Decontul de cheltuieli este documentul prin care un salariat justifică sumele cheltuite pentru firmă și stabilește diferențele de primit sau de restituit.
Pe scurt
- Ce este: documentul prin care titularul unui avans de trezorerie centralizează cheltuielile efectuate pentru firmă, atașează documentele justificative și stabilește diferența de primit sau de restituit.
- Cod oficial: doar pentru deplasările externe - 14-5-5 și 14-5-5/a (OMFP 2634/2015). La intern, decontarea se face pe ordinul de deplasare (14-5-4); decontul generic al firmelor este un model adaptat, permis de art. 4 alin. (2).
- Bază legală: OMFP 2634/2015 (documente financiar-contabile); deductibilitatea cheltuielilor - Codul fiscal art. 25 și HG 1/2016.
- Format: bloc A5 cu 100 de file, un exemplar; variantă standard sau personalizată.
Ce este decontul de cheltuieli și când se folosește?
Circuitul tipic este simplu: salariatul primește un avans din casierie (sau cheltuie din banii proprii), efectuează cheltuielile în interesul firmei - transport, cazare, combustibil, protocol, achiziții mărunte cu numerar sau card - apoi întocmește decontul, la care atașează documentele justificative. Din compararea avansului cu totalul cheltuielilor rezultă diferența: fie salariatul restituie ce a rămas necheltuit, fie firma îi rambursează ce a plătit în plus.
Decontul este documentul care închide acest circuit: fără el, avansul rămâne nejustificat în contul titularului, iar cheltuielile nu pot fi înregistrate în contabilitate. Restituirile și rambursările în numerar trec prin casierie, cu dispoziție de plată/încasare și înregistrare în registrul de casă.
Există un cod oficial? Nuanța cu ordinul de deplasare
Aici se face frecvent o confuzie. În nomenclatorul OMFP 2634/2015 există doar „Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe)" - cod 14-5-5 - și „Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale)" - cod 14-5-5/a. Ambele privesc deplasările în străinătate; codul 14-5-5 nu este codul decontului intern.
Pentru deplasările interne, decontarea cheltuielilor se face chiar pe ordinul de deplasare (cod 14-5-4), care servește, potrivit normelor, ca: „dispoziție către persoana delegată să efectueze deplasarea pe teritoriul țării; document pentru decontarea cheltuielilor efectuate; document pentru stabilirea diferențelor de primit sau de restituit de titularul de avans; document justificativ de înregistrare în contabilitate".
Decontul de cheltuieli generic pe care îl folosesc firmele - pentru achiziții cu numerar sau card, protocol ori deplasări - este așadar un document operațional adaptat. Este pe deplin legitim: OMFP 2634/2015 art. 4 alin. (2) prevede că „Fiecare entitate poate adapta, în funcție de necesități, modelele documentelor financiar-contabile".
Ce conține decontul de cheltuieli?
- Datele entității - denumirea firmei, eventual departamentul;
- Titularul de avans - nume, funcție, scopul cheltuielilor (deplasare, achiziții, protocol);
- Avansul primit - suma și data ridicării din casierie;
- Cheltuielile efectuate - fiecare cheltuială pe rând, cu felul, numărul și data documentului justificativ (bon fiscal, factură, bilet de transport) și suma;
- Diferențele - de restituit de titular sau de primit de la firmă;
- Semnăturile - titularul de avans, persoana care verifică decontul și cea care îl aprobă.
Cum se completează decontul de cheltuieli
Pasul 1 - Deschideți decontul cu datele titularului și ale avansului. Treceți numele și funcția titularului, scopul cheltuielilor și avansul primit, cu data ridicării. Fără avans, întreaga sumă va fi de rambursat.
Pasul 2 - Înscrieți fiecare cheltuială cu documentul ei justificativ. Pentru fiecare rând: felul documentului (bon fiscal, factură, bilet), numărul, data și suma. Cheltuielile fără document justificativ nu pot fi decontate și nu pot fi înregistrate în contabilitate.
Pasul 3 - Calculați diferența. Totalizați cheltuielile și comparați cu avansul: ce rămâne necheltuit se restituie la casierie, ce s-a plătit peste avans se rambursează titularului. Operațiunile în numerar se documentează prin dispoziție de încasare, respectiv de plată.
Pasul 4 - Atașați documentele și obțineți semnăturile. Capsați bonurile, facturile și biletele de decont, apoi parcurgeți circuitul: semnătura titularului, verificarea (de regulă contabilitatea) și aprobarea conducerii. Predați decontul în termenul stabilit prin politica internă a firmei.
Întrebări frecvente (FAQ)
Există un cod oficial pentru decontul de cheltuieli intern?
Nu. OMFP 2634/2015 prevede coduri doar pentru deconturile de deplasări externe (14-5-5 și 14-5-5/a). La intern, decontarea se face pe ordinul de deplasare (14-5-4), iar decontul generic al firmei este un model adaptat, permis expres de art. 4 alin. (2) din ordin.
În cât timp trebuie justificat avansul?
Legea 70/2015 și OMFP 2634/2015 nu fixează un termen de justificare a avansului; în practică, termenul se stabilește prin procedurile interne ale firmei. Singurul termen scris rămâne în Regulamentul operațiilor de casă aprobat prin Decretul 209/1976, act pentru care portalul legislativ nu înregistrează nicio abrogare, dar scris pentru „unitățile socialiste”: avansul pentru deplasare se justifică în cel mult 3 zile lucrătoare de la sosire, fără ziua sosirii (art. 29 lit. e)), iar avansul pentru cumpărături în localitate, în cel mult 4 zile lucrătoare de la primire (art. 29 lit. a)).
Ce documente justificative se atașează la decont?
Originalele documentelor care probează fiecare cheltuială: bonuri fiscale, facturi, bilete de transport, chitanțe de cazare. Fără document justificativ, cheltuiala nu poate fi decontată și nu poate fi înregistrată în contabilitate (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6 alin. (1)). Păstrați originalele: bonurile și biletele de călătorie nenominale pierdute înainte de înregistrare nu se pot reconstitui (OMFP 2634/2015, anexa nr. 1 pct. 33).
Cât este diurna neimpozabilă la deplasările interne?
Diurna este neimpozabilă în limita a 2,5 × nivelul legal stabilit pentru instituțiile publice (Codul fiscal art. 76). Nivelul actual pentru instituțiile publice este de 23 lei/zi (HG 714/2018, actualizat prin OMF 1.235/2023), deci 57,5 lei/zi la intern, la data publicării acestui ghid. Se aplică în plus plafonul de 3 salarii de bază, calculat proporțional cu zilele de deplasare (Legea 72/2022).
Care este diferența față de dispoziția de plată?
Decontul justifică cheltuielile și stabilește diferențele; dispoziția de plată către casierie este documentul prin care banii ies efectiv din casierie - de exemplu la acordarea avansului sau la rambursarea diferenței. Cele două lucrează împreună: decontul spune cât și de ce, dispoziția documentează mișcarea numerarului.
Comandă decontul de cheltuieli
Pe formularetipizate.ro găsiți decontul de cheltuieli în bloc A5 cu 100 de file, într-un exemplar - varianta standard sau personalizată cu datele firmei:
- Rubrici pentru avansul primit, cheltuielile efectuate cu documentele justificative și diferențele de primit/restituit
- Documentele conexe: ordinul de deplasare, dispoziția de plată și registrul de casă
Livrare prin curier în 24-48 de ore, în toată România. Pentru deplasările în interes de serviciu, vezi și ghidul ordinului de deplasare.