NIR-ul (Nota de recepție și constatare de diferențe) este formularul contabil prin care o firmă confirmă recepția mărfurilor intrate în gestiune, consemnând cantitățile efectiv primite și orice diferențe față de formularele furnizorului.
Pe scurt
- Ce este: documentul primar care atestă intrarea bunurilor în gestiune și permite înregistrarea lor contabilă corectă.
- Când e obligatoriu: numai în cele șase cazuri din norma OMFP 2634/2015 (de exemplu bunuri sosite fără documente, diferențe la recepție, gestiuni ținute la preț de vânzare); în rest, recepția se face pe factură sau pe aviz.
- Bază legală: OMFP nr. 2634/2015, cod de formular 14-3-1A, coroborat cu Legea contabilității nr. 82/1991.
- Format: tipizat autocopiativ A4, cu două exemplare, micro-perforate, în carnete de 50 de seturi.
Ce este NIR-ul (Nota de recepție și constatare de diferențe)?
Nota de recepție și constatare de diferențe, prescurtată NIR, este documentul care atestă intrarea bunurilor în gestiunea unui operator economic. NIR-ul îndeplinește un rol dublu: confirmă recepția fizică a mărfurilor și permite înregistrarea lor contabilă corectă. În cazurile enumerate de normă, NIR-ul este documentul de recepție obligatoriu; în celelalte, intrarea se justifică pe factură sau pe avizul de însoțire a mărfii (OMFP 2634/2015, anexa nr. 2).
NIR-urile pe care le tipărim sunt carnete A4 autocopiative în două exemplare (sau simple, într-un exemplar). Numărul de exemplare și circuitul le stabilește fiecare firmă prin proceduri proprii (OMFP 2634/2015, art. 4 alin. (3)); de regulă, un exemplar merge la contabilitate și unul rămâne la gestionar. Prin natura sa autocopiativă, completarea unui singur exemplar generează automat duplicatul, eliminând riscul de discrepanțe între copii.
NIR-ul verifică dacă mărfurile primite corespund cu ceea ce a fost comandat și facturat: cantitate, calitate, sortiment și prețuri. Neconcordanțele se consemnează în NIR - de aici „constatare de diferențe” din numele formularului; ce anume se înscrie stabilește firma prin proceduri proprii (anexa nr. 2).
Care este baza legală a NIR-ului?
NIR-ul este reglementat în principal de Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, unde este catalogat cu codul de formular 14-3-1A. Ordinul dă modelul formularului și norma lui de utilizare; modelul poate fi adaptat, iar numărul de exemplare și circuitul se stabilesc prin proceduri proprii (art. 4 alin. (2)-(3)).
Fundamentul juridic mai larg este asigurat de Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, care cere ca orice operațiune economico-financiară să fie consemnată, în momentul efectuării ei, într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate (art. 6 alin. (1)). Pentru intrarea bunurilor în gestiune, acest document este NIR-ul în cele șase cazuri cerute de normă, iar în rest factura sau avizul de însoțire a mărfii.
În ceea ce privește arhivarea, art. 25 din Legea contabilității, modificat prin Legea nr. 36/2023, stabilește că NIR-urile se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. Nerespectarea regulilor de păstrare și arhivare este contravenție (art. 41 pct. 2 lit. c)), constatată de personalul cu atribuții de inspecție fiscală și control financiar din Ministerul Finanțelor și ANAF (art. 42 alin. (4)).
Când este obligatoriu NIR-ul?
NIR-ul este document de recepție obligatoriu numai în cazurile enumerate de norma OMFP 2634/2015 (anexa 2); în celelalte, recepția și încărcarea în gestiune se fac pe factură sau pe avizul de însoțire al mărfii. Cele șase situații sunt:
- Mărfuri dintr-o singură factură sau aviz destinate mai multor gestiuni sau departamente - se întocmește câte un NIR pentru fiecare locație în parte.
- Bunuri primite pentru prelucrare, custodie sau depozitare - chiar dacă proprietatea nu se transferă, intrarea fizică în gestiune trebuie documentată.
- Mărfuri achiziționate de la persoane fizice - inclusiv cele cumpărate din piețe agroalimentare sau de la furnizori neprofesioniști care nu emit factură fiscală.
- Bunuri sosite fără documente de însoțire - NIR-ul consemnează recepția și intrarea în gestiune a bunurilor sosite neînsoțite de documente.
- Bunuri care prezintă diferențe la recepție - firma stabilește prin proceduri proprii ce se înscrie în NIR: de exemplu cantitatea și valoarea constatate în plus sau în minus și persoanele care au făcut recepția (anexa nr. 2).
- Mărfuri intrate în gestiuni la care evidența se ține la preț de vânzare - în practică, NIR-ul servește aici și la calculul prețului de vânzare (adaos comercial, TVA neexigibilă).
Un principiu esențial: se întocmește câte un NIR pentru fiecare recepție fizică distinctă, chiar dacă mai multe livrări au la bază aceeași factură. Cantitățile înscrise în NIR reflectă întotdeauna ceea ce s-a primit efectiv, nu ceea ce scrie pe formularul furnizorului.
