Ordinul de deplasare, cunoscut și sub denumirea de delegație, este formularul prin care angajatorul autorizează deplasarea unui salariat în interes de serviciu în altă localitate decât cea în care își desfășoară activitatea. Stă la baza decontării cheltuielilor de transport, cazare și diurnă.
Pe scurt
- Ce este: formularul oficial prin care angajatorul autorizează deplasarea unui salariat în interes de serviciu în altă localitate și justifică decontarea cheltuielilor de transport, cazare și diurnă.
- Când se întocmește: pentru fiecare deplasare în interes de serviciu (OMFP 2634/2015, anexa 2) - este documentul pe baza căruia se decontează și se înregistrează cheltuielile.
- Bază legală: OMFP nr. 2634/2015 (cod 14-5-4); Codul Muncii (Legea nr. 53/2003), art. 43-47; Codul fiscal, art. 76 (plafonul neimpozabil al diurnei). HG nr. 714/2018 se aplică doar sectorului public și dă nivelul de referință al diurnei.
- Format: tipizat A5, pe hârtie normală, un singur exemplar, în blocuri de 100 de file.
Ce este ordinul de deplasare?
Ordinul de deplasare este formularul oficial prin care angajatorul autorizează formal trimiterea unui salariat în deplasare de serviciu într-o altă localitate. Pe baza lui se decontează cheltuielile efectuate în timpul călătoriei - transport, cazare, masă - și se înregistrează în contabilitate. Ordinul de deplasare îndeplinește, astfel, un dublu rol: autorizează deplasarea înainte de plecare și justifică cheltuielile după întoarcere.
Din punct de vedere fizic, formularul este un tipizat în format A5, pe hârtie normală, într-un singur exemplar. Formularul îl însoțește pe salariat pe durata deplasării, iar la întoarcere se predă la contabilitate. Formularul se emite întotdeauna înainte de plecare și se semnează de angajator (ștampila este opțională pentru entitățile private), iar la destinație poate primi, în căsuțele „Sosit / Plecat”, ștampila și semnătura unității vizitate, ca dovadă a prezenței salariatului — obligatoriu doar pentru personalul instituțiilor publice, care obține pe ordin viza conducătorului instituției la care se deplasează, cu data și ora sosirii și plecării (HG nr. 714/2018, anexă, art. 16). La întoarcere, pe verso-ul formularului sau în secțiunea dedicată se completează decontul cheltuielilor efective.
Care este baza legală?
Cadrul legal al ordinului de deplasare este reglementat prin mai multe acte normative care se completează reciproc. Formularul este cel din OMFP nr. 2634/2015 (cod 14-5-4), care prevede că ordinul de deplasare „se întocmește pentru fiecare deplasare, de către persoana care urmează a efectua deplasarea". Pentru personalul din sectorul public se aplică HG nr. 714/2018 privind drepturile și obligațiile personalului autorităților și instituțiilor publice pe perioada delegării și detașării în altă localitate, precum și în cazul deplasării în interesul serviciului — actul care a abrogat, începând cu 2019, vechea HG nr. 1860/2006. Firmelor private, HG nr. 714/2018 le dă doar nivelul de referință al diurnei; pentru ele se aplică prevederile Codului Muncii (Legea nr. 53/2003), care reglementează delegarea (art. 43-44) și detașarea (art. 45-47).
Din perspectivă financiar-contabilă, ordinul de deplasare este reglementat ca document justificativ prin OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, care stabilește elementele principale pe care trebuie să le cuprindă documentele justificative (anexa 1 pct. 2). Pentru deplasările în străinătate ale personalului instituțiilor publice se aplică HG nr. 518/1995 privind unele drepturi și obligații ale personalului român trimis în străinătate, care stabilește diurna în valută pe țări; la nivelul ei se raportează și plafonul neimpozabil al diurnei externe pentru salariații firmelor private (Codul fiscal, art. 76 alin. (2) lit. k) pct. (ii)).
