Jurnalul de service al sistemului de alarmare împotriva efracției este documentul ținut la obiectiv în care se consemnează, în ordine cronologică, instalarea sistemului, evenimentele tehnice și toate intervențiile asupra lui, inclusiv cele de programare. Este prevăzut de HG nr. 301/2012 (Anexa 2 la Norme, art. 4, model anexa 2l), iar firma executantă îl predă obligatoriu beneficiarului la finalizarea sistemului.
Pe scurt
- Ce este: jurnalul tehnic al sistemului de alarmare antiefracție — istoricul complet al instalării, defecțiunilor și intervențiilor.
- Cine îl ține: societățile specializate în sisteme de alarmare și beneficiarii, la obiectiv (Anexa 2, art. 4); păstrarea revine beneficiarului utilizator.
- Bază legală: HG nr. 301/2012 — Anexa 2 art. 4 + model anexa 2l); detaliile în Anexa nr. 7 la Norme, art. 10.
- Predare: firma executantă îl predă obligatoriu beneficiarului la finalizarea sistemului, împreună cu proiectul și instrucțiunile.
- Revizii: cel puțin o revizie tehnică pe semestru, consemnată în jurnal (Anexa 7, art. 10 alin. (5)).
- Sancțiuni: fără contravenție expresă pentru jurnal; neasigurarea documentelor Anexei 2 de către societatea de alarmare — amendă 2.000–5.000 lei.
Cine ține jurnalul și unde se păstrează
Obligația este comună: conform art. 4 din Anexa 2 la Normele de aplicare a Legii nr. 333/2003, „societățile specializate în sisteme de alarmare și beneficiarii au obligația înființării, completării și păstrării la obiectiv a jurnalului de service al sistemului de alarmare împotriva efracției, utilizând modelul prevăzut în anexa nr. 2l)".
În practică, rolurile sunt împărțite de Anexa nr. 7 la Norme, art. 10: firma executantă predă jurnalul beneficiarului la finalizarea sistemului, împreună cu proiectul, instrucțiunile de utilizare și software-ul; păstrarea se face de către beneficiarul utilizator, iar personalul abilitat al firmei licențiate care asigură service-ul are acces la jurnal la fiecare intervenție.
Ce se consemnează în jurnal
Modelul 2l) are un antet dublu — beneficiarul și societatea licențiată care asigură întreținerea — și zece rubrici: nr. crt., data și ora sesizării, evenimentul tehnic, persoana care a sesizat evenimentul, semnătura, data și ora intervenției, societatea care realizează intervenția tehnică, numele și prenumele persoanelor care realizează intervenția împreună cu numărul avizelor poliției, modul de remediere și semnătura.
Consemnarea este obligatorie pentru toate intervențiile tehnice în sistem, inclusiv cele de programare: data și ora apariției defectului, data și ora remedierii, componentele reparate ori înlocuite, persoanele care au executat lucrarea, avizul acestora și semnăturile (Anexa 7, art. 10 alin. (4)). Un jurnal de service tipizat după modelul 2l) acoperă exact aceste rubrici.
Cum se completează
Pasul 1 - La finalizarea sistemului. Firma executantă deschide jurnalul, consemnează persoanele care au participat la instalare și punere în funcțiune și îl predă beneficiarului, împreună cu restul documentației (Anexa 7, art. 10 alin. (1) și (2)).
Pasul 2 - La fiecare sesizare. Beneficiarul sau utilizatorul notează data și ora sesizării, evenimentul tehnic și persoana care l-a sesizat. Societatea cu obligații contractuale de întreținere trebuie să remedieze defecțiunile în cel mult 24 de ore de la primirea sesizării (Anexa 7, art. 12 alin. (2)).
Pasul 3 - La fiecare intervenție. Tehnicianul firmei licențiate completează data și ora intervenției, societatea, numele persoanelor și numărul avizelor poliției, modul de remediere, apoi semnează alături de beneficiar.
Pasul 4 - La reviziile semestriale. Reviziile tehnice periodice — cel puțin una pe semestru, cu frecvența stabilită de beneficiar în funcție de riscuri — se consemnează tot în jurnal (Anexa 7, art. 10 alin. (5)).
Sancțiuni și consecințe
Pentru jurnal nu există o contravenție expresă în HG 301/2012. Pentru societatea de alarmare, neasigurarea documentelor specifice prevăzute în Anexa 2 — între care jurnalul de service — este sancționată cu amendă de la 2.000 la 5.000 lei (art. 3 pct. 21² raportat la art. 83 din Norme). Pentru beneficiar, consecința practică apare la control: instalarea și modificarea sistemelor de alarmare se controlează de organele de poliție (Legea 333/2003, art. 27 alin. (6)), iar deficiențele constatate se consemnează în proces-verbal, cu termene de remediere obligatorii (Norme, art. 99) — cum decurge un control, în ghidul controlului poliției.
Jurnalul este și instrumentul practic al trasabilității: la un eveniment de efracție cu sistemul nefuncțional, istoricul intervențiilor și al reviziilor din jurnal arată cine și când a întreținut sistemul.
Întrebări frecvente
Cine cumpără jurnalul de service?
De regulă firma de instalare și mentenanță: la finalizarea fiecărui sistem, ea predă obligatoriu jurnalul beneficiarului (Anexa 7, art. 10 alin. (1) lit. d)), deci are nevoie de câte unul pentru fiecare lucrare recepționată. Beneficiarii îl cumpără când jurnalul inițial s-a completat sau s-a pierdut.
Cât de des se fac reviziile tehnice?
Cel puțin o revizie pe semestru; frecvența exactă o stabilește beneficiarul, în funcție de riscurile la adresa securității fizice și a mediului ambient (Anexa 7, art. 10 alin. (5)). Fiecare revizie se consemnează în jurnal.
Există amendă dacă lipsește jurnalul?
Nu există o contravenție dedicată jurnalului. Societatea de alarmare răspunde însă pentru neasigurarea documentelor din Anexa 2 (amendă 2.000–5.000 lei, art. 3 pct. 21² din HG 301/2012), iar la beneficiar poliția poate dispune măsuri de remediere cu termene obligatorii (Norme, art. 99).
Jurnalul poate fi ținut electronic?
Normele nu reglementează o variantă electronică a jurnalului — modelul 2l) este un document pe hârtie, ținut la obiectiv, cu semnăturile tehnicianului și ale beneficiarului la fiecare intervenție.
Ce alte registre țin firmele din domeniul securității private?
Societățile de pază țin registrele de la obiectiv — buletinul posturilor, registrul de evenimente, registrul de control — plus registrul special al contractelor la sediu. Lista completă, în ghidul formularelor pentru o firmă de pază.