Bonul de predare, transfer, restituire (cod 14-3-3A) este documentul justificativ al mișcărilor interne de stoc: predarea produselor finite la magazie, transferul de valori materiale între două gestiuni din incinta aceleiași entități și restituirea materialelor nefolosite. Un singur formular acoperă toate cele trei operațiuni și servește la încărcarea, respectiv descărcarea gestiunilor și la înregistrarea în contabilitate.
Pe scurt
- Ce este: formularul „3-în-1" al mișcărilor interne de stoc - bon de predare (predarea la magazie a produselor finite, semifabricatelor, materialelor refolosibile sau nefolosite), bon de transfer (mutarea între gestiuni din incinta entității) și bon de restituire (returnarea la magazie a materialelor nefolosite).
- Cine îl întocmește / folosește: secțiile, atelierele și gestionarii - în producție și în depozite; se semnează de predător și de primitor.
- Bază legală: OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, anexa 2 poziția 13, grupa III „Bunuri de natura stocurilor", cod formular 14-3-3A - în vigoare, nemodificat; modelul poate fi adaptat de fiecare entitate (art. 4 alin. (2)).
- Format & arhivare: fără regim special, tipărire liberă; în practică, carnet autocopiativ în 2 exemplare; se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar.
La ce folosește bonul de predare, transfer, restituire?
Bonul de predare, transfer, restituire servește ca document justificativ de încărcare, respectiv descărcare în/din gestiune și ca document de înregistrare în contabilitate a mișcărilor interne de valori materiale. Norma specifică din OMFP 2634/2015 îi atribuie trei funcții distincte, în funcție de operațiunea consemnată:
1. Bon de predare. Se folosește ca „bon de predare la magazie a produselor finite, materialelor refolosibile, semifabricatelor, materialelor nefolosite", întocmit de secția sau atelierul care le predă. El justifică încărcarea în gestiunea magaziei a ceea ce iese din producție.
2. Bon de transfer. Se folosește ca „bon de transfer între două gestiuni aflate în incinta entității" - de exemplu, mutarea unor materiale din depozitul central în magazia unei secții. Regula din normă este fără echivoc: „Transferul se efectuează numai între gestiuni din incinta aceleiași entități."
3. Bon de restituire. „Se întocmește pe măsura restituirii la magazie a valorilor materiale" - materialele ridicate de secții, dar rămase nefolosite, se întorc în stoc pe baza lui.
Numitorul comun: nimic nu părăsește entitatea și nimic nu se consumă - valorile materiale doar își schimbă gestiunea. De aceea, un singur carnet de bon de predare-transfer acoperă întreaga circulație internă a stocurilor.
Care e diferența dintre bonul de transfer și bonul de consum?
Bonul de consum scade definitiv stocul, bonul de predare, transfer, restituire doar îl mută. Bonul de consum (cod 14-3-4A) este documentul de eliberare din magazie a materialelor pentru consum - odată eliberate, ele se scad definitiv din gestiune. Bonul 14-3-3A, în schimb, doar mută valori materiale între gestiuni sau le reintroduce în stoc: totalul stocurilor entității rămâne neschimbat.
| Criteriu | Bon de predare, transfer, restituire (14-3-3A) | Bon de consum (14-3-4A) |
|---|---|---|
| Natura operațiunii | mișcare internă: predare la magazie, transfer între gestiuni, restituire | eliberare din magazie pentru consum |
| Efect asupra stocului total | neschimbat - valorile doar își schimbă gestiunea | scădere definitivă din gestiune |
| Sens tipic | secție → magazie (predare, restituire) sau gestiune → gestiune (transfer) | magazie → secție, pentru consum |
| Ce justifică | încărcarea unei gestiuni și descărcarea alteia | descărcarea gestiunii |
Un test simplu: dacă materialele urmează să fie consumate, documentul corect este bonul de consum; dacă doar își schimbă locul, este bonul de transfer. Detalii despre primul, în ghidul bonului de consum.
Când se folosește avizul de însoțire în loc de bonul de transfer?
