respectiv.

Principiul de organizare este simplu și strict: se deschide câte o fișă separată pentru fiecare tip de material sau produs. Astfel, orice mișcare - intrare prin recepție sau ieșire prin consum ori transfer - este înscrisă cronologic, iar soldul curent rezultă în permanență din calcul. Fișa rămâne în magazie, la dispoziția gestionarului, și nu circulă între departamente.

Din punct de vedere fizic, formularul este tipărit pe file individuale de carton în format A5. Spre deosebire de alte formulare contabile, fișa de magazie nu este autocopiativă, deoarece nu se multiplică - fiecare filă corespunde unui singur produs și rămâne în locul în care au loc operațiunile fizice. Utilizarea cartonului asigură rezistența sporită necesară manipulării frecvente în mediul de depozit.

---

Care este baza legală?

Fișa de magazie este reglementată prin [Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 2634/2015](https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/174747) privind formularele financiar-contabile, act normativ care stabilește structura obligatorie a formularului, modul de completare și circuitul acestuia. Codul de formular prevăzut de ordin este 14-3-1 (fișa de magazie).

Fundamentul juridic mai larg este asigurat de [Legea contabilității nr. 82/1991](https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/1576), republicată, care impune consemnarea oricărei operațiuni economice într-un formular justificativ la momentul efectuării ei. Fiecare mișcare de stoc - intrare sau ieșire - trebuie să fie susținută de un formular primar (NIR, bon de consum, bon de transfer) și reflectată imediat în fișa de magazie.

În ceea ce privește arhivarea, [Legea nr. 36/2023](https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/265081) privind arhivarea formularelor stabilește că fișele de magazie se păstrează minimum 5 ani de la încheierea exercițiului financiar în care au fost întocmite. Respectarea acestui termen este verificată în mod curent de inspectorii ANAF în cadrul controalelor de gestiune.

---

Când este obligatorie fișa de magazie?

Fișa de magazie este obligatorie pentru toate entitățile care gestionează stocuri de bunuri materiale, indiferent de dimensiunea sau forma juridică a organizației. Societățile de producție, firmele de comerț cu ridicata sau cu amănuntul, depozitele logistice, firmele de construcții și orice altă entitate cu o gestiune fizică de materiale au obligația de a ține fișe de magazie actualizate.

Formularul este esențial în procesul de inventariere anuală sau periodică: soldul scriptic al fișei de magazie se compară cu stocul faptic stabilit prin numărare fizică, iar orice diferență trebuie explicată și regularizată. De asemenea, fișele de magazie sunt solicitate frecvent de inspectorii ANAF în controalele de gestiune, pentru verificarea realității stocurilor declarate în balanța contabilă.

Fișa de magazie funcționează în strânsă legătură cu celelalte formulare ale fluxului de gestiune: NIR-ul generează o intrare în fișă, bonul de consum și bonul de transfer generează ieșiri, iar inventarierea periodică validează soldul scriptic față de realitatea fizică din depozit.

---

Ce conține fișa de magazie?

O fișă de magazie completată corect cuprinde toate elementele necesare identificării produsului și urmăririi complete a mișcărilor sale. Câmpurile obligatorii sunt:

• Denumirea materialului sau produsului - înscrisă clar și complet, fără abrevieri ambigue
• Codul intern al produsului - dacă firma utilizează o nomenclatură proprie
• Unitatea de măsură - bucăți, kilograme, litri, metri etc.
• Stocul minim și stocul maxim - acolo unde firma a stabilit limite de reaprovizionare
• Pentru fiecare mișcare în parte: - Data operațiunii - Tipul și numărul formularului justificativ (NIR, bon de consum, bon de transfer) - Cantitatea intrată (coloana „Intrări") - Cantitatea ieșită (coloana „Ieșiri") - Soldul curent (coloana „Stoc")
• Semnătura gestionarului - confirmă exactitatea înregistrărilor

Fiecare rând corespunde unei singure operațiuni. Soldul se recalculează după fiecare mișcare, astfel încât stocul curent să fie vizibil în orice moment, fără a fi nevoie de calcule suplimentare.

