Foaia de parcurs este formularul care evidențiază activitatea unui autovehicul de firmă: traseele efectuate, kilometrii parcurși și consumul de combustibil. Se completează de conducătorul auto și servește ca justificativ pentru cheltuielile de deplasare - iar fiscal, este condiția prin care cheltuielile auto devin integral deductibile, în loc să rămână la deducerea limitată de 50%.
Pe scurt
- Ce este: formularul tipizat care înregistrează deplasările unui autovehicul - trasee, kilometri și consum de combustibil - justificativ pentru cheltuielile de deplasare.
- Când e obligatorie: condiția pentru deducerea integrală (100%) a cheltuielilor auto - fără ea, deducerea rămâne la 50% pentru vehiculele până la 3.500 kg și 9 locuri (art. 25 Cod fiscal); cerută expres de lege doar la transportul ocazional de persoane (document de control) și la școlile de șoferi.
- Bază legală: Codul fiscal (Legea 227/2015) art. 25 alin. (3) lit. l) și art. 298 + HG 1/2016 (conținut minim); OMTI 980/2011 (transport ocazional persoane); OMT 733/2013 (școli de șoferi); Legea 82/1991 (arhivare 5 ani).
- Format: hârtie normală 80 g/mp, tipar față-verso, blocuri de 100 de file; A4 sau A5 la marfă și persoane, A4 la varianta școală.
Ce este foaia de parcurs?
Foaia de parcurs este un formular tipizat care înregistrează deplasările unui autovehicul aflat în folosința unei firme sau a unui operator de transport: traseele parcurse, kilometrii efectuați, consumul de combustibil și punctele de încărcare sau de coborâre a pasagerilor - o imagine completă și verificabilă a activității vehiculului.
Există trei variante principale: foaia de parcurs pentru marfă - pentru vehiculele care transportă bunuri -, foaia de parcurs pentru persoane - pentru transportul de călători și mașinile de serviciu - și foaia de parcurs pentru autovehicule „Școală" - documentul zilnic al mașinilor de instruire. Variantele marfă și persoane se tipăresc pe hârtie normală 80 g/mp, față-verso, în blocuri de 100 de file, format A4 sau A5; varianta școală - în format A4.
Ca practică recomandată, se întocmește câte o foaie de parcurs pe vehicul pe zi - legea nu impune expres completarea zilnică, ci justificarea fiecărei deplasări, însă evidența zilnică acoperă cel mai simplu această cerință. Pentru cursele de mai multe zile se poate emite un formular per cursă. La nivel de flotă, foile de parcurs se centralizează în fișa activității zilnice (FAZ) - vezi ghidul dedicat FAZ.
Care este baza legală?
Contrar unor surse de pe internet, foaia de parcurs nu are legătură cu Legea nr. 319/2006 a securității și sănătății în muncă - un mit larg răspândit. Cadrul legal real este în principal fiscal, completat de reglementări de transport pentru situații specifice:
- Codul fiscal (Legea nr. 227/2015), art. 25 alin. (3) lit. l) - pentru vehiculele până la 3.500 kg și 9 locuri neutilizate exclusiv în scop economic, cheltuielile (inclusiv combustibilul) sunt deductibile limitat la 50%; foaia de parcurs dovedește utilizarea exclusivă în scop economic și deschide deducerea integrală. Pentru TVA: art. 298;
- HG nr. 1/2016 (Normele metodologice), Titlul II pct. 16 alin. (2) și Titlul VII pct. 68 - stabilesc conținutul minim al foii de parcurs: „cel puțin următoarele informații: categoria de vehicul utilizat, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși, norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs";
- OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile - cadru general al documentelor justificative; foaia de parcurs nu are un model propriu în nomenclator, ordinul permițând formulare proprii;
- OMTI nr. 980/2011, art. 75 - doar la transportul rutier ocazional de persoane există o „foaie de parcurs" cu nume legal: documentul de control cu foi detașabile, în două exemplare, carnete de 25 de file (model: anexa nr. 22); în UE - Reg. (CE) nr. 1073/2009 art. 12 (model: Reg. (UE) nr. 361/2014), în afara UE - Acordul INTERBUS;
- OMT nr. 733/2013 - impune școlilor de șoferi „foaia zilnică de parcurs", cu model fix în anexa nr. 3 la Metodologie;
- Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25 (modificat prin Legea nr. 36/2023) - termenul de arhivare a documentelor justificative.
Termenul legal de arhivare este de 5 ani, calculat de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care formularul a fost utilizat.
Când este obligatorie foaia de parcurs?
