NIR-ul (Nota de recepție și constatare de diferențe) și „bonul de recepție” sunt adesea confundate. NIR-ul este documentul financiar-contabil aprobat prin OMFP 2634/2015 (cod 14-3-1A); „bon de recepție” nu este un document al ordinului, ci un termen folosit colocvial, fie pentru NIR, fie pentru o confirmare internă de primire a mărfii.
Pe scurt - NIR vs. bon de recepție
NIR-ul și bonul de recepție nu sunt același document. NIR-ul este documentul de recepție din nomenclatorul OMFP 2634/2015, cod 14-3-1A, obligatoriu numai în cazurile enumerate de normă (anexa nr. 2). „Bon de recepție” nu apare în nomenclatorul documentelor financiar-contabile - este un termen colocvial sau numele unei confirmări interne de primire a bunurilor.
În practică, distincția este clară:
- NIR (Nota de recepție și constatare de diferențe): formular contabil oficial, reglementat legal, obligatoriu în situații specifice, utilizat pentru verificarea mărfurilor primite și consemnarea eventualelor diferențe față de formularele furnizorului.
- Bon de recepție: termen colocvial; nu este un document din nomenclatorul OMFP 2634/2015. O confirmare internă de primire devine document justificativ numai dacă furnizează toate informațiile cerute de norme (OMFP 2634/2015, anexa nr. 1 pct. 2 și 4).
- În practică: NIR-ul este formularul legal recunoscut; „bonul de recepție" este uneori folosit colocvial ca sinonim, dar nu poate înlocui NIR-ul acolo unde acesta este obligatoriu.
Ce este NIR-ul (Nota de recepție și constatare de diferențe)?
NIR-ul este documentul prin care se face recepția bunurilor aprovizionate și încărcarea lor în gestiune și care stă la baza înregistrării în contabilitate (OMFP 2634/2015, anexa nr. 2). Este obligatoriu numai în cazurile enumerate de normă; în celelalte, recepția și încărcarea în gestiune se fac pe documentul de livrare (factura, avizul de însoțire a mărfii). Pentru un ghid complet despre NIR, consultați Ce este NIR-ul?.
Principalele caracteristici ale NIR-ului sunt:
- Denumire oficială: Notă de recepție și constatare de diferențe
- Baza legală: Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, cod formular 14-3-1A
- Scop: verificarea mărfurilor primite față de cele comandate și facturate, consemnarea cantităților efectiv recepționate și înregistrarea oricăror diferențe cantitative sau calitative
- Format fizic: ordinul nu impune un format; modelul poate fi adaptat, iar numărul de exemplare și circuitul se stabilesc prin proceduri proprii (art. 4 alin. (2)-(3)). Noi îl producem în A4, în carnete de 50 de seturi autocopiative în 2 exemplare (exemplarul 1 la contabilitate, exemplarul 2 rămâne la cotor) sau de 100 de file simple.
NIR-ul este document de recepție obligatoriu numai în șase situații enumerate de norma OMFP 2634/2015 (anexa nr. 2): (1) bunuri cuprinse într-o factură sau într-un aviz de însoțire a mărfii care fac parte din gestiuni diferite, (2) bunuri primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare, (3) bunuri procurate de la persoane fizice, (4) bunuri care sosesc neînsoțite de documente de livrare, (5) bunuri care prezintă diferențe la recepție, (6) mărfuri intrate în gestiunile la care evidența se ține la preț de vânzare.
Ce este bonul de recepție?
Bonul de recepție nu este un document reglementat prin OMFP 2634/2015 și nu figurează în nomenclatorul documentelor financiar-contabile (anexa nr. 2). Este un termen folosit informal, fie pentru o confirmare simplificată de primire a bunurilor, fie, colocvial, pentru NIR-ul însuși.