Cuantumul diurnei din sectorul public poate fi actualizat prin ordin al ministrului finanțelor, când indicele prețurilor de consum se modifică cu peste 10% (HG nr. 714/2018, art. 2); ultima actualizare este OMF nr. 1.235/2023, în vigoare din 1 aprilie 2023. Diurna internă pentru instituțiile publice este de 23 lei/zi (HG nr. 714/2018, actualizată prin OMF nr. 1235/2023), ceea ce înseamnă pentru sectorul privat un plafon neimpozabil de 57,50 lei/zi (de 2,5 ori nivelul legal), sumă care, în limitele plafonului, nu este supusă impozitului pe venit și contribuțiilor sociale. Sumele care depășesc plafonul legal sunt tratate ca venit salarial și se impozitează în consecință.
Când este obligatoriu ordinul de deplasare?
Norma spune că ordinul de deplasare se întocmește pentru fiecare deplasare în interes de serviciu (OMFP 2634/2015, anexa 2), fără să folosească cuvântul „obligatoriu". Întocmirea lui nu depinde de durata deplasării, de mijlocul de transport folosit sau de distanța față de locul obișnuit de muncă. Codul muncii definește delegarea ca exercitarea temporară a unor sarcini de serviciu „în afara locului său de muncă” (art. 43), iar diurna neimpozabilă privește activitatea desfășurată „în altă localitate” (Codul fiscal, art. 76 alin. (2) lit. k)).
Formularul este documentul obișnuit prin care se justifică fiscal și contabil cheltuielile de deplasare: diurna, biletele de transport (tren, avion, autobuz), cazarea la hotel și orice alte cheltuieli aferente deplasării. Codul fiscal nu numește ordinul de deplasare, dar o cheltuială fără document justificativ riscă să nu fie recunoscută la inspecție - sarcina dovezii revine contribuabilului (Codul de procedură fiscală, art. 73 alin. (1)). La o inspecție a Agenției Naționale de Administrare Fiscală (ANAF), ordinele de deplasare sunt documentele cu care firma își dovedește cheltuielile de delegație înscrise în contabilitate. Lipsa lor sau emiterea retroactivă, după data deplasării, face cheltuielile greu de dovedit.
Formularul 14-5-4 este dispoziția de deplasare „pe teritoriul țării” (OMFP 2634/2015, anexa 2). Pentru deplasările în străinătate, cheltuielile se decontează pe decontul de cheltuieli pentru deplasări externe (cod 14-5-5), iar șoferii care fac transporturi internaționale cu autovehiculele firmei primesc ordinul de deplasare în străinătate (cod 14-5-4/a); diurna în valută are reguli proprii (HG nr. 518/1995).
Ce conține ordinul de deplasare?
Elementele principale ale oricărui document justificativ sunt cele din OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 2. Modelul ordinului de deplasare 14-5-4 (anexa 3) are aceste rubrici:
- Pe față: entitatea, numărul, numele salariatului („Dl./D-na”), funcția („având funcția de”), scopul („este delegat pentru”), destinația („la”), durata deplasării (de la … până la …), actul cu care se legitimează, semnătura conducătorului entității și data
- Pe verso (decontul): ziua și ora plecării și sosirii, data depunerii decontului, penalizările calculate, avansul spre decontare (primit la plecare, primit în timpul deplasării, total), cheltuielile efectuate conform documentelor anexate și diferența de primit sau de restituit
- Semnăturile decontului: „Aprobat, conducătorul entității”, „Verificat decont”, „Șef compartiment” și „Titular”
Formularele noastre au în plus căsuțele „Sosit / Plecat / Cu (fără) cazare”, cu loc pentru ștampila și semnătura unității vizitate, pentru confirmarea de la destinație.
Cum se completează ordinul de deplasare pas cu pas
Ordinul de deplasare se completează în două etape distincte: înainte de plecare (secțiunea de autorizare) și după întoarcere (secțiunea de decont). Completarea corectă a ambelor etape este esențială pentru ca formularul să fie valabil din punct de vedere fiscal și contabil.
