Orice persoană juridică sau fizică ce gestionează informații clasificate ține registrele pentru evidența informațiilor clasificate după modelele din anexele la Standardele naționale aprobate prin HG nr. 585/2002: registrele speciale ale documentelor (art. 59), registrul unic (anexa nr. 7), condica de predare-primire a documentelor (anexa nr. 8), registrul informațiilor multiplicate (anexa nr. 9), condica cheilor (anexa nr. 11) și registrul certificatelor de securitate și al autorizațiilor de acces (anexa nr. 18). Informațiile secrete de serviciu se înregistrează separat, după modelul din anexa nr. 1 la HG nr. 781/2002 (art. 3).
Pe scurt
- Cine le ține: toate persoanele juridice sau fizice care gestionează informații clasificate (art. 2 alin. (1)) - autorități și instituții publice, dar și firme care dețin informații secrete de stat (art. 84 alin. (2)) sau secrete de serviciu (HG nr. 781/2002, art. 1).
- Cine le completează: numai persoane cu certificat de securitate sau autorizație de acces (art. 65).
- Bază legală: Standardele aprobate prin HG nr. 585/2002, art. 59 și anexele nr. 4, 5, 7, 8, 9, 11 și 18; HG nr. 781/2002, art. 3 și anexa nr. 1; Legea nr. 182/2002.
- Păstrare: Standardele și HG nr. 781/2002 nu stabilesc un termen pentru registre; se aplică nomenclatorul arhivistic al deținătorului.
Cine trebuie să țină registrele pentru informații clasificate?
Registrele le ține oricine gestionează informații clasificate, nu numai instituțiile publice: Standardele naționale de protecție a informațiilor clasificate în România, aprobate prin HG nr. 585/2002 (Monitorul Oficial nr. 485 din 5 iulie 2002), „sunt obligatorii pentru toate persoanele juridice sau fizice care gestionează astfel de informații” (art. 2 alin. (1)). Textul Standardelor aprobate prin HG nr. 585/2002 a fost modificat prin HG nr. 2202/2004 și HG nr. 185/2005, fără schimbări la anexele folosite aici.
Firmele care dețin informații secrete de stat aplică aceleași reguli ca instituțiile publice. Art. 84 alin. (2): „Persoanele juridice de drept privat deținătoare de informații secrete de stat au obligația să respecte și să aplice reglementările … stabilite pentru autoritățile și instituțiile publice”.
Pentru secretele de serviciu, HG nr. 781/2002 privind protecția informațiilor secrete de serviciu (Monitorul Oficial nr. 575 din 5 august 2002) aplică aceleași reguli (art. 1), inclusiv „agenților economici și altor persoane juridice”. Legea de bază a domeniului este Legea nr. 182/2002 privind protecția informațiilor clasificate.
Ce registre cer standardele?
Standardele cer registre speciale pentru documente, un registru unic al tuturor registrelor și condici de predare-primire. Art. 59 alin. (1): „Evidența materialelor și documentelor care conțin informații clasificate se ține în registre speciale, întocmite potrivit modelelor prevăzute în anexele nr. 4, 5 și 6”. Documentele strict secrete și cele secrete pot fi ținute în același registru (art. 62 alin. (2)).
| Registrul | Modelul | Ce se trece |
|---|---|---|
| Registrul de evidență a informațiilor secrete de serviciu | HG nr. 781/2002, anexa nr. 1 (art. 3) | documentele secrete de serviciu, la intrare și la ieșire |
| Registrul pentru documentele strict secrete și secrete | anexa nr. 5 (art. 59, art. 62 alin. (2)) | intrarea și ieșirea documentelor, cu nivelul de secretizare în ambele jumătăți |
| Registrul pentru documentele strict secrete de importanță deosebită | anexa nr. 4 (art. 59) | intrarea și ieșirea documentelor, fără coloana nivelului |
| Registrul unic | anexa nr. 7 (art. 59 alin. (4)) | fiecare registru, condică și borderou al unității |
| Condica de predare-primire a documentelor clasificate | anexa nr. 8 | cui s-a predat documentul, semnătura de primire și cea de restituire |
| Registrul de evidență a informațiilor clasificate multiplicate | anexa nr. 9 (art. 67 și 71) | copierea: cererea, originalul, exemplarele și forma de copiere |
| Condica de predare-primire a cheilor | anexa nr. 11 (art. 129 alin. (2)) | cheile încăperilor și containerelor de securitate |
| Registrul certificatelor de securitate și al autorizațiilor de acces | anexa nr. 18 (art. 145) | posesorii, nivelul de acces, valabilitatea și retragerea |
Dintre modelele numite la art. 59 alin. (1), registrele noastre reproduc anexele nr. 4 și 5. Registrul de intrări-ieșiri al registraturii, pentru corespondența neclasificată, este un registru separat (vezi Ce este registrul de intrări-ieșiri?).
Ce cuprinde registrul secretelor de serviciu și cum se completează?
Registrul secretelor de serviciu are un antet și, pe fiecare rând, două jumătăți: INTRARE și IEȘIRE. HG nr. 781/2002 cere înregistrarea separată a secretelor de serviciu, „conform modelului prezentat în anexa nr. 1” (art. 3). Antetul modelului cuprinde „ROMÂNIA … (unitatea)”, „Secret de serviciu (după completare)”, „Exemplar unic”, „Compartimentul … Nr. … din …”, titlul „REGISTRUL DE EVIDENȚĂ a informațiilor secrete de serviciu”, „Data deschiderii evidenței …” și „Data închiderii evidenței …”.
Pasul 1 - Seria, din registrul unic. Structura de securitate a unității trece registrul în registrul unic (anexa nr. 7), cu seria și numărul de file (art. 59 alin. (4)).
