Chitanța este formularul justificativ care confirmă încasarea unei sume de bani în numerar. Se emite de casier și constituie dovada plății pentru persoana care efectuează plata.
Pe scurt
- Ce este: documentul financiar-contabil (cod 14-4-1) care confirmă în scris încasarea unei sume de bani în numerar de la o persoană fizică sau juridică.
- Când se întocmește: pentru fiecare sumă încasată în numerar la casieria entității; la vânzările trecute prin casa de marcat, veniturile se înregistrează pe baza raportului fiscal de închidere zilnică.
- Regim special: nu mai are din 1 ianuarie 2007 — numerotarea o stabilește fiecare entitate (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 24).
- Bază legală: OMFP 2634/2015 și Legea contabilității nr. 82/1991 (arhivare 5 ani - Legea nr. 36/2023).
- Format: tipizat autocopiativ A5 sau A6, cu 2 sau 3 exemplare per set, reunite în chitanțier.
Ce este chitanța?
Chitanța este formularul financiar-contabil prin care o entitate confirmă, în scris și cu semnătură, că a primit o sumă de bani în numerar de la o altă persoană fizică sau juridică. Spre deosebire de alte formulare contabile, chitanța atestă exclusiv operațiunile de încasare în numerar și nu poate substitui factura sau bonul fiscal.
Chitanța nu mai este formular cu regim special. Între 1 ianuarie 1998 și 31 decembrie 2006 a fost „formular cu regim special de tipărire, înseriere și numerotare" (HG 831/1997), cu un sistem unitar de înseriere și numerotare asigurat la nivel național de Ministerul Finanțelor și Imprimeria Națională. De la 1 ianuarie 2007, chitanța a trecut la un regim intern de numerotare (OMFP 2226/2006, art. 5 alin. (2)), iar HG 831/1997 a fost abrogată prin HG 105/2009. Astăzi fiecare entitate își stabilește singură numerele sau seriile, iar formularul poate fi pretipărit de orice tipografie sau editat din programul de facturare (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 22 și 24).
Din punct de vedere fizic, chitanța se prezintă ca un tipizat autocopiativ, în format A5 sau A6, cu 2 sau 3 exemplare la fiecare set: originalul se înmânează plătitorului, iar copiile rămân în carnet la emitent. Chitanțierul - carnetul în care sunt reunite seturile de chitanțe - stă la baza înregistrărilor din Registrul de casă, fiecare chitanță emisă constituind formularul justificativ al unei încasări consemnate în evidența de casă.
Care este baza legală a chitanței?
Chitanța este reglementată printr-un cadru legislativ clar, pe care orice entitate ce gestionează numerar trebuie să îl cunoască. Principalele acte normative aplicabile sunt:
- OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile - cuprinde modelul chitanței (cod 14-4-1, anexa 3), norma ei de întocmire (anexa 2) și regulile generale: informațiile pe care trebuie să le cuprindă un document justificativ (anexa 1 pct. 2) și regimul intern de numerotare (anexa 1 pct. 24);
- Legea contabilității nr. 82/1991, republicată - cere ca orice operațiune economico-financiară să fie consemnată, în momentul efectuării ei, într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate (art. 6 alin. (1)); pentru sumele încasate în numerar la casierie, acel document este chitanța;
- Legea nr. 36/2023, care a modificat art. 25 din Legea contabilității - chitanțele se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.
Nerespectarea reglementărilor privind întocmirea, utilizarea, păstrarea și arhivarea documentelor justificative constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 2.000 la 20.000 lei (Legea nr. 82/1991, art. 41 pct. 2 lit. c) și art. 42 alin. (1) lit. c)).
Când este obligatorie emiterea chitanței?
Norma este scurtă: chitanța „se întocmește pentru fiecare sumă încasată, de către casierul entității și se semnează de acesta pentru primirea sumei" (OMFP 2634/2015, anexa 2). Textul nu face deosebire între plătitorul persoană fizică și cel persoană juridică. Concret, chitanța se întocmește:
- La încasarea în numerar a unei facturi - factura atestă ce s-a vândut și valoarea tranzacției, în timp ce chitanța confirmă că plata în numerar a avut loc efectiv; tranzacțiile în numerar între persoane juridice sunt limitate la 5.000 lei/zi conform Legii nr. 70/2015;
- La încasări pentru operațiuni scutite de TVA fără drept de deducere - aici chitanța este chiar documentul justificativ pe baza căruia se înregistrează venitul în contabilitate;
- La depunerea de sume la casieria entității - chitanța justifică înregistrarea sumei în registrul de casă.
Este important de înțeles distincția față de bonul fiscal: bonul fiscal este emis de casele de marcat electronice fiscale în comerțul cu amănuntul, pentru tranzacții neindividualizate pe un client anume. Acolo unde se folosește casa de marcat, veniturile din încasările zilnice se înregistrează în contabilitate pe baza raportului fiscal de închidere zilnică, nu pe bază de chitanțe (OMFP 2634/2015, anexa 2).
Ce elemente obligatorii conține chitanța?