Pasul 1 - Completarea datelor: ordinul se întocmește „de către persoana care urmează a efectua deplasarea” (OMFP 2634/2015, anexa 2) — numele și prenumele, funcția și datele entității (denumire, sediu, cod fiscal).
Pasul 2 - Specificarea destinației și a scopului: se înscriu localitatea de destinație, denumirea instituției sau a firmei care va fi vizitată și o descriere concisă a scopului deplasării (de exemplu: „negociere contract de furnizare", „participare la instruire tehnică", „control la punctul de lucru").
Pasul 3 - Stabilirea perioadei de deplasare: se completează data și, după caz, ora plecării și data estimată de întoarcere. Durata influențează direct numărul de zile de diurnă la care salariatul are dreptul.
Pasul 4 - Transportul: modelul 14-5-4 nu are o rubrică pentru mijlocul de transport; biletele și bonurile se trec la întoarcere în decont, la „Cheltuieli efectuate conform documentelor anexate”. La instituțiile publice, deplasarea cu autoturismul propriu se aprobă în prealabil și se decontează contravaloarea a 7,5 litri de carburant la 100 km, pe distanța cea mai scurtă (HG nr. 714/2018, anexă, art. 7 alin. (1)); la firmele private, regula o stabilește angajatorul. Pentru vehiculele firmei, deplasarea se consemnează în foaia de parcurs.
Pasul 5 - Acordarea avansului, dacă este cazul: dacă salariatul primește un avans de trezorerie (acordat în numerar, de regulă, prin dispoziție de plată și consemnat în registrul de casă) pentru acoperirea cheltuielilor estimate, suma se trece pe verso, la „Avans spre decontare — Primit la plecare”. La decont, diferența de primit se plătește cu dispoziție de plată, iar cea de restituit se depune cu dispoziție de încasare către casierie (cod 14-4-4) (OMFP 2634/2015, anexa 2).
Pasul 6 - Semnarea de către angajator: modelul are rubrica „Semnătura conducătorului entității”; ștampila se aplică doar dacă firma o folosește — modelul din OMFP 2634/2015 nu are rubrică de ștampilă. Fără această semnătură, formularul nu mai este dispoziția de deplasare pe care o descrie norma (OMFP 2634/2015, anexa 2).
Pasul 7 - Confirmarea la destinație: la unitatea vizitată, salariatul poate cere în căsuțele „Sosit / Plecat” data, ora, ștampila și semnătura, ca dovadă a prezenței. Pentru personalul instituțiilor publice este o obligație: viza conducătorului instituției la care se deplasează, cu data și ora sosirii și plecării (HG nr. 714/2018, anexă, art. 16).
Pasul 8 - Completarea decontului la întoarcere: după revenirea la sediu, salariatul completează secțiunea de decont cu cheltuielile efective: transport (cu atașarea biletelor sau bonurilor de combustibil), cazare (cu atașarea facturii de la hotel), diurnă calculată pe numărul de zile, alte cheltuieli justificate. Decontul semnat se predă la contabilitate împreună cu toate documentele justificative originale. Am detaliat regulile decontării în ghidul decontului de cheltuieli.
Ce este diurna și cum se calculează?
Diurna de deplasare este indemnizația zilnică acordată salariatului pentru acoperirea cheltuielilor de masă și a altor cheltuieli curente pe durata deplasării în interes de serviciu. Nu este un salariu suplimentar, ci o compensare forfetară a cheltuielilor de subzistență suportate de angajat departe de domiciliu sau de locul obișnuit de muncă.
