Foaia de parcurs este documentul vehiculului: consemnează traseele, kilometrii parcurși și consumul de combustibil și justifică fiscal utilizarea mașinii — condiția pentru deducerea de 100%, în loc de 50%, a cheltuielilor auto. Ordinul de deplasare (delegația, cod 14-5-4) este documentul angajatului trimis în interes de serviciu în altă localitate: pe baza lui se decontează diurna, cazarea și transportul. Cele două nu se înlocuiesc reciproc — răspund la întrebări diferite.
Pe scurt
- Foaia de parcurs justifică cheltuielile vehiculului: kilometri, trasee, normă de consum. Fiscal, dovedește utilizarea exclusivă în scop economic și deschide deducerea integrală a cheltuielilor auto.
- Ordinul de deplasare justifică cheltuielile angajatului aflat în delegație: diurnă, cazare, transport. Este formular financiar-contabil cu cod propriu — 14-5-4 (OMFP 2634/2015, poz. 35 din nomenclator).
- Se înlocuiesc reciproc? Nu. Fiscal, ordinul de deplasare nu ține loc de foaie de parcurs — nu conține kilometrii, traseul și norma de consum cerute de HG 1/2016 pentru deducerea 100%.
- Cu mașina firmei în delegație se întocmesc, în practică, ambele documente: ordinul pentru cheltuielile salariatului, foaia pentru cheltuielile mașinii.
- Arhivare: ambele se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar (art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, modificată prin Legea 36/2023).
Ce justifică fiecare document
Regula de reținut: foaia de parcurs răspunde la întrebarea „ce a făcut mașina?", iar ordinul de deplasare la întrebarea „ce a cheltuit angajatul?". De aici decurg toate diferențele dintre cele două documente.
Foaia de parcurs — documentul vehiculului
Foaia de parcurs consemnează activitatea autovehiculului: categoria de vehicul, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși și norma proprie de consum — conținutul minim stabilit de HG 1/2016 (pct. 16 și 68). Miza este fiscală: pentru vehiculele de până la 3.500 kg și maximum 9 locuri care nu sunt utilizate exclusiv în scop economic, Codul fiscal limitează deducerea cheltuielilor auto la 50% (art. 25 alin. (3) lit. l) pentru impozitul pe profit, art. 298 pentru TVA); foile de parcurs complete dovedesc utilizarea exclusivă în interesul firmei și deschid deducerea de 100%.
Foaia se completează de conducătorul auto, pentru fiecare vehicul, pe modele precum foaia de parcurs pentru marfă sau foaia de parcurs pentru persoane. La transportul de marfă nu este document de control rutier — OG 27/2011 (art. 24) nu o cere la bord. Detalii complete în ghidul foii de parcurs.
Ordinul de deplasare — documentul angajatului
Ordinul de deplasare este formularul cu care angajatorul trimite un salariat în delegație și cu care salariatul își decontează apoi cheltuielile. OMFP 2634/2015 îi atribuie patru funcții (anexa 2, grupa a 5-a): dispoziție de deplasare, document de decontare a cheltuielilor, document de stabilire a diferențelor de primit sau de restituit din avans și document justificativ contabil. Pentru deplasările în străinătate există varianta 14-5-4/a.
Cadrul de dreptul muncii este dat de Codul muncii: delegarea înseamnă exercitarea temporară a unor sarcini în afara locului de muncă (art. 43) și poate dura cel mult 60 de zile calendaristice în 12 luni, cu prelungire doar cu acordul salariatului (art. 44). Salariatul delegat are dreptul la plata transportului, a cazării și la indemnizația de delegare (diurna). Decontul final se face pe ordinul de deplasare, eventual însoțit de un decont de cheltuieli pentru avansurile primite — vezi și ghidul ordinului de deplasare.
