O firmă de pază și protecție trebuie să asigure, la fiecare obiectiv păzit, un set de registre tipizate obligatorii prevăzute de Legea 333/2003 și de Normele de aplicare aprobate prin HG 301/2012 (Anexa 2): buletinul posturilor, procesele-verbale de predare-primire a serviciului, registrele de evidență a accesului, registrul de control și registrul de evenimente. Acest ghid trece în revistă fiecare document, cine îl completează și de ce este obligatoriu.
Pe scurt
- Cine are obligația: societatea specializată de pază și protecție, care asigură documentele la fiecare obiectiv (HG 301/2012, art. 34).
- Bază legală: Legea nr. 333/2003 + HG nr. 301/2012, Anexa 2 (modelele formularelor sunt publicate în norme).
- Documente obligatorii: buletinul posturilor (2a), predare-primire serviciu (2b/2c), acces persoane (2d), acces autovehicule (2e), registru de control (2h), registru de evenimente (2i).
- Sancțiuni: neasigurarea documentelor este contravenție (amenzi 2.000–5.000 lei); documentele se păstrează minim 2 ani.
Cadrul legal: Legea 333/2003 și HG 301/2012
Paza obiectivelor, bunurilor și valorilor este reglementată de Legea nr. 333/2003, iar normele de aplicare sunt aprobate prin HG nr. 301/2012. Anexa 2 a normelor stabilește documentele specifice pe care societatea de pază trebuie să le asigure și să le țină la fiecare obiectiv, împreună cu modelele acestora.
Conform art. 34 din norme, conducătorul societății de pază are obligația de a asigura aceste documente, iar șeful de obiectiv verifică modul în care sunt completate. Neîndeplinirea obligației constituie contravenție.
Registrele obligatorii la un obiectiv păzit
1. Registrul „Buletinul posturilor" (Anexa 2a)
Consemnează posturile de pază, orele de executare a serviciului și agenții repartizați, cu semnătura la intrarea și ieșirea din post. Stă la baza verificării acoperirii posturilor.
2. Registrul de procese-verbale de predare-primire a serviciului (Anexa 2b/2c)
Se folosește la fiecare post, la schimbul de tură: starea postului, consemnele, evenimentele și, la posturile înarmate, predarea armamentului.
3. Registrul de evidență a accesului persoanelor (Anexa 2d)
Înregistrează intrarea și ieșirea vizitatorilor: nume, act de identitate, destinația, ora sosirii și a plecării. Conține date personale → se aplică GDPR.
4. Registrul de evidență a accesului autovehiculelor (Anexa 2e)
Înregistrează accesul auto la obiectiv. Conform art. 2 din Anexă, nu este obligatoriu dacă accesul este înregistrat prin sistem CCTV.
5. Registrul de control (Anexa 2h)
Consemnează controalele asupra modului de executare a serviciului de pază, efectuate de personalul de control al firmei și de poliție/jandarmerie. Atenție: nu este Registrul Unic de Control de la ANAF.
6. Registrul de evenimente / raport de eveniment (Anexa 2i)
Consemnează evenimentele produse la obiectiv; toate evenimentele se analizează lunar de conducerea societății (art. 34 alin. 2).
Cât timp se păstrează documentele?
Conform art. 10 din norme, după completare documentele din Anexa 2 se păstrează de societatea de pază minim 2 ani.
Întrebări frecvente
Cine cumpără și asigură aceste registre?
Societatea specializată de pază și protecție le asigură la fiecare obiectiv. Beneficiarul (obiectivul păzit) le poate avea, de asemenea, mai ales pentru posturile proprii de control acces.
Registrul de control de pază este același cu Registrul Unic de Control?
Nu. Registrul de control la obiectiv (HG 301/2012, Anexa 2h) este specific pazei și se ține la obiectiv. Registrul Unic de Control (Legea 252/2003) este eliberat de ANAF și se ține la sediul firmei pentru toate controalele organelor de stat.
Ce amenzi riscă o firmă de pază care nu ține aceste registre?
Neasigurarea documentelor prevăzute în Anexa 2 (art. 34) și neconsemnarea controalelor (art. 33) sunt contravenții sancționate cu amenzi între 2.000 și 5.000 lei conform HG 301/2012.
