Borderoul de achiziție (cod 14-4-13) este documentul justificativ prin care o firmă cumpără legal bunuri de la persoane fizice, care nu pot emite factură. El consemnează bunurile, cantitățile și sumele plătite și stă la baza înregistrării achiziției în gestiune și în contabilitate.
Pe scurt
- Ce este: documentul justificativ din OMFP 2634/2015 pentru bunurile cumpărate de la persoane fizice, care nu emit factură. Produsele agricole de la producători se cumpără pe fila din carnetul de comercializare, iar deșeurile metalice pe borderoul prevăzut de OUG nr. 31/2011.
- Cine îl întocmește: persoana care efectuează aprovizionarea, în momentul achiziției.
- Bază legală: OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, anexa 2 poz. 31, cod formular 14-4-13; modelul poate fi adaptat de fiecare entitate (art. 4 alin. (2)).
- Format & arhivare: formular fără regim special, poate fi tipărit liber de orice tipografie; se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar (art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, forma dată de Legea 36/2023).
- Se reține impozit? Nu, pentru bunurile din patrimoniul personal al vânzătorului - venit neimpozabil conform art. 62 lit. m) din Codul fiscal. Singura excepție: deșeurile de metale feroase și neferoase, cu impozit final de 10% reținut la sursă începând cu 1 august 2025.
Ce este borderoul de achiziție?
Borderoul de achiziție, cod 14-4-13 în nomenclatorul documentelor financiar-contabile aprobat prin OMFP 2634/2015 (anexa 2, poz. 31), este documentul prin care o entitate consemnează cumpărarea de bunuri de la persoane fizice. Persoanele fizice care își vând bunuri din patrimoniul personal nu pot emite factură - iar fără un document justificativ, firma nu ar putea înregistra achiziția nici în gestiune, nici în contabilitate. Borderoul de achiziții rezolvă exact această problemă.
Potrivit normei specifice din OMFP 2634/2015, formularul îndeplinește trei funcții: este document de înregistrare în gestiune a bunurilor cumpărate de la persoane fizice, document justificativ de înregistrare în contabilitate și document pentru justificarea sumelor primite ca avans spre decontare pentru achiziții, respectiv pentru decontarea sumelor plătite. Se întocmește de persoana care efectuează aprovizionarea, în momentul achiziției - nu ulterior, la birou.
O regulă esențială, prevăzută la anexa 1 pct. 6 din același ordin: achizițiile de la persoane fizice pot fi înregistrate în contabilitate numai dacă se face dovada intrării în gestiune a bunurilor. Borderoul se completează așadar în tandem cu documentul de recepție - nota de recepție (NIR) - care atestă că bunurile au intrat efectiv în stocul firmei.
Cine cumpără pe borderou de achiziție?
Borderoul de achiziție este folosit de orice firmă care cumpără bunuri de la persoane fizice, ocazional sau ca model de business. Cele mai frecvente situații:
- Magazinele second-hand și amaneturile - haine, electronice, obiecte uzate cumpărate de la particulari;
- Anticariatele - cărți, discuri, obiecte de colecție din biblioteci personale;
- Service-urile auto și atelierele - piese, componente sau utilaje second-hand cumpărate de la persoane fizice;
- Firmele autorizate de colectare a deșeurilor - materiale reciclabile; pentru deșeurile metalice feroase și neferoase se folosește însă borderoul special prevăzut de OUG nr. 31/2011 (detalii mai jos);
- Achizițiile ocazionale ale oricărei firme - un birou, un utilaj sau alt bun cumpărat de la un particular.
De ce produsele agricole nu se cumpără pe borderou?
Pentru că legea o interzice expres: după 2 mai 2015, art. 20 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 145/2014 interzice utilizarea borderoului de achiziție (de la producători individuali), cod 14-4-13/b, la cumpărarea produselor agricole de la producători agricoli persoane fizice. Aceasta este capcana numărul unu a formularului: varianta 14-4-13/b există încă în nomenclator (anexa 2, poz. 32 din OMFP 2634/2015), dar nu mai poate fi folosită în acest scop. Excepțiile sunt prevăzute la art. 20 alin. (2): produsele agricole primite ca plată în natură a arendei sau a redevenței și strugurii de vin.
