Ordinul de deplasare (delegație) în străinătate este formularul financiar-contabil cu cod 14-5-4/a din nomenclatorul OMFP nr. 2634/2015, pentru conducătorii auto care pleacă în cursă în străinătate cu autovehiculele firmei. Este dispoziția de deplasare a șoferului și documentul pe baza căruia acesta ridică avansul în valută de la casierie, apoi îl justifică la întoarcere. Modelul este în anexa nr. 3 la ordin și are o singură față.
Pe scurt
- Ce este: ordinul de deplasare (delegație) în străinătate, cod 14-5-4/a - „Ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale)” (OMFP nr. 2634/2015, anexa nr. 2, nr. 36).
- Pentru cine: conducătorii auto care efectuează transporturi în străinătate cu autovehiculele entității.
- La ce servește: dispoziția de deplasare, stabilirea avansului în valută, justificarea valutei ridicate și a celei de restituit, document justificativ pentru registrul de casă în valută și pentru contabilitate.
- Diferența față de 14-5-4: ordinul de deplasare (delegație) 14-5-4 este dispoziția de deplasare „pe teritoriul țării”.
- Exemplare: le stabilește fiecare firmă, prin proceduri proprii (OMFP nr. 2634/2015, art. 4 alin. (3)).
- Păstrare: 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar (Legea nr. 82/1991, art. 25).
La ce servește ordinul de deplasare în străinătate?
Normele din anexa nr. 2 la OMFP nr. 2634/2015 îi dau patru funcții. Ordinul de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale) servește ca:
- dispoziție către conducătorii auto să efectueze transporturi în străinătate cu autovehiculele entității;
- document de stabilire a avansului în valută, pentru deplasările conducătorilor auto care urmează să efectueze transporturi în străinătate, pe baza căruia aceștia ridică avansul de la casierie;
- document pentru justificarea valutei ridicate de la casierie, precum și a valutei de restituit la înapoiere în țară;
- document justificativ de înregistrare în Registrul de casă (în valută) și în contabilitate.
Formularul este al firmelor care își trimit propriile autovehicule în străinătate: transportatorii rutieri de mărfuri și de persoane, dar și orice firmă care face transport în cont propriu peste graniță.
Care este diferența față de ordinul de deplasare 14-5-4?
| Ordin de deplasare (delegație), 14-5-4 | Ordin de deplasare în străinătate, 14-5-4/a | |
|---|---|---|
| Cui se adresează | persoanei delegate, pentru deplasarea „pe teritoriul țării” | conducătorilor auto care efectuează transporturi în străinătate cu autovehiculele entității |
| Avansul | în lei, pentru cheltuielile de deplasare | în valută, ridicat de la casierie |
| Decontarea | pe verso-ul ordinului (decontul de cheltuieli) | pe decontul de cheltuieli valutare (transporturi internaționale), cod 14-5-5/a |
| Model | față și verso (anexa nr. 3) | o singură față, cu tabelul kilometrilor și al avansului în valută (anexa nr. 3) |
Ordinul de deplasare (delegație) 14-5-4 rămâne formularul pentru deplasările interne ale oricărui salariat. Pentru ceilalți salariați trimiși în străinătate, nomenclatorul nu are un ordin separat: cheltuielile lor se decontează pe decontul de cheltuieli pentru deplasări externe, cod 14-5-5, iar firma își poate adapta modelele în funcție de necesități (OMFP nr. 2634/2015, art. 4 alin. (2)).
Ce conține modelul (anexa nr. 3)?
| Rubrica | Ce se înscrie |
|---|---|
| Entitatea, nr. | firma care trimite autovehiculul și numărul ordinului |
| Dl./D-na (Numele, prenumele și funcția) | conducătorul auto |
| se deplasează în | țara sau țările de destinație |
| cu autovehiculul nr. … marca … | numărul de înmatriculare și marca autovehiculului |
| pentru … conform comenzii nr. … emisă de … | scopul cursei și comanda de transport |
| locul de încărcare / locul de descărcare | punctele cursei |
| pleacă la … anul …, se înapoiază la terminarea cursei sau marșrutei | data plecării |
| Nr. Km. parcurși, pe trei relații | km dus-întors conform marșrutei, km pentru redirijare, total km |
| Avans în valută se acordă pentru | diurnă și cheltuieli de deplasare, în valută și în lei, pe trei coloane de valută, cu total |
| Diferența de restituit / de primit | chitanța cu care s-a depus diferența și casierul; diferența în lei |
| Semnături | aprobat de conducătorul entității, verificat decont, șef compartiment, titular |
Modelul nu are verso: decontul cheltuielilor în valută se face pe decontul de cheltuieli valutare (14-5-5/a).
Cum se completează pas cu pas
Pasul 1 - Înainte de cursă, se completează antetul: firma, numărul ordinului, conducătorul auto, destinația, autovehiculul, comanda de transport, locurile de încărcare și de descărcare și data plecării.
