Borderoul de achiziție (cod 14-4-13) este documentul justificativ prin care o firmă cumpără legal bunuri de la persoane fizice, care nu pot emite factură. El consemnează bunurile, cantitățile și sumele plătite și stă la baza înregistrării achiziției în gestiune și în contabilitate.
Pe scurt
- Ce este: documentul justificativ pentru achizițiile de bunuri de la persoane fizice - singura cale prin care o firmă poate cumpăra legal, fără factură, de la vânzători care nu sunt înregistrați fiscal.
- Cine îl întocmește: persoana care efectuează aprovizionarea, în momentul achiziției.
- Bază legală: OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, anexa 2 poz. 31, cod formular 14-4-13; modelul poate fi adaptat de fiecare entitate (art. 4 alin. (2)).
- Format & arhivare: formular fără regim special, poate fi tipărit liber de orice tipografie; se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar (art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, forma dată de Legea 36/2023).
- Se reține impozit? Nu, pentru bunurile din patrimoniul personal al vânzătorului - venit neimpozabil conform art. 62 lit. m) din Codul fiscal. Singura excepție: deșeurile de metale feroase și neferoase, cu impozit final de 10% reținut la sursă începând cu 1 august 2025.
Ce este borderoul de achiziție?
Borderoul de achiziție, cod 14-4-13 în nomenclatorul documentelor financiar-contabile aprobat prin OMFP 2634/2015 (anexa 2, poz. 31), este documentul prin care o entitate consemnează cumpărarea de bunuri de la persoane fizice. Persoanele fizice care își vând bunuri din patrimoniul personal nu pot emite factură - iar fără un document justificativ, firma nu ar putea înregistra achiziția nici în gestiune, nici în contabilitate. Borderoul de achiziții rezolvă exact această problemă.
Potrivit normei specifice din OMFP 2634/2015, formularul îndeplinește trei funcții: este document de înregistrare în gestiune a bunurilor cumpărate de la persoane fizice, document justificativ de înregistrare în contabilitate și document pentru justificarea sumelor primite ca avans spre decontare pentru achiziții, respectiv pentru decontarea sumelor plătite. Se întocmește de persoana care efectuează aprovizionarea, în momentul achiziției - nu ulterior, la birou.
O regulă esențială, prevăzută la anexa 1 pct. 6 din același ordin: achizițiile de la persoane fizice pot fi înregistrate în contabilitate numai dacă se face dovada intrării în gestiune a bunurilor. Borderoul se completează așadar în tandem cu documentul de recepție - nota de recepție (NIR) - care atestă că bunurile au intrat efectiv în stocul firmei.
Cine cumpără pe borderou de achiziție?
Borderoul de achiziție este folosit de orice firmă care cumpără bunuri de la persoane fizice, ocazional sau ca model de business. Cele mai frecvente situații:
- Magazinele second-hand și amaneturile - haine, electronice, obiecte uzate cumpărate de la particulari;
- Anticariatele - cărți, discuri, obiecte de colecție din biblioteci personale;
- Service-urile auto și atelierele - piese, componente sau utilaje second-hand cumpărate de la persoane fizice;
- Firmele de colectare a deșeurilor - fier vechi, metale neferoase, materiale reciclabile (cu regimul fiscal special descris mai jos);
- Achizițiile ocazionale ale oricărei firme - un birou, un utilaj sau alt bun cumpărat de la un particular.
De ce produsele agricole nu se cumpără pe borderou?
Pentru că legea o interzice expres: din 2 mai 2015, art. 20 lit. a) din Legea 145/2014 interzice utilizarea borderoului de achiziție pentru cumpărarea de produse agricole de la persoane fizice. Aceasta este capcana numărul unu a formularului - și motivul pentru care varianta „Borderou de achiziție (de la producători individuali)", cod 14-4-13/b (anexa 2, poz. 32 din OMFP 2634/2015), deși există încă în nomenclator, nu mai poate fi folosită în acest scop.
Achizițiile de produse agricole de la producătorii individuali se fac pe fila din carnetul de comercializare a produselor din sectorul agricol - document cu regim special, tipărit exclusiv de Imprimeria Națională. Producătorul prezintă carnetul, iar fila aferentă tranzacției devine documentul justificativ al cumpărătorului.
Din punct de vedere fiscal, nici aici cumpărătorul nu reține nimic: impozitul pe veniturile agricole este în sarcina producătorului, prin sistemul normelor de venit (art. 105-107 din Codul fiscal).