Răspunsul corect este nuanțat: foaia de parcurs nu este obligatorie „pentru orice autovehicul de firmă", cum se afirmă frecvent. Există patru situații distincte:
1. Fiscal - condiția pentru deducerea integrală (100%). Pentru vehiculele până la 3.500 kg și 9 locuri neutilizate exclusiv în scop economic, Codul fiscal (art. 25 alin. (3) lit. l), art. 298 pentru TVA) limitează deducerea cheltuielilor - inclusiv combustibilul - la 50%. Fără foaie de parcurs, deducerea rămâne limitată la 50%; cu foi de parcurs complete, care dovedesc utilizarea exclusivă în scopul activității economice, cheltuielile devin integral deductibile. Diferența dintre 50% și 100% înseamnă sume semnificative anual - motivul practic pentru care majoritatea firmelor țin foi de parcurs.
Anumite categorii au deducere integrală indiferent de foaia de parcurs (art. 25 alin. (3) lit. l) pct. 1-5): vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgență, pază și protecție ori curierat; vehiculele agenților de vânzări și de achiziții; transportul de persoane cu plată (inclusiv taxi); prestarea de servicii cu plată, inclusiv închirierea și instruirea de către școlile de șoferi; vehiculele folosite ca mărfuri. Vehiculele peste 3.500 kg sau peste 9 locuri sunt complet în afara limitării.
2. Transportul ocazional de persoane - document de control obligatoriu la bord. Singurul caz în care legislația de transport cere expres o „foaie de parcurs" la bord: la cursele ocazionale (excursii, transferuri, evenimente), operatorul deține documentul de control cu foi detașabile, în două exemplare, carnete de 25 de file (OMTI 980/2011 art. 75; în UE, Reg. (CE) nr. 1073/2009).
3. Școlile de șoferi - obligatorie prin OMT 733/2013. Foaia zilnică de parcurs face parte din documentația obligatorie a școlilor de conducători auto - detalii în secțiunea dedicată de mai jos.
4. Practică de gestiune a flotei - recomandată tuturor firmelor cu vehicule. Foaia de parcurs este instrumentul standard de urmărire a consumului, traseelor și utilizării vehiculelor. Setul complet de documente pentru transportatori: ghidul tipizatelor pentru firme de transport.
Ce nu este foaia de parcurs la transportul de marfă: OG nr. 27/2011 nu o menționează. La controlul în trafic se cer copia conformă a licenței comunitare și documentul de transport - scrisoarea de transport, respectiv CMR la internațional (art. 24). Foaia de parcurs marfă este document intern de evidență și justificare fiscală, nu document de control rutier.
Ce conține foaia de parcurs?
Conținutul minim legal este stabilit prin HG nr. 1/2016 (Titlul II pct. 16 alin. (2) și Titlul VII pct. 68): „cel puțin următoarele informații: categoria de vehicul utilizat, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși, norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs". Formularele tipizate includ, dincolo de acest minim, toate datele de identificare a vehiculului, șoferului și curselor.
Elementele unei foi de parcurs complete:
- Identificarea vehiculului: numărul de înmatriculare, tipul și marca autovehiculului;
- Date conducător auto: numele și prenumele, numărul permisului de conducere, categoria;
- Data la care se efectuează deplasarea;
- Traseul: punctul de plecare, destinația, opririle intermediare și scopul deplasării;
- Kilometri: indexul la plecare, indexul la sosire, totalul kilometrilor parcurși;
- Combustibil: cantitatea inițială, alimentările pe parcurs, cantitatea finală, consumul total și norma proprie de consum;
- Date privind marfa (pentru varianta marfă): puncte de încărcare și descărcare, natura și cantitatea mărfii;
- Date privind pasagerii (pentru varianta persoane): numărul de călători, stațiile de urcare și coborâre, date privind biletele;
- Ore de plecare și sosire pentru fiecare cursă sau etapă a zilei;
- Semnătura dispecerului sau managerului care a aprobat deplasarea;
- Semnătura conducătorului auto care atestă corectitudinea datelor.
Foaia de parcurs pentru marfă vs. pentru persoane
Cele două variante clasice diferă prin câmpurile specifice activității - bunuri, respectiv călători. Structura de bază este identică, cu secțiuni adaptate operațiunii.
| Criteriu | Foaie de parcurs marfă | Foaie de parcurs persoane |
|---|---|---|
| Tip vehicul | Autoutilitare, camioane, furgonete | Autobuze, microbuze, taxi, transport privat |
| Date specifice | Puncte de încărcare/descărcare, natura mărfii, cantitate | Număr de călători, stații de urcare/coborâre |
| Formulare asociate | Aviz de însoțire, factură, CMR | Date bilete, documente de control ARR |
| Operator tipic | Firme de curierat, transport marfă, logistică | Transport public, turism, navetă angajați |
| Responsabilitate marfă | Da - se consemnează starea mărfii la preluare | Nu se aplică |
| Baza legală specifică | Cod fiscal art. 25 + HG 1/2016 (justificare fiscală; document intern) | Cod fiscal art. 25 + HG 1/2016; OMTI 980/2011 art. 75 (doar transport ocazional: document de control) / Reg. (CE) 1073/2009 |
Precizare: documentul de control ARR pentru cursele ocazionale (carnete de 25 de foi detașabile, în două exemplare) este un document distinct, cu regim propriu. Blocurile de foi de parcurs pentru persoane sunt documente de evidență internă și justificare fiscală - complementare, nu un substitut.
