Statul de plată este documentul lunar în care se calculează și se evidențiază drepturile salariale ale personalului angajat. La asociațiile de proprietari, el se întocmește pentru administrator, contabil, casier sau îngrijitor, atunci când aceștia sunt angajați cu contract de muncă. Are codul 14-5-1.
Pe scurt
- Ce este: documentul lunar de calcul al salariilor (brut, rețineri, net) ale personalului angajat.
- Când este obligatoriu: dacă asociația are personal cu contract individual de muncă.
- Bază legală: OMFP nr. 3103/2017, anexa nr. 2 (cod 14-5-1); OMFP nr. 2634/2015 (modelul și normele formularului); Legea nr. 53/2003 (Codul muncii), art. 166 și 168; Legea nr. 196/2018, art. 53 lit. h).
- Format: carnet tipizat A4, 100 file. Se păstrează 5 ani (Legea nr. 36/2023).
Ce este statul de plată?
Statul de plată (sau statul de salarii) este documentul justificativ în care se calculează lunar drepturile salariale ale fiecărui angajat: salariul de bază, sporurile și alte drepturi, totalul brut, reținerile (contribuții sociale și impozit) și salariul net de plată.
La asociațiile de proprietari, personalul - administrator, contabil, casier, îngrijitor, portar - poate fi angajat cu contract individual de muncă. Pentru acești angajați, statul de plată este obligatoriu. Dacă administratorul lucrează pe bază de contract de prestări servicii (Legea nr. 196/2018, art. 64 alin. (4)), el nu intră în statul de salarii; statul se întocmește pentru personalul cu contract individual de muncă.
Statul de plată nu trebuie confundat cu lista de plată: lista repartizează cheltuielile lunare ale asociației pe apartamente, în timp ce statul de plată privește exclusiv salariile personalului angajat.
Care este baza legală?
Statul de salarii (cod 14-5-1) figurează în nomenclatorul formularelor folosite de asociațiile de proprietari care țin contabilitatea în partidă simplă (OMFP nr. 3103/2017, anexa nr. 2, poz. 18); modelul și normele lui de utilizare sunt cele din OMFP nr. 2634/2015: se întocmește lunar și servește la calculul drepturilor cuvenite salariaților și ca document justificativ de înregistrare în contabilitate. Se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar — termen valabil inclusiv pentru statele de salarii (art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, modificat prin Legea nr. 36/2023). Pentru entitățile care conduc contabilitate în partidă simplă, cum sunt asociațiile de proprietari, același termen de 5 ani este prevăzut și de OMFP 3103/2017, Anexa 2 pct. 10¹ (introdus prin OMF nr. 1447/2023).
Adunarea generală hotărăște numărul și funcțiile personalului încadrat cu contract individual de muncă sau cu contract de prestări servicii (Legea nr. 196/2018, art. 53 lit. h)). Pentru salariați, Legea nr. 53/2003 (Codul muncii) cere plata salariului cel puțin o dată pe lună (art. 166 alin. (1)); plata se dovedește prin semnarea statelor de plată sau prin alte documente justificative, iar statele se păstrează în aceleași condiții și termene ca actele contabile (art. 168). Restul documentelor pe care trebuie să le țină asociația sunt prezentate în ghidul formularelor pentru asociația de proprietari.
Cum se completează statul de plată
Pasul 1 – Treceți datele angajatului: numele, prenumele și funcția.
Pasul 2 – Înregistrați salariul de bază și sporurile sau alte drepturi cuvenite.
Pasul 3 – Calculați totalul brut (salariu de bază plus sporuri).
Pasul 4 – Aplicați reținerile: contribuțiile sociale (CAS, CASS) și impozitul pe venit.
Pasul 5 – Stabiliți salariul net și obțineți semnătura de primire.
Întrebări frecvente
Când are nevoie asociația de stat de plată?
Atunci când are personal angajat cu contract individual de muncă (administrator, contabil, îngrijitor etc.).
Statul de plată înlocuiește declarația D112?
Nu. Declarația D112 se transmite electronic către ANAF, dar statul de plată rămâne documentul justificativ intern pentru drepturile salariale.
Cât timp se păstrează statul de salarii?
5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar — Legea nr. 36/2023 a redus termenul (anterior 50 de ani) și îl prevede expres „inclusiv pentru statele de salarii". Legea nr. 36/2023 nu are dispoziții tranzitorii pentru statele întocmite înainte de intrarea ei în vigoare, așa că este prudent să nu le eliminați - mai ales pe cele dinainte de 1 aprilie 2001, pe baza cărora se eliberează adeverințele de venit folosite la calculul pensiei (Legea nr. 360/2023, art. 139 alin. (2)).
Comandă statul de plată
Pe formularetipizate.ro găsiți statul de plată (state de salarii) (cod 14-5-1), carnet A4 cu 100 file, conform OMFP 3103/2017, cu livrare în 24-48 ore. Standard sau personalizat. Salariile se plătesc din contul curent al asociației (Legea nr. 196/2018, art. 67 alin. (2)); registrul de casă evidențiază numerarul păstrat pentru cheltuieli neprevăzute, în limita unui plafon lunar de 1.000 lei (art. 67 alin. (5)), iar cheltuielile cu personalul se repartizează pe apartamente prin lista de plată a cotelor.