Formulare tipizate pentru pază și protecție

Conform HG 301/2012 (Normele de aplicare a Legii 333/2003), Anexa 2, societatea de pază asigură la fiecare obiectiv documentele specifice: registrul „Buletinul posturilor" (2a), registrul de procese-verbale de predare-primire a serviciului (2b/2c), registrul de evidență a accesului persoanelor (2d) și, dacă este cazul, al autovehiculelor (2e), registrul de control (2h) și registrul de evenimente (2i). Conducătorul societății are obligația de a le asigura (art. 34), iar lipsa lor la obiectiv constituie contravenție cu amendă de 5.000-10.000 lei (HG 301/2012, art. 3 pct. 9² și art. 4). Documentele se înregistrează la prestator, se vizează spre neschimbare de beneficiar și se păstrează minim 2 ani (art. 10 alin. (2) din Norme).

Nu. Registrul de control la obiectiv (HG 301/2012, Anexa 2h) este un document al serviciului de pază, folosit la obiectivul păzit, în care personalul cu atribuții de control anume desemnat consemnează zilnic verificarea serviciului de pază (art. 33 alin. (4) din Norme). Registrul Unic de Control (Legea 252/2003) este un document distinct, eliberat de ANAF, ținut la sediul social și la sediile secundare autorizate ale firmei, pentru controalele organelor de control specializate. Noi comercializăm registrul de pază (Anexa 2h), nu Registrul Unic de Control ANAF.

Registrele de evidență a accesului persoanelor și autovehiculelor colectează date cu caracter personal (nume, act de identitate, număr auto). Prelucrarea este permisă în temeiul Legii 333/2003, dar operatorul (beneficiarul sau firma de pază) trebuie să respecte Regulamentul (UE) 2016/679: informarea persoanelor, minimizarea datelor, o perioadă de păstrare limitată și acces restricționat la registru.

Conform art. 2 din Anexa 2 la HG 301/2012, dacă accesul autovehiculelor este înregistrat printr-un sistem CCTV, registrul de evidență a accesului autovehiculelor nu este obligatoriu, perioada de stocare a imaginilor fiind similară cu cea de păstrare a registrului. Fără o astfel de înregistrare video, registrul se ține „dacă este cazul" (anexa nr. 2 art. 1 lit. e)).

Pe lângă registrele de la obiectiv, societățile de pază cu dotare armată țin două registre suplimentare: registrul de evidență a mișcării armamentului, păstrat la camera de armament (predarea-primirea armelor și munițiilor pe ture, HG 301/2012 Anexa 2g), și registrul de evidență a personalului dotat cu arme și muniții (evidența nominală a agenților dotați, Legea 295/2004). Registrul personalului dotat se numerotează și se înregistrează la organul de poliție competent (art. 108 din Normele aprobate prin HG nr. 11/2018), iar ambele sunt verificate de Poliția Română la controale.

OUG nr. 37/2026 (M.O. nr. 381/06.05.2026) a modificat Legea 333/2003: avizul poliției pentru planul de pază rămâne obligatoriu doar la obiectivele cu pază înarmată (art. 5 alin. (2)), iar la paza neînarmată planul și analiza de risc se transmit electronic poliției în 15 zile calendaristice de la elaborare (art. 5 alin. (3)). Analiza de risc rămâne obligatorie doar pentru unitățile cu cerințe minimale de securitate; pentru restul, legea anunță fișa de securitate, aplicabilă după modificarea normelor. Registrele din Anexa 2 (buletinul posturilor, predare-primire, acces, control, evenimente) rămân neschimbate.