Ce este foaia de parcurs?

Foaia de parcurs este formularul obligatoriu care evidențiază activitatea zilnică a unui autovehicul utilizat în transportul de mărfuri sau persoane. Se completează de conducătorul auto și servește ca formular justificativ pentru consumul de combustibil și pentru evidența deplasărilor.

---

Ce este foaia de parcurs?

Foaia de parcurs este un formular tipizat standardizat care înregistrează, zi de zi, toate deplasările efectuate de un autovehicul aflat în folosința unei firme sau a unui operator de transport. Formularul consemnează traseele parcurse, kilometrii efectuați, consumul de combustibil și punctele de încărcare sau de coborâre a pasagerilor, oferind o imagine completă și verificabilă a activității vehiculului.

Există două variante principale ale formularului: foaia de parcurs pentru marfă - utilizată de vehiculele care transportă bunuri - și foaia de parcurs pentru persoane - utilizată de vehiculele de transport public sau privat de călători. Ambele variante sunt tipărite pe hârtie normală 80 g/mp, cu tipar față-verso, în blocuri de 100 de file. Foaia de parcurs pentru marfă este disponibilă în format A4, iar cea pentru persoane în format A4 sau A5.

Ca regulă generală, se întocmește câte o foaie de parcurs pe vehicul pe zi. Pentru cursele de lungă distanță care se întind pe mai multe zile, se poate emite câte un formular per cursă, cu condiția ca toate datele relevante să fie consemnate complet.

---

Care este baza legală?

Cadrul legal al foii de parcurs este stabilit prin mai multe acte normative care reglementează atât regimul formularelor financiar-contabile, cât și activitatea de transport rutier. Principalele reglementări aplicabile sunt:

• [OMFP nr. 2634/2015](https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/174747) privind formularele financiar-contabile - stabilește regimul de utilizare a formularelor tipizate comune pe economie, inclusiv foaia de parcurs, și prevede condițiile de întocmire, circulație și arhivare;
• Ordinul ministrului transporturilor privind transportul rutier de mărfuri și persoane - reglementează formularele obligatorii la bordul vehiculului și condițiile de desfășurare a activității de transport;
• [Legea contabilității nr. 82/1991](https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/1576), republicată - impune ca orice operațiune economică să fie consemnată într-un formular justificativ, iar foaia de parcurs îndeplinește acest rol pentru cheltuielile de deplasare și combustibil.

Termenul legal de arhivare este de 5 ani de la data întocmirii, calculat de la încheierea exercițiului financiar în care formularul a fost utilizat. Firmele au obligația să păstreze foile de parcurs în condiții care să permită consultarea lor la orice control ulterior din partea organelor fiscale sau de transport.

---

Când este obligatorie foaia de parcurs?

Foaia de parcurs este obligatorie pentru orice autovehicul utilizat în scopuri comerciale sau în activitatea curentă a unei firme. Aceasta înseamnă că nu doar companiile de transport au această obligație - ea se aplică și vehiculelor de firmă folosite zilnic pentru livrări, deplasări la clienți sau orice alte activități operaționale.

Situații în care foaia de parcurs este obligatorie:

1. Societăți de transport rutier de mărfuri - pentru fiecare vehicul din flotă, indiferent de tipul și dimensiunea acestuia;
2. Operatori de transport rutier de persoane - pentru autobuze, microbuze și orice vehicul cu mai mult de 9 locuri utilizat în transport comercial;
3. Vehicule de firmă utilizate în activitatea curentă - pentru autovehicule aparținând sau aflate în folosința unei persoane juridice, folosite în interes de serviciu;
4. Justificarea cheltuielilor cu combustibilul - ANAF acceptă deducerea fiscală a cheltuielilor cu carburantul doar dacă acestea sunt susținute de foi de parcurs corect completate; fără acest formular, cheltuiala nu este deductibilă;
5. Controale ARR și Poliție Rutieră - Autoritatea Rutieră Română poate solicita foaia de parcurs la orice control rutier; lipsa formularului poate atrage amenzi contravenționale și imobilizarea vehiculului.

Absența foii de parcurs sau completarea sa incorectă echivalează, din perspectivă fiscală, cu lipsa formularului justificativ, ceea ce expune firma la recalcularea bazei impozabile și la obligații fiscale suplimentare.

---

Ce conține foaia de parcurs?

Foaia de parcurs conține toate datele necesare pentru a identifica vehiculul, conducătorul auto, traseele efectuate și consumul de combustibil aferent unei zile sau curse. Câmpurile obligatorii sunt stabilite prin OMFP 2634/2015 și trebuie completate integral pentru ca formularul să fie valabil.

