Orice asociație de proprietari din România este obligată să țină un set bine definit de registre și formulare, prin care își documentează contabilitatea, fondurile, hotărârile și evidența locatarilor. Aceste documente sunt reglementate de Legea 196/2018 și de OMFP 3103/2017, sunt verificate de cenzor și de departamentul de specialitate al primăriei și constituie dovada unei administrări corecte și transparente a condominiului.
Spre deosebire de o firmă obișnuită, asociația de proprietari conduce contabilitatea în partidă simplă și folosește o serie de formulare specifice, cu coduri proprii, care nu se regăsesc în alte domenii. Acest ghid trece în revistă toate documentele de care are nevoie o asociație - de la registrele fondurilor și lista de plată, până la cartea de imobil, registrul de procese-verbale și statul de salarii.
Pe scurt
- Cine are obligația: orice asociație de proprietari, care își conduce contabilitatea în partidă simplă, conform OMFP nr. 3103/2017.
- Bază legală: Legea nr. 196/2018 (organizarea asociațiilor și administrarea condominiilor) + OMFP nr. 3103/2017 (reglementările contabile pentru persoanele juridice fără scop patrimonial).
- Obligatorii pentru orice asociație: registrul-jurnal și registrul-inventar — registrele de bază ale contabilității în partidă simplă.
- Formulare standardizate: registrele fondurilor (rulment, reparații, sume speciale, penalizări) și lista de plată sunt formulare standardizate din nomenclatorul cuprins în anexa 2 la OMFP 3103/2017; registrul unic de procese-verbale este cerut de Legea 196/2018, art. 16.
- Păstrare: 5 ani de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar, inclusiv statele de salarii (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25, modificat prin Legea 36/2023).
Cadrul legal: Legea 196/2018 și OMFP 3103/2017
Funcționarea asociațiilor de proprietari este reglementată de Legea nr. 196/2018 privind înființarea, organizarea și funcționarea asociațiilor de proprietari și administrarea condominiilor, care a înlocuit vechea Lege 230/2007.
Pe partea contabilă, asociațiile aplică OMFP nr. 3103/2017 privind reglementările contabile pentru persoanele juridice fără scop patrimonial, al cărui Nomenclator (Anexa 2) cuprinde formularele specifice asociațiilor de proprietari, cu coduri proprii din familiile 14-6-25 și 14-6-30.
Important de știut: asociațiile de proprietari nu emit facturi către proprietari și nu folosesc sistemul RO e-Factura pentru listele de plată, iar contabilitatea lor este exceptată de la raportarea SAF-T. Documentele pe hârtie rămân, așadar, pe deplin valabile.
Registrele contabile de bază
Ca orice entitate care ține contabilitate în partidă simplă, asociația folosește registrele contabile generale, disponibile în categoria Formulare tipizate contabile:
- Registrul de casă – evidența încasărilor și plăților în numerar (soldul de casă al asociației este limitat la 1.000 lei, conform Legii 196/2018).
- Registrul-jurnal – înregistrarea cronologică a operațiunilor.
- Registrul-inventar – evidența elementelor de inventar.
- Chitanțierul – pentru încasarea cotelor; asociația emite chitanțe separate pentru fondul de rulment și fondul de reparații.
Aceste formulare sunt comune tuturor entităților și se procură din categoria contabile.
Registrele fondurilor asociației
Aici încep formularele specifice asociațiilor de proprietari, pe care nu le găsiți în alte categorii. Fiecare fond are propriul registru, cu cod OMFP distinct:
- Registrul fondului de rulment (cod 14-6-25/a) – fondul constituit în avans pentru cheltuielile curente. Detalii în ghidul Ce este fondul de rulment?.
- Registrul fondului de reparații (cod 14-6-25/b) – fondul pentru lucrările de întreținere și reabilitare. Vezi Ce este fondul de reparații?.
- Registrul sumelor speciale (cod 14-6-25/c) – veniturile din activitățile proprii (închirieri, reclame, antene). Vezi Ce este registrul de sume speciale?.
- Registrul fondului de penalizări (cod 14-6-25/d) – penalizările aplicate restanțelor. Vezi Ce este fondul de penalizări?.
Lista de plată și situația soldurilor
Pentru repartizarea lunară a cheltuielilor și pentru raportarea financiară, asociația folosește două formulare specifice:
- Lista de plată a cotelor de contribuție (cod 14-6-28) – documentul lunar prin care administratorul repartizează cheltuielile pe apartamente și le afișează la avizier, în maximum 5 zile de la primirea ultimei facturi. Detalii în Ce este lista de plată a cotelor?.
- Situația soldurilor elementelor de activ și de pasiv (cod 14-6-30/d) – documentul care prezintă poziția financiară a asociației și se depune semestrial la primărie. Vezi Ce este situația soldurilor?.