O confirmare internă de primire arată doar că livrarea a sosit fizic, fără compararea cantităților cu documentele furnizorului și fără consemnarea diferențelor, pe care le are modelul NIR. Caracteristicile ei:
- Nu este reglementat specific prin OMFP 2634/2015 sau altă normă financiar-contabilă
- Format liber, stabilit de fiecare firmă în funcție de necesități interne
- Scop simplificat: confirmă că bunurile au sosit, fără a urmări în mod formal diferențele față de formularele furnizorului
- Document justificativ numai cu elementele cerute - un document stă la baza înregistrărilor în contabilitate doar dacă furnizează toate informațiile prevăzute de norme (OMFP 2634/2015, anexa nr. 1 pct. 4); o simplă confirmare de primire nu le are
- Nu substituie NIR-ul în situațiile în care acesta este prevăzut ca obligatoriu de legislație
Dacă o firmă folosește o confirmare internă în locul NIR-ului într-unul dintre cele șase cazuri, nu întocmește documentul justificativ cerut de normă. Nerespectarea reglementărilor Ministerului Finanțelor privind întocmirea și utilizarea documentelor justificative este contravenție, cu amendă de la 2.000 la 20.000 lei (Legea nr. 82/1991, art. 41 pct. 2 lit. c) și art. 42 alin. (1) lit. c)).
Tabel comparativ - NIR vs. Bon de recepție
| Criteriu | NIR (Nota de recepție și constatare de diferențe) | Bon de recepție |
|---|---|---|
| Denumire oficială | Notă de recepție și constatare de diferențe (cod 14-3-1A) | Fără denumire oficială reglementată |
| Baza legală | OMFP 2634/2015, Legea nr. 82/1991 | Formular intern; fără bază legală specifică |
| Obligativitate | Obligatoriu în 6 situații prevăzute de lege | Opțional; utilizare internă la decizia firmei |
| Scop | Verificarea mărfii primite față de formulare + consemnarea diferențelor | Confirmare simplă a primirii bunurilor |
| Elemente obligatorii | Cele din OMFP 2634/2015, anexa nr. 1 pct. 2: denumirea documentului, entitatea care îl întocmește, numărul și data, părțile, conținutul operațiunii, datele cantitative și valorice (după caz), numele și semnăturile celor care răspund de operațiune; valorile pot lipsi din NIR dacă se regăsesc în alt document justificativ (anexa nr. 2) | Aceleași, dacă firma vrea să-l folosească drept document justificativ (anexa nr. 1 pct. 4) |
| Valoare contabilă | Document justificativ pentru încărcarea în gestiune și pentru înregistrarea în contabilitate (anexa nr. 2) | Document justificativ numai dacă furnizează toate informațiile cerute (anexa nr. 1 pct. 4) |
| Când se folosește | Obligatoriu în cele șase cazuri din normă; în celelalte, dacă firma hotărăște prin procedură proprie (anexa nr. 1 pct. 23) | Ca formular intern complementar, în situații neacoperite de obligativitatea NIR |
| Format | Model aprobat (anexa nr. 3), pe care firma îl poate adapta; numărul de exemplare îl stabilește firma (art. 4 alin. (2)-(3)) | Liber, specific fiecărei companii |
Când este obligatoriu NIR-ul și nu este suficient un bon de recepție?
NIR-ul devine obligatoriu - și niciun alt formular, inclusiv un „bon de recepție" informal, nu îl poate înlocui - în cele șase situații reglementate expres de OMFP 2634/2015:
- Mărfuri dintr-o singură factură sau aviz destinate mai multor gestiuni - dacă o livrare acoperă mai multe locații sau departamente, se întocmește câte un NIR separat pentru fiecare gestiune primitoare.
- Bunuri primite pentru prelucrare, custodie sau depozitare - chiar dacă proprietatea nu se transferă cumpărătorului, intrarea fizică în gestiune trebuie documentată prin NIR.
- Mărfuri achiziționate de la persoane fizice - inclusiv din piețe agroalimentare sau de la furnizori neprofesioniști care nu emit factură fiscală.
- Bunuri care sosesc neînsoțite de documente de livrare - recepția și încărcarea în gestiune se fac pe NIR (anexa nr. 2).
- Bunuri care prezintă diferențe la recepție - ce se înscrie în NIR stabilește firma prin proceduri proprii (de exemplu cantitatea și valoarea constatate în plus sau în minus, persoanele care au făcut recepția și alte mențiuni) (anexa nr. 2).
