Formulare tipizate gestiune - fișe de magazie și registre

Fișa de magazie (cod 14-3-8) este formularul de evidență cantitativă a stocurilor la nivel de gestiune. Se completează de gestionar pentru fiecare sortiment de bun și înregistrează intrările, ieșirile și stocul existent. Este modelul standard din OMFP 2634/2015: obligatorie este evidența stocurilor, după metoda aleasă de entitate (OMFP 1802/2014, pct. 289), iar fișa poate fi înlocuită de evidența din program.

Conform Legii contabilității nr. 82/1991 și OMFP 2634/2015, registrele obligatorii sunt: Registrul-jurnal (înregistrarea cronologică a operațiunilor), Registrul-inventar (inventarierea anuală a patrimoniului) și Cartea mare (evidența sintetică a conturilor). Aceste registre se numerotează și se șnuruiesc la nivelul entității — parafarea la administrația fiscală nu mai este necesară.

Bonul de mișcare a mijloacelor fixe se emite la orice transfer de active fixe între gestiuni sau locuri de folosință în cadrul aceleiași entități. Se completează cu: denumirea mijlocului fix, codul intern, valoarea de inventar, gestiunea predătoare și cea primitoare, data transferului și semnăturile responsabililor. Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative se păstrează 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite — termen valabil inclusiv pentru statele de salarii (art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, modificat prin Legea nr. 36/2023). Excepție: documentele care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada de utilizare a bunurilor.

Lista zilnică de alimente (cod 14-3-4/dA) este formularul prin care cantinele stabilesc meniul zilnic, calculează alocația de hrană și eliberează alimentele din magazie. Se folosește în cantinele instituțiilor publice (școli, grădinițe, creșe, spitale, asistență socială) și în unitățile de alimentație colectivă. Servește ca document de meniu, de eliberare a alimentelor și ca justificativ pentru gestiune și contabilitate, conform OMFP 2634/2015.

Lista de inventariere (cod 14-3-12) este formularul în care comisia de inventariere consemnează rezultatele numărării faptice a bunurilor pe gestiuni: cantitatea faptică, prețul unitar, valoarea contabilă, valoarea de inventar și diferențele (plusuri/minusuri). Inventarierea este obligatorie cel puțin o dată pe an, conform OMFP 2861/2009, iar listele de inventariere stau la baza completării registrului-inventar. Se semnează pe fiecare filă de membrii comisiei și de gestionar.