Formulare tipizate administrative - prezență, pontaj, delegații

Obligatorie este evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu ora de începere și ora de sfârșit a programului (Codul muncii, art. 119) - nu un formular anume. Condica de prezență este forma consacrată a acestei evidențe; lipsa evidenței se sancționează cu amendă de la 1.500 la 3.000 lei (art. 260 alin. (1) lit. m)).

Condica de prezență este un registru colectiv în care fiecare angajat semnează zilnic la sosire și la plecare. Fișa de pontaj este situația lunară a timpului de muncă, în care se centralizează orele lucrate, orele suplimentare, concediile și absențele. Condica dovedește prezența zi de zi, iar fișa de pontaj stă la baza calculului salariului - cele două se completează complementar.

Fișa de pontaj (colectivă) centralizează pe o singură situație lunară orele tuturor angajaților, fiind comodă pentru departamentele HR cu mulți salariați. Fișa individuală de pontaj are o filă separată pentru fiecare angajat, cu pontaj zilnic, totalul lunar și semnătura responsabilului - oferă o evidență personală, certificabilă separat, motiv pentru care este preferată în instituțiile publice și în unitățile de învățământ (personal didactic și nedidactic). Ambele respectă aceeași obligație din art. 119 din Codul Muncii.

Norma spune că ordinul de deplasare se întocmește pentru fiecare deplasare (OMFP 2634/2015, cod 14-5-4): este dispoziția către persoana delegată și documentul pe baza căruia se decontează și se înregistrează în contabilitate cheltuielile de transport, cazare și diurnă.

Da, toate formularele tipizate administrative pot fi personalizate cu denumirea firmei, CUI, adresa și logo-ul. Personalizarea este utilă mai ales pentru ordinele de deplasare și cererile de concediu, care au și valoare de formular oficial semnat de angajator. Prețul personalizării depinde de cantitate, cu reduceri semnificative la comenzi de peste 10 carnete.