Pasul 2 - Antetul. Se completează unitatea, compartimentul, numărul și data, apoi data deschiderii evidenței.
Pasul 3 - Intrarea. Pentru fiecare document se trec numărul și data înregistrării, numărul și data documentului la expeditor, de la cine provine, conținutul pe scurt, exemplarele, filele, anexele și filele anexelor și cui i s-a repartizat documentul.
Pasul 4 - Ieșirea. Pe același rând se trec data expedierii, destinatarul, exemplarele, filele și anexele, numărul borderoului de expediere și numărul dosarului și fila unde a fost clasat documentul sau numărul procesului-verbal de distrugere.
Pasul 5 - Închiderea. Când registrul se încheie, în antet se trece data închiderii evidenței.
Modelul din anexa nr. 5 adaugă, în ambele jumătăți, coloana „Nivelul de secretizare”; cel din anexa nr. 4 este ca modelul din HG nr. 781/2002, fără coloana nivelului.
Registrul unic și condicile
Registrul unic (anexa nr. 7)
În registrul unic se trece fiecare registru, condică și borderou al unității (art. 59 alin. (4)). Modelul, „REGISTRU UNIC de evidență a registrelor, condicilor, borderourilor și a caietelor pentru însemnări clasificate”, consemnează seria, numărul de file, cine a primit materialul și certificatul lui de securitate, data, semnătura și dosarul unde a fost clasat sau procesul-verbal de distrugere.
Condica de predare-primire a documentelor (anexa nr. 8)
Modelul „CONDICA DE PREDARE - PRIMIRE a documentelor clasificate” arată cui i s-a predat fiecare document, cu nivelul de secretizare, exemplarul, seria și numărul certificatului de securitate al celui care l-a primit, data, semnătura de primire și semnătura de restituire.
Registrul informațiilor multiplicate (anexa nr. 9)
Copierea se consemnează în „REGISTRUL de evidență a informațiilor clasificate multiplicate” (art. 67 și 71): la intrare, compartimentul care a solicitat copierea, originalul, cererea și nivelul de secretizare; la ieșire, exemplarele, totalul filelor copiate, forma de copiere și cine a primit originalul și copiile.
Condica cheilor (anexa nr. 11)
Pentru cheile încăperilor și containerelor de securitate, art. 129 alin. (2) prevede „CONDICA DE PREDARE - PRIMIRE a cheilor de la încăperile și containerele de securitate”: cine a primit cutia cu chei, data și ora, semnătura, numărul sigiliului, data și ora predării înapoi și cine ridică cutia.
Registrul certificatelor de securitate (anexa nr. 18)
Art. 145 prevede „REGISTRUL pentru evidența certificatelor de securitate/autorizațiilor de acces la informații clasificate”: posesorul și datele lui de identificare, funcția, nivelul de acces, data eliberării, seria și numărul, perioada de valabilitate, data și motivul retragerii.
Cine completează registrele și cine le dă seria?
Registrele le completează numai persoane care au certificat de securitate sau autorizație de acces (art. 65). Seria o dă structura de securitate a unității, care trece fiecare registru în registrul unic, cu seria și numărul de file.
Un registru gol nu conține informații clasificate: modelul din HG nr. 781/2002 poartă chiar în antet mențiunea „Secret de serviciu (după completare)”. Niciun act nu rezervă tipărirea registrelor necompletate unei autorități.
Întrebări frecvente
O firmă privată trebuie să țină registre pentru informații clasificate?
Da, dacă deține informații clasificate. Persoanele juridice de drept privat care dețin informații secrete de stat aplică reglementările stabilite pentru autoritățile și instituțiile publice (art. 84 alin. (2) din Standarde), iar HG nr. 781/2002 aplică regulile secretelor de serviciu și agenților economici (art. 1).
Unde se trec copiile unui document clasificat?
În registrul de evidență a informațiilor clasificate multiplicate, după modelul din anexa nr. 9 (art. 67 și 71). Se trec cererea de copiere, originalul, numărul de exemplare, totalul filelor copiate, forma de copiere și cine a primit originalul și copiile.
Registrele pentru informații clasificate se pot cumpăra de la o tipografie?
Da, necompletate: un registru gol nu conține informații clasificate, iar niciun act nu rezervă tipărirea lui unei autorități. Seria o dă structura de securitate a unității, care trece fiecare registru în registrul unic.
Cât timp se păstrează registrele de evidență a informațiilor clasificate?
Standardele și HG nr. 781/2002 nu stabilesc un termen de păstrare pentru registre. Se aplică nomenclatorul arhivistic al deținătorului.
Comandă registrele pentru informații clasificate
Registrele se comandă ca un singur produs, în opt modele:
- Secrete de serviciu (HG 781/2002) - anexa nr. 1, cu antetul „Secret de serviciu (după completare)”;
- Strict secrete și secrete - anexa nr. 5;
- Strict secrete de importanță deosebită - anexa nr. 4;
- Registrul unic - anexa nr. 7;
- Condica de predare-primire a documentelor - anexa nr. 8;
- Informații clasificate multiplicate - anexa nr. 9;
- Condica cheilor - anexa nr. 11;
- Certificate de securitate și autorizații - anexa nr. 18.
Registrele cu intrare și ieșire (anexele nr. 4, 5, 9 și modelul din HG nr. 781/2002) au rândul pe două pagini A4 alăturate; celelalte sunt A4 orizontal. Fiecare are 100 de file și se comandă standard sau personalizat cu denumirea unității și a compartimentului, necompletat și fără serie. Prețurile sunt pe pagina produsului. Livrare prin curier, de regulă în 24-48 de ore de la expediere.