Folosirea variantei de marfă la un vehicul de persoane, sau invers, lasă necompletate exact câmpurile care justifică activitatea și slăbește documentul la control.
Foaia de parcurs pentru școlile de șoferi
Școlile de conducători auto au un regim aparte: pentru ele, foaia de parcurs este obligatorie în mod expres. OMT nr. 733/2013 (în vigoare) prevede, la art. 37 lit. a) din Metodologie, „foaia zilnică de parcurs" ca document al autovehiculelor de instruire, cu model fix în anexa nr. 3 - cu matcă, serie și număr.
Circuitul este strict reglementat: școala eliberează zilnic câte o foaie fiecărui instructor (art. 42), instructorul o deține la bord și o prezintă la control (art. 44 lit. f)), iar la finalizarea pregătirii foaia se predă școlii, care o arhivează 3 ani. Spre deosebire de variantele marfă și persoane, aici obligativitatea este reală și sancționabilă - de această evidență depinde menținerea autorizației școlii.
Blocurile de foi de parcurs pentru autovehicule „Școală" urmează modelul prevăzut de metodologie și sunt disponibile în variantă standard sau personalizată cu datele școlii.
Cum se completează foaia de parcurs pas cu pas
Completarea foii de parcurs este responsabilitatea conducătorului auto; datele se verifică și se contrasemnează de dispecer sau de responsabilul flotei. Formularul se completează cronologic, de la plecare până la revenirea vehiculului.
Pasul 1 - Completați datele de identificare ale vehiculului. Înainte de pornire, înscrieți numărul de înmatriculare, marca și tipul autovehiculului. Datele trebuie să corespundă cu documentele vehiculului.
Pasul 2 - Completați datele conducătorului auto. Introduceți numele complet, numărul permisului de conducere și categoria. Dacă vehiculul este condus de mai mulți șoferi în aceeași zi, fiecare completează datele pentru intervalul său.
Pasul 3 - Înregistrați kilometrajul la plecare. Citiți indexul odometrului înainte de pornire și consemnați valoarea exactă - este referința pentru calculul kilometrilor parcurși.
Pasul 4 - Notați cantitatea de combustibil din rezervor la plecare. Consemnați nivelul inițial de combustibil. Orice alimentare pe parcurs se înregistrează separat, cu cantitatea și bonul fiscal aferent.
Pasul 5 - Completați datele de traseu pe parcursul zilei. Pentru fiecare deplasare, notați plecarea, destinația, scopul și orele de pornire și sosire. La marfă, adăugați punctele de încărcare/descărcare și natura mărfii.
Pasul 6 - Înregistrați kilometrajul la sosire. La revenirea vehiculului, citiți odometrul și consemnați valoarea finală; diferența față de plecare este totalul kilometrilor parcurși.
Pasul 7 - Completați datele finale privind combustibilul. Notați cantitatea finală de combustibil și calculați consumul zilei: stocul inițial plus alimentările, minus stocul final, trebuie să corespundă consumului real.
Pasul 8 - Aplicați semnăturile. Conducătorul auto semnează pentru confirmarea datelor. Dispecerul sau managerul contrasemnează, atestând că deplasările s-au efectuat în interes de serviciu.
Greșeli frecvente
Erorile de completare pot compromite valoarea de document justificativ - iar la un control ANAF, exact acest document decide dacă cheltuielile auto se deduc integral sau rămân la 50%. Din experiența noastră de peste 15 ani, firmele care comandă foi de parcurs personalizate, cu datele flotei pretipărite, reduc drastic erorile de completare.
- Neinregistrarea kilometrajului la începutul și sfârșitul zilei - Fără valorile odometrului la plecare și la sosire nu se poate calcula distanța reală, iar formularul nu poate justifica consumul declarat.
- Date incomplete privind combustibilul - Omiterea cantității inițiale, a alimentărilor sau a celei finale face imposibilă verificarea consumului; la control, cheltuielile riscă să rămână la 50% în loc de deducerea integrală.
- Neînregistrarea tuturor traseelor și opririlor - Foaia trebuie să reflecte toate deplasările zilei, inclusiv cursele scurte sau întoarcerea la sediu; orice omisiune creează neconcordanțe cu odometrul.