- Mărfuri intrate în gestiuni la care evidența se ține la preț de vânzare - modelul din ordin nu are coloane pentru prețul de vânzare; firma îl poate adapta (art. 4 alin. (2)), de exemplu cu adaosul comercial, prețul cu amănuntul și TVA-ul, ca în varianta „Cu TVA” a NIR-ului nostru.
În aceste cazuri, o confirmare internă nu ține locul NIR-ului, iar la inspecție sarcina de a dovedi actele și faptele care stau la baza declarațiilor revine firmei (Codul de procedură fiscală, art. 73 alin. (1)).
Greșeli frecvente
Confuzia dintre NIR și bonul de recepție duce la câteva greșeli frecvente. Din experiența noastră de peste 10 ani, firmele care comandă NIR-uri personalizate cu datele gestiunilor pretipărite le evită mai ușor, pentru că rubricile formularului arată ce trebuie completat. Iată cele mai frecvente:
1. Utilizarea unui bon de recepție intern când NIR-ul este obligatoriu. Aceasta este cea mai costisitoare eroare: firma primește marfa, o confirmă printr-un formular intern simplificat și consideră că și-a îndeplinit obligația. Acolo unde norma cere NIR, intrarea în gestiune rămâne fără documentul justificativ prevăzut, iar la inspecție sarcina dovezii revine contribuabilului (Codul de procedură fiscală, art. 73 alin. (1)).
2. Credința că bonul de recepție și NIR-ul sunt același lucru. Termenul „bon de recepție" este uneori folosit popular ca sinonim pentru NIR, ceea ce creează confuzii. Cele două nu sunt echivalente din punct de vedere legal - NIR-ul are un format standardizat, bază legală clară și elemente obligatorii definite prin OMFP 2634/2015.
3. Nesemnarea sau semnarea incompletă a NIR-ului. Documentul justificativ trebuie să cuprindă numele, prenumele și semnăturile persoanelor care răspund de operațiune (OMFP 2634/2015, anexa nr. 1 pct. 2) și capătă calitatea de document justificativ numai dacă furnizează toate informațiile cerute (pct. 4). Modelul NIR are rubrici pentru comisia de recepție și pentru semnătura de primire în gestiune. Completarea pro-formă, fără verificare fizică reală a mărfii, anulează tocmai scopul formularului.
4. Diferențe neconsemnate. Când la recepție se constată diferențe, NIR-ul este obligatoriu, iar firma stabilește prin proceduri proprii ce se înscrie în el: cantitatea și valoarea constatate în plus sau în minus, persoanele care au făcut recepția și alte mențiuni (OMFP 2634/2015, anexa nr. 2).
5. Confirmarea internă luată drept document justificativ. Un document devine document justificativ dacă operațiunea se consemnează în el în momentul efectuării ei și stă la baza înregistrărilor în contabilitate (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6 alin. (1)), cu toate informațiile cerute de norme (OMFP 2634/2015, anexa nr. 1 pct. 4). O simplă confirmare de primire nu le are, iar în cele șase cazuri norma cere NIR.
Întrebări frecvente (FAQ)
Bon de recepție și NIR sunt același lucru?
Nu, în sens strict legal, bonul de recepție și NIR-ul nu sunt același lucru. NIR-ul (Nota de recepție și constatare de diferențe) este un document financiar-contabil din nomenclatorul OMFP 2634/2015, cod 14-3-1A, cu model aprobat (anexa nr. 3), pe care firma îl poate adapta (art. 4 alin. (2)). „Bon de recepție” este un termen colocvial care poate desemna fie NIR-ul însuși, fie o confirmare internă simplificată, nereglementată de nicio normă financiar-contabilă. În limbajul curent termenii sunt uneori folosiți interschimbabil, dar din perspectivă legală și contabilă doar NIR-ul are recunoaștere formală.
Pot folosi bon de recepție în loc de NIR?
