Registrul de casă este formularul contabil obligatoriu care evidențiază toate operațiunile de încasări și plăți în numerar efectuate zilnic de o firmă. Fără acest formular, orice entitate care manipulează numerar se expune sancțiunilor ANAF la primul control.
Pe scurt
- Ce este: formularul de gestiune care înregistrează cronologic toate încasările și plățile în numerar dintr-o zi și determină soldul de casă.
- Cine îl folosește: orice entitate care efectuează operațiuni în numerar - SRL, SA, PFA, II, IF, regii autonome și instituții publice.
- Bază legală: OMFP 2634/2015 (Cod 14-4-7A) și Legea contabilității nr. 82/1991 (arhivare 5 ani).
- Format: A4, în varianta simplu (1 exemplar) sau autocopiativ (2 exemplare).
Ce este registrul de casă?
Registrul de casă este formularul de gestiune prin care o entitate economică înregistrează cronologic toate intrările și ieșirile de numerar dintr-o zi lucrătoare, cu scopul de a determina soldul de casă la finalul fiecărei zile. Acesta stă la baza reconcilierii între evidența contabilă și numerarul fizic existent în casierie.
Registrul de casă se prezintă în format A4, disponibil în două variante: simplu (hârtie normală, un singur exemplar) și autocopiativ (cu două exemplare la fiecare set). În varianta autocopiativă, primul exemplar rămâne la casier și constituie registrul de casă al unității, iar al doilea exemplar - copia - se detașează zilnic și se predă departamentului de contabilitate împreună cu formularele justificative aferente operațiunilor consemnate.
Care este baza legală?
Obligativitatea ținerii registrului de casă este reglementată prin mai multe acte normative în vigoare. Principalele referințe legislative sunt:
- OMFP nr. 2634/2015 privind formularele financiar-contabile - stabilește modelul registrului de casă (Cod 14-4-7A și 14-4-7bA în lei, respectiv 14-4-7/aA și 14-4-7/cA pentru valută), modul de completare și circuitul acestuia;
- Legea contabilității nr. 82/1991, republicată - impune tuturor persoanelor juridice obligația de a organiza și conduce contabilitatea proprie, inclusiv evidența operațiunilor de casă;
- Legea nr. 70/2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operațiunile de încasări și plăți în numerar - fixează plafoanele tranzacțiilor în numerar (5.000 lei/zi/persoană între persoane juridice) și soldul zilnic maxim al casieriei de 50.000 lei (art. 4^2).
Nerespectarea reglementărilor privind întocmirea și utilizarea documentelor justificative și a registrelor se sancționează cu amendă de la 2.000 la 20.000 lei (art. 41 pct. 2 lit. b)-c) și art. 42 din Legea nr. 82/1991, în forma dată de OUG nr. 115/2023), iar depășirea plafoanelor de numerar — cu 25% din suma care depășește limita, minimum 500 lei (art. 12 din Legea nr. 70/2015).
Cine este obligat să țină registrul de casă?
Registrul de casă este obligatoriu pentru orice entitate care efectuează operațiuni în numerar, indiferent de forma juridică sau dimensiunea acesteia. Sunt obligate să îl completeze:
- Societăți cu răspundere limitată (SRL) și societăți pe acțiuni (SA);
- Persoane fizice autorizate (PFA), întreprinderi individuale (II) și întreprinderi familiale (IF) care înregistrează operațiuni de casă;
- Regii autonome, instituții publice și orice altă persoană juridică ce manipulează numerar.
În entitățile fără angajați dedicați funcției de casier, administratorul sau titularul are obligația de a completa personal registrul de casă pentru fiecare zi în care au loc operațiuni cu numerar. Registrul se completează doar în zilele cu activitate de casă - nu există obligația de a consemna zile fără mișcări.
O regulă importantă: pentru operațiunile în valută se ține un registru de casă separat pentru fiecare monedă străină utilizată. Registrul în lei și registrul în valută nu se pot combina într-un singur formular.
Ce conține registrul de casă?