Pasul 2 - Se stabilește avansul în valută pentru diurnă și pentru cheltuielile de deplasare, iar conducătorul entității aprobă ordinul. Pe baza lui, șoferul ridică avansul de la casierie.
Pasul 3 - În timpul cursei se notează kilometrii, pe relații: dus-întors conform marșrutei și cei pentru redirijare.
Pasul 4 - La întoarcere, șoferul justifică valuta ridicată, iar diferența se restituie (cu chitanță, la casierie) sau se primește. Ordinul poartă semnăturile din model - aprobat, verificat decont, șef compartiment, titular - și este documentul justificativ pentru registrul de casă în valută și pentru contabilitate.
Cât este diurna în străinătate?
HG nr. 518/1995 stabilește diurna în valută, pe țări de destinație. De exemplu, pentru Germania, Franța sau Italia anexa prevede 35 de euro pe zi la categoria I (56 de euro la categoria a II-a). Hotărârea se aplică personalului din sectorul public; firmelor private le-o recomandă (art. 17 alin. (1)).
Fiscal, diurna primită pentru deplasările în străinătate este neimpozabilă în limita a 2,5 ori nivelul legal stabilit prin hotărâre a Guvernului pentru personalul român trimis în străinătate, și în limita a 3 salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat; partea care depășește limita se impozitează ca venit din salarii (Codul fiscal, art. 76 alin. (2) lit. k)).
Care este baza legală?
- OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile - art. 4 alin. (2)-(3) (adaptarea modelelor; circuitul și numărul de exemplare stabilite prin proceduri proprii), anexa nr. 2 (normele și nomenclatorul: nr. 36 - ordinul de deplasare în străinătate, cod 14-5-4/a; nr. 38 - decontul de cheltuieli valutare, cod 14-5-5/a), anexa nr. 3 (modelul).
- HG nr. 518/1995 privind unele drepturi și obligații ale personalului român trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar - diurna în valută, pe țări (anexa); recomandarea pentru agenții economici (art. 17 alin. (1)).
- Codul fiscal - art. 76 alin. (2) lit. k) (plafonul neimpozabil al diurnei).
- Legea contabilității nr. 82/1991 - art. 25 (păstrarea documentelor justificative 5 ani).
La 24 octombrie 2026, nomenclatorul din anexa nr. 2 la OMFP nr. 2634/2015 are ordinul de deplasare în străinătate la nr. 36, cu codul 14-5-4/a; grupa a V-a nu a fost modificată de la publicare.
Întrebări frecvente
Cine folosește ordinul de deplasare în străinătate?
Conducătorii auto care efectuează transporturi în străinătate cu autovehiculele firmei: normele îl definesc ca „dispoziție către conducătorii auto să efectueze transporturi în străinătate cu autovehiculele entității” (OMFP nr. 2634/2015, anexa nr. 2). Pentru ceilalți salariați trimiși în străinătate, nomenclatorul nu are un ordin separat; cheltuielile lor se decontează pe decontul de cheltuieli pentru deplasări externe (14-5-5).
Este același formular cu ordinul de deplasare obișnuit?
Nu. Ordinul de deplasare 14-5-4 este dispoziția de deplasare „pe teritoriul țării” și are decontul pe verso. Ordinul de deplasare în străinătate 14-5-4/a este al șoferilor în transport internațional, are o singură față și servește la stabilirea și justificarea avansului în valută; decontul se face pe decontul de cheltuieli valutare (14-5-5/a).
În câte exemplare se întocmește?
Norma actuală nu fixează un număr de exemplare: „Circuitul documentelor financiar-contabile și numărul de exemplare al acestora se stabilesc prin proceduri proprii” (OMFP nr. 2634/2015, art. 4 alin. (3)). Blocul nostru are file simple, tipărite pe o față.
Cât timp se păstrează?
Ca orice document justificativ, 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în care a fost întocmit (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25).
Cât este diurna neimpozabilă în străinătate?
Diurna este neimpozabilă în limita a 2,5 ori nivelul stabilit prin hotărâre a Guvernului pentru personalul român trimis în străinătate (HG nr. 518/1995) și în limita a 3 salarii de bază corespunzătoare locului de muncă ocupat; excedentul se impozitează (Codul fiscal, art. 76 alin. (2) lit. k)).
Comandă formularul
Ordinul de deplasare (delegație) în străinătate disponibil pe formularetipizate.ro este un bloc A5 cu 100 de file, tipărite pe o față după modelul din anexa nr. 3 la OMFP nr. 2634/2015, standard sau personalizat cu datele firmei. Pentru deplasările interne, ordinul de deplasare (delegație) 14-5-4, iar pentru alte cheltuieli de decontat ale firmei, decontul de cheltuieli. Livrare prin curier în toată România, de regulă în 24-48 de ore de la expediere.