Depinde de situație. În cele șase cazuri în care norma cere NIR (OMFP 2634/2015, anexa nr. 2), un bon de recepție intern nu îl poate înlocui. În celelalte cazuri, recepția, încărcarea în gestiune și înregistrarea în contabilitate se fac pe documentul de livrare care însoțește transportul (factura, avizul de însoțire a mărfii etc.), iar firma poate hotărî prin procedură proprie să întocmească NIR la fiecare recepție (anexa nr. 1 pct. 23).
Ce se întâmplă dacă nu am NIR la control ANAF?
Depinde dacă recepția intra într-unul dintre cele șase cazuri în care norma cere NIR. În afara lor, recepția se face pe factură sau pe aviz, iar norma nu cere NIR. În cele șase cazuri, neîntocmirea NIR-ului este contravenție la normele Ministerului Finanțelor privind documentele justificative, cu amendă de la 2.000 la 20.000 lei (Legea nr. 82/1991, art. 41 pct. 2 lit. c) și art. 42 alin. (1) lit. c)). Sarcina de a dovedi operațiunile revine firmei (Codul de procedură fiscală, art. 73 alin. (1)), iar dacă evidențele sau documentele prezentate la control sunt incomplete ori lipsesc, organul fiscal poate stabili baza de impozitare prin estimare (art. 106 alin. (2) lit. b)).
Este NIR-ul obligatoriu pentru toate recepțiile?
Nu. NIR-ul este document de recepție obligatoriu numai în cele șase cazuri prevăzute de OMFP 2634/2015, anexa nr. 2 (bunuri din aceeași factură sau din același aviz care fac parte din gestiuni diferite, bunuri primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare, bunuri procurate de la persoane fizice, bunuri sosite fără documente de livrare, bunuri cu diferențe la recepție, mărfuri intrate în gestiuni ținute la preț de vânzare). În celelalte cazuri, recepția, încărcarea în gestiune și înregistrarea în contabilitate se fac pe documentul de livrare care însoțește transportul (factura, avizul de însoțire a mărfii etc.). Firma poate hotărî, prin procedură proprie, să întocmească NIR la fiecare recepție (anexa nr. 1 pct. 23).
Ce formulare îmi trebuie la recepția mărfii?
La recepția mărfii, documentul de bază este factura sau avizul de însoțire a mărfii emis de furnizor: când NIR-ul nu este obligatoriu, recepția, încărcarea în gestiune și înregistrarea în contabilitate se fac pe el (OMFP 2634/2015, anexa nr. 2). În cele șase cazuri prevăzute de normă, cumpărătorul întocmește și NIR-ul (Nota de recepție și constatare de diferențe) la recepția fizică, comparând cantitățile din documentele furnizorului cu cele efectiv primite. Modelul NIR din ordin are o rubrică pentru numărul facturii sau al avizului de însoțire a mărfii (anexa nr. 3).
Comandă formulare NIR
Formularele NIR disponibile pe formularetipizate.ro sunt în format A4, după modelul 14-3-1A din OMFP 2634/2015: carnete de 50 de seturi autocopiative în 2 exemplare sau de 100 de file simple, cu livrare rapidă în toată România prin curier.
Puteți comanda:
- NIR cu TVA - pentru gestiunile ținute la preț de vânzare: pe lângă cantitățile livrate și primite, are coloane pentru prețul furnizorului fără TVA, adaosul comercial, prețul cu amănuntul fără TVA și cu TVA, cota și valoarea TVA
- NIR fără TVA - modelul 14-3-1A din ordin: cantitatea conform documentelor, cantitatea recepționată, prețul unitar și valoarea, fără coloane pentru prețul de vânzare
- Formulare standard - cu câmpuri predefinite conform legislației, gata de utilizare
- Formulare personalizate - cu denumirea și datele firmei dvs. pretipărite, pentru un flux de lucru mai rapid și o imagine profesională
Livrare rapidă în toată România, prin curier. Pentru comenzi în cantități mari sau personalizate, contactați-ne pentru o ofertă dedicată. Dacă vreți să lămuriți și diferența dintre formularele care însoțesc marfa în transport, consultați ghidul Aviz de însoțire vs. factură.