Tabel comparativ: foaie de parcurs vs. ordin de deplasare
| Criteriu | Foaie de parcurs | Ordin de deplasare (delegație) |
|---|---|---|
| Tip document | Document intern de evidență a vehiculului | Formular financiar-contabil, cod 14-5-4 (14-5-4/a pentru străinătate) |
| Ce cheltuieli justifică | Cheltuielile vehiculului: combustibil, kilometri, trasee — regimul de deducere 50%/100% | Cheltuielile salariatului: diurnă, cazare, transport |
| Cine îl completează | Conducătorul auto, pentru fiecare vehicul | Angajatorul (dispoziția de deplasare) + salariatul (decontul) |
| Baza legală | Art. 25 alin. (3) lit. l) și art. 298 Cod fiscal; HG 1/2016 pct. 16 și 68 | OMFP 2634/2015, poz. 35; Codul muncii art. 43-44 |
| Când este necesar | Pentru deducerea 100% la vehiculele ≤3.500 kg și ≤9 locuri neutilizate exclusiv economic | La orice delegare a unui salariat în altă localitate |
| Arhivare | 5 ani de la 1 iulie a anului următor exercițiului | 5 ani de la 1 iulie a anului următor exercițiului |
Scenarii practice: ce documente întocmești în fiecare situație
Mașina firmei în delegație — ambele documente
Salariatul pleacă la Cluj cu mașina firmei: ordinul de deplasare autorizează deplasarea și decontează diurna, cazarea și celelalte cheltuieli ale salariatului, iar foaia de parcurs consemnează traseul, kilometrii și consumul, pentru regimul de deducere al cheltuielilor auto. Niciun act normativ nu cere ambele documente printr-un singur text, dar fiecare justifică altceva — setul complet este practica recomandată.
Mașina personală în delegație — ordin de deplasare plus evidența kilometrilor
Când salariatul merge în delegație cu autoturismul propriu, transportul se decontează prin ordinul de deplasare. La instituțiile publice, decontul este fixat de lege: contravaloarea a 7,5 litri de carburant la 100 km (HG 714/2018, anexă, art. 7 alin. (1)); la privat, legea nu impune această regulă, dar ea poate fi preluată prin politica internă de deplasări. Evidența traseului și a kilometrilor susține calculul, iar sumele primite de salariat pentru transport sunt neimpozabile dacă sunt justificate cu documente (art. 76 alin. (4) lit. h) Cod fiscal).
Curse zilnice în aceeași localitate — doar foaia de parcurs
Un curier sau un agent de vânzări care circulă toată ziua prin oraș nu este în delegație: nu părăsește localitatea, deci nu există diurnă de acordat și nici decont de delegație de întocmit. Documentul necesar este foaia de parcurs, care justifică traseele și consumul pentru deducerea cheltuielilor auto. La nivel de flotă, foile de parcurs se centralizează lunar în fișa activității zilnice (FAZ) — vezi ghidul FAZ.
Șofer profesionist pe camion — foaia de parcurs și documentele de bord
Camioanele de peste 3.500 kg nu intră sub limitarea de 50% din Codul fiscal, dar foaia de parcurs rămâne instrumentul intern de evidență a curselor și a consumului, alături de FAZ. La controlul în trafic nu se cere foaia de parcurs — OG 27/2011 (art. 24) nu o include printre documentele de bord la marfă. Ordinul de deplasare apare doar pe componenta de personal: dacă șoferul primește diurnă sau i se decontează cazarea, delegația se documentează separat.
Poate ordinul de deplasare să țină locul foii de parcurs?
Nu — fiscal, ordinul de deplasare nu ține loc de foaie de parcurs, iar acesta este mitul cel mai des repetat pe forumuri. Confuzia are totuși o sursă reală: HG 1391/2006 (regulamentul de aplicare a OUG 195/2002 privind circulația rutieră) prevede, la art. 27 alin. (2) lit. b), că persoanele juridice sunt obligate „să elibereze foaie de parcurs sau ordin de serviciu pentru vehiculele care se deplasează în cursă".
Echivalența este însă strict rutieră și privește „ordinul de serviciu" — un document diferit de ordinul de deplasare cod 14-5-4 din OMFP 2634/2015: poate înlocui foaia de parcurs doar pentru obligația administrativă din regulamentul rutier, nu pentru deducerea fiscală.
