O firmă de pază și protecție trebuie să asigure, la fiecare obiectiv păzit, un set de registre tipizate obligatorii prevăzute de Legea 333/2003 și de Normele de aplicare aprobate prin HG 301/2012 (Anexa 2): buletinul posturilor, procesele-verbale de predare-primire a serviciului, registrele de evidență a accesului, registrul de mișcare a armamentului, registrul de control și registrul de evenimente. Ghidul de față parcurge lista literă cu literă și te trimite la registrul potrivit din catalog.
Pe scurt
- Cine are obligația: societatea specializată de pază și protecție, care asigură documentele la fiecare obiectiv (HG 301/2012, art. 34).
- Bază legală: Legea nr. 333/2003 + Anexa nr. 2 la Normele aprobate prin HG nr. 301/2012 (art. 1 lit. a–j, modelele în anexele 2a–2l), neschimbată din 2012.
- Documente obligatorii: buletinul posturilor (2a), predare-primire serviciu (2b/2c), acces persoane (2d), acces autovehicule (2e, dacă este cazul), mișcarea armamentului (2g), registru de control (2h), registru de evenimente (2i), plus registrul contractelor la sediu (2j).
- Sancțiuni: lipsa documentelor de la obiectiv — amendă 5.000–10.000 lei; încălcarea regimului de înregistrare, vizare și păstrare (minimum 2 ani) — 2.000–5.000 lei.
Cadrul legal: Legea 333/2003 și HG 301/2012
Paza obiectivelor, bunurilor și valorilor este reglementată de Legea nr. 333/2003, iar normele de aplicare sunt aprobate prin HG nr. 301/2012. Anexa nr. 2 la norme stabilește, la art. 1 lit. a)–j), documentele specifice ținute la fiecare obiectiv, cu modelele lor (anexele 2a–2l).
Conform art. 34 alin. (1) din norme, conducătorul societății de pază are obligația de a asigura aceste documente, iar șeful de obiectiv verifică completarea lor. Sancțiunile sunt stabilite în HG nr. 301/2012, art. 3 și 4.
Registrele din Anexa 2, literă cu literă
Buletinul posturilor (anexa 2a)
Consemnează posturile de pază, orele de serviciu și agenții repartizați, cu semnătură la intrarea și la ieșirea din post. Comandă registrul buletinul posturilor sau citește ghidul dedicat.
Procesele-verbale de predare-primire a serviciului (anexele 2b și 2c)
Folosit la fiecare post de pază, la schimbul de tură: starea postului, consemnele, evenimentele. La posturile cu pază înarmată, modelul 2c adaugă predarea armei — seria, cartușele și starea tehnică. Vezi registrul de predare-primire a serviciului și ghidul complet.
Registrul de evidență a accesului persoanelor (anexa 2d)
Înregistrează intrarea și ieșirea vizitatorilor: nume, act de identitate, destinație, ora sosirii și a plecării. Conține date personale, deci se aplică GDPR. Vezi registrul de acces persoane și ghidul dedicat.
Registrul de evidență a accesului autovehiculelor (anexa 2e)
Se ține „dacă este cazul”. Excepția din art. 2 al anexei: nu este obligatoriu dacă accesul auto este înregistrat prin CCTV, cu stocarea imaginilor pe o perioadă similară păstrării registrului. Vezi registrul de acces autovehicule și ghidul dedicat.
Registrul de evidență a accesului pe căile ferate uzinale (anexa 2f)
Tot „dacă este cazul”, doar la obiectivele deservite de căi ferate uzinale; îl menționăm pentru completitudine.
Registrul de evidență a mișcării armamentului (anexa 2g)
Obligatoriu la paza cu armament; se păstrează la camera de armament și consemnează fiecare predare și primire a armelor. Comandă registrul de mișcare a armamentului sau consultă ghidul dedicat.
Registrul de control (anexa 2h)
Consemnează controalele asupra executării serviciului de pază, efectuate de personalul de control al firmei și de poliție sau jandarmerie. Atenție: nu este Registrul Unic de Control de la ANAF. Vezi registrul de control la obiectiv și ghidul dedicat.