Registrul de casă cuprinde un set standardizat de câmpuri care trebuie completate pentru fiecare operațiune înregistrată. Potrivit modelului aprobat prin OMFP 2634/2015, rubricile obligatorii sunt:
- Data - ziua, luna și anul operațiunii;
- Numărul curent - numărul de ordine al înregistrării în cadrul filei;
- Numărul și felul actului justificativ - tipul formularului (chitanță, factură, dispoziție de plată/încasare, stat de salarii etc.) și numărul acestuia;
- Explicații - descrierea succintă a operațiunii (ex.: „încasare client X", „avans deplasare", „plată furnizor Y");
- Încasări - suma primită în numerar;
- Plăți - suma achitată în numerar;
- Sold - soldul running, calculat după fiecare tranzacție;
- Sold inițial (report) - soldul de la sfârșitul zilei precedente, preluat ca sold de deschidere al zilei curente;
- Sold final - totalul obținut la închiderea zilei, care trebuie să corespundă exact cu numerarul fizic din casierie.
Cum se completează registrul de casă pas cu pas
Registrul de casă se completează zilnic, în ordine cronologică, pentru fiecare operațiune de încasare sau plată. Urmați pașii de mai jos pentru o completare corectă:
Pasul 1 - Scrieți data: înscriați data curentă în câmpul destinat; fiecare zi lucrătoare cu operațiuni de casă ocupă o filă sau o secțiune distinctă.
Pasul 2 - Preluați soldul inițial: reportați soldul final al zilei precedente ca sold de deschidere al zilei curente; pentru prima înregistrare din an sau de la deschiderea registrului, soldul inițial poate fi zero sau suma depusă ca capital inițial de casă.
Pasul 3 - Înregistrați fiecare operațiune în ordine cronologică: nu lăsați rânduri libere între înregistrări și nu efectuați înregistrări retroactive.
Pasul 4 - Completați câmpurile pentru fiecare tranzacție: înscriați tipul actului justificativ, numărul acestuia, o scurtă descriere, suma la coloana „Încasări" sau „Plăți", după caz.
Pasul 5 - Calculați soldul curent: după fiecare operațiune, actualizați soldul: sold anterior + încasări - plăți = sold curent.
Pasul 6 - Închideți ziua: totalizați coloanele de încasări și plăți, calculați soldul final al zilei.
Pasul 7 - Verificați soldul fizic: numărați efectiv numerarul din casierie; suma trebuie să corespundă exact cu soldul final din registru. Orice diferență trebuie clarificată înainte de semnare.
Pasul 8 - Semnați și detașați copia: casierul semnează ambele exemplare; al doilea exemplar (copia autocopiativă) se detașează și se predă contabilității împreună cu toate formularele justificative ale zilei.
Formularul autocopiativ elimină necesitatea de a scrie de două ori: scrieți o singură dată pe primul exemplar, iar presiunea transferă automat înscrisul pe copia din spate. Este esențial să folosiți un pix sau un instrument de scris cu presiune suficientă pentru o copie lizibilă.
Limite de plăți în numerar 2025
Legea nr. 70/2015 stabilește plafoane maxime pentru tranzacțiile în numerar, care au impact direct asupra înregistrărilor din registrul de casă. Limitele în vigoare în 2025 sunt:
- 5.000 lei/zi - plafonul maxim al încasărilor sau plăților în numerar între persoane juridice (B2B), indiferent de numărul de operațiuni efectuate în aceeași zi cu același partener;
- 10.000 lei/zi - plafonul maxim al plăților în numerar efectuate de o persoană juridică către o persoană fizică (cu excepția salariilor și a altor drepturi de personal);
- Exclusiv fără numerar pentru împrumuturile și finanțările primite de la sau restituite persoanelor fizice - acestea se derulează numai prin instrumente de plată fără numerar, indiferent de sumă (art. 4 alin. (4) din Legea nr. 70/2015).
Depășirea acestor plafoane constituie contravenție și se sancționează cu amendă de 25% din suma care depășește limita legală. Din perspectiva registrului de casă, orice operațiune care ar depăși plafonul nu trebuie consemnată în numerar - ea trebuie redirecționată către plata prin virament bancar. Verificarea plafonului zilnic este responsabilitatea casierului și a contabilului.
Greșeli frecvente la completarea registrului de casă
Cunoașterea celor mai comune erori vă ajută să le evitați și să fiți pregătiți pentru un eventual control ANAF. Din experiența noastră de peste 15 ani, registrul de casă autocopiativ este preferat de majoritatea firmelor, deoarece asigură automat copia pentru contabilitate fără efort suplimentar. Iată greșelile întâlnite cel mai des:
- Necompletarea zilnică - registrul de casă se completează în ziua în care au loc operațiunile, nu ulterior. Completarea retroactivă este o neregulă gravă, ușor de identificat de inspectorii fiscali.