Pentru sectorul privat, plafonul zilnic neimpozabil al diurnei interne este de 57,50 lei/zi (de 2,5 ori nivelul de 23 lei/zi din sectorul public); cuantumul efectiv îl stabilește angajatorul. Din 2022, neimpozitarea se verifică însă pe două plafoane simultan: pe lângă limita zilnică de 57,50 lei, diurna totală nu poate depăși echivalentul a 3 salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat, calculat prin raportarea celor 3 salarii la numărul de zile lucrătoare din lună și înmulțit cu zilele de delegare din luna respectivă (plafon introdus prin Legea nr. 72/2022, cu formula de calcul actuală stabilită prin OUG nr. 115/2023). Sumele care se încadrează în ambele plafoane sunt scutite de impozit pe venit și de contribuții sociale; partea care depășește oricare dintre ele va fi tratată ca venit salarial, supus impozitului pe venit (10%) și contribuțiilor obligatorii (CAS, CASS). Zilele de delegare se iau din perioada înscrisă în ordinul de deplasare. La instituțiile publice, ele se numără din 24 în 24 de ore, de la plecare până la înapoiere, iar pentru o delegare de o zi sau pentru ultima zi indemnizația se acordă numai dacă durata este de cel puțin 12 ore (HG nr. 714/2018, anexă, art. 1 alin. (5)-(6)); firmele private își stabilesc regula prin politica internă.
Diurna pentru deplasările internaționale este stabilită în valută, prin HG nr. 518/1995, pe țări de destinație, și are un regim fiscal similar: sumele în limita plafonului legal sunt neimpozabile, excedentul se impozitează. Pentru deplasările externe, cheltuielile se decontează pe decontul de cheltuieli pentru deplasări externe (cod 14-5-5), iar pentru șoferii în transport internațional nomenclatorul are ordinul de deplasare în străinătate (cod 14-5-4/a) (OMFP 2634/2015, anexa 2).
Greșeli frecvente
Cele mai multe erori în gestionarea ordinelor de deplasare nu provin din intenție, ci din necunoașterea procedurilor sau din organizarea deficitară a fluxului de lucru. La Driver Print, am observat că firmele de transport și cele cu echipe de teren comandă cele mai mari cantități de ordine de deplasare, iar varianta personalizată cu datele firmei pretipărite accelerează procesul de emitere. Iată cele mai frecvente greșeli întâlnite în practică și consecințele lor:
- Lipsa dovezilor deplasării - la o inspecție fiscală, sarcina dovezii revine firmei (Codul de procedură fiscală, art. 73 alin. (1)). Biletele, factura de cazare și confirmarea „Sosit / Plecat” de la destinație arată că deplasarea a avut loc; confirmarea este obligatorie doar pentru personalul instituțiilor publice (HG nr. 714/2018, anexă, art. 16).
- Necompletarea decontului la întoarcere - unii salariați predau la contabilitate ordinul de deplasare fără a completa secțiunea de decont sau fără a atașa documentele justificative. Un ordin de deplasare fără decont nu poate fi înregistrat contabil și nu justifică cheltuielile.
- Lipsa documentelor justificative pentru transport și cazare - diurna poate fi acordată forfetar, fără documente justificative, dar cheltuielile cu biletele de tren, avion sau cazarea la hotel se trec în decont pe baza documentelor justificative (facturi, chitanțe, bilete). Bonurile de combustibil trebuie să se potrivească cu traseul deplasării.
- Depășirea plafonului de diurnă fără tratament fiscal corect - acordarea unei diurne mai mari decât plafonul legal, fără a calcula și reține impozitul și contribuțiile aferente excedentului, constituie o eroare fiscală care poate atrage obligații suplimentare și penalități de întârziere.
- Emiterea retroactivă a ordinului de deplasare - completarea formularului după efectuarea deplasării, cu o dată anterioară întoarcerii, este o practică incorectă care poate fi sesizată la control prin nepotriviri între datele formularului și data înregistrărilor în contabilitate sau în extrasele de cont bancar.
Întrebări frecvente (FAQ)
Este obligatoriu ordinul de deplasare?
