Ce este registrul de consultații?

Registrul de consultații este formularul tipizat în care medicul înregistrează cronologic toate consultațiile acordate pacienților într-un cabinet medical. Există trei variante - registrul general, registrul SIUI (pentru medici de familie) și registrul pentru medici specialiști - fiecare adaptat cerințelor specifice de raportare și decontare.

---

Ce este registrul de consultații?

Registrul de consultații este documentul medical primar în care se consemnează, în ordine cronologică, fiecare consultație acordată într-un cabinet medical. Rolul său este dublu: pe de o parte, constituie evidența primară a activității medicale (obligatorie pentru orice cabinet autorizat), iar pe de altă parte, servește ca document justificativ pentru raportarea serviciilor medicale către Casa de Asigurări de Sănătate (CJAS) în vederea decontării.

În funcție de tipul cabinetului și de cerințele de raportare, se utilizează trei variante ale registrului de consultații:

Toate cele trei variante se prezintă în format A4, cu 100 de file per registru, și se completează manual, în ordine cronologică, pentru fiecare pacient consultat.

---

Care este baza legală?

Obligativitatea ținerii registrului de consultații decurge din mai multe acte normative care reglementează activitatea medicală și raportarea către sistemul de asigurări de sănătate:

• [Ordinul MS nr. 1.030/2009](https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/113164) - normele metodologice de aplicare a contractului-cadru; stabilește formularele obligatorii pentru cabinetele medicale, inclusiv registrele de consultații;
• [Legea nr. 95/2006](https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/71139) privind reforma în domeniul sănătății - reglementează organizarea asistenței medicale primare și de specialitate, inclusiv obligațiile de evidență medicală;
• Contractul-cadru CNAS (actualizat anual) - prevede obligativitatea ținerii evidenței primare a consultațiilor ca și condiție pentru decontarea serviciilor medicale;
• Ordinul MS nr. 1.456/2014 privind aprobarea normelor de funcționare a cabinetelor medicale - stabilește dotarea minimă obligatorie a unui cabinet, inclusiv registrele de evidență;
• Regulamentul UE 2016/679 (GDPR) - impune reguli stricte privind confidențialitatea și securitatea datelor medicale înregistrate în registre.

Absența registrului de consultații sau completarea neconformă poate atrage sancțiuni din partea CJAS (suspendarea contractului) sau din partea Colegiului Medicilor.

---

Când este obligatoriu registrul de consultații?

Registrul de consultații este obligatoriu pentru orice cabinet medical care funcționează pe baza unei autorizații sanitare de funcționare. Situațiile concrete sunt:

1. Cabinete de medicină de familie - registrul SIUI este obligatoriu pentru toți medicii de familie aflați în relație contractuală cu CJAS; servește ca document primar pentru raportarea lunară a serviciilor decontate;
2. Cabinete de specialitate ambulatorie - registrul pentru medici specialiști este necesar pentru evidența consultațiilor, trimiterea de la medicul de familie și investigațiile efectuate;
3. Cabinete din cadrul spitalelor (ambulatoriul integrat) - medicii specialiști din ambulatoriul integrat al spitalelor țin registre de consultații separate pentru activitatea ambulatorie;
4. Cabinete de medicină dentară - registrul general de consultații este obligatoriu pentru evidența tuturor actelor stomatologice;
5. Centre medicale private - indiferent de forma de organizare, fiecare medic care acordă consultații într-un centru medical trebuie să aibă registru de consultații propriu.

Registrul se completează zilnic, pentru fiecare pacient consultat, și se păstrează la cabinetul medical pe o perioadă de minimum 5 ani de la ultima înregistrare.

---

Ce elemente conține registrul de consultații?

Fiecare variantă de registru are coloane specifice, dar există un set comun de câmpuri prezente în toate cele trei tipuri:

Câmpuri comune (toate registrele):

• Numărul curent - numerotare cronologică pe zi sau pe perioadă;
• Data consultației - ziua, luna, anul;
• Numele și prenumele pacientului;
• CNP / vârsta - cod numeric personal sau, pentru copii, data nașterii;
• Adresa pacientului;
• Diagnosticul - diagnosticul stabilit în urma consultației (cod ICD-10 sau text);
• Tratamentul prescris - medicația recomandată, procedurile efectuate;
• Observații - informații suplimentare relevante clinic.

Câmpuri suplimentare - Registrul SIUI (medici de familie):

• Tipul serviciului decontat - consultație de urgență, consultație la cabinet, consultație la domiciliu;
• Servicii preventive - imunizări, examen de bilanț, monitorizare gravidă;
• Consultații copii 0-18 ani - consultații de dezvoltare, vaccinări conform calendarului;
• Cod serviciu SIUI - codul unic al serviciului raportat în sistemul informatic.

Câmpuri suplimentare - Registrul medici specialiști:

• Bilet de trimitere nr. / de la - seria și numărul biletului de trimitere, medicul emitent;
• Investigații efectuate - ECHO, EKG, spirometrie, audiometrie sau alte proceduri specifice specialității;
• Prescripții eliberate - rețete compensate sau gratuite emise;
• Recomandări - trimiteri către alte specialități, recomandări de internare.

---

Cum se completează registrul de consultații pas cu pas

Completarea corectă a registrului asigură conformitatea cu cerințele CJAS și protejează cabinetul medical în cazul controalelor.