Se reține impozit la achizițiile de la persoane fizice?
Nu, în marea majoritate a cazurilor. Veniturile persoanelor fizice din vânzarea bunurilor din patrimoniul personal sunt neimpozabile, conform art. 62 lit. m) din Legea 227/2015 (Codul fiscal) - firma cumpărătoare plătește exact suma din borderou, fără nicio reținere. Mitul „se reține 10% la orice achiziție de la persoane fizice" este fals.
Există o singură excepție, în vigoare de la 1 august 2025: pentru deșeurile de metale feroase și neferoase provenite din patrimoniul personal, firma plătitoare reține la sursă un impozit final de 10% (art. 114 alin. (2) lit. m²) și art. 115 din Codul fiscal, introduse prin Legea 141/2025). Impozitul reținut se virează la buget până pe data de 25 a lunii următoare plății.
| Ce vinde persoana fizică | Impozit reținut de firmă | Documentul achiziției |
|---|---|---|
| Bunuri din patrimoniul personal (mobilier, electronice, cărți, piese etc.) | Niciunul - venit neimpozabil (art. 62 lit. m) Cod fiscal) | Borderou de achiziție 14-4-13 |
| Produse agricole (producător individual) | Niciunul - impozitul e în sarcina producătorului (norme de venit, art. 105-107) | Fila din carnetul de comercializare, NU borderoul |
| Deșeuri de metale feroase/neferoase | 10% impozit final, reținut la sursă (de la 1 august 2025) | Borderou de achiziție 14-4-13 |
Nici la capitolul TVA nu apare nimic de recuperat: vânzătorul persoană fizică nu este persoană impozabilă (art. 269 din Codul fiscal și normele de aplicare, pct. 4 alin. (2)), deci achiziția se face fără factură și fără TVA deductibil.
Declarativ, achizițiile de bunuri din patrimoniul personal nu generează nicio obligație - nu se depune vreo declarație informativă. Declarația 205 devine relevantă doar când firma a reținut impozitul de 10% pe deșeurile metalice.
Ce conține borderoul de achiziție? Modelul oficial
Modelul din OMFP 2634/2015 cuprinde antetul firmei cumpărătoare (denumire, CIF, sediu), numărul și data documentului, un tabel cu coloanele Produsul | Cod | U/M | Cantitate | Preț unitar de achiziție | Valoarea achiziției, rândul de TOTAL și semnăturile achizitorului și gestionarului.
Modelul nu este rigid: art. 4 alin. (2) din ordin permite adaptarea formularelor, cu condiția păstrării conținutului minimal prevăzut la anexa 1 pct. 2 - denumirea documentului, emitentul, numărul și data, părțile participante (când e cazul), conținutul operațiunii, datele cantitative și valorice, semnăturile. În practică, firmele adaugă la modelul de bază o rubrică pentru identificarea vânzătorului (nume și date rezonabile de identificare) - dar, important, norma nu cere CNP-ul și nu cere copia cărții de identitate, oricât de răspândit ar fi acest obicei.
Cum se completează borderoul de achiziție
Pasul 1 - Completați antetul și identificați vânzătorul. Înscrieți datele firmei cumpărătoare (denumire, CIF, sediu), numărul de ordine și data achiziției. Notați numele vânzătorului și datele rezonabile de identificare, potrivit rubricilor din modelul adaptat al firmei - fără a condiționa tranzacția de copia actului de identitate.
Pasul 2 - Înscrieți bunurile cumpărate. Pentru fiecare articol completați denumirea produsului, unitatea de măsură, cantitatea, prețul unitar de achiziție și valoarea rezultată. Descrieri precise („monitor LED 24", second-hand, funcțional") fac documentul verificabil la orice control ulterior.
Pasul 3 - Totalizați și semnați. Calculați totalul borderoului și semnați: achizitorul confirmă cumpărarea, iar gestionarul confirmă preluarea bunurilor. Dacă achiziția vizează deșeuri metalice de la persoane fizice, calculați și rețineți impozitul final de 10% din suma cuvenită vânzătorului.
Pasul 4 - Documentați plata. Plata în numerar se evidențiază în registrul de casă, pe baza documentului de plată. Dacă achizitorul a primit un avans spre decontare, borderoul justifică sumele cheltuite la decont - vezi și dispoziția de plată către casierie, cu care se ridică avansul (ghidul dispoziției de plată explică circuitul complet).