Ce elemente obligatorii trebuie să conțină NIR-ul?
Un document dobândește calitatea de document justificativ numai dacă furnizează toate informațiile prevăzute de norme (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 4). Elementele principale ale oricărui document justificativ (anexa nr. 1 pct. 2): denumirea documentului; denumirea și sediul entității care îl întocmește; numărul și data întocmirii; părțile care participă la operațiune, când este cazul; conținutul operațiunii; datele cantitative și valorice, după caz; numele, prenumele și semnăturile persoanelor care răspund de operațiune. Datele valorice pot lipsi din NIR dacă se regăsesc în alt document justificativ (anexa nr. 2).
NIR-ul tipărit de noi are, în plus, rubrici pentru documentul furnizorului, cantitatea livrată și cea primită, comisia de recepție și gestiunea primitoare; modelul poate fi adaptat (art. 4 alin. (2)).
Cum se completează NIR-ul pas cu pas?
NIR-ul se completează la momentul recepției fizice a mărfurilor, nu ulterior. Iată procedura corectă:
Pasul 1 - Pregătirea formularelor de referință: aveți la îndemână factura fiscală sau avizul de însoțire emis de furnizor.
Pasul 2 - Înscrierea datelor de identificare: completați numărul NIR-ului, din plaja alocată prin procedura internă de numerotare (OMFP 2634/2015, anexa nr. 1 pct. 24), data, furnizorul și gestiunea primitoare.
Pasul 3 - Referința formularului furnizorului: treceți numărul și data facturii sau avizului.
Pasul 4 - Numărarea fizică a bunurilor: înainte de a completa cantitățile, verificați efectiv fiecare articol primit.
Pasul 5 - Completarea rândurilor de marfă: descriere, unitate de măsură, cantitate conform formular și cantitate efectiv recepționată.
Pasul 6 - Consemnarea diferențelor: dacă există neconcordanțe, treceți în NIR natura, cantitatea și valoarea lor, după procedura internă a firmei.
Pasul 7 - Semnăturile: semnează persoanele care au făcut recepția și gestionarul primitor, după procedura internă a firmei.
Pasul 8 - Distribuirea exemplarelor: exemplarul 1 la contabilitate, exemplarul 2 la gestionar.
Deoarece formularul este autocopiativ, scrieți apăsat pe prima filă - al doilea exemplar se obține automat, fără recopiere. Completați NIR-ul la recepție, nu ulterior: Legea contabilității cere ca operațiunea să fie consemnată în momentul efectuării ei (art. 6 alin. (1)).
Ce se întâmplă când există diferențe la recepție?
Când cantitățile sau calitatea bunurilor primite nu corespund cu documentele furnizorului, neconcordanțele se consemnează în NIR - de aici „constatare de diferențe” din numele formularului; ce anume se înscrie stabilește firma prin proceduri proprii (anexa nr. 2).
Procedura de urmat este clară: mai întâi se înscriu în NIR cantitățile efectiv primite (nu cele din factură), apoi se notează natura diferenței - lipsă cantitativă, exces, degradare, sortiment necorespunzător. Documentul semnat arată că firma a sesizat problema la momentul recepției.
Ulterior, cumpărătorul transmite furnizorului o notificare de diferențe, solicitând, după caz, livrarea suplimentară, emiterea unui storno sau înlocuirea bunurilor necorespunzătoare. Din punct de vedere contabil, în evidențe se înregistrează doar cantitățile efectiv intrate. Diferența se regularizează apoi cu furnizorul (livrare suplimentară, factură de stornare sau înlocuirea bunurilor).
Greșeli frecvente la completarea NIR-ului
Cele mai comune erori apar din grabă sau din necunoașterea reglementărilor. Din experiența noastră de peste 10 ani, firmele care folosesc NIR-uri personalizate cu datele gestiunilor pretipărite fac mai puține greșeli la completare, deoarece câmpurile fixe sunt deja acoperite. Iată greșelile care apar cel mai frecvent în practică:
- Completarea NIR-ului după recepție - înscrierea datei reale de recepție, dar completarea efectivă mult mai târziu, creează risc fiscal și contabil.
- Preluarea cantităților din factură fără verificare fizică - cel mai frecvent motiv pentru care diferențele rămân nedetectate și neraportate.
- Lipsa semnăturilor - documentul justificativ trebuie să cuprindă numele și semnăturile persoanelor care răspund de operațiune (anexa nr. 1 pct. 2); când NIR-ul se întocmește în program, semnătura poate fi înlocuită de identificarea stabilită prin proceduri proprii (pct. 11).
- Diferențe neconsemnate la recepție - fără diferențele consemnate la recepție, firma își dovedește greu ulterior lipsa sau defectul față de furnizor.
- Folosirea unui singur NIR pentru mai multe livrări din zile diferite - fiecare recepție fizică necesită NIR propriu, chiar dacă provine de la același furnizor și pe aceeași factură.