Un document dobândește calitatea de document justificativ numai dacă furnizează toate informațiile prevăzute de normele în vigoare (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 4). Modelul chitanței (cod 14-4-1, anexa 3) are următoarele rubrici:
- Entitatea emitentă - denumirea, codul de identificare fiscală, numărul de înregistrare în registrul comerțului, sediul și județul;
- Numărul chitanței și data - numărul se alocă potrivit regimului intern de numerotare al entității; modelul are rubrica „CHITANȚA Nr.", fără o rubrică de serie;
- „Am primit de la" - numele sau denumirea plătitorului, adresa și CUI/CNP;
- Suma în cifre și în litere - „Suma de … adică …": suma încasată se scrie atât numeric, cât și în cuvinte, pentru a preveni alterările ulterioare;
- „Reprezentând" - descrierea succintă a motivului pentru care s-a efectuat plata (ex.: „contravaloare factură nr. X", „avans contract nr. Y", „chirie luna Z");
- Casier - persoana care a efectuat încasarea semnează pentru primirea sumei. Ștampila nu este cerută nici de normă, nici de model.
Cum se completează chitanța pas cu pas
Completarea chitanței este simplă dacă urmați ordinea câmpurilor și folosiți un tipizat autocopiativ. Scrieți apăsat pe primul exemplar - presiunea transferă automat înscrisul pe copia din spate, fără a fi nevoie să completați de două ori.
Pasul 1 - Verificați seria și numărul: înainte de a scrie, asigurați-vă că folosiți următoarea chitanță în ordine din carnet; nu săriți peste formulare și nu le scoateți din carnet în dezordine.
Pasul 2 - Completați data: înscriați data curentă (ziua, luna, anul) în câmpul dedicat; chitanța trebuie să reflecte data reală a încasării.
Pasul 3 - Completați numele plătitorului: scrieți clar numele persoanei fizice sau denumirea firmei care efectuează plata, însoțit de CNP sau CUI, după caz.
Pasul 4 - Completați numele beneficiarului: înscriați denumirea entității care emite chitanța și primește banii.
Pasul 5 - Scrieți suma în cifre și în litere: introduceți suma în câmpul numeric, apoi scrieți-o complet în cuvinte în câmpul corespunzător (ex.: „două sute cincizeci de lei"); nu lăsați spații libere care ar putea permite adăugiri ulterioare.
Pasul 6 - Specificați scopul plății: descrieți în câmpul „Reprezentând" motivul plății, cu referire la formularul suport (factură, contract, bon de comandă).
Pasul 7 - Semnați și aplicați ștampila: casierul semnează în câmpul destinat; aplicați ștampila unității dacă entitatea deține una; detașați originalul și înmânați-l plătitorului; copia rămâne în carnet.
Diferența dintre chitanță și bon fiscal
Chitanța și bonul fiscal sunt formulare distincte, cu funcții și baze legale diferite. Confundarea lor este una dintre cele mai frecvente greșeli întâlnite în practică.
| Criteriu | Chitanță | Bon fiscal |
|---|---|---|
| Cine îl emite | Casierul entității | Casa de marcat electronică fiscală |
| Baza legală | OMFP 2634/2015 | OUG 28/1999 privind casele de marcat |
| Modul de completare | De mână, pe formular pretipărit, sau din programul de facturare | Tipărit automat de aparatul fiscal |
| Când se utilizează | Tranzacții identificate, între părți cunoscute | Comerț cu amănuntul, clienți neindividualizați |
| Regim special | Nu - l-a avut până la 31 decembrie 2006; azi numerotarea este internă | Nu |
| Rol | Document justificativ al încasării, pentru registrul de casă și contabilitate | Document fiscal al vânzării cu amănuntul |
Concluzia esențială: bonul fiscal și chitanța nu sunt același document și nu se emit în aceleași situații. Acolo unde vânzarea trece prin casa de marcat, veniturile se înregistrează în contabilitate pe baza raportului fiscal de închidere zilnică (OMFP 2634/2015, anexa 2); chitanța rămâne documentul sumelor încasate în numerar la casieria entității.
Greșeli frecvente la completarea chitanțelor
Cunoașterea erorilor comune vă ferește de probleme la controalele ANAF și de refuzul formularelor în contabilitate sau în instanță. Din experiența noastră de peste 10 ani în tipărirea chitanțierelor, greșelile de mai jos sunt cele care apar cel mai des.
- Suma nu este scrisă în litere - omiterea scrierii sumei în cuvinte este una dintre cele mai frecvente erori; fără această rubrică completată, formularul poate fi contestat sau considerat incomplet.
- Numerotare dezordonată - numere sărite, repetate sau carnete folosite în paralel fără evidență; numărul trebuie să fie secvențial și alocat potrivit regimului intern de numerotare al entității (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 24).
- Neconservarea copiei în carnet - detașarea și pierderea copiei din chitanțier face imposibilă reconcilierea cu Registrul de casă și elimină dovada internă a operațiunii; păstrați copia în carnet.