1. Deschideți registrul la pagina curentă - fiecare zi de lucru începe pe o pagină nouă sau în continuarea ultimei înregistrări din ziua anterioară; înscriéți data;
2. Identificați pacientul - verificați actul de identitate sau cardul de sănătate; înscriéți numele complet, CNP-ul și adresa;
3. Înregistrați tipul consultației - pentru registrul SIUI: precizați dacă este consultație la cabinet, la domiciliu sau de urgență; pentru registrul de specialiști: notați seria și numărul biletului de trimitere;
4. Consemnați diagnosticul - după examinarea pacientului, înscriéți diagnosticul stabilit; folosiți codificarea ICD-10 acolo unde registrul o prevede;
5. Notați tratamentul și recomandările - precizați medicația prescrisă, doza, durata tratamentului, precum și investigațiile efectuate sau recomandate;
6. Completați câmpurile specifice tipului de registru - pentru SIUI: codul serviciului decontat, servicii preventive efectuate; pentru specialiști: investigațiile proprii (EKG, ECHO), prescripțiile și trimiterile emise;
7. Semnați înregistrarea - fiecare linie sau grup de linii corespunzător unui pacient se validează cu semnătura medicului;
8. La sfârșitul zilei, verificați completitudinea - asigurați-vă că toate consultațiile din ziua respectivă au fost înregistrate și că datele corespund cu evidența din sistemul informatic (SIUI/PIAS).

---

Greșeli frecvente

Erorile de completare a registrului de consultații pot genera refuzul decontării serviciilor de către CJAS sau probleme la controalele periodice. Cele mai frecvente greșeli sunt:

1. Completarea retrospectivă în bloc - amânarea înregistrărilor și completarea tuturor consultațiilor la sfârșitul săptămânii generează erori, omisiuni și neconcordanțe cu evidența din sistemul informatic;
2. Lipsa CNP-ului pacientului - fără CNP, serviciul medical nu poate fi validat și decontat de CJAS;
3. Diagnosticul absent sau generic - formulări precum „control" sau „consultație" nu constituie un diagnostic valid; CJAS poate refuza decontarea;
4. Confuzia între tipurile de registre - utilizarea registrului general în locul celui SIUI sau al celui de specialitate generează lipsa coloanelor specifice necesare raportării;
5. Necorelarea cu raportarea electronică - datele din registrul fizic trebuie să corespundă exact cu cele raportate în SIUI/PIAS; neconcordanțele atrag verificări și potențiale sancțiuni;
6. Nerespectarea termenului de păstrare - registrele trebuie arhivate minimum 5 ani; distrugerea prematură constituie contravenție.

---

Întrebări frecvente

Ce tip de registru de consultații am nevoie?

Tipul de registru depinde de specificul cabinetului: medicii de familie aflați în contract cu CJAS au nevoie de registrul SIUI, care include coloanele pentru raportarea serviciilor decontate, imunizări și consultații preventive. Medicii specialiști au nevoie de registrul pentru specialiști, cu coloane pentru biletele de trimitere, investigații și prescripții. Alte cabinete (stomatologie, cabinete private fără contract CJAS) pot utiliza registrul general de consultații.

Este acceptată varianta electronică a registrului?

Pentru raportarea către CJAS, raportarea electronică prin SIUI/PIAS este obligatorie și suficientă din punct de vedere al decontării. Cu toate acestea, registrul fizic (pe hârtie) rămâne obligatoriu ca document de evidență primară a cabinetului medical, conform normelor de funcționare a cabinetelor medicale. Registrul pe hârtie servește ca backup în caz de defecțiuni ale sistemului informatic și ca probă în cazul controalelor sau litigiilor.

Cât timp trebuie păstrat registrul de consultații?

Registrele de consultații se păstrează la cabinetul medical pe o perioadă de minimum 5 ani de la data ultimei înregistrări. După expirarea termenului, registrele se arhivează conform normelor interne ale unității medicale sau se predau la arhiva instituției. Datele cu caracter personal din registre sunt protejate de GDPR pe toată durata păstrării.

Pot folosi un singur registru pentru mai mulți medici din același cabinet?

Nu. Fiecare medic care acordă consultații trebuie să aibă registru de consultații propriu. În cabinetele de grup sau centrele medicale cu mai mulți medici, fiecare medic completează registrul personal, chiar dacă pacienții sunt comuni.

---

Comandă registre de consultații

Registrele de consultații disponibile pe formularetipizate.ro sunt formulare tipizate de calitate, cu coloanele corecte pentru fiecare tip de cabinet medical.

Ce oferim:

• Registru de consultații general - format A4, 100 file, cu coloane standard: dată, pacient, diagnostic, tratament;
• Registru de consultații SIUI - format A4, 100 file, cu coloane suplimentare pentru servicii decontate, imunizări, consultații preventive;
• Registru de consultații medici specialiști - format A4, 100 file, cu coloane pentru bilete de trimitere, investigații (ECHO, EKG), prescripții;
• Toate registrele sunt disponibile atât în varianta standard, cât și personalizate cu datele cabinetului - denumire, CUI, adresă - tipărite din fabricație;
• Livrare cu curier rapid pe întreg teritoriul României.

Comandați registrul de consultații potrivit tipului dumneavoastră de practică medicală direct de pe formularetipizate.ro și asigurați conformitatea cu cerințele CJAS și ale Colegiului Medicilor.