- NIR completat cu cerneală ștearsă sau modificat prin corectur - în documentele financiar-contabile nu sunt admise ștersături; eroarea se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greșite și înscrierea alături a celei corecte, în toate exemplarele, cu semnătura celui care a corectat și data corecturii (OMFP 2634/2015, anexa nr. 1 pct. 14).
Relația dintre NIR, factură și aviz
Cele trei formulare formează împreună lanțul complet al unei tranzacții comerciale și trebuie să fie coerente între ele. Fiecare are un rol distinct în fluxul documentar.
Avizul de însoțire a mărfii este emis de furnizor și însoțește fizic transportul; confirmă că bunurile au plecat din depozitul vânzătorului. Factura fiscală reprezintă formularul comercial și fiscal al vânzării, cu valoarea și TVA-ul aferente. NIR-ul este formularul intern al cumpărătorului, care atestă că bunurile au ajuns efectiv și au fost verificate. Diferența dintre primele două, pe larg: aviz de însoțire vs. factură.
Fluxul standard este: furnizorul expediază marfa cu aviz sau factură → cumpărătorul primește fizic și întocmește NIR la recepție → NIR-ul merge la contabilitate unde se înregistrează intrarea în gestiune. Numărul facturii sau avizului furnizorului se trece în NIR, asigurând trasabilitatea completă a tranzacției. Consumul intern ulterior se justifică prin bonul de consum, iar mișcările fiecărui articol se urmăresc în fișa de magazie. Vezi și ghidul NIR vs. bon de recepție.
Întrebări frecvente (FAQ)
Este obligatoriu NIR-ul pentru toate firmele?
Nu. NIR-ul este document de recepție obligatoriu numai în cele șase cazuri din norma OMFP 2634/2015 - de exemplu bunuri sosite fără documente de livrare, diferențe la recepție sau mărfuri intrate în gestiuni ținute la preț de vânzare. În celelalte cazuri, recepția se face pe factură sau pe aviz; firma poate alege, prin procedură proprie, să întocmească NIR la fiecare recepție.
Câte exemplare trebuie să aibă NIR-ul?
Ordinul nu fixează numărul de exemplare: îl stabilește fiecare firmă prin proceduri proprii (OMFP 2634/2015, art. 4 alin. (3) și anexa nr. 1 pct. 22). În practică se folosesc două: unul la contabilitate, unul la gestionar. Formularele autocopiative pe care le folosesc firmele sunt concepute exact pentru această cerință, generând automat al doilea exemplar la completarea primului.
Cât timp trebuie arhivat NIR-ul?
Potrivit art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, modificat prin Legea nr. 36/2023, NIR-urile se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. Practic, un NIR din 2024 se arhivează până la 1 iulie 2030. Formularele se păstrează în condiții care să asigure lizibilitatea și integritatea lor pe toată durata termenului legal.
Ce se întâmplă dacă nu am NIR la control ANAF?
Depinde de situație. Acolo unde norma îl cere - de exemplu la bunuri sosite fără documente sau cu diferențe -, lipsa lui lasă intrarea în gestiune fără document justificativ: nerespectarea regulilor privind documentele justificative se sancționează cu amendă de la 2.000 la 20.000 lei (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 41 pct. 2 lit. c) și art. 42 alin. (1) lit. c)), iar la inspecție sarcina dovezii revine contribuabilului (Codul de procedură fiscală, art. 73 alin. (1)). Acolo unde recepția s-a făcut pe factură sau pe aviz, acel document justifică intrarea.
Pot completa NIR-ul electronic?
Da. Documentele financiar-contabile pot fi pretipărite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 22) și pot fi prezentate pe hârtie sau în format electronic (pct. 12); programul trebuie să dea fiecărui document un număr unic și să permită listarea la cererea organelor de control. Totuși, pentru firmele care nu au implementat un sistem ERP, formularul tipărit autocopiativ rămâne soluția practică, economică și conformă.
Comandă formulare NIR
Formularele NIR disponibile pe formularetipizate.ro sunt tipizate autocopiative în format A4, cu două exemplare, micro-perforate, produse conform codului de formular 14-3-1A prevăzut de OMFP 2634/2015. Fiecare carnet conține 50 de seturi (file), suficiente pentru activitatea curentă a unui depozit sau magazin.
Puteți comanda:
- NIR cu TVA - pentru firme plătitoare de TVA, cu rubrici dedicate pentru valoarea fără TVA, cota și suma TVA
- NIR fără TVA - pentru neplătitori de TVA sau pentru recepții de bunuri scutite
- Formulare standard - cu câmpuri predefinite conform legislației
- Formulare personalizate - cu denumirea și datele firmei dvs. pretipărite, pentru un flux de lucru mai rapid și o imagine profesională
Livrare rapidă în toată România, prin curier. Pentru comenzi în cantități mari sau personalizate, contactați-ne pentru o ofertă dedicată.