Registrul de evidență a accesului persoanelor este documentul ținut la punctul de control al unui obiectiv păzit, în care se consemnează intrarea și ieșirea persoanelor: nume, act de identitate, destinația, ora sosirii și a plecării. Este prevăzut de HG nr. 301/2012, Anexa nr. 2, art. 1 lit. d) — modelul anexa 2d) — și se completează cu respectarea GDPR.
Pe scurt
- Ce este: registrul de evidență a vizitatorilor la un obiectiv păzit.
- Cine îl ține: agentul de control acces / firma de pază, la obiectiv.
- Bază legală: Legea nr. 333/2003 + HG nr. 301/2012, Anexa nr. 2, art. 1 lit. d), model 2d).
- Atenție: conține date cu caracter personal → se aplică Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).
Ce conține registrul
Pentru fiecare persoană se înscriu datele de identificare, destinația (compartimentul sau persoana vizitată) și orele de intrare și de ieșire. Evidența servește controlului intrărilor și investigării eventualelor incidente. Modelul oficial — anexa 2d) la Normele aprobate prin HG nr. 301/2012 — a rămas neschimbat din 2012.
Conform art. 10 alin. (2) din Norme, registrul se înregistrează la societatea de pază, se vizează spre neschimbare de beneficiar și se păstrează minimum 2 ani. Potrivit art. 34 alin. (1), conducătorul societății asigură documentele la fiecare obiectiv, iar șeful de obiectiv verifică completarea lor. Registrul face parte din setul standard descris în ghidul formularelor pentru firma de pază.
Ce rubrici conține registrul
Coloanele modelului oficial (anexa 2d):
- Nr. crt.
- Numele și prenumele
- Seria și numărul actului de identitate
- Destinația
- Ora sosirii
- Ora plecării
- Observații
Tipizatul registrul de evidență a accesului persoanelor reproduce aceste rubrici, gata de înregistrat și vizat.
Cum se completează
Pasul 1 – Legitimarea persoanei. La punctul de control, agentul de pază legitimează vizitatorul pe baza actului de identitate.
Pasul 2 – Consemnarea datelor și a destinației. Se trec numele și prenumele, seria și numărul actului de identitate și destinația.
Pasul 3 – Notarea orei de sosire. Se completează ora sosirii la intrarea în obiectiv.
Pasul 4 – Notarea orei de plecare. La ieșire, se completează ora plecării și, după caz, observațiile.
Registrul de acces și GDPR
Întrucât colectează date cu caracter personal, prelucrarea trebuie să respecte Regulamentul (UE) 2016/679: temei legal (obligația din Legea 333/2003), informarea persoanelor, minimizarea datelor colectate, o perioadă de păstrare limitată și acces restricționat la registrul completat. Aceste obligații revin operatorului (beneficiarul obiectivului sau firma de pază).
Camerele video nu înlocuiesc registrul de persoane
Excepția CCTV de la art. 2 din Anexa nr. 2 se aplică exclusiv registrului de acces al autovehiculelor (art. 1 lit. e). Pentru persoane nu există o asemenea clauză: registrul rămâne obligatoriu chiar dacă obiectivul are supraveghere video. Regimul auto este explicat în ghidul registrului de acces al autovehiculelor.
Sancțiuni
Lipsa documentelor la obiectiv este contravenție (art. 3 pct. 9² din HG nr. 301/2012) și se sancționează cu amendă de la 5.000 la 10.000 lei (art. 4 alin. (1) lit. c)). Nerespectarea regimului de la art. 10 alin. (2) — neînregistrare, nepăstrare 2 ani — se sancționează cu amendă de la 2.000 la 5.000 lei (art. 3 pct. 5 + art. 4 alin. (1) lit. b)).
Întrebări frecvente
Este obligatoriu registrul de acces al persoanelor?
Da, la obiectivele păzite, conform art. 34 alin. (1) din Normele HG nr. 301/2012 (model anexa 2d). Spre deosebire de registrul auto, nu există o clauză de substituire prin CCTV.
Ce date putem cere vizitatorilor?
Doar datele prevăzute de model (nume, act de identitate, destinație, ore) - principiul minimizării din GDPR. Datele nu se folosesc în alte scopuri și se păstrează o perioadă limitată.
Cât timp se păstrează registrul?
Minimum 2 ani, conform art. 10 alin. (2) din Normele HG nr. 301/2012, cu respectarea perioadei de păstrare stabilite pentru datele personale.