---

Cum se completează fișa de magazie pas cu pas

Fișa de magazie se completează în timp real, la momentul fiecărei mișcări de stoc, nu la sfârșitul zilei sau al lunii. Iată procedura corectă:

1. Deschideți o fișă nouă pentru fiecare tip de material. Înscriați în antet denumirea produsului, codul intern și unitatea de măsură. O fișă = un singur produs; nu se înregistrează articole diferite pe aceeași filă.
2. Completați datele de identificare. Treceți stocul inițial (dacă fișa este continuarea uneia anterioare sau dacă se pornește de la un sold de inventar), semnat de gestionar la deschidere.
3. La fiecare intrare de marfă (pe baza NIR-ului): înscriați data, tipul formularului (NIR) și numărul acestuia, cantitatea recepționată în coloana „Intrări", apoi calculați și treceți noul sold în coloana „Stoc".
4. La fiecare ieșire (pe baza bonului de consum sau bonului de transfer): înscriați data, tipul și numărul formularului justificativ, cantitatea eliberată în coloana „Ieșiri", recalculați și notați noul sold.
5. Mențineți soldul actualizat după fiecare operațiune. Nu lăsați rânduri fără sold completat - orice linie incompletă poate genera confuzie la control sau inventariere.
6. La sfârșitul lunii sau la inventariere: comparați soldul scriptic din ultima linie a fișei cu stocul faptic stabilit prin numărare fizică. Orice diferență se consemnează în procesul-verbal de inventariere.

Regula esențială: nicio mișcare de stoc nu se efectuează fără formular justificativ, și niciun formular justificativ nu rămâne neînregistrat în fișa de magazie. Înregistrarea amânată sau retrodatată constituie o neregulă contabilă.

---

Relația dintre fișa de magazie și alte formulare

Fișa de magazie este centrul de evidență cantitativă al magaziei, dar nu funcționează izolat - ea este alimentată și verificată prin celelalte formulare ale fluxului de gestiune.

NIR-ul (Nota de recepție și constatare diferențe) este formularul care confirmă intrarea bunurilor în gestiune; fiecare NIR genereazăo înregistrare de intrare în fișa de magazie, cu creșterea corespunzătoare a soldului. Bonul de consum stă la baza ieșirilor de materiale destinate producției sau consumului intern; fiecare bon de consum produce o înregistrare de ieșire în fișă. Bonul de transfer înregistrează mutarea unui material dintr-o gestiune în alta: produce o ieșire în fișa magaziei expeditoare și o intrare în fișa magaziei primitoare.

Inventarierea este momentul în care soldul scriptic din fișă se confruntă cu realitatea fizică. Dacă fișa a fost completată corect și continuu, inventarierea confirmă soldul; dacă există diferențe, cauza trebuie identificată și formularată. Paralel cu fișa de magazie, contabilitatea ține evidența valorică a acelorași stocuri prin fișa de cont analitic - cele două evidențe trebuie să fie concordante la orice moment.

---

Greșeli frecvente

Cele mai comune erori în completarea fișei de magazie apar din neglijență sau din necunoașterea reglementărilor, și pot produce consecințe serioase la inventariere sau control fiscal. Din experiența noastră, firmele care comandă fișe de magazie pe carton de calitate superioară au o evidență mult mai bine păstrată în timp, deoarece filele rezistă la uzura frecventă din mediul de depozit.

1. Neactualizarea imediată după fiecare mișcare. Înregistrarea amânată a intrărilor sau ieșirilor face ca soldul din fișă să nu reflecte realitatea, ceea ce poate duce la decizii greșite de reaprovizionare sau la diferențe la inventariere.
2. Erori aritmetice la calculul soldului. Un sold calculat greșit se propagă în toate înregistrările ulterioare; este esențial ca fiecare adunare sau scădere să fie verificată în momentul înscrierii.
3. Lipsa referinței formularului justificativ. Dacă o ieșire nu are trecut numărul bonului de consum sau o intrare nu face referire la NIR, înregistrarea nu poate fi verificată și nu are valoare în fața organelor de control.
4. Înregistrarea mai multor produse pe aceeași fișă. Practica de a folosi o singură fișă pentru articole diferite - chiar dacă sunt similare - face imposibilă urmărirea individuală a fiecărui produs și anulează scopul formularului.
5. Descoperirea diferențelor abia la inventarierea anuală. Când fișa nu este verificată periodic față de stocul fizic, erorile se acumulează pe parcursul anului și sunt mult mai greu de remediat la inventarierea de sfârșit de an. Verificările lunare sau trimestriale previn această situație.

