Fișa locatarului, numită și fișa apartamentului, este documentul intern al asociației de proprietari în care se ține evidența, pe fiecare apartament, a datelor necesare repartizării cheltuielilor comune: proprietarul, numărul de persoane, cota-parte indiviză, suprafața utilă și situația plăților și a restanțelor. Nu are cod OMFP și nu se confundă cu cartea de imobil.
Pe scurt
- Ce este: evidența internă a asociației de proprietari, ținută pe fiecare apartament, cu datele care stau la baza repartizării cheltuielilor comune și a urmăririi plăților și restanțelor.
- Cine o folosește: administratorul sau președintele asociației de proprietari, în activitatea curentă.
- Bază legală: Legea nr. 196/2018 - criteriile de repartizare a cheltuielilor (art. 75 alin. (2), art. 82-93), suprafața utilă și cota-parte indiviză (art. 86), notificarea schimbărilor privind persoanele din apartament (art. 30) - și OMFP nr. 3103/2017 privind contabilitatea în partidă simplă a asociațiilor. Formular cu conținut liber, fără cod OMFP.
- Format: filă individuală A5, tipărită pe carton, în variantă standard sau personalizată cu datele asociației.
- Este obligatorie? Documentul nu este cerut nominal de lege; obligatorie este evidența corectă pe apartament, iar fișa este un instrument practic pentru a o ține pe hârtie.
Ce este fișa locatarului?
Fișa locatarului este instrumentul prin care asociația de proprietari centralizează, pentru fiecare apartament în parte, datele de care depinde calculul întreținerii. Legea nr. 196/2018 impune repartizarea cheltuielilor asociației pe criterii precise - număr de persoane, suprafață utilă, cotă-parte indiviză - iar fișa locatarului este exact locul unde aceste date stau adunate, apartament cu apartament.
Fiind un formular cu conținut liber, fără model oficial pretipărit, fiecare asociație îl poate adapta după modul propriu de repartizare a cheltuielilor. Operațional, fișa este completată și ținută la zi de administrator sau de președintele asociației.
Fișa locatarului vs cartea de imobil - care este diferența?
Sunt două documente diferite, cu destinatari diferiți. Cartea de imobil este evidența persoanelor care locuiesc în imobil, reglementată prin OUG nr. 97/2005 și HG nr. 295/2021, în relația cu Poliția și evidența populației. Fișa locatarului, în schimb, este un instrument financiar-administrativ intern al asociației, folosit pentru repartizarea întreținerii - nu are nicio legătură cu evidența populației. Detalii despre primul document găsiți în ghidul cărții de imobil.
Ce date conține fișa locatarului?
Conținutul uzual, aliniat criteriilor de repartizare din Legea 196/2018:
- Identificarea apartamentului și a proprietarului - număr apartament, nume proprietar;
- Numărul de persoane care locuiesc în apartament;
- Cota-parte indiviză (%) și suprafața utilă (mp);
- Situația plăților și a restanțelor - lună de lună: totalul de plată, ce s-a achitat (data, chitanța, suma) și restanța.
Aceste date alimentează direct lista de plată a cotelor de contribuție (cod 14-6-28), documentul lunar afișat la avizier - vezi și ghidul listei de plată.
Cum se folosește fișa locatarului
Pasul 1 - Deschideți câte o fișă pentru fiecare apartament. Completați antetul: asociația, adresa (bloc/scară), apartamentul, proprietarul, numărul de persoane, cota-parte indiviză și suprafața utilă.
Pasul 2 - Actualizați fișa la fiecare schimbare. Vânzarea apartamentului, modificarea numărului de persoane sau orice altă schimbare relevantă se operează imediat în fișă - altfel repartizarea lunară pornește de la date greșite.
Pasul 3 - Corelați lunar fișa cu lista de plată. Totalul de plată din lista lunară și încasările apartamentului (data, chitanța, suma) se trec pe rândul lunii, astfel încât restanța să poată fi verificată oricând, apartament cu apartament.
Greșeli frecvente
- Confundarea cu cartea de imobil. Cele două documente au roluri complet diferite: cartea de imobil privește evidența persoanelor, fișa locatarului privește banii asociației.
- Neactualizarea datelor. Un proprietar nou sau o persoană în plus neînregistrată înseamnă întreținere repartizată greșit pentru tot blocul.
- Lipsa corelării cu lista de plată. Fără trecerea lunară a sumelor în fișă, restanțele devin greu de urmărit pe apartament.
Întrebări frecvente
Este obligatorie fișa locatarului?
Fișa nu este un document cerut nominal de lege, dar evidența corectă pe apartament este obligatorie: Legea nr. 196/2018 impune repartizarea cheltuielilor pe criteriile legale, iar OMFP nr. 3103/2017 reglementează contabilitatea în partidă simplă a asociațiilor. Fișa locatarului este un instrument practic prin care această evidență se poate ține pe hârtie, apartament cu apartament.
Fișa locatarului este același lucru cu cartea de imobil?
Nu. Cartea de imobil este evidența persoanelor care locuiesc în imobil (OUG nr. 97/2005 și HG nr. 295/2021), ținută în relația cu Poliția și evidența populației. Fișa locatarului este un instrument financiar-administrativ intern al asociației, pentru repartizarea întreținerii.
Ce conține fișa locatarului?
Datele necesare repartizării cheltuielilor comune pe apartament: proprietarul, numărul de persoane, cota-parte indiviză (%), suprafața utilă (mp), plus situația lunară a plăților și a restanțelor. Aceste date alimentează lista de plată lunară afișată la avizier.
Există un model oficial al fișei locatarului?
Nu. Fișa locatarului este un formular cu conținut liber: nu are cod OMFP și nu există un model oficial pretipărit. Fiecare asociație îl poate adapta după modul propriu de repartizare a cheltuielilor.
Comandă fișa locatarului
Pe formularetipizate.ro găsiți fișa locatarului ca filă individuală A5, tipărită pe carton - nu în carnet - în variantă standard sau personalizată cu denumirea și datele asociației; prețurile sunt pe pagina produsului. Alături de ea, asociațiile comandă frecvent lista de plată a cotelor de contribuție și cartea de imobil. Livrare prin curier în 24-48 de ore, în toată România. Pentru toate formularele necesare unei asociații, vezi ghidul formularelor pentru asociații de proprietari.