- Soldul scriptic nu coincide cu numerarul fizic - diferența dintre soldul din registru și banii efectivi din casierie indică erori de înregistrare sau, în cazuri grave, lipsuri în gestiune. Verificarea fizică trebuie făcută zilnic.
- Lipsa formularelor justificative - fiecare înregistrare din registrul de casă trebuie să aibă un formular suport (chitanță, factură, dispoziție de plată/încasare). Înregistrările fără acte justificative nu sunt recunoscute ca operațiuni legale.
- Registru unic pentru operațiuni în mai multe valute - operațiunile în euro, dolari sau alte valute trebuie consemnate în registre separate pe fiecare monedă, nu în același registru cu operațiunile în lei.
- Erori aritmetice în calculul soldului - o greșeală de calcul poate face ca toate soldurile ulterioare să fie incorecte. Verificați calculele la fiecare rând și reconciliați totalurile la finalul zilei.
- Neutransferul soldului final la ziua următoare - soldul de închidere al unei zile trebuie reportat obligatoriu ca sold de deschidere al zilei următoare. Omiterea acestui pas creează discontinuitate în evidența de casă.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu registrul de casă?
Da, registrul de casă este obligatoriu pentru orice entitate juridică sau persoană fizică autorizată care efectuează operațiuni de încasări și plăți în numerar. Obligativitatea este stabilită prin Legea contabilității nr. 82/1991 și prin OMFP 2634/2015. Lipsa registrului sau ținerea necorespunzătoare a acestuia constituie contravenție la regulile de disciplină financiară.
Cât timp trebuie arhivat registrul de casă?
Registrul de casă trebuie păstrat timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care a fost întocmit, conform art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991 (forma dată de Legea nr. 36/2023). Formularele justificative anexate (chitanțe, dispoziții de plată etc.) se arhivează pe aceeași perioadă. Arhivarea se face în condiții care să asigure integritatea și lizibilitatea formularelor.
Ce se întâmplă dacă nu am registru de casă la un control ANAF?
Lipsa registrului de casă la un control ANAF se sancționează cu amendă contravențională de la 2.000 la 20.000 lei, în temeiul art. 41 pct. 2 lit. b)-c) și al art. 42 din Legea contabilității nr. 82/1991 (benzile actuale, stabilite prin OUG nr. 115/2023). Inspectorii pot, de asemenea, reconstitui operațiunile de casă pe baza altor formulare și pot considera toate operațiunile de numerar neînregistrate ca venituri nedeclarate, cu consecințe fiscale suplimentare.
Pot ține registrul de casă electronic?
Da, legislația românească permite ținerea registrului de casă în format electronic, cu condiția respectării cerințelor privind securitatea, integritatea și autenticitatea datelor. Programele de contabilitate omologate generează registrul de casă în format electronic. Totuși, pentru entitățile mici sau pentru situațiile în care se preferă o evidență simplă și rapidă, formularul tipizat pe hârtie rămâne cea mai utilizată și mai sigură soluție, mai ales în contextul controalelor fiscale.
Ce diferență este între registrul de casă și monetar?
Registrul de casă și monetarul sunt două formulare distincte cu roluri complementare. Registrul de casă înregistrează toate operațiunile de încasări și plăți în numerar, formular cu formular, și servește la determinarea soldului scriptic de casă. Monetarul este formularul prin care casierul inventariază fizic numerarul existent în casierie la un moment dat (bancnote și monede pe cupiuri), pentru a verifica dacă soldul fizic corespunde cu cel scriptic din registrul de casă. Cele două formulare se folosesc împreună la închiderea zilei.
Comandă registre de casă
Registrele de casă disponibile pe formularetipizate.ro sunt tipizate de calitate, conforme cu modelele aprobate prin OMFP 2634/2015, gata de utilizare imediat după recepție.
Ce oferim:
- Format A4, disponibil în varianta simplu (hârtie normală, 1 exemplar) sau autocopiativ (2 exemplare - original + copie);
- 50 de seturi per carnet - suficient pentru o perioadă extinsă de utilizare;
- File micro-perforate pentru detașare ușoară;
- Disponibile atât în model nou, cât și în model vechi (pentru entitățile care continuă seria din registre anterioare);
- Opțiuni standard (cu antet generic) și personalizate (cu datele firmei dumneavoastră tipărite - denumire, CUI, adresă);
- Livrare cu curier rapid pe întreg teritoriul României.
Comandați registrul de casă potrivit nevoilor firmei dumneavoastră direct de pe formularetipizate.ro și asigurați-vă că evidența de casă este mereu în ordine, indiferent de controale.