Norma prevede că ordinul de deplasare se întocmește pentru fiecare deplasare (OMFP 2634/2015, anexa 2, cod 14-5-4): este dispoziția către persoana delegată și documentul pe baza căruia se decontează și se înregistrează în contabilitate cheltuielile de transport, cazare și diurnă. Codul fiscal nu îl numește, dar la o inspecție cheltuielile de delegație fără documente justificative riscă să nu fie recunoscute - sarcina dovezii revine contribuabilului (Codul de procedură fiscală, art. 73 alin. (1)).
Ce este diurna de deplasare?
Diurna de deplasare este indemnizația zilnică acordată salariatului pentru cheltuielile de masă și subzistență pe durata deplasării în altă localitate. Pentru sectorul privat, plafonul neimpozabil este de 57,50 lei/zi pentru deplasările interne. Sumele acordate în limita acestui plafon nu sunt supuse impozitului pe venit și contribuțiilor sociale. Diurna se calculează în funcție de numărul de zile de deplasare înscrise în ordinul de deplasare, documentul pe baza căruia se decontează (OMFP 2634/2015, anexa 2).
Cine semnează ordinul de deplasare?
Pe față, ordinul de deplasare are rubrica „Semnătura conducătorului entității”, completată înainte de plecare. Pe verso, decontul are rubricile „Aprobat, conducătorul entității”, „Verificat decont”, „Șef compartiment” și „Titular” (modelul 14-5-4, OMFP 2634/2015, anexa 3). Modelul nu are rubrică de ștampilă. Personalul instituțiilor publice obține, în plus, pe ordin viza conducătorului instituției la care se deplasează, cu data și ora sosirii și plecării (HG nr. 714/2018, anexă, art. 16); la firmele private, confirmarea de la destinație este o dovadă utilă, nu o obligație.
Pot deconta cheltuieli fără ordin de deplasare?
Nu este recomandat. Ordinul de deplasare este documentul pe baza căruia se decontează cheltuielile și se înregistrează în contabilitate (OMFP 2634/2015, anexa 2). Fără el, cheltuielile de transport, cazare și diurnă rămân fără document justificativ și riscă să nu fie recunoscute la inspecția fiscală, iar diurna poate fi reîncadrată ca venit salarial.
Care este diferența dintre delegație și detașare?
Delegația (ordinul de deplasare) este o măsură temporară și de scurtă durată prin care salariatul este trimis să îndeplinească o sarcină în altă localitate, revenind la locul obișnuit de muncă după finalizarea misiunii. Detașarea este schimbarea temporară a locului de muncă, din dispoziția angajatorului, „la un alt angajator” (art. 45), pe cel mult un an, cu prelungire excepțională, cu acordul ambelor părți, din 6 în 6 luni (art. 46). Cele două măsuri au regimuri juridice distincte, reglementate separat în Codul Muncii: delegația la art. 43-44, detașarea la art. 45-47.
Comandă ordine de deplasare
Ordinele de deplasare disponibile pe formularetipizate.ro sunt tipizate în format A5, pe hârtie normală, în blocuri de 100 de file. Fiecare formular include atât secțiunea de autorizare a deplasării (completată înainte de plecare), cât și secțiunea integrată de decont al cheltuielilor (completată la întoarcere), eliminând nevoia de formulare separate pentru cele două etape ale procesului.
Puteți comanda:
- Formulare standard - cu rubricile ordinului de deplasare (delegație) cod 14-5-4 pretipărite, inclusiv căsuțele „Sosit / Plecat” pentru confirmarea de la destinație, gata de utilizare imediat
- Formulare personalizate - cu denumirea firmei, codul fiscal și alte date pretipărite, pentru un flux de lucru mai rapid și o imagine profesională în relația cu partenerii de afaceri
- Blocuri de 100 de file - format compact, ușor de transportat și de gestionat în arhivă
Livrare rapidă în toată România, prin curier. Pentru comenzi în cantități mari sau pentru formulare personalizate cu datele firmei dvs., contactați-ne pentru o ofertă dedicată.