Registrul de inventar al muzeului, numit în norme registrul pentru evidența analitică a bunurilor culturale, este documentul oficial obligatoriu, cu caracter permanent, în care o instituție specializată înscrie toate bunurile culturale pe care le deține, cu principalele elemente de identificare, datare, proveniență și valoare (Normele metodologice aprobate prin Ordinul ministrului culturii nr. 2.035/2000, art. 1 alin. (1)). Are cele 16 coloane din norme și, înainte de folosire, se numerotează, se șnuruiește și se sigilează.
Pe scurt
- Ce este: evidența completă a bunurilor culturale ale instituției, cu elementele descriptive pentru identificarea lor (art. 1 alin. (1)-(2)).
- Cine îl ține: muzeele, colecțiile publice, casele memoriale, centrele de cultură și celelalte unități de profil care dețin bunuri culturale.
- Structura: cele 16 coloane din norme (art. 1 alin. (3)), de la numărul de inventar la observații.
- Bază legală: Normele metodologice aprobate prin Ordinul ministrului culturii nr. 2.035/2000, art. 1, 2 și 4 (coloana 13 în forma Ordinului nr. 2.258/2006); Legea nr. 311/2003, republicată, art. 10 alin. (1).
- Format: hârtie de minimum 80 g/mp sau listare pe computer, cu copii de siguranță păstrate în două locuri diferite (art. 2 lit. a)).
- Registrul informatizat: nu îl înlocuiește; legea cere „menținerea registrelor de inventar și a documentelor primare”.
Cine trebuie să țină registrul de inventar al muzeului?
Registrul îl ține instituția specializată care deține bunuri culturale. Normele metodologice privind evidența, gestiunea și inventarierea bunurilor culturale deținute de muzee, colecții publice, case memoriale, centre de cultură și alte unități de profil, aprobate prin Ordinul ministrului culturii nr. 2.035/2000 (Monitorul Oficial nr. 470 din 27 septembrie 2000), modificate prin Ordinele nr. 2.258/2006, nr. 2.371/2008 și nr. 2.519/2025, numesc aceste unități chiar în titlu.
Art. 1 alin. (1) definește registrul ca „document oficial obligatoriu, cu caracter permanent, în care se înregistrează totalitatea bunurilor culturale deținute de o instituție specializată, precum și principalele elemente de identificare, datare, proveniență și valoare ale acestora”.
Documentele unei biblioteci au o altă evidență, registrul inventar al bibliotecii.
Ce coloane are registrul de inventar al muzeului?
Registrul are cele 16 coloane din norme, numerotate de la 01 la 16 (art. 1 alin. (3)); art. 1 alin. (4) arată cum se completează principalele dintre ele.
| Nr. | Coloana | Precizări din norme |
|---|---|---|
| 01 | Numărul de inventar | codul de identitate al obiectului, scris pe obiect; un număr pentru fiecare obiect |
| 02 | Data intrării în patrimoniu | data intrării |
| 03 | Denumirea sau titlul și autorul obiectului | denumirea, denumirea tipologică sau titlul; la operele de artă, autorul; locul și data realizării |
| 04 | Descrierea și numărul fișei de fototecă | o descriere tehnică, nu literară: morfologie, aspect, culoare, decor, tehnici și materiale |
| 05 | Numărul de bucăți | – |
| 06 | Locul, data și autorul descoperirii | – |
| 07 | Colecția | – |
| 08 | Materialul sau titlul | – |
| 09 | Dimensiuni și greutate | dimensiunile în centimetri |
| 10 | Starea de conservare | – |
| 11 | Proveniență | sursa: donație, achiziție, descoperire prin cercetare de teren etc. |
| 12 | Documentul de intrare | numărul actului de intrare: actul de donație, procesul-verbal al comisiei de achiziții, documentația cercetării de teren |
| 13 | Valoarea de intrare | valoarea stabilită potrivit OG nr. 81/2003 (reevaluarea activelor fixe ale instituțiilor publice); coloana în forma Ordinului nr. 2.258/2006 |
| 14 | Ieșire | – |
| 15 | Verificare | – |
| 16 | Observații | corecturile și completările, certificate prin semnătura conducătorului și ștampila instituției (art. 2 lit. d)) |
Cum se dă numărul de inventar?
Numărul de inventar este codul de identitate al obiectului: se scrie pe obiect, iar fiecare obiect are numărul lui. Un ansamblu, cum este un costum, primește un singur număr, cu piesele componente enumerate; un tezaur de monede nu primește un singur număr. Obiectul scos, transferat sau predat se radiază din registru și se scade din gestiune odată cu întocmirea actului de scădere.
Cum se trec dimensiunile?