Elementele obligatorii ale foii de parcurs:

• Identificarea vehiculului: numărul de înmatriculare, tipul și marca autovehiculului;
• Date conducător auto: numele și prenumele, numărul permisului de conducere, categoria;
• Data la care se efectuează deplasarea;
• Traseul: punctul de plecare, destinația, opriri intermediare;
• Kilometri: indexul kilometrajului la plecare, indexul la sosire, totalul kilometrilor parcurși;
• Combustibil: cantitatea inițială din rezervor, cantitățile alimentate pe parcurs, cantitatea finală, consumul total;
• Date privind marfa (pentru varianta marfă): puncte de încărcare și descărcare, natura și cantitatea mărfii;
• Date privind pasagerii (pentru varianta persoane): numărul de călători, stațiile de urcare și coborâre, date privind biletele;
• Ore de plecare și sosire pentru fiecare cursă sau etapă a zilei;
• Semnătura dispecerului sau managerului care a aprobat deplasarea;
• Semnătura conducătorului auto care atestă corectitudinea datelor înscrise.

---

Foaia de parcurs pentru marfă vs. pentru persoane

Cele două variante ale foii de parcurs diferă prin câmpurile specifice activității desfășurate - transport de bunuri, respectiv transport de călători. Structura de bază este identică, dar fiecare variantă conține secțiuni adaptate tipului de operațiune.

Alegerea variantei corecte nu este opțională - utilizarea foii de parcurs pentru marfă la un vehicul de persoane, sau invers, constituie o neregulă care poate fi sancționată la control și invalidează formularul ca justificativ contabil.

---

Cum se completează foaia de parcurs pas cu pas

Completarea foii de parcurs este responsabilitatea conducătorului auto, dar datele trebuie verificate și contrasemnate de dispecer sau de persoana responsabilă cu gestionarea flotei. Formularul se completează în ordine cronologică, începând înainte de plecare și finalizând după revenirea vehiculului.

Pasul 1 - Completați datele de identificare ale vehiculului. Înainte de pornire, înscrieți numărul de înmatriculare, marca și tipul autovehiculului în câmpurile corespunzătoare. Datele trebuie să corespundă cu formularele vehiculului.

Pasul 2 - Completați datele conducătorului auto. Introduceți numele complet, numărul permisului de conducere și categoria. Dacă vehiculul este condus de mai mulți șoferi în aceeași zi, fiecare conducător completează propriile date pentru intervalul său de activitate.

Pasul 3 - Înregistrați kilometrajul la plecare. Citiți indexul odometrului înainte de pornire și consemnați valoarea exactă în rubrica corespunzătoare. Aceasta este valoarea de referință pentru calculul kilometrilor parcurși.

Pasul 4 - Notați cantitatea de combustibil din rezervor la plecare. Consemnați nivelul inițial de combustibil. Orice alimentare efectuată pe parcurs se înregistrează separat, cu indicarea cantității și, de regulă, a bonului fiscal aferent.

Pasul 5 - Completați datele de traseu pe parcursul zilei. Pentru fiecare deplasare sau cursă, notați punctul de plecare, destinația, orele de pornire și de sosire. În cazul transportului de marfă, adăugați datele privind punctele de încărcare și descărcare și natura mărfii transportate.

Pasul 6 - Înregistrați kilometrajul la sosire. La revenirea vehiculului, citiți indexul odometrului și consemnați valoarea finală. Diferența dintre km la sosire și km la plecare reprezintă totalul kilometrilor parcurși în ziua respectivă.

Pasul 7 - Completați datele finale privind combustibilul. Notați cantitatea finală de combustibil din rezervor și calculați consumul total al zilei. Verificați că suma dintre combustibilul inițial și alimentările efectuate, minus combustibilul final, corespunde consumului real.

Pasul 8 - Aplicați semnăturile. Conducătorul auto semnează pentru confirmarea datelor înscrise. Dispecerul sau managerul responsabil contrasemnează formularul, atestând că deplasările au fost efectuate în interes de serviciu și că datele sunt corecte.

---

Greșeli frecvente

Erorile la completarea foii de parcurs pot invalida formularul ca justificativ contabil și pot atrage sancțiuni la controalele ANAF sau ARR. Din experiența noastră de peste 15 ani, firmele de transport care comandă foi de parcurs personalizate cu datele flotei pretipărite reduc drastic erorile de completare zilnică. Cunoașterea celor mai frecvente greșeli permite evitarea lor sistematică.

