Nota de plată este formularul pe care ospătarul îl înmânează clientului la finalul mesei, cu produsele consumate și totalul de plată. În restaurante și baruri, legea cere ca nota să fie înmânată înainte de emiterea bonului fiscal și să aibă rubricile în care clientul alege bacșișul (OUG nr. 28/1999, art. 2³ alin. (3)). Nu este document fiscal și nu ține loc de bonul fiscal.
Pe scurt
- Ce este: formularul cu produsele consumate și totalul de plată, înmânat clientului înainte de bonul fiscal; nu este document fiscal.
- Când e obligatorie: în restaurante (cod CAEN 5610) și baruri (cod CAEN 5630), la fiecare client, înainte de emiterea bonului fiscal, cu rubrici pentru bacșiș între 0% și 15% și pentru o sumă fixă (OUG nr. 28/1999, art. 2³ alin. (1) și (3)); amenda: 2.000–4.000 lei (art. 10 lit. jj) și art. 11 alin. (1) lit. a)).
- Bază legală: OUG nr. 28/1999, art. 2³ (introdus prin Legea nr. 376/2022, aplicabil din 1 ianuarie 2023).
- Format: tipizat A5 (148 × 210 mm) sau A6 (105 × 148 mm): carnet cu 50 de seturi autocopiative în 2 exemplare sau bloc cu 100 de file într-un exemplar.
Ce este nota de plată?
Nota de plată este un document utilizat în unitățile de alimentație publică - restaurante, baruri, cofetării, terase - prin care ospătarul înregistrează produsele comandate de client, cantitățile și prețurile aferente. La finalul mesei, nota de plată prezintă clientului un sumar al consumației și totalul de plată.
Spre deosebire de bonul fiscal, nota de plată nu este un document fiscal. Rolul ei este să arate clientului ce a consumat și cât are de plătit; în restaurante și baruri, clientul alege tot pe notă bacșișul, înainte de emiterea bonului fiscal (OUG nr. 28/1999, art. 2³ alin. (3)). În fluxul de servire, nota se întocmește de regulă pe baza bonului de comandă completat de ospătar — vezi și diferențele dintre bonul de comandă și nota de plată. Pentru plată, localul nu poate înmâna clientului alt document decât bonul fiscal, emis de casa de marcat electronică (OUG nr. 28/1999, art. 1 alin. (9)); dacă clientul o cere, se emite și factură (art. 1 alin. (2)).
Care este baza legală?
Nota de plată este reglementată de OUG nr. 28/1999, art. 2³, introdus prin Legea nr. 376/2022 (aplicabil din 1 ianuarie 2023):
- cine: operatorii economici cu activitățile din codurile CAEN 5610 „Restaurante" și 5630 „Baruri și alte activități de servire a băuturilor" (alin. (1));
- ce conține: rubrici în care clientul alege nivelul bacșișului, „între 0% și 15% din valoarea consumației", și o rubrică în care poate înscrie suma oferită drept bacșiș, în valoare absolută (alin. (3));
- când: se înmânează clientului înainte de emiterea bonului fiscal (alin. (3));
- sancțiunea: amendă de la 2.000 la 4.000 lei (art. 10 lit. jj) și art. 11 alin. (1) lit. a)).
Bacșișul este voluntar - unitatea nu poate condiționa servirea de acordarea lui (alin. (4)) - și apare distinct pe același bon fiscal, ca articol „bacșiș" (alin. (2) și (6)). Bonul fiscal se emite pentru fiecare încasare (art. 1 alin. (1) și (2)).
Nota de plată nu înlocuiește bonul fiscal: pentru suma plătită, clientul nu primește alt document care atestă plata decât bonul fiscal (OUG nr. 28/1999, art. 1 alin. (9)).
Când este obligatorie?
În restaurante (cod CAEN 5610) și baruri (cod CAEN 5630), nota de plată este obligatorie la fiecare client, înainte de emiterea bonului fiscal (OUG nr. 28/1999, art. 2³ alin. (3)). În unitățile cu alte coduri CAEN, legea nu o cere, dar este utilă:
- La evenimente și mese de grup - bancheturi, mese festive, cine de afaceri, unde se servesc mai multe feluri
- Pentru clienți corporate - nota detaliază consumația, dar cheltuiala se justifică cu factura, pe care clientul o cere la plată (OUG nr. 28/1999, art. 1 alin. (2))
- La servirea în sistem à la carte - când comanda se face progresiv, pe parcursul mesei
- În locațiile cu mai mulți ospătari - pentru a evita confuziile între comenzi și mese
Ce elemente conține?
O notă de plată completă include următoarele informații:
- Denumirea unității - numele restaurantului, barului sau cafenelei
- Data - ziua în care s-a efectuat consumația
- Numărul mesei - identificarea mesei sau a zonei de servire
- Lista produselor comandate - denumirea fiecărui preparat sau băutură
- Cantitatea - numărul de porții sau unități pentru fiecare produs
- Prețul unitar - prețul per porție sau unitate
- Subtotalul pe produs - cantitate x preț unitar
- Totalul general - suma tuturor subtotalurilor
- Semnătura ospătarului - identificarea persoanei care a preluat comanda
- Rubricile pentru bacșiș - în restaurante și baruri, obligatorii: rubrici în care clientul alege bacșișul, între 0% și 15% din valoarea consumației, și o rubrică în care poate înscrie o sumă fixă (OUG nr. 28/1999, art. 2³ alin. (3))
Cum se completează pas cu pas
Pasul 1 - Înscrie data și numărul mesei în antetul notei.
