Registrul de evidență a accesului persoanelor este documentul ținut la punctul de control al unui obiectiv păzit, în care se consemnează intrarea și ieșirea persoanelor: nume, act de identitate, destinația, ora sosirii și a plecării. Este prevăzut de HG 301/2012, Anexa 2d, și se completează cu respectarea GDPR.
Pe scurt
- Ce este: registrul de evidență a vizitatorilor la un obiectiv păzit.
- Cine îl ține: agentul de control acces / firma de pază, la obiectiv.
- Bază legală: Legea nr. 333/2003 + HG nr. 301/2012, Anexa 2 lit. d).
- Atenție: conține date cu caracter personal → se aplică Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).
Ce conține registrul
Pentru fiecare persoană se înscriu: numele și prenumele, seria și numărul actului de identitate, destinația (compartimentul sau persoana vizitată), ora sosirii și ora plecării, plus eventuale observații. Registrul oferă o evidență a accesului în obiectiv, utilă pentru controlul intrărilor și pentru investigarea unor eventuale incidente.
Registrul de acces și GDPR
Întrucât colectează date cu caracter personal, prelucrarea trebuie să respecte Regulamentul (UE) 2016/679: temei legal (obligația din Legea 333/2003), informarea persoanelor, minimizarea datelor colectate, o perioadă de păstrare limitată și acces restricționat la registrul completat. Aceste obligații revin operatorului (beneficiarul obiectivului sau firma de pază).
Întrebări frecvente
Este obligatoriu registrul de acces al persoanelor?
Da, la obiectivele păzite, conform Anexei 2d din HG 301/2012. Spre deosebire de registrul auto, nu există o clauză de substituire prin CCTV pentru accesul persoanelor.
Ce date putem cere vizitatorilor?
Doar datele necesare scopului (nume, act de identitate, destinație, ore) - principiul minimizării din GDPR. Datele nu se folosesc în alte scopuri și se păstrează o perioadă limitată.
Cât timp se păstrează registrul?
Minim 2 ani conform HG 301/2012, cu respectarea perioadei de păstrare stabilite pentru datele personale.