Documentele administrative: procese-verbale și carte de imobil
Pe lângă contabilitate, asociația ține și documentele care atestă deciziile și evidența locatarilor:
- Registrul unic de procese-verbale – registrul în care se consemnează hotărârile adunării generale, deciziile comitetului executiv și procesele-verbale ale cenzorului. Hotărârile adunării generale se trec numai aici (Legea 196/2018, art. 16 și 49). Vezi Ce este registrul unic de procese-verbale?.
- Cartea de imobil – registrul de evidență a locatarilor, ținut de asociație conform OUG 97/2005 și HG 295/2021. Detalii în Ce este cartea de imobil?.
Statul de plată pentru personalul angajat
Dacă asociația are personal angajat - administrator, contabil, casier, îngrijitor - cu contract individual de muncă, ea trebuie să întocmească lunar statul de plată (cod 14-5-1), în care se calculează salariile brute, reținerile și salariile nete. Vezi Ce este statul de plată?.
Lista pe scurt: ce formulare are nevoie o asociație de proprietari
| Document | Cod | Rol |
|---|---|---|
| Registru de casă | 14-4-7A | Evidența numerarului |
| Registru-jurnal / inventar | 14-1-1/A, 14-1-2 | Contabilitate de bază |
| Chitanțier | 14-4-1 | Încasarea cotelor și fondurilor |
| Registru fond de rulment | 14-6-25/a | Cheltuieli curente |
| Registru fond de reparații | 14-6-25/b | Lucrări de reparații |
| Registru sume speciale | 14-6-25/c | Venituri din activități proprii |
| Registru fond de penalizări | 14-6-25/d | Penalizări restanțe |
| Listă de plată a cotelor | 14-6-28 | Repartizarea lunară a cheltuielilor |
| Situația soldurilor | 14-6-30/d | Raportare financiară |
| Registru unic de procese-verbale | – | Hotărâri și decizii |
| Carte de imobil | – | Evidența locatarilor |
| Stat de plată | 14-5-1 | Salariile personalului |
Cum îți organizezi documentele asociației
Pasul 1 — Stabilește documentele necesare. Ce fonduri are asociația constituite — rulment, reparații, sume speciale, penalizări? Are personal angajat cu contract de muncă (atunci este necesar și statul de plată)? Registrul-jurnal, registrul-inventar, registrul de casă și chitanțierul sunt necesare oricărei asociații.
Pasul 2 — Procură registrele standardizate. Formularele specifice se găsesc în categoria formulare pentru asociații de proprietari, iar registrele contabile generale în categoria tipizate contabile.
Pasul 3 — Ține evidența fondurilor cu chitanțe separate. Pentru încasarea fondului de rulment se emit chitanțe nominale separate de cele ale cotelor de întreținere (Legea 196/2018, art. 72 alin. (4)), iar fiecare fond se urmărește în registrul propriu.
Pasul 4 — Afișează lista de plată și încasează cotele la termen. Administratorul afișează lista de plată la avizier în maximum 5 zile de la primirea ultimei facturi (art. 66 alin. (1) lit. m)), iar proprietarii au obligația să achite cotele în termen de 30 de zile de la afișare (art. 77 alin. (2)).
Pasul 5 — Arhivează documentele 5 ani. Registrele și documentele justificative se păstrează 5 ani (Legea 82/1991, art. 25) și se prezintă la verificările cenzorului și ale compartimentului de specialitate al primăriei.
Întrebări frecvente
Ce registre este obligată să țină o asociație de proprietari?
Registrul-jurnal, registrul-inventar, registrul de casă, registrele fondurilor (rulment, reparații, sume speciale, penalizări), lista de plată a cotelor, situația soldurilor, registrul unic de procese-verbale și - dacă are angajați - statul de plată.
Asociația folosește e-Factura?
Nu pentru relația cu proprietarii. ANAF a clarificat că asociațiile nu emit facturi către proprietari și nu transmit listele de plată prin RO e-Factura. e-Factura devine obligatorie doar dacă asociația desfășoară activități economice.
Unde găsesc registrele specifice asociațiilor?
Registrele fondurilor, lista de plată, situația soldurilor, registrul de procese-verbale, cartea de imobil și statul de plată se găsesc în categoria Formulare pentru asociații de proprietari. Registrul de casă, registrul-jurnal, registrul-inventar și chitanțierul sunt în categoria contabile.
Cât timp se păstrează documentele asociației?
5 ani de la data de 1 iulie a anului următor celui al încheierii exercițiului financiar, inclusiv statele de salarii (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25, modificat prin Legea 36/2023; pentru contabilitatea în partidă simplă, termenul este preluat în OMFP 3103/2017, anexa 2, pct. 10¹, introdus prin OMF 1447/2023). Regula veche — 10 ani pentru registre și 50 de ani pentru statele de salarii — mai apare pe multe site-uri, dar a fost abrogată în 2023.
Comandă formularele pentru asociația ta
Pe formularetipizate.ro găsiți întregul set de registre și formulare pentru asociații de proprietari, conform Legii 196/2018 și OMFP 3103/2017, în format A4 cu copertă cartonată, cu livrare națională în 24-48 ore. Toate sunt disponibile standard sau personalizate cu denumirea și datele asociației.
