Registrul de intrări-ieșiri este registrul în care o firmă sau instituție înregistrează, sub număr unic și în ordine cronologică, toate documentele primite, cele întocmite pentru uz intern și cele expediate. Obligația acestei evidențe decurge din art. 7 al Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, și vizează orice creator de documente — SRL, PFA, ONG sau asociație de proprietari.
Pe scurt
- Ce este: evidența generală, cronologică, a corespondenței unei entități — fiecare document intrat, intern sau ieșit primește un număr de înregistrare unic;
- Cine îl folosește: orice creator și deținător de documente: societăți comerciale, PFA, ONG-uri, asociații de proprietari, instituții publice (art. 1 din Legea nr. 16/1996);
- Bază legală: art. 7 din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, și art. 8–9 din Instrucțiunile privind activitatea de arhivă aprobate de Arhivele Naționale prin Ordinul de zi nr. 217/23.05.1996;
- Format & arhivare: registru legat A4, 100 de file numerotate; se trece în nomenclatorul arhivistic propriu al firmei, iar practica arhivistică standard îi atribuie păstrare permanentă;
- Este obligatoriu? Da — înregistrarea documentelor intrate, ieșite și interne este o obligație legală directă, iar registrul de intrări-ieșiri este instrumentul standard prin care ea se îndeplinește.
Ce este registrul de intrări-ieșiri?
Registrul de intrări-ieșiri — numit în practică și registru de corespondență sau registru de intrare-ieșire a documentelor — este evidența oficială în care se consemnează fiecare document care intră în firmă, este creat pentru uz intern sau iese din firmă. Temeiul este direct: art. 7 din Legea nr. 16/1996, republicată, prevede că „creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să înregistreze și să țină evidența tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum și a celor ieșite, potrivit legii".
Modul concret de lucru este detaliat în Instrucțiunile Arhivelor Naționale (Ordinul de zi nr. 217/23.05.1996, art. 8–9): înregistrarea se face la registratura generală, „fie într-un singur registru de intrare-ieșire, fie, concomitent, în mai multe, fără ca numerele de înregistrare date documentelor să se repete". O firmă mică ține un singur registru; o organizație cu mai multe compartimente poate deschide mai multe, cu condiția ca seriile de numere să nu se suprapună.
Fizic, formularul tipărit standard este un registru legat în format A4 (orientare landscape), cu 100 de file numerotate și pagini duble: secțiunea INTRARE pe o parte, secțiunea IEȘIRE pe cealaltă, astfel încât circuitul complet al unui document — de la primire până la expedierea răspunsului — se citește pe un singur rând.
Este obligatoriu registrul de intrări-ieșiri?
Înregistrarea documentelor intrate, ieșite și interne este o obligație legală directă pentru orice creator de documente — firmă, PFA sau ONG (art. 7 din Legea nr. 16/1996, republicată). Registrul de intrări-ieșiri este instrumentul standard prin care Instrucțiunile Arhivelor Naționale cer realizarea acestei evidențe. Obligația nu privește doar instituțiile publice: legea se aplică și entităților private, inclusiv asociațiilor de proprietari.
În privința sancțiunilor, Legea Arhivelor sancționează cu amendă de la 1.000 la 25.000 lei (art. 36–37 din Legea nr. 16/1996, republicată) neîntocmirea nomenclatorului arhivistic și neasigurarea evidenței și păstrării corespunzătoare a documentelor — amendă aplicabilă și persoanei juridice. Registrul de intrări-ieșiri este prima dovadă cerută la un control al Arhivelor Naționale că evidența impusă de art. 7 există. Despre nomenclatorul arhivistic și termenele de păstrare am scris pe larg în ghidul de arhivare a formularelor.
La fel cum condica de prezență este evidența zilnică a personalului, registrul de intrări-ieșiri este evidența zilnică a documentelor — cele două registre „de serviciu" pe care orice control le cere deschise la zi.
Ce se trece în registrul de intrări-ieșiri?