Pasul 5 - Faceți recepția și arhivați. Întocmiți NIR-ul pentru intrarea bunurilor în gestiune - fără dovada intrării în gestiune, achiziția nu poate fi înregistrată în contabilitate (anexa 1 pct. 6 din OMFP 2634/2015; detalii în ghidul NIR-ului). Arhivați borderoul 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar.
Greșeli frecvente la achizițiile de la persoane fizice
- Reținerea a 10% din orice sumă plătită unei persoane fizice. Falsă generalizare: impozitul de 10% se aplică exclusiv deșeurilor de metale feroase și neferoase, de la 1 august 2025. Pentru restul bunurilor din patrimoniul personal, venitul vânzătorului este neimpozabil (art. 62 lit. m) Cod fiscal).
- Solicitarea copiei cărții de identitate. Norma nu o cere - conținutul minimal prevede identificarea părților, nu colectarea de copii ale actelor. Numele și datele rezonabile de identificare sunt suficiente.
- Cumpărarea produselor agricole pe borderou. Interzisă din 2 mai 2015 (art. 20 lit. a) din Legea 145/2014) - acolo documentul corect este fila din carnetul de comercializare.
- Borderou fără intrare în gestiune. Fără NIR sau alt document de recepție, achiziția nu poate fi înregistrată în contabilitate. La control, lipsa documentelor justificative se sancționează cu amendă de la 2.000 la 20.000 lei (art. 41 pct. 2 lit. c) și art. 42 alin. (1) din Legea 82/1991, în benzile actualizate prin OUG 115/2023 - plaja „300-4.000 lei" încă citată pe multe site-uri este expirată).
- „Obligatoriu în 2 exemplare." Regulă veche, din OMEF 3512/2008, abrogat din 2016. Astăzi numărul de exemplare se stabilește prin procedurile proprii ale entității (art. 4 alin. (3) din OMFP 2634/2015); în practică se folosesc două - unul pentru contabilitate, unul pentru gestiune.
Întrebări frecvente
Cine întocmește borderoul de achiziție?
Persoana care efectuează aprovizionarea - angajatul sau administratorul care cumpără efectiv bunurile de la persoana fizică - și îl întocmește în momentul achiziției, potrivit normei specifice din OMFP 2634/2015. Documentul poartă apoi și semnătura gestionarului care preia bunurile.
Se reține impozit când cumperi bunuri de la persoane fizice?
Nu, pentru bunurile din patrimoniul personal al vânzătorului: venitul acestuia este neimpozabil conform art. 62 lit. m) din Codul fiscal, iar firma nu reține nimic. Singura excepție sunt deșeurile de metale feroase și neferoase, pentru care firma reține la sursă un impozit final de 10% începând cu 1 august 2025 (Legea 141/2025) și îl virează până pe 25 a lunii următoare.
Este obligatorie copia CI a vânzătorului?
Nu - norma nu cere nici copia cărții de identitate, nici CNP-ul vânzătorului. Conținutul minimal al documentelor justificative (anexa 1 pct. 2 din OMFP 2634/2015) cere identificarea părților, ceea ce se rezolvă prin nume și date rezonabile de identificare, adăugate prin adaptarea modelului.
Se pot cumpăra produse agricole de la producători pe borderou?
Nu - din 2 mai 2015, art. 20 lit. a) din Legea 145/2014 interzice folosirea borderoului de achiziție pentru produsele agricole cumpărate de la persoane fizice. Documentul corect este fila din carnetul de comercializare a produselor din sectorul agricol, tipărit exclusiv de Imprimeria Națională.
În câte exemplare se întocmește borderoul de achiziție?
Numărul de exemplare nu mai este fixat de lege - se stabilește prin procedurile proprii ale fiecărei entități, conform art. 4 alin. (3) din OMFP 2634/2015. Regula „obligatoriu 2 exemplare" provenea din OMEF 3512/2008, abrogat din 2016; în practică, majoritatea firmelor păstrează totuși două exemplare.
Cât timp se păstrează borderoul de achiziție?
5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar - termenul general pentru documentele justificative, stabilit de art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, în forma dată de Legea 36/2023.
Comandă borderou de achiziție
Pe formularetipizate.ro găsiți borderoul de achiziții tipărit conform modelului 14-4-13 din OMFP 2634/2015, în variantă standard sau personalizată cu datele firmei pre-tipărite - prețurile și opțiunile sunt pe pagina produsului. Alături de el, completați circuitul achizițiilor cu nota de recepție (NIR) pentru intrarea în gestiune și registrul de casă pentru evidența plăților în numerar. Livrare prin curier, în toată România.