Decontul de cheltuieli este documentul prin care un salariat justifică sumele cheltuite pentru firmă și stabilește diferențele de primit sau de restituit.
Pe scurt
- Ce este: documentul prin care titularul unui avans de trezorerie centralizează cheltuielile efectuate pentru firmă, atașează documentele justificative și stabilește diferența de primit sau de restituit.
- Cod oficial: doar pentru deplasările externe - 14-5-5 și 14-5-5/a (OMFP 2634/2015). La intern, decontarea se face pe ordinul de deplasare (14-5-4); decontul generic al firmelor este un model adaptat, permis de art. 4 alin. (2).
- Bază legală: OMFP 2634/2015 (documente financiar-contabile); deductibilitatea cheltuielilor - Codul fiscal art. 25 și HG 1/2016.
- Format: bloc A5 cu 100 de file, un exemplar; variantă standard sau personalizată.
Ce este decontul de cheltuieli și când se folosește?
Circuitul tipic este simplu: salariatul primește un avans din casierie (sau cheltuie din banii proprii), efectuează cheltuielile în interesul firmei - transport, cazare, combustibil, protocol, achiziții mărunte cu numerar sau card - apoi întocmește decontul, la care atașează documentele justificative. Din compararea avansului cu totalul cheltuielilor rezultă diferența: fie salariatul restituie ce a rămas necheltuit, fie firma îi rambursează ce a plătit în plus.
Decontul este documentul care închide acest circuit: fără el, avansul rămâne nejustificat în contul titularului, iar cheltuielile nu pot fi înregistrate în contabilitate. Restituirile și rambursările în numerar trec prin casierie, cu dispoziție de plată/încasare și înregistrare în registrul de casă.
Există un cod oficial? Nuanța cu ordinul de deplasare
Aici se face frecvent o confuzie. În nomenclatorul OMFP 2634/2015 există doar „Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe)" - cod 14-5-5 - și „Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale)" - cod 14-5-5/a. Ambele privesc deplasările în străinătate; codul 14-5-5 nu este codul decontului intern.
Pentru deplasările interne, decontarea cheltuielilor se face chiar pe ordinul de deplasare (cod 14-5-4), care servește, potrivit normelor, ca: „dispoziție către persoana delegată să efectueze deplasarea; document pentru decontarea cheltuielilor efectuate; document pentru stabilirea diferențelor de primit sau de restituit de titularul de avans; document justificativ de înregistrare în contabilitate".
Decontul de cheltuieli generic pe care îl folosesc firmele - pentru achiziții cu numerar sau card, protocol ori deplasări - este așadar un document operațional adaptat. Este pe deplin legitim: OMFP 2634/2015 art. 4 alin. (2) prevede că „Fiecare entitate poate adapta, în funcție de necesități, modelele documentelor financiar-contabile".
Ce conține decontul de cheltuieli?
- Datele entității - denumirea firmei, eventual departamentul;
- Titularul de avans - nume, funcție, scopul cheltuielilor (deplasare, achiziții, protocol);
- Avansul primit - suma și data ridicării din casierie;
- Cheltuielile efectuate - fiecare cheltuială pe rând, cu felul, numărul și data documentului justificativ (bon fiscal, factură, bilet de transport) și suma;
- Diferențele - de restituit de titular sau de primit de la firmă;
- Semnăturile - titularul de avans, persoana care verifică decontul și cea care îl aprobă.
Cum se completează decontul de cheltuieli
Pasul 1 - Deschideți decontul cu datele titularului și ale avansului. Treceți numele și funcția titularului, scopul cheltuielilor și avansul primit, cu data ridicării. Fără avans, întreaga sumă va fi de rambursat.
Pasul 2 - Înscrieți fiecare cheltuială cu documentul ei justificativ. Pentru fiecare rând: felul documentului (bon fiscal, factură, bilet), numărul, data și suma. Cheltuielile fără document justificativ nu pot fi decontate și nu pot fi înregistrate în contabilitate.
Pasul 3 - Calculați diferența. Totalizați cheltuielile și comparați cu avansul: ce rămâne necheltuit se restituie la casierie, ce s-a plătit peste avans se rambursează titularului. Operațiunile în numerar se documentează prin dispoziție de încasare, respectiv de plată.
Pasul 4 - Atașați documentele și obțineți semnăturile. Capsați bonurile, facturile și biletele de decont, apoi parcurgeți circuitul: semnătura titularului, verificarea (de regulă contabilitatea) și aprobarea conducerii. Predați decontul în termenul stabilit prin politica internă a firmei.
Întrebări frecvente (FAQ)
Există un cod oficial pentru decontul de cheltuieli intern?
Nu. OMFP 2634/2015 prevede coduri doar pentru deconturile de deplasări externe (14-5-5 și 14-5-5/a). La intern, decontarea se face pe ordinul de deplasare (14-5-4), iar decontul generic al firmei este un model adaptat, permis expres de art. 4 alin. (2) din ordin.
În cât timp trebuie justificat avansul?
Nu există un termen legal general actual pentru firmele private - termenul se stabilește prin politica sau decizia internă a fiecărei entități. Referința tradițională este Decretul 209/1976 (Regulamentul operațiilor de casă), al cărui art. 29 prevedea justificarea în 3 zile lucrătoare de la sosirea din deplasare - act formal încă în vigoare, dar scris pentru „unitățile socialiste", deci de tratat ca reper, nu ca obligație.
Ce documente justificative se atașează la decont?
Originalele documentelor care probează fiecare cheltuială: bonuri fiscale, facturi, bilete de transport, chitanțe de cazare. Fără document justificativ, cheltuiala nu poate fi decontată, iar la nivelul firmei nu poate fi dedusă (Codul fiscal art. 25, HG 1/2016).
Cât este diurna neimpozabilă la deplasările interne?
Diurna este neimpozabilă în limita a 2,5 × nivelul legal stabilit pentru instituțiile publice (Codul fiscal art. 76). Nivelul actual pentru instituțiile publice este de 23 lei/zi (HG 714/2018, actualizat prin OMF 1.235/2023), deci 57,5 lei/zi la intern, la data publicării acestui ghid. Se aplică în plus plafonul de 3 salarii de bază, calculat proporțional cu zilele de deplasare (Legea 72/2022).
Care este diferența față de dispoziția de plată?
Decontul justifică cheltuielile și stabilește diferențele; dispoziția de plată către casierie este documentul prin care banii ies efectiv din casierie - de exemplu la acordarea avansului sau la rambursarea diferenței. Cele două lucrează împreună: decontul spune cât și de ce, dispoziția documentează mișcarea numerarului.
Comandă decontul de cheltuieli
Pe formularetipizate.ro găsiți decontul de cheltuieli în bloc A5 cu 100 de file, într-un exemplar - varianta standard sau personalizată cu datele firmei:
- Rubrici pentru avansul primit, cheltuielile efectuate cu documentele justificative și diferențele de primit/restituit
- Documentele conexe: ordinul de deplasare, dispoziția de plată și registrul de casă
Livrare prin curier în 24-48 de ore, în toată România. Pentru deplasările în interes de serviciu, vezi și ghidul ordinului de deplasare.