- Lipsa semnăturilor - Un formular nesemnat de conducătorul auto și de dispecer nu are valoare de document justificativ la un control fiscal.
- Completarea retroactivă a foilor de parcurs - Completarea la sfârșitul săptămânii sau lunii, din memorie, este o practică frecventă, dar riscantă: ANAF o identifică prin corelarea foilor de parcurs cu bonurile de combustibil și celelalte documente ale firmei; un document necredibil nu mai dovedește utilizarea exclusivă în scop economic.
Întrebări frecvente (FAQ)
Este obligatorie foaia de parcurs?
Depinde de situație. Este cerută expres de lege în două cazuri: la transportul rutier ocazional de persoane, ca document de control la bord (OMTI 980/2011 art. 75), și la școlile de șoferi (OMT 733/2013). Pentru restul firmelor nu este impusă direct, dar este condiția pentru deducerea integrală a cheltuielilor auto: fără foi de parcurs, deducerea rămâne limitată la 50% pentru vehiculele până la 3.500 kg și 9 locuri.
Pot deduce combustibilul fără foaie de parcurs?
Da, dar limitat. Pentru vehiculele până la 3.500 kg și 9 locuri neutilizate exclusiv în scop economic, cheltuielile cu combustibilul rămân deductibile în limita a 50% (art. 25 alin. (3) lit. l) Cod fiscal; art. 298 pentru TVA). Cu foi de parcurs complete, care dovedesc utilizarea exclusivă în scopul activității economice, cheltuielile devin integral deductibile. Bonul de combustibil singur justifică achiziția, nu și utilizarea exclusivă în interes de serviciu.
Ce trebuie să conțină foaia de parcurs conform legii?
HG nr. 1/2016 (Titlul II pct. 16 alin. (2) și Titlul VII pct. 68) cere „cel puțin următoarele informații: categoria de vehicul utilizat, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși, norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs". În practică, formularele tipizate adaugă identificarea vehiculului și a șoferului, orele de plecare/sosire și semnăturile.
Trebuie completată zilnic foaia de parcurs?
Legea nu impune expres completarea zilnică - normele fiscale cer justificarea fiecărei deplasări. Practica recomandată este însă o foaie per vehicul per zi - evidența zilnică elimină riscul deplasărilor omise. Excepție: la școlile de șoferi, „foaia zilnică de parcurs" se eliberează instructorului în fiecare zi de instruire (OMT 733/2013).
Cine completează foaia de parcurs?
Foaia de parcurs se completează de conducătorul auto, pe parcursul zilei sau al cursei. Dispecerul sau managerul flotei verifică datele și contrasemnează formularul. Responsabilitatea corectitudinii datelor revine conducătorului auto, iar cea de gestiune a formularelor - firmei.
Care este diferența dintre foaia de parcurs pentru marfă și pentru persoane?
Varianta pentru marfă conține câmpuri pentru bunurile transportate - puncte de încărcare/descărcare, natura mărfii, cantități - și este folosită de autoutilitare și camioane. Varianta pentru persoane conține câmpuri pentru numărul de călători, stațiile de urcare/coborâre și datele biletelor, fiind folosită de autobuze și microbuze. Cele două nu sunt interschimbabile.
Cât timp se arhivează foaia de parcurs?
Foaia de parcurs se arhivează timp de 5 ani, conform art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991 (modificată prin Legea nr. 36/2023). Termenul se calculează de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care formularul a fost utilizat. Excepție fac foile zilnice de parcurs ale școlilor de șoferi, arhivate de școală 3 ani, conform OMT 733/2013.
Comandă foi de parcurs
Pe formularetipizate.ro găsiți toate variantele de foi de parcurs, conforme cu legislația în vigoare, cu livrare în toată țara - alături de restul tipizatelor pentru transport.
- Format A4 sau A5, hârtie normală 80 g/mp
- Tipar față-verso
- 100 de file per bloc
- Variante standard și personalizate cu datele firmei
- Format A4 sau A5, hârtie normală 80 g/mp
- Tipar față-verso
- 100 de file per bloc
- Variante standard și personalizate cu datele firmei
Foaie de parcurs pentru autovehicule „Școală":
- Format A4, tipar față-verso
- 100 de file per bloc
- Variante standard și personalizate cu datele școlii
Formularele personalizate sunt ideale pentru firmele cu flotă extinsă - elimină completarea manuală a datelor fixe; cele standard sunt potrivite pentru volum redus. Pentru centralizarea datelor pe flotă, adăugați în comandă și fișa activității zilnice (FAZ). Comandați direct de pe site - blocurile ajung gata de utilizare.