Statul de plată este documentul lunar în care se calculează și se evidențiază drepturile salariale ale personalului angajat. La asociațiile de proprietari, el se întocmește pentru administrator, contabil, casier sau îngrijitor, atunci când aceștia sunt angajați cu contract de muncă. Are codul 14-5-1.
Pe scurt
- Ce este: documentul lunar de calcul al salariilor (brut, rețineri, net) ale personalului angajat.
- Când este obligatoriu: dacă asociația are personal cu contract individual de muncă.
- Bază legală: OMFP nr. 3103/2017 (cod 14-5-1); Legea nr. 53/2003 (Codul muncii); Legea nr. 196/2018, art. 53 lit. h).
- Format: carnet tipizat A4, 100 file. Se păstrează 5 ani (Legea nr. 36/2023).
Ce este statul de plată?
Statul de plată (sau statul de salarii) este documentul justificativ în care se calculează lunar drepturile salariale ale fiecărui angajat: salariul de bază, sporurile și alte drepturi, totalul brut, reținerile (contribuții sociale și impozit) și salariul net de plată.
La asociațiile de proprietari, personalul - administrator, contabil, casier, îngrijitor, portar - poate fi angajat cu contract individual de muncă. Pentru acești angajați, statul de plată este obligatoriu. Dacă administratorul prestează servicii pe contract de mandat sau prestări servicii, statul de salarii nu se aplică acelei persoane, dar rămâne obligatoriu pentru ceilalți angajați cu contract de muncă.
Statul de plată nu trebuie confundat cu lista de plată: lista repartizează cheltuielile lunare ale asociației pe apartamente, în timp ce statul de plată privește exclusiv salariile personalului angajat.
Care este baza legală?
Statul de salarii (cod 14-5-1) este reglementat prin OMFP nr. 3103/2017, Anexa 2. Se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar — termen valabil inclusiv pentru statele de salarii (art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, modificat prin Legea nr. 36/2023). Pentru entitățile care conduc contabilitate în partidă simplă, cum sunt asociațiile de proprietari, același termen de 5 ani este prevăzut și de OMFP 3103/2017, Anexa 2 pct. 10¹ (introdus prin OMF nr. 1447/2023).
Angajarea personalului asociației se face prin contract individual de muncă, conform Legii nr. 196/2018, art. 53 lit. h) — adunarea generală hotărăște numărul și funcțiile personalului angajat — și Legii nr. 53/2003 (Codul muncii), care impune întocmirea lunară a statului de plată ca document justificativ pentru drepturile salariale. Restul documentelor pe care trebuie să le țină asociația sunt prezentate în ghidul formularelor pentru asociația de proprietari.
Cum se completează statul de plată
Pasul 1 – Treceți datele angajatului: numele, prenumele și funcția.
Pasul 2 – Înregistrați salariul de bază și sporurile sau alte drepturi cuvenite.
Pasul 3 – Calculați totalul brut (salariu de bază plus sporuri).
Pasul 4 – Aplicați reținerile: contribuțiile sociale (CAS, CASS) și impozitul pe venit.
Pasul 5 – Stabiliți salariul net și obțineți semnătura de primire.
Întrebări frecvente
Când are nevoie asociația de stat de plată?
Atunci când are personal angajat cu contract individual de muncă (administrator, contabil, îngrijitor etc.).
Statul de plată înlocuiește declarația D112?
Nu. Declarația D112 se transmite electronic către ANAF, dar statul de plată rămâne documentul justificativ intern pentru drepturile salariale.
Cât timp se păstrează statul de salarii?
5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar — Legea nr. 36/2023 a redus termenul (anterior 50 de ani) și îl prevede expres „inclusiv pentru statele de salarii". Pentru statele vechi, dinainte de 2011, practica recomandă păstrarea în continuare, ca sursă de reconstituire a stagiului de cotizare pentru pensie.
Comandă statul de plată
Pe formularetipizate.ro găsiți statul de plată (state de salarii) (cod 14-5-1), carnet A4 cu 100 file, conform OMFP 3103/2017, cu livrare în 24-48 ore. Standard sau personalizat.