Achizițiile de produse agricole de la producătorii individuali se fac pe fila din carnetul de comercializare a produselor din sectorul agricol - document cu regim special, tipărit de Imprimeria Națională (Legea 145/2014, art. 8 alin. (1)). Producătorul prezintă carnetul, iar fila aferentă tranzacției devine documentul justificativ al cumpărătorului.
Din punct de vedere fiscal, nici aici cumpărătorul nu reține nimic: impozitul pe veniturile agricole este în sarcina producătorului, prin sistemul normelor de venit (art. 105-107 din Codul fiscal).
Se reține impozit la achizițiile de la persoane fizice?
Nu, în marea majoritate a cazurilor. Veniturile persoanelor fizice din vânzarea bunurilor din patrimoniul personal sunt neimpozabile, conform art. 62 lit. m) din Legea 227/2015 (Codul fiscal) - firma cumpărătoare nu reține impozit din suma din borderou. Mitul „se reține 10% la orice achiziție de la persoane fizice" este fals. Separat, operatorii economici care colectează sau valorifică deșeuri rețin la sursă o contribuție de 2% la Fondul pentru mediu din prețul deșeurilor cumpărate, inclusiv de la persoane fizice (OUG nr. 196/2005, art. 9 alin. (1) lit. a)).
Există o singură excepție, în vigoare de la 1 august 2025: pentru deșeurile de metale feroase și neferoase provenite din patrimoniul personal, firma plătitoare reține la sursă un impozit final de 10% (art. 114 alin. (2) lit. m²) din Codul fiscal, introdusă prin Legea nr. 141/2025, și art. 115 alin. (1) lit. a) și alin. (2)). Impozitul reținut se virează la buget până pe data de 25 a lunii următoare celei în care a fost reținut (art. 115 alin. (3)). Din aceeași sumă, colectorul reține și contribuția de 2% la Fondul pentru mediu.
| Ce vinde persoana fizică | Impozit reținut de firmă | Documentul achiziției |
|---|---|---|
| Bunuri din patrimoniul personal (mobilier, electronice, cărți, piese etc.) | Niciunul - venit neimpozabil (art. 62 lit. m) Cod fiscal) | Borderou de achiziție 14-4-13 |
| Produse agricole (producător individual) | Niciunul - impozitul e în sarcina producătorului (norme de venit, art. 105-107) | Fila din carnetul de comercializare, NU borderoul |
| Deșeuri de metale feroase/neferoase | 10% impozit final, reținut la sursă (veniturile plătite de la 1 august 2025), plus contribuția de 2% la Fondul pentru mediu | Borderoul de achiziție de deșeuri metalice prevăzut de OUG nr. 31/2011 |
Nici la capitolul TVA nu apare nimic de recuperat: vânzătorul persoană fizică nu este persoană impozabilă (art. 269 din Codul fiscal și normele de aplicare, pct. 4 alin. (2)), deci achiziția se face fără factură și fără TVA deductibil.
Declarativ, firmele înregistrate în scopuri de TVA raportează achizițiile pe borderou în declarația informativă 394 (secțiunea D, tip operațiune N), cu numele, prenumele și adresa vânzătorului (Ordinul ANAF nr. 3.769/2015, anexa nr. 2). Impozitul de 10% reținut pentru deșeurile metalice se declară până la termenul de plată, iar anual se depune declarația 205, pentru fiecare beneficiar de venit, până în ultima zi a lunii februarie (art. 132 din Codul fiscal).
Ce conține borderoul de achiziție? Modelul oficial
Modelul din OMFP 2634/2015 cuprinde antetul firmei cumpărătoare (denumire, CIF, sediu), numărul și data documentului, un tabel cu coloanele Produsul | Cod | U/M | Cantitate | Preț unitar de achiziție | Valoarea achiziției, rândul de TOTAL și semnăturile achizitorului și gestionarului.