Pasul 2 - Notează fiecare produs comandat pe o linie separată, cu denumirea completă.
Pasul 3 - Completează cantitatea pentru fiecare articol.
Pasul 4 - Trece prețul unitar din meniul restaurantului.
Pasul 5 - Calculează subtotalul pentru fiecare linie (cantitate x preț).
Pasul 6 - Adaugă produsele suplimentare pe măsură ce clientul comandă în plus.
Pasul 7 - Însumează totalul general la finalizarea mesei.
Pasul 8 - Semnează nota de plată și prezint-o clientului.
Pasul 9 - Clientul alege bacșișul pe notă, procentual sau ca sumă fixă; emite bonul fiscal, cu bacșișul, dacă a fost acordat, evidențiat distinct pe același bon, ca articol „bacșiș" (OUG nr. 28/1999, art. 2³ alin. (2) și (6)).
La închiderea zilei, numerarul încasat se predă de regulă pe bază de monetar și se evidențiază în registrul de casă.
Diferența dintre nota de plată și bonul fiscal
| Caracteristică | Nota de plată | Bonul fiscal |
|---|---|---|
| Tip document | Nefiscal; obligatoriu în restaurante și baruri (OUG nr. 28/1999, art. 2³) | Fiscal, obligatoriu legal |
| Emitent | Ospătar (manual) | Casa de marcat electronică |
| Valoare fiscală | Nu | Da |
| Detaliere produse | Da, cu cantități și prețuri | Da, conform setărilor casei |
| Obligativitate | În restaurante și baruri, înaintea fiecărui bon fiscal | La fiecare tranzacție |
| Utilizare | Consumația, totalul și bacșișul ales de client | Dovadă fiscală pentru client și ANAF |
| Format | Tipizat A5 sau A6 | Rolă termică |
Important: Nota de plată nu înlocuiește niciodată bonul fiscal. Nota se înmânează înaintea bonului fiscal: întâi nota, pentru consumație și bacșiș, apoi bonul, pentru încasare (OUG nr. 28/1999, art. 2³ alin. (3)).
Greșeli frecvente
- Omiterea unor produse de pe notă, ceea ce duce la diferențe între consumația reală și suma încasată
- Erori de calcul la subtotaluri sau total - verificați întotdeauna suma finală
- Neemiterea bonului fiscal alături de nota de plată - nota singură nu are valoare fiscală
- Completare ilizibilă - scrieți citeț, mai ales denumirile produselor și prețurile
- Lipsa datei sau a numărului mesei - face imposibilă verificarea ulterioară
- Confundarea notei de plată cu factura - pentru decontări corporate, clientul poate solicita factură separată
Întrebări frecvente
Este nota de plată un document fiscal?
Nu. Nota de plată nu este document fiscal. Pentru suma plătită, clientul nu primește alt document care atestă plata decât bonul fiscal (OUG nr. 28/1999, art. 1 alin. (9)); la cerere, primește și factură (art. 1 alin. (2)), pe care bacșișul apare distinct și se înregistrează la cheltuieli de protocol (art. 2³ alin. (7)).
Trebuie emisă pentru fiecare client?
Da, în restaurante (cod CAEN 5610) și baruri (cod CAEN 5630): nota de plată se înmânează fiecărui client înainte de emiterea bonului fiscal, cu rubricile pentru bacșiș (OUG nr. 28/1999, art. 2³ alin. (3)); nerespectarea se sancționează cu amendă de la 2.000 la 4.000 lei (art. 10 lit. jj) și art. 11 alin. (1) lit. a)). În unitățile cu alte coduri CAEN, legea nu o cere, dar nota este uzuală la servirea la masă.
Ce format este recomandat?
- A6 (105 x 148 mm) - ideal pentru comenzi simple, baruri, cafenele, fast-food cu servire la masă
- A5 (148 x 210 mm) - recomandat pentru restaurante cu meniuri extinse, evenimente, mese de grup
Notele sunt disponibile în 1 exemplar (original pentru client) sau 2 exemplare (original + copie pentru evidența internă a localului).
Câte note de plată consumă un restaurant pe lună?
Consumul variază în funcție de capacitate. Un restaurant mediu cu 15-20 de mese folosește între 500 și 1.500 de note lunar. Recomandăm aprovizionarea cu minimum 2-3 seturi (100-150 file) pentru a evita lipsa de formulare.
Se poate folosi nota de plată în format digital?
Da, nota poate fi tipărită și din sistemul de comenzi (POS), dacă are rubricile pentru bacșiș: legea nu impune un model, dar cere ca nota să fie înmânată clientului înainte de emiterea bonului fiscal (OUG nr. 28/1999, art. 2³ alin. (3)). Carnetul tipărit rămâne util ca rezervă.
Comandă note de plată
Simplifică procesul de servire cu note de plată tipizate profesionale. Disponibile în format A5 și A6, în carnete cu 50 de seturi autocopiative în 2 exemplare sau în blocuri cu 100 de file într-un exemplar.
Comandă acum din categoria Tipizate HoReCa și asigură-te că localul tău are întotdeauna formularele necesare la îndemână.