- Emiterea chitanței fără formular suport - chitanța trebuie să facă referire la un formular care justifică plata (factură, contract, comandă); o chitanță emisă „în alb", fără referință la o tranzacție reală, poate fi considerată formular fals.
- Confundarea chitanței cu bonul fiscal - bonul fiscal este emis de casa de marcat la vânzarea cu amănuntul; chitanța se întocmește de casier pentru sumele încasate la casierie. Unul nu se completează în locul celuilalt.
- Data completată greșit sau lipsă - o chitanță fără dată sau cu data anterioară/ulterioară operațiunii reale poate fi considerată antedatată sau postdatată, ceea ce ridică suspiciuni la control și poate invalida formularul.
- Corectarea unei chitanțe greșite - la documentele pe baza cărora se primește numerar nu se admit corecturi; chitanța întocmită greșit se anulează și rămâne în carnet (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 15).
Întrebări frecvente
Este chitanța obligatorie?
Norma cere ca chitanța să se întocmească „pentru fiecare sumă încasată", de către casierul entității (OMFP 2634/2015, anexa 2), iar Legea contabilității nr. 82/1991 (art. 6 alin. (1)) cere ca orice operațiune să fie consemnată într-un document în momentul efectuării ei. Acolo unde încasarea trece prin casa de marcat, veniturile se înregistrează pe baza raportului fiscal de închidere zilnică. Nerespectarea regulilor privind documentele justificative se sancționează cu amendă de la 2.000 la 20.000 lei (Legea nr. 82/1991, art. 42 alin. (1) lit. c)).
Mai este chitanța formular cu regim special?
Nu. A fost între 1 ianuarie 1998 și 31 decembrie 2006, în temeiul HG 831/1997; de la 1 ianuarie 2007 are regim intern de numerotare (OMFP 2226/2006, art. 5 alin. (2)), iar HG 831/1997 a fost abrogată prin HG 105/2009. Astăzi fiecare entitate își stabilește singură numerele sau seriile (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 24), iar chitanțierul poate fi tipărit de orice tipografie.
Chitanța este valabilă fără ștampilă?
Da. Nici norma de întocmire, nici modelul chitanței din OMFP 2634/2015 nu cer ștampilă - chitanța se semnează de casier. În plus, OG nr. 17/2015 (art. V alin. (2)) prevede că persoanele fizice, persoanele juridice de drept privat și entitățile fără personalitate juridică nu au obligația de a aplica ștampila pe documentele emise în relația dintre ele. Aplicarea ei rămâne alegerea firmei.
Câte exemplare trebuie să aibă chitanța?
Norma actuală nu mai fixează un număr de exemplare: îl stabilește fiecare entitate, prin proceduri proprii (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 22). Regula „în două exemplare" venea din vechiul OMEF 3512/2008, abrogat de la 1 ianuarie 2016. În practică se lucrează tot cu două - originalul pentru plătitor și copia care rămâne în carnet - sau cu trei, când un exemplar merge la contabilitate. Chitanțierele sunt disponibile cu 2 sau 3 exemplare autocopiative - scrieți o singură dată și obțineți automat toate copiile.
Pot emite chitanță electronică?
Da. Documentele financiar-contabile pot fi prezentate pe suport hârtie sau în format electronic (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 12), iar formularele pot fi pretipărite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice (pct. 22). O chitanță emisă din program trebuie să cuprindă aceleași informații ca modelul și să respecte regimul intern de numerotare al entității. Carnetul pretipărit rămâne soluția simplă acolo unde încasarea se face pe teren, fără calculator.
Ce diferență este între chitanță și bon fiscal?
Chitanța este întocmită și semnată de casier pentru o sumă încasată în numerar de la un plătitor identificat. Bonul fiscal este tipărit automat de casa de marcat electronică fiscală în comerțul cu amănuntul. Cele două documente au baze legale diferite și nu se completează unul în locul celuilalt.
Comandă chitanțiere
Chitanțierele disponibile pe formularetipizate.ro sunt tipizate autocopiative de calitate, după modelul din OMFP 2634/2015 (cod 14-4-1), numerotate din tipar, gata de utilizare imediat după recepție.
Ce oferim:
- Format A5 sau A6, autocopiativ cu 2 sau 3 exemplare;
- 50 de seturi per carnet - suficient pentru o perioadă extinsă de utilizare;
- Disponibile atât în varianta standard (cu antet generic), cât și personalizate cu datele firmei dumneavoastră tipărite - denumire, CUI, adresă, telefon;
- Hârtie autocopiativă de înaltă calitate care asigură transferul clar al înscrisurilor pe copie, inclusiv la scriere cu presiune normală;
- Livrare cu curier rapid pe întreg teritoriul României.
Chitanțierul este cel mai comandat formular de pe formularetipizate.ro, iar cele mai solicitate variante sunt cele personalizate cu datele firmei, în format A6 cu 2 exemplare. Comandați chitanțierul potrivit nevoilor firmei dumneavoastră direct de pe formularetipizate.ro și asigurați-vă că fiecare încasare în numerar este formularată corect, conform legislației în vigoare.