Dimensiunile se trec în centimetri. Pentru obiectele plane (documente, fotografii, grafice, steaguri, tapiserii, icoane, picturi, costume) se trec lungimea și lățimea (L și l), iar pentru cele tridimensionale lungimea, lățimea și înălțimea (L, l și h). La ceramică, sticlă și porțelan se admit înălțimea și diametrul.
Cum se pregătește registrul înainte de folosire?
Registrul se tipărește pe hârtia cerută de norme, apoi se numerotează, se șnuruiește, se sigilează și se semnează pe ultima pagină (art. 2 lit. a) și b)).
Pasul 1 - Hârtia. Tipărirea se face „pe o hârtie de minimum 80g/mp” (art. 2 lit. a)). Registrul poate fi realizat și prin listare cu ajutorul computerului; în acest caz se fac copii de siguranță pe suport magnetic sau compact disc, păstrate în două locuri diferite.
Pasul 2 - Numerotarea, șnuruirea și sigilarea. Înainte de a fi utilizat, registrul se numerotează, se șnuruiește și se sigilează (art. 2 lit. b)). Le face instituția care ține registrul.
Pasul 3 - Ultima pagină. Pe ultima pagină se înscrie data, semnează conducătorul instituției și se aplică ștampila (art. 2 lit. b)). În registrul nostru, ultima pagină este tipărită pentru aceste trei mențiuni.
Cum se înscrie un obiect nou în registru?
Un obiect nou primește numărul de inventar următor, este fotografiat și este studiat de muzeograful de specialitate (art. 4 lit. a)-c)).
Pasul 4 - Numărul următor. La intrare, obiectul primește numărul de inventar care urmează după ultima înregistrare (art. 4 lit. a)).
Pasul 5 - Fotografierea. Obiectul se fotografiază în vedere generală și în detaliile semnificative (art. 4 lit. b)).
Pasul 6 - Studiul de specialitate. Muzeograful de specialitate studiază obiectul pentru înscrierea în registru (art. 4 lit. c)).
Cum se corectează o greșeală în registru?
Greșeala nu se șterge: normele nu admit ștersături, adăugiri sau intervenții ulterioare (art. 2 lit. d)). Corecturile și completările se trec la „Observații” și se certifică prin semnătura conducătorului instituției și ștampila instituției.
Înscrierile se fac lizibil, iar numele proprii, termenii specifici rari și toponimele se scriu cu majuscule (art. 2 lit. c)).
Registrul informatizat înlocuiește registrul de inventar?
Nu. Legea muzeelor și a colecțiilor publice nr. 311/2003, republicată, prevede la art. 10 alin. (1):
„Evidența bunurilor care fac parte din patrimoniul muzeal este ținută prin Registrul informatizat pentru evidența analitică a bunurilor culturale, document permanent, având caracter obligatoriu, cu menținerea registrelor de inventar și a documentelor primare”.
Registrul informatizat se ține, așadar, alături de registrele de inventar și de documentele primare, nu în locul lor.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu registrul de inventar al muzeului?
Da. Normele aprobate prin Ordinul ministrului culturii nr. 2.035/2000 îl numesc „document oficial obligatoriu, cu caracter permanent” (art. 1 alin. (1)). Legea nr. 311/2003, republicată, cere, alături de registrul informatizat, „menținerea registrelor de inventar și a documentelor primare” (art. 10 alin. (1)).
Pe ce hârtie se tipărește registrul de inventar al muzeului?
Pe hârtie de minimum 80 g/mp (art. 2 lit. a) din norme); la listarea pe computer se fac copii de siguranță, păstrate în două locuri diferite. Registrul pentru evidența analitică a bunurilor culturale pe care îl tipărim are hârtie de 80 g/mp.
Cine semnează registrul de inventar al muzeului?
Conducătorul instituției. Înainte de folosire, el semnează ultima pagină, pe care se înscrie data și se aplică ștampila (art. 2 lit. b)). Tot prin semnătura lui și ștampila instituției se certifică orice corectură sau completare trecută la „Observații” (art. 2 lit. d)).
Ce număr de inventar primește un obiect format din mai multe piese?
Un ansamblu precum un costum primește un singur număr de inventar, cu piesele componente enumerate (art. 1 alin. (4)). Un tezaur de monede, în schimb, nu primește un singur număr.
Comandă registrul de inventar al muzeului
Registrul pentru evidența analitică a bunurilor culturale are cele 16 coloane din norme, cu rândul pe două pagini alăturate: coloanele 01-08 în stânga, 09-16 în dreapta. Ultima pagină este tipărită pentru dată, semnătura conducătorului și ștampilă.
Format A4, hârtie de 80 g/mp, 100 file, standard sau personalizat cu denumirea instituției; numerotarea, șnuruirea și sigilarea le face instituția. Prețurile sunt pe pagina produsului. Livrare prin curier, de regulă în 24-48 de ore de la expediere.