Registrul de evenimente (anexa 2i)
Consemnează evenimentele produse la obiectiv, după modelul „Raport de eveniment” din anexă; conducerea societății le analizează lunar (art. 34 alin. (2)). Vezi registrul raport de eveniment și ghidul dedicat.
Registrul special pentru evidența contractelor de prestări de servicii (anexa 2j)
Singurul din listă ținut la sediul societății, nu la obiectiv. Contractele se consemnează în cel mult 5 zile de la încheiere (art. 32 din anexă); neînființarea registrului sau neconsemnarea contractelor este contravenție (HG 301/2012, art. 3 pct. 8–9, amendă 2.000–5.000 lei).
Registrul de evidență a personalului dotat cu arme și muniții (Legea 295/2004)
Distinct de Anexa 2: conform art. 69 din Legea 295/2004, societățile care dețin arme țin evidența personalului dotat cu arme și muniții. Vezi registrul de personal dotat cu arme și muniții și ghidul dedicat.
Cum îți pui la punct documentele de pază
Pasul 1 — Stabilește registrele necesare la fiecare obiectiv. Posturi înarmate (anexele 2c și 2g)? Acces auto controlat sau CCTV (anexa 2e)? Căi ferate uzinale (anexa 2f)? Restul sunt necesare la orice obiectiv.
Pasul 2 — Procură registrele. Registrele de mai sus se găsesc tipărite în categoria tipizate pază și protecție.
Pasul 3 — Înregistrează documentele și vizează-le spre neschimbare. Conform art. 10 alin. (2) din norme, documentele se înregistrează la prestator (societatea de pază) și se vizează spre neschimbare de către beneficiar; după completare se păstrează minimum 2 ani.
Pasul 4 — Instruiește personalul. Agenții și șeful de obiectiv trebuie instruiți privind completarea corectă a fiecărui document (art. 34 alin. (1)).
Pasul 5 — Verifică completarea și analizează lunar evenimentele. Șeful de obiectiv verifică completarea, iar conducerea analizează lunar evenimentele consemnate (art. 34 alin. (2)).
Sancțiuni și termen de păstrare
Lipsa documentelor specifice de la obiectiv (nerespectarea art. 34 din norme) este contravenția de la art. 3 pct. 9² din HG 301/2012, sancționată potrivit art. 4 alin. (1) lit. c) cu amendă de 5.000–10.000 lei. Nerespectarea regimului documentelor — înregistrare, vizare spre neschimbare, păstrare minimum 2 ani (art. 10 alin. (2)) — este contravenția de la art. 3 pct. 5, cu amendă de 2.000–5.000 lei potrivit art. 4 alin. (1) lit. b).
Întrebări frecvente
Cine cumpără și asigură aceste registre?
Societatea specializată de pază și protecție le asigură la fiecare obiectiv. Beneficiarul (obiectivul păzit) le poate avea și el, mai ales pentru posturile proprii de control acces.
Registrul de control de pază este același cu Registrul Unic de Control?
Nu. Registrul de control la obiectiv (HG 301/2012, Anexa 2h) este specific pazei și se ține la obiectiv. Registrul Unic de Control (Legea 252/2003) este eliberat de ANAF și se ține la sediul firmei pentru toate controalele organelor de stat.
Ce amenzi riscă o firmă de pază care nu ține aceste registre?
Lipsa documentelor din Anexa 2 de la obiectiv: amendă 5.000–10.000 lei (HG 301/2012, art. 3 pct. 9², art. 4 alin. (1) lit. c)). Nerespectarea regimului de înregistrare, vizare și păstrare minimum 2 ani (art. 10 alin. (2)): amendă 2.000–5.000 lei.
Registrele de pază se sigilează?
Nu — legea nu cere sigilarea documentelor din Anexa 2; ele se înregistrează la prestator și se vizează spre neschimbare de către beneficiar (art. 10 alin. (2)).