---

Întrebări frecvente (FAQ)

Este obligatorie fișa de magazie?

Da, fișa de magazie este obligatorie pentru toate entitățile care gestionează stocuri de bunuri materiale și țin contabilitate în partidă dublă. Obligația rezultă din OMFP 2634/2015 coroborat cu Legea contabilității nr. 82/1991. Lipsa fișelor de magazie sau ținerea lor incompletă constituie o abatere constatată frecvent de inspectorii ANAF și poate atrage sancțiuni contravenționale.

Cine completează fișa de magazie?

Fișa de magazie se completează de către gestionarul magaziei - persoana care răspunde material de bunurile din gestiunea respectivă. În firmele mici, gestionarul poate fi chiar administratorul sau un angajat desemnat. Indiferent de titulatura funcției, persoana care înscrie datele în fișă semnează pentru exactitatea acestora și răspunde de concordanța dintre formularele justificative și înregistrări.

Care este diferența dintre fișa de magazie și fișa de cont analitic?

Fișa de magazie este un formular de gestiune cantitativă, ținut în magazie de gestionar, care urmărește exclusiv cantitățile fizice ale unui articol. Fișa de cont analitic este un formular contabil, ținut în departamentul de contabilitate, care urmărește atât cantitățile, cât și valorile aferente fiecărui material. Cele două fișe sunt paralele și complementare: prima reflectă realitatea fizică din depozit, a doua reflectă realitatea financiară din contabilitate. La inventariere, datele din ambele trebuie să coincidă.

Cât timp se arhivează fișa de magazie?

Potrivit Legii nr. 36/2023 privind arhivarea formularelor, fișele de magazie trebuie păstrate minimum 5 ani de la încheierea exercițiului financiar în care au fost utilizate. Practic, fișele din anul 2024 trebuie arhivate cel puțin până la finalul anului 2029. Formularele se păstrează în condiții care să asigure lizibilitatea și integritatea lor pe toată durata termenului legal.

Pot ține fișa de magazie electronic?

Da, fișa de magazie poate fi ținută în format electronic, cu condiția ca sistemul informatic utilizat să respecte cerințele Legii nr. 82/1991 privind formularele electronice în contabilitate: unicitatea și securitatea datelor, posibilitatea listării la cererea organelor de control și, după caz, semnătura electronică calificată. Cu toate acestea, pentru firmele care nu dispun de un sistem ERP integrat, formularul tipărit pe file individuale rămâne soluția practică, conformă și verificabilă în orice moment de organele de inspecție.

---

Comandă fișe de magazie

Fișele de magazie disponibile pe formularetipizate.ro sunt tipizate pe file individuale de carton în format A5, produse conform prevederilor OMFP 2634/2015. Fiecare filă corespunde unui singur tip de material și poate înregistra zeci de mișcări de stoc înainte de a fi completată, asigurând o evidență ordonată și ușor de verificat.

Puteți comanda:

• Pachete de 100 de file - pentru gestiuni cu rulaj mediu
• Pachete în cantități mai mari - pentru depozite cu nomenclatoare extinse sau rulaj ridicat
• Formulare standard - cu câmpuri predefinite conform legislației în vigoare
• Formulare personalizate - cu denumirea și datele firmei dvs. pretipărite, pentru un flux de lucru mai rapid și o imagine profesională

Livrare rapidă în toată România, prin curier. Pentru comenzi în cantități mari sau formulare personalizate, contactați-ne pentru o ofertă dedicată.