Modelul nu este rigid: art. 4 alin. (2) din ordin permite adaptarea formularelor, cu condiția păstrării conținutului minimal prevăzut la anexa 1 pct. 2 - denumirea documentului, emitentul, numărul și data, părțile participante (când e cazul), conținutul operațiunii, datele cantitative și valorice, semnăturile. În practică, firmele adaugă la modelul de bază o rubrică pentru identificarea vânzătorului. OMFP 2634/2015 nu cere CNP-ul și nici copia cărții de identitate; firmele înregistrate în scopuri de TVA au însă nevoie de numele, prenumele și adresa vânzătorului pentru declarația 394. Excepție: la deșeurile metalice, borderoul din OUG nr. 31/2011 cere seria și numărul actului de identitate, CNP-ul și domiciliul vânzătorului.
Cum se completează borderoul de achiziție
Pasul 1 - Completați antetul și identificați vânzătorul. Înscrieți datele firmei cumpărătoare (denumire, CIF, sediu), numărul de ordine și data achiziției. Notați numele, prenumele și adresa vânzătorului, potrivit rubricilor din modelul adaptat al firmei (le cere declarația 394, dacă firma este înregistrată în scopuri de TVA). Copia actului de identitate nu este cerută de OMFP 2634/2015.
Pasul 2 - Înscrieți bunurile cumpărate. Pentru fiecare articol completați denumirea produsului, unitatea de măsură, cantitatea, prețul unitar de achiziție și valoarea rezultată. Descrieri precise („monitor LED 24", second-hand, funcțional") fac documentul verificabil la orice control ulterior.
Pasul 3 - Totalizați și semnați. Calculați totalul borderoului și semnați: achizitorul confirmă cumpărarea, iar gestionarul confirmă preluarea bunurilor. Deșeurile metalice de la persoane fizice nu se cumpără pe acest model, ci pe borderoul prevăzut de OUG nr. 31/2011, cu reținerea impozitului final de 10% și a contribuției de 2% la Fondul pentru mediu.
Pasul 4 - Documentați plata. Plata în numerar se evidențiază în registrul de casă, pe baza documentului de plată. Dacă achizitorul a primit un avans spre decontare, borderoul justifică sumele cheltuite la decont - vezi și dispoziția de plată către casierie, cu care se ridică avansul (ghidul dispoziției de plată explică circuitul complet).
Pasul 5 - Faceți recepția și arhivați. Întocmiți NIR-ul pentru intrarea bunurilor în gestiune - fără dovada intrării în gestiune, achiziția nu poate fi înregistrată în contabilitate (anexa 1 pct. 6 din OMFP 2634/2015; detalii în ghidul NIR-ului). Arhivați borderoul 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar.
Greșeli frecvente la achizițiile de la persoane fizice
- Reținerea a 10% din orice sumă plătită unei persoane fizice. Falsă generalizare: impozitul de 10% se aplică exclusiv deșeurilor de metale feroase și neferoase, de la 1 august 2025. Pentru restul bunurilor din patrimoniul personal, venitul vânzătorului este neimpozabil (art. 62 lit. m) Cod fiscal).
- Solicitarea copiei cărții de identitate. OMFP 2634/2015 nu o cere - conținutul minimal prevede menționarea părților, nu copii ale actelor. Pentru declarația 394 sunt necesare numele, prenumele și adresa vânzătorului; doar la deșeurile metalice, OUG nr. 31/2011 cere datele actului de identitate și CNP-ul.
- Cumpărarea produselor agricole de la producători pe borderou. Interzisă după 2 mai 2015 pentru borderoul 14-4-13/b (art. 20 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 145/2014), cu excepția arendei plătite în natură și a strugurilor de vin - documentul corect este fila din carnetul de comercializare.
