Registrul de evidență a accesului autovehiculelor se ține la poarta unui obiectiv păzit pentru a consemna intrarea și ieșirea vehiculelor: număr auto, conducător, destinația, ora sosirii și a plecării, numărul avizului sau al facturii. Este prevăzut de anexa nr. 2 la Normele HG 301/2012 (modelul 2e) și nu este obligatoriu dacă accesul este înregistrat prin sistem CCTV.
Pe scurt
- Ce este: registrul de evidență a accesului auto la un obiectiv păzit.
- Cine îl ține: agentul de control acces / firma de pază, la poarta obiectivului.
- Bază legală: Legea nr. 333/2003 + HG nr. 301/2012, Anexa 2 lit. e).
- Excepție: nu este obligatoriu dacă accesul auto este înregistrat prin CCTV (art. 2, Anexa 2).
Ce rubrici conține registrul
Modelul oficial (anexa 2e la Normele HG 301/2012, neschimbat din 2012) cuprinde următoarele rubrici:
- Nr. crt.
- Nr. auto
- Numele și prenumele conducătorului auto sau delegatului
- Seria și numărul actului de identitate
- Destinația
- Ora sosirii
- Ora plecării
- Nr. avizului sau facturii
- Observații
Rubrica „Nr. avizului sau facturii” are rol logistic: leagă accesul vehiculului de documentul de însoțire a mărfii — fiecare transport poate fi verificat ulterior. Un registru de evidență a accesului autovehiculelor tipărit după modelul oficial acoperă toate aceste rubrici.
Cum se completează
Pasul 1 — oprirea și legitimarea la poartă. Agentul de control acces oprește vehiculul la poartă și legitimează conducătorul auto sau delegatul pe baza actului de identitate.
Pasul 2 — consemnarea vehiculului și a conducătorului. Se înscriu numărul auto, numele și prenumele conducătorului sau al delegatului, seria și numărul actului de identitate și ora sosirii.
Pasul 3 — destinația și documentul de însoțire. Se notează destinația (depozit, rampă, compartiment) și numărul avizului de însoțire a mărfii sau al facturii, după caz.
Pasul 4 — ora plecării. La ieșirea din obiectiv, agentul notează ora plecării și eventualele observații.
Când nu este obligatoriu (clauza CCTV)
Registrul figurează printre documentele specifice de pază la art. 1 lit. e) din anexa nr. 2, cu mențiunea „dacă este cazul”. Art. 2 din aceeași anexă prevede excepția exactă: „În situația utilizării sistemului de televiziune cu circuit închis pentru înregistrarea accesului autovehiculelor, registrul prevăzut la art. 1 lit. e) nu este obligatoriu. Perioada de stocare a imaginilor înregistrate este similară perioadei de păstrare a registrului.”
Practic, imaginile trebuie păstrate cât s-ar fi păstrat registrul — minimum 2 ani (art. 10 alin. (2) din norme). Excepția se aplică numai acestui registru: registrul de evidență a accesului persoanelor nu beneficiază de o clauză similară. Textul integral: legislatie.just.ro.
Regim de evidență și sancțiuni
Registrul se înregistrează la prestator, se vizează spre neschimbare de beneficiar și se păstrează minimum 2 ani (art. 10 alin. (2)). Conducătorul societății asigură documentele la fiecare obiectiv, iar șeful de obiectiv verifică completarea (art. 34 alin. (1)). Lipsa documentelor la obiectiv se sancționează cu amendă de 5.000–10.000 lei (art. 3 pct. 9² + art. 4 alin. (1) lit. c) din HG 301/2012), iar nerespectarea regimului de evidență cu 2.000–5.000 lei (art. 3 pct. 5 + art. 4 alin. (1) lit. b)). Toate documentele obligatorii sunt detaliate în ghidul formularelor pentru firma de pază.
Registrul auto și GDPR
Registrul conține date cu caracter personal (nume, act de identitate, număr auto). Prelucrarea respectă Regulamentul (UE) 2016/679: minimizarea datelor, păstrare limitată și acces restricționat.
Întrebări frecvente
Dacă avem camere, mai trebuie registrul auto?
Nu, dacă sistemul CCTV înregistrează accesul autovehiculelor (art. 2, Anexa 2) — dar imaginile trebuie stocate o perioadă similară celei de păstrare a registrului. La obiectivele fără CCTV, registrul este necesar.
Cine îl completează?
Agentul de pază de la punctul de control auto al obiectivului; șeful de obiectiv verifică modul de completare (art. 34 alin. (1)).
Cât timp se păstrează?
Minimum 2 ani, conform art. 10 alin. (2) din Normele HG 301/2012.