Fiscal, ordinul de deplasare nu conține kilometrii parcurși, traseul și norma proprie de consum — elementele minime cerute de HG 1/2016 (pct. 16 și 68) pentru dovedirea utilizării exclusive și deducerea de 100%. Reciproca este la fel de adevărată: foaia de parcurs nu justifică diurna sau cazarea salariatului. La delegația cu mașina firmei, întocmiți-le pe amândouă.
Întrebări frecvente (FAQ)
Când se folosește ordinul de deplasare?
Ordinul de deplasare se folosește ori de câte ori un salariat este trimis în interes de serviciu în altă localitate — la un client, la un punct de lucru, la o instruire. Se emite înainte de plecare, ca dispoziție de deplasare, iar la întoarcere devine documentul de decontare a diurnei, cazării și transportului (OMFP 2634/2015, anexa 2). Delegarea poate dura cel mult 60 de zile calendaristice în 12 luni (Codul muncii, art. 44).
Este obligatorie foaia de parcurs în delegație?
Niciun act normativ nu cere ambele documente pentru aceeași deplasare — dar ele justifică cheltuieli diferite. Dacă delegația se face cu mașina firmei (vehicul ≤3.500 kg și ≤9 locuri neutilizat exclusiv economic), fără foaie de parcurs cheltuielile auto rămân la deducerea limitată de 50%; de aceea, în practică se întocmesc ambele. Dacă salariatul călătorește cu trenul sau cu avionul, foaia de parcurs nu are obiect — ordinul de deplasare cu biletele atașate este suficient.
Pot deconta benzina cu ordinul de deplasare?
Da — transportul salariatului aflat în delegație se decontează pe baza ordinului de deplasare, cu documente justificative atașate, iar sumele primite pentru transport sunt neimpozabile pentru salariat dacă sunt justificate cu documente (art. 76 alin. (4) lit. h) Cod fiscal). Atenție însă la distincție: decontul prin ordin rezolvă relația angajat-angajator, nu regimul de deducere al combustibilului la nivelul firmei. Pentru mașina firmei, procentul de deducere — 50% sau 100% — se stabilește prin foaia de parcurs.
Ține ordinul de deplasare loc de foaie de parcurs?
Nu — fiscal, ordinul de deplasare nu ține loc de foaie de parcurs, pentru că nu conține kilometrii, traseul și norma proprie de consum cerute de HG 1/2016. Singura echivalență este rutieră: HG 1391/2006, art. 27 alin. (2) lit. b) acceptă „foaie de parcurs sau ordin de serviciu" pentru vehiculele în cursă — dar acela este ordinul de serviciu, alt document decât ordinul de deplasare 14-5-4.
Care este diurna de delegație în 2026?
Pentru instituțiile publice, diurna internă este de 23 lei/zi (HG 714/2018, actualizată prin OMF 1235/2023). În sectorul privat, plafonul neimpozabil este de 2,5 ori acest nivel — 57,50 lei/zi (art. 76 alin. (2) lit. k) Cod fiscal) — și, simultan, se aplică plafonul lunar de 3 salarii de bază (introdus prin Legea 72/2022, cu formula actuală din OUG 115/2023, raportată la zilele lucrătoare ale lunii și la zilele de delegare). Sumele care depășesc oricare dintre plafoane devin venit asimilat salariilor, cu impozit și contribuții. Condițiile de 5-50 km și minimum 12 ore din HG 714/2018 obligă doar sectorul public; la privat, prudent este să le preluați în politica internă, pentru că practica fiscală le aplică frecvent prin analogie.
Comandă foi de parcurs și ordine de deplasare
Pe formularetipizate.ro găsiți întregul set de documente pentru deplasări: foaia de parcurs pentru marfă și foaia de parcurs pentru persoane pentru evidența vehiculelor, ordinul de deplasare în format A5 pentru delegațiile salariaților și FAZ pentru centralizarea lunară a flotei. Pentru regularizarea avansurilor, adăugați decontul de cheltuieli.
Toate formularele sunt disponibile în variantă standard sau personalizată, cu datele firmei pretipărite; variantele de format și prețurile sunt pe pagina fiecărui produs. Livrare prin curier în toată România, în 24-48 de ore.