Delegația pentru ridicare de mărfuri este împuternicirea scrisă prin care o firmă desemnează o persoană (delegatul) să ridice mărfuri sau alte valori de la un furnizor, în numele ei. Delegatul se legitimează la furnizor cu delegația completată și cu actul de identitate, iar fila rămâne la furnizor ca dovadă că bunurile au fost predate unei persoane autorizate de cumpărător.
Pe scurt
- Ce este: împuternicirea prin care firma cumpărătoare autorizează un angajat sau un colaborator să ridice marfa de la furnizor.
- Când se folosește: ori de câte ori marfa este ridicată de altcineva decât administratorul - șofer, agent, curier propriu.
- Statut legal: document operațional comercial, fără model normat în nomenclatorul OMFP 2634/2015 - layout liber, cerut în practică de furnizori, nu de lege.
- Format: carnet cu 100 de file, A6, 1 exemplar - fila completată se predă furnizorului la ridicare.
Ce este delegația pentru ridicare de mărfuri?
Când marfa comandată se ridică de la sediul sau depozitul furnizorului, acesta vrea să știe că o predă unei persoane autorizate de firma cumpărătoare - nu oricui pretinde că „a venit după marfă". Delegația pentru ridicare de mărfuri rezolvă exact această problemă: firma cumpărătoare completează o filă cu datele delegatului (nume, act de identitate, CNP), furnizorul de la care se ridică marfa, bunurile sau valorile de ridicat și documentul de referință (factura sau avizul de însoțire a mărfii).
La ridicare, delegatul prezintă delegația și se legitimează cu actul de identitate. Furnizorul confruntă datele, predă marfa și păstrează fila, atașată de regulă la exemplarul său din factură sau aviz - dovada că bunurile au ieșit din gestiune către o persoană împuternicită.
Este obligatorie prin lege?
Nu. Delegația pentru ridicare de mărfuri este un document operațional comercial: nu are cod de formular și nu figurează în nomenclatorul documentelor financiar-contabile din OMFP nr. 2634/2015, iar layout-ul este liber. Niciun act normativ nu obligă firmele să o folosească.
În practică însă, majoritatea furnizorilor o cer - protejează ambele părți. Pentru furnizor este dovada predării către o persoană autorizată; pentru cumpărător este garanția că marfa lui nu poate fi ridicată de persoane străine. De aceea delegația tipizată, în carnet gata de completat, rămâne un consumabil curent în firmele care lucrează cu depozite și furnizori.
Delegație de ridicare vs. ordin de deplasare
Ambele se numesc, colocvial, „delegație" - dar sunt documente diferite:
- Delegația pentru ridicare de mărfuri împuternicește o persoană să ridice bunuri de la un furnizor. Nu are legătură cu decontarea cheltuielilor.
- Ordinul de deplasare (cod 14-5-4, OMFP 2634/2015) documentează deplasarea în interes de serviciu a unui angajat și stă la baza decontării transportului, cazării și diurnei - detalii în ghidul ordinului de deplasare.
Dacă șoferul pleacă în altă localitate să ridice marfă, cele două se pot folosi împreună: ordinul de deplasare pentru decont, delegația pentru ridicarea propriu-zisă a mărfii.
Unde se încadrează în fluxul de livrare?
La furnizor, eliberarea mărfii urmează lanțul din gestiune: dispoziția de livrare (documentul intern prin care desfacerea ordonă depozitului eliberarea - vezi ghidul dispoziției de livrare), apoi avizul de însoțire sau factura care acompaniază bunurile. Delegația este piesa cumpărătorului în același flux: legitimează persoana care preia marfa la capătul lanțului.
Cum se completează delegația
Pasul 1 - Firma cumpărătoare completează antetul cu datele proprii: denumirea, C.I.F., numărul de înregistrare la Registrul comerțului și sediul.
Pasul 2 - Se completează datele delegatului: numele complet, seria și numărul actului de identitate (B.I./C.I.) și CNP-ul.
Pasul 3 - Se precizează furnizorul de la care se ridică marfa și bunurile sau valorile de ridicat, cu trimitere la factura sau avizul de referință (numărul și data).
Pasul 4 - Conducătorul unității semnează și aplică ștampila; delegatul semnează de primire a împuternicirii.
Pasul 5 - La furnizor, delegatul prezintă delegația și actul de identitate; fila rămâne la furnizor, atașată documentului de livrare.
Întrebări frecvente
Cine poate fi delegat?
Orice persoană desemnată de firmă: angajat, șofer, agent de aprovizionare sau chiar un colaborator extern. Important este ca datele din delegație să corespundă cu actul de identitate prezentat la ridicare.
Delegația ține loc de aviz de însoțire a mărfii?
Nu. Delegația doar legitimează persoana care ridică marfa. Pe drum, bunurile trebuie însoțite de factură sau de avizul de însoțire a mărfii - delegația nu este document de transport și nu justifică proveniența bunurilor.
Câte file are carnetul și în ce format?
Carnetul are 100 de file simple, format A6 (105 × 148 mm), tipar față. Fiecare filă se completează pentru o singură ridicare și se predă furnizorului. Varianta personalizată vine cu datele firmei pre-tipărite în antet, ca delegațiile să fie gata de completat.
Se arhivează delegațiile?
Fila predată rămâne la furnizor, care o atașează de regulă la documentul de livrare. Cumpărătorul păstrează cotorul carnetului ca evidență internă a împuternicirilor emise - util la reconcilierea ridicărilor cu facturile primite.