- Borderou fără intrare în gestiune. Fără NIR sau alt document de recepție, achiziția nu poate fi înregistrată în contabilitate. La control, lipsa documentelor justificative se sancționează cu amendă de la 2.000 la 20.000 lei (art. 41 pct. 2 lit. c) și art. 42 alin. (1) din Legea 82/1991, în benzile actualizate prin OUG 115/2023 - plaja „300-4.000 lei" încă citată pe multe site-uri este expirată).
- „Obligatoriu în 2 exemplare." Regulă veche, din OMEF 3512/2008, abrogat prin OMFP 2634/2015, aplicabil de la 1 ianuarie 2016. Astăzi numărul de exemplare se stabilește prin procedurile proprii ale entității (art. 4 alin. (3) din OMFP 2634/2015); în practică se folosesc două - unul pentru contabilitate, unul pentru gestiune.
Întrebări frecvente
Cine întocmește borderoul de achiziție?
Persoana care efectuează aprovizionarea - angajatul sau administratorul care cumpără efectiv bunurile de la persoana fizică - și îl întocmește în momentul achiziției, potrivit normei specifice din OMFP 2634/2015. Documentul poartă apoi și semnătura gestionarului care preia bunurile.
Se reține impozit când cumperi bunuri de la persoane fizice?
Nu, pentru bunurile din patrimoniul personal al vânzătorului: venitul acestuia este neimpozabil conform art. 62 lit. m) din Codul fiscal, iar firma nu reține impozit. Singura excepție sunt deșeurile de metale feroase și neferoase, pentru care firma reține la sursă un impozit final de 10% din veniturile plătite începând cu 1 august 2025 (art. 114 alin. (2) lit. m²) și art. 115 din Codul fiscal) și îl virează până pe 25 a lunii următoare. Separat, colectorii de deșeuri rețin contribuția de 2% la Fondul pentru mediu (OUG nr. 196/2005).
Este obligatorie copia CI a vânzătorului?
Nu - OMFP 2634/2015 nu cere nici copia cărții de identitate, nici CNP-ul vânzătorului. Conținutul minimal al documentelor justificative (anexa 1 pct. 2) cere menționarea părților, când este cazul; firmele înregistrate în scopuri de TVA trec numele, prenumele și adresa vânzătorului în declarația 394. Excepție: la deșeurile metalice, borderoul din OUG nr. 31/2011 cere seria și numărul actului de identitate, CNP-ul și domiciliul vânzătorului.
Se pot cumpăra produse agricole de la producători pe borderou?
Nu - după 2 mai 2015, art. 20 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 145/2014 interzice folosirea borderoului de achiziție de la producători individuali (cod 14-4-13/b) la cumpărarea produselor agricole de la producători agricoli persoane fizice; excepțiile sunt arenda plătită în natură și strugurii de vin (alin. (2)). Documentul corect este fila din carnetul de comercializare a produselor din sectorul agricol, tipărit de Imprimeria Națională.
În câte exemplare se întocmește borderoul de achiziție?
Numărul de exemplare nu mai este fixat de lege - se stabilește prin procedurile proprii ale fiecărei entități, conform art. 4 alin. (3) din OMFP 2634/2015. Regula „obligatoriu 2 exemplare" provenea din OMEF 3512/2008, abrogat prin OMFP 2634/2015, aplicabil de la 1 ianuarie 2016; în practică, majoritatea firmelor păstrează totuși două exemplare.
Cât timp se păstrează borderoul de achiziție?
5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar - termenul general pentru documentele justificative, stabilit de art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, în forma dată de Legea 36/2023.
Comandă borderou de achiziție
Pe formularetipizate.ro găsiți borderoul de achiziții tipărit conform modelului 14-4-13 din OMFP 2634/2015, în variantă standard sau personalizată cu datele firmei pre-tipărite - prețurile și opțiunile sunt pe pagina produsului. Alături de el, completați circuitul achizițiilor cu nota de recepție (NIR) pentru intrarea în gestiune și registrul de casă pentru evidența plăților în numerar. Livrare prin curier, în toată România.