Elementele înregistrării sunt enumerate în art. 9 din Instrucțiunile Arhivelor Naționale — aceasta este rubricația de referință a registrului:
- Numărul și data înregistrării — numărul unic atribuit de firmă și ziua în care documentul a fost înregistrat;
- Numărul și data documentului date de emitent — identificarea documentului așa cum a fost emis de expeditor;
- Numărul filelor și al anexelor — pentru a proba integritatea documentului primit;
- Emitentul — de la cine provine documentul;
- Conținutul pe scurt — rezumatul într-o frază al obiectului documentului;
- Compartimentul căruia i s-a repartizat — cine răspunde de soluționare;
- Data expedierii — când a plecat răspunsul sau documentul ieșit;
- Modul rezolvării — cum s-a soluționat;
- Destinatarul — către cine se expediază;
- Numărul de conexare — legătura cu documentul inițial, atunci când înregistrarea este un răspuns;
- Indicativul dosarului după nomenclator — completat după rezolvare, când documentul se clasează la dosar.
Legea nu impune un model rigid de registru — lista de mai sus este reperul, iar formularul tipărit standard o transpune în coloane gata rubricate.
Cum se completează registrul de intrări-ieșiri
Pasul 1 - Deschiderea anului de înregistrare. Conform Instrucțiunilor Arhivelor Naționale, anul de înregistrare începe la 1 ianuarie și se încheie la 31 decembrie. În practica standard, numerotarea se reia de la numărul 1 în fiecare an — primul document înregistrat în ianuarie primește nr. 1/anul curent.
Pasul 2 - Înregistrarea documentelor intrate. Documentele se înregistrează cronologic, în ordinea primirii, la registratura generală. Pentru fiecare document se completează rubricile de intrare: numărul și data înregistrării, numărul și data date de emitent, numărul filelor și al anexelor, emitentul și conținutul pe scurt.
Pasul 3 - Repartizarea către compartiment. Se notează compartimentul căruia i s-a repartizat documentul spre soluționare. Predarea efectivă a documentului între secretariat și compartiment, sub semnătură, se urmărește separat, în condica de secretariat.
Pasul 4 - Înregistrarea ieșirilor și conexarea răspunsurilor. Documentele-răspuns nu primesc număr nou: ele se conexează la primul document înregistrat și primesc numărul documentului inițial. În secțiunea de ieșire se completează data expedierii, modul rezolvării, destinatarul și numărul de conexare.
Pasul 5 - Clasarea la dosar. După rezolvare, se completează indicativul dosarului după nomenclatorul arhivistic — legătura dintre înregistrare și locul unde documentul se arhivează. Registrul completat integral intră el însuși în arhiva firmei.
Registrul de intrări-ieșiri vs condica de secretariat
Registrul de intrări-ieșiri și condica de secretariat sunt instrumente complementare, nu interschimbabile: registrul dă numărul de înregistrare oficial și ține evidența generală cronologică a corespondenței, iar condica urmărește circuitul intern — cui i s-a repartizat sau predat documentul, sub semnătură de primire.
| Criteriu | Registru de intrări-ieșiri | Condică de secretariat |
|---|---|---|
| Rol | Evidența generală a corespondenței | Urmărirea circuitului intern al documentelor |
| Ce consemnează | Intrări, ieșiri, conexări, clasare la dosar | Repartizarea și predarea documentelor între compartimente |
| Numărul de înregistrare | Aici se atribuie numărul oficial | Preia numărul deja atribuit în registru |
| Semnătura de primire | Nu este scopul lui | Da — dovada predării documentului |
| Cine îl completează | Registratura / secretariatul | Secretariatul, la fiecare predare internă |
Într-o firmă mică, aceeași persoană le ține pe amândouă: înregistrează documentul în registru, apoi îl predă pe condică persoanei care îl soluționează. Ambele fac parte din aceeași familie de formulare de secretariat, alături de condica de prezență — despre aceasta din urmă am scris în ghidul condicii de prezență.