1. Neinregistrarea kilometrajului la începutul și sfârșitul zilei - Fără valorile odometrului la plecare și la sosire, nu se poate calcula distanța reală parcursă, iar formularul nu poate justifica consumul de combustibil declarat.
2. Date incomplete privind combustibilul - Omiterea cantității inițiale, a alimentărilor sau a cantității finale face imposibilă verificarea consumului și poate duce la nedeductibilitatea cheltuielilor cu carburantul.
3. Neînregistrarea tuturor traseelor și opririlor - Foaia de parcurs trebuie să reflecte toate deplasările efectuate în ziua respectivă, inclusiv cursele scurte sau întoarcerea la sediu. Omiterea oricărui traseu creează neconcordanțe cu datele odometrului.
4. Lipsa semnăturilor - Un formular nesemnat de conducătorul auto și de dispecer nu are valoare juridică și nu poate fi acceptat ca formular justificativ de către organele de control fiscal sau rutier.
5. Completarea retroactivă a foilor de parcurs - Completarea foilor de parcurs la sfârșitul săptămânii sau lunii, pe baza memoriei sau a unor note aproximative, este o practică frecventă, dar ilegală. ANAF identifică această situație prin analiza corelațiilor dintre datele foii de parcurs, bonurile de combustibil și alte formulare ale firmei.

---

Întrebări frecvente (FAQ)

Este obligatorie foaia de parcurs?

Da, foaia de parcurs este obligatorie pentru toate autovehiculele utilizate în activitatea comercială a unei firme și pentru vehiculele de transport rutier de mărfuri sau persoane. Obligativitatea este stabilită prin OMFP 2634/2015 și prin legislația specifică transporturilor rutiere. Firmele care nu utilizează foi de parcurs riscă sancțiuni fiscale și contravenționale.

Pot deduce combustibilul fără foaie de parcurs?

Nu. ANAF condiționează deducerea cheltuielilor cu combustibilul de existența formularelor justificative corespunzătoare, iar foaia de parcurs este formularul obligatoriu în acest sens. Fără foaie de parcurs, cheltuiala cu carburantul este nedeductibilă fiscal, indiferent de existența bonurilor de alimentare. Bonul de combustibil singur nu este suficient pentru a justifica cheltuiala.

Cine completează foaia de parcurs?

Foaia de parcurs se completează de conducătorul auto, care înregistrează toate datele pe parcursul zilei sau al cursei. Dispecerul sau managerul flotei verifică datele și contrasemnează formularul la finalul zilei. Responsabilitatea corectitudinii datelor înscrise revine conducătorului auto, în timp ce responsabilitatea de gestiune a formularelor revine firmei.

Care este diferența dintre foaia de parcurs pentru marfă și pentru persoane?

Foaia de parcurs pentru marfă conține câmpuri specifice pentru datele privind bunurile transportate - puncte de încărcare și descărcare, natura mărfii, cantități - și este utilizată de autoutilitare, camioane și vehicule de livrare. Foaia de parcurs pentru persoane conține câmpuri pentru numărul de călători, stațiile de urcare și coborâre și datele referitoare la bilete, fiind utilizată de autobuze, microbuze și vehicule de transport călători. Cele două variante nu sunt interschimbabile.

Cât timp se arhivează foaia de parcurs?

Foaia de parcurs se arhivează timp de 5 ani de la data întocmirii, conform OMFP 2634/2015 și Legii contabilității nr. 82/1991. Termenul se calculează de la încheierea exercițiului financiar în care formularul a fost utilizat. Pe toată această perioadă, firma are obligația să păstreze formularele în condiții care să permită consultarea lor la solicitarea organelor de control.

---

Comandă foi de parcurs

Pe formularetipizate.ro găsiți foi de parcurs tipizate conforme cu legislația în vigoare, disponibile imediat pentru comandă cu livrare în toată țara.

Foaie de parcurs marfă:

• Format A4, hârtie normală 80 g/mp
• Tipar față-verso
• 100 de file per bloc
• Variante standard și personalizate cu datele firmei

Foaie de parcurs persoane:

• Format A4 sau A5, hârtie normală 80 g/mp
• Tipar față-verso
• 100 de file per bloc
• Variante standard și personalizate cu datele firmei

Formularele personalizate sunt ideale pentru firme de transport și companii cu flotă extinsă - eliminați completarea manuală a datelor fixe ale firmei și reduceți timpul de pregătire a formularelor. Formularele standard sunt potrivite pentru utilizare curentă sau pentru firmele cu volum mai redus de activitate. Comandați direct de pe site, alegeți cantitatea și varianta potrivită, iar blocurile ajung la dvs. gata de utilizare, conforme cu toate cerințele legale în vigoare.