Registrul special de evidență a contractelor de prestări de servicii este documentul în care conducătorul societății specializate de pază și protecție consemnează, în ordine cronologică, toate contractele încheiate — pază de obiective, gardă de corp, transport de valori — în termen de 5 zile de la data încheierii. Este prevăzut de art. 32 din Normele de aplicare a Legii nr. 333/2003 (HG nr. 301/2012), după modelul din anexa nr. 2j).
Pe scurt
- Ce este: registrul societății de pază în care se consemnează cronologic toate contractele de prestări de servicii.
- Cine îl ține: conducătorul societății specializate de pază și protecție — un singur registru pe societate, nu unul per obiectiv.
- Bază legală: art. 32 din Normele aprobate prin HG nr. 301/2012; model anexa 2j), neschimbat din 2012.
- Termen: fiecare contract se înscrie în cel mult 5 zile de la încheiere.
- Sancțiuni: neînființarea registrului și neconsemnarea contractelor sunt contravenții distincte, fiecare cu amendă de 2.000–5.000 lei.
- Atenție: ≠ registrul omonim al societăților de sisteme de alarmare (anexa 2k, cu rubrici de aviz al poliției).
Cine trebuie să țină registrul de evidență a contractelor
Conform art. 32 din Normele metodologice, „conducătorii societăților specializate de pază și protecție au obligația de a înființa un registru special, după modelul prevăzut în anexa nr. 2j), în care consemnează în ordine cronologică contractele de prestări de servicii, în termen de 5 zile de la data încheierii acestora."
Spre deosebire de registrele ținute la fiecare obiectiv păzit — buletinul posturilor, predarea-primirea serviciului, registrul de control — acesta este registrul societății: un singur registru special de evidență a contractelor acoperă toate contractele firmei, indiferent câte obiective are în portofoliu.
Ce rubrici conține registrul
Modelul oficial — anexa 2j) la Normele HG 301/2012, neschimbat din 2012 — are nouă rubrici:
- Nr. crt.;
- Data și numărul contractului de prestări de servicii;
- Obiectul contractului — pază, gardă de corp sau transport de valori;
- Durata contractului;
- Beneficiarul — denumirea și adresa;
- Numărul de posturi prevăzute pe schimburi;
- Numărul de personal de pază alocat;
- D — coloana cu semnificație explicată în legendă: data încetării raporturilor contractuale și motivul;
- Observații.
Rubricile de posturi și personal fac legătura cu dispozitivul de pază: cifrele din registru trebuie să corespundă planurilor de pază ale obiectivelor contractate.
Cum se completează
Pasul 1 - Înființează registrul la nivelul societății. Obligația aparține conducătorului societății specializate; registrul se ține de societate (în practică la sediu), nu la obiective.
Pasul 2 - Consemnează fiecare contract nou în cel mult 5 zile. Înscrierile se fac în ordine cronologică, cu data și numărul contractului, obiectul, durata, beneficiarul și dispozitivul alocat (posturi pe schimburi, personal).
Pasul 3 - Completează coloana D la încetarea contractului. Data încetării raporturilor contractuale și motivul — rezilierea, expirarea sau denunțarea — se trec în coloana dedicată, astfel încât registrul să reflecte permanent portofoliul activ.
Pasul 4 - Prezintă registrul la control. Poliția Română controlează și îndrumă activitatea societăților specializate (Legea 333/2003, art. 53 lit. k)); registrul contractelor este printre documentele verificate — vezi ghidul controlului poliției la firma de pază.
Sancțiuni
Neînființarea registrului special este contravenția de la art. 3 pct. 8 din HG 301/2012, iar neconsemnarea contractelor în termen — contravenția distinctă de la pct. 9; ambele se sancționează cu amendă de la 2.000 la 5.000 lei (art. 4 alin. (1) lit. b)). Lista completă a registrelor obligatorii, literă cu literă, este în ghidul formularelor pentru o firmă de pază.
Diferența față de registrul firmelor de sisteme de alarmare (anexa 2k)
Normele prevăd două registre speciale de evidență a contractelor, cu modele diferite:
- Anexa 2j) — al societăților de pază și protecție: rubrici pentru obiectul contractului (pază, gardă de corp, transport de valori), posturi pe schimburi și personal alocat. Acesta este registrul de față.
- Anexa 2k) — al societăților licențiate pentru sisteme de alarmare (proiectare, instalare, întreținere): rubrici pentru subsistemele componente, avizul poliției și recepția sistemelor.
O firmă licențiată pe ambele activități ține ambele registre.
Întrebări frecvente
Cine este obligat să țină acest registru?
Conducătorul societății specializate de pază și protecție (art. 32 din Normele HG 301/2012). Este o obligație a societății licențiate, nu a beneficiarilor serviciilor de pază.
În cât timp trebuie consemnat un contract nou?
În termen de 5 zile de la data încheierii, în ordine cronologică. Neconsemnarea în termen este contravenție de sine stătătoare, cu amendă de 2.000–5.000 lei.
Registrul se înregistrează la poliție?
Nu — pentru acest registru normele nu prevăd numerotarea sau înregistrarea la organul de poliție. În familia documentelor de pază, singurul registru care se înregistrează la poliție este cel al personalului dotat cu arme și muniții (HG 11/2018, art. 108).
Este același registru cu cel al firmelor de alarmare?
Nu. Registrul societăților de sisteme de alarmare urmează modelul din anexa 2k), cu rubrici pentru avizul poliției și recepția sistemelor; al societăților de pază urmează modelul 2j). Denumirea este aproape identică — modelele diferă.
Ce format are registrul tipizat?
Registru A4 cu 100 de file numerotate, copertă cartonată, tipărit după modelul anexei 2j) — disponibil standard sau personalizat cu datele societății.