Greșeli frecvente
- Numere de înregistrare repetate sau serii suprapuse - Instrucțiunile permit mai multe registre ținute concomitent, dar numai „fără ca numerele de înregistrare date documentelor să se repete"; două compartimente care dau independent nr. 15 aceluiași an compromit întreaga evidență;
- Înregistrarea retroactivă sau în afara ordinii cronologice - documentele se înregistrează în ordinea primirii; înregistrările „recuperate" ulterior, intercalate sau cu date care nu curg cronologic sunt vizibile imediat la o verificare;
- Număr nou pentru documentele-răspuns - răspunsul la o adresă deja înregistrată nu primește număr nou, ci se conexează la numărul documentului inițial; altfel, circuitul aceluiași dosar se rupe în înregistrări fără legătură;
- Rubrica de clasare lăsată goală - indicativul dosarului după nomenclator se completează după rezolvare; fără el, înregistrarea nu spune unde a ajuns fizic documentul, iar arhiva devine imposibil de verificat;
- Corecturi prin ștergere sau acoperire - ca bună practică de registratură, o înregistrare greșită se corectează vizibil (mențiune de anulare), nu prin ștergerea sau acoperirea textului inițial, pentru ca evidența să rămână credibilă la control.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu registrul de intrări-ieșiri pentru firme?
Da. Înregistrarea documentelor intrate, ieșite și interne este o obligație legală directă pentru orice creator de documente — firmă, PFA sau ONG (art. 7 din Legea nr. 16/1996, republicată). Registrul de intrări-ieșiri este instrumentul standard prin care Instrucțiunile Arhivelor Naționale cer realizarea acestei evidențe, iar la un control al Arhivelor Naționale el este prima dovadă solicitată că evidența există.
De la ce număr începe înregistrarea în fiecare an?
În practica standard, de la numărul 1. Instrucțiunile Arhivelor Naționale stabilesc că anul de înregistrare începe la 1 ianuarie și se încheie la 31 decembrie, iar consecința practică este reluarea numerotării de la 1 cu primul document al fiecărui an. Numerele nu au voie să se repete în cadrul aceluiași an, nici atunci când firma ține mai multe registre concomitent.
Ce se trece în registru?
Elementele prevăzute de art. 9 din Instrucțiunile Arhivelor Naționale: numărul și data înregistrării, numărul și data documentului date de emitent, numărul filelor și al anexelor, emitentul, conținutul pe scurt, compartimentul căruia i s-a repartizat, data expedierii, modul rezolvării, destinatarul, numărul de conexare și indicativul dosarului după nomenclator, completat după rezolvare.
Poate fi ținut registrul electronic?
Da, nicio prevedere nu interzice evidența electronică, iar Instrucțiunile permit la unele categorii de evidențe ținerea „pe calculator". În practică însă, registrul pe hârtie rămâne standardul: nu depinde de un sistem informatic, poate fi prezentat imediat la orice control și înregistrările lui cronologice, pe file numerotate, sunt greu de contestat.
Cât timp se păstrează registrul de intrări-ieșiri?
Legea nu fixează un termen expres pentru registrul de intrări-ieșiri — el se trece în nomenclatorul arhivistic propriu al firmei, cu termenul stabilit acolo. Practica arhivistică standard îi atribuie păstrare permanentă, pentru că este instrumentul prin care se poate reconstitui întreaga corespondență a entității. Detalii despre nomenclator găsiți în ghidul de arhivare.
Care e diferența față de condica de secretariat?
Registrul de intrări-ieșiri este evidența generală cronologică a corespondenței și locul unde documentul primește numărul de înregistrare oficial. Condica de secretariat urmărește circuitul intern: cui i s-a repartizat sau predat documentul, sub semnătură de primire. Sunt instrumente complementare — registrul probează că documentul a fost înregistrat, condica probează cine l-a preluat.
Comandă registru de intrări-ieșiri
Registrul de intrări-ieșiri disponibil pe formularetipizate.ro este un registru legat A4 landscape, cu 100 de file și pagini duble INTRARE/IEȘIRE, rubricat după elementele cerute de Instrucțiunile Arhivelor Naționale — gata de completat din prima zi. Este disponibil în variantă standard sau personalizată cu datele firmei (denumire, CUI, adresă), iar prețurile actualizate sunt pe pagina produsului. Pentru evidența completă a secretariatului, comandați-l împreună cu condica de secretariat, registrul-pereche pentru repartizarea internă a documentelor. Livrăm cu curier rapid în toată România.