Avizul de însoțire a mărfii se folosește atunci când gestiunile sunt dispersate teritorial, iar bonul de transfer numai când ambele gestiuni se află în incinta aceleiași entități. Norma o spune direct: „În cazul gestiunilor dispersate teritorial se întocmește Aviz de însoțire a mărfii" - avizul (cod 14-3-6A) fiind „document de însoțire a mărfii pe timpul transportului".
| Situație | Document corect |
|---|---|
| Mutare între gestiuni din incinta aceleiași entități | Bon de transfer (14-3-3A) |
| Gestiuni dispersate teritorial - sedii, depozite, puncte de lucru la adrese diferite | Aviz de însoțire a mărfii (14-3-6A) |
Regula de aur: în incintă = bon de transfer, dispersat teritorial = aviz. Dacă marfa pleacă de la depozitul central către un punct de lucru aflat la altă adresă, transportul se face pe baza unui aviz de însoțire a mărfii, nu a unui bon de transfer. Am detaliat regimul avizului în ghidul avizului de însoțire a mărfii.
Cum se completează bonul de predare, transfer, restituire
Conținutul minimal este dat de elementele generale ale documentelor justificative din anexa 1 pct. 2 la OMFP 2634/2015: denumirea documentului, entitatea, numărul și data, conținutul operațiunii, datele cantitative și valorice, plus semnăturile. Completarea urmează același traseu, indiferent de funcția în care e folosit formularul:
Pasul 1 - Indicați operațiunea și datele generale. Precizați în ce calitate se întocmește documentul - predare, transfer sau restituire - și completați entitatea, numărul de ordine și data.
Pasul 2 - Identificați gestiunile. Înscrieți gestiunea predătoare și gestiunea primitoare - secția care predă și magazia care primește, sau cele două gestiuni între care are loc transferul. Conținutul operațiunii trebuie să arate fără dubiu de unde pleacă și unde ajung valorile materiale.
Pasul 3 - Înscrieți valorile materiale. Completați denumirea bunurilor și datele cantitative și valorice, potrivit rubricilor modelului folosit de entitate. Fiecare poziție trebuie să poată fi regăsită ulterior în evidența ambelor gestiuni.
Pasul 4 - Semnați și distribuiți exemplarele. Predătorul și primitorul semnează - ambele semnături fac parte din elementele obligatorii ale documentului. Exemplarele se distribuie conform procedurii interne; în practică, unul rămâne la predător și unul merge la primitor.
Pasul 5 - Operați mișcarea în evidențe. Pe baza bonului, mișcarea se înregistrează în fișa de magazie a fiecărei gestiuni - ieșire la predător, intrare la primitor - și apoi în contabilitate. Despre ținerea acestei evidențe, vezi ghidul fișei de magazie.
Greșeli frecvente la utilizarea formularului 14-3-3A
- Bon de transfer între sedii diferite. Transferul pe bon se face numai între gestiuni din incinta aceleiași entități; pentru gestiuni dispersate teritorial, norma cere aviz de însoțire a mărfii.
- Bon de transfer în loc de bon de consum. Dacă materialele se consumă, nu se mută, documentul corect este bonul de consum - transferul nu scade stocul total, deci consumul ar rămâne nejustificat.
- Lipsa semnăturii primitorului. Fără ambele semnături, încărcarea și descărcarea gestiunilor rămân fără suport. Nerespectarea reglementărilor privind întocmirea documentelor justificative se sancționează cu amendă de la 2.000 la 20.000 lei (art. 41 pct. 2 lit. c) și art. 42 alin. (1) din Legea contabilității nr. 82/1991, forma dată de OUG 115/2023).
- Neoperarea bonului în fișele de magazie. Un bon întocmit, dar neînregistrat, face ca soldurile scriptice ale celor două gestiuni să nu mai corespundă cu stocul faptic la inventariere.
Întrebări frecvente
La ce folosește bonul de predare, transfer, restituire?
Este documentul justificativ de încărcare și descărcare în/din gestiune pentru mișcările interne de stoc și documentul de înregistrare a acestora în contabilitate. Un singur formular (cod 14-3-3A) îndeplinește trei funcții: bon de predare la magazie a produselor finite, semifabricatelor și materialelor refolosibile sau nefolosite, bon de transfer între două gestiuni din incinta entității și bon de restituire a materialelor nefolosite.
Care e diferența dintre bonul de transfer și bonul de consum?
Bonul de consum (14-3-4A) este document de eliberare din magazie pentru consum, deci scade definitiv stocul din gestiune; bonul de transfer doar mută valorile materiale între gestiuni, fără ca nimic să se consume. Dacă materialele urmează să fie consumate, se întocmește bon de consum; dacă doar își schimbă gestiunea, formularul 14-3-3A.
Când se folosește avizul de însoțire în loc de bonul de transfer?
Atunci când gestiunile sunt dispersate teritorial - norma prevede că în acest caz se întocmește aviz de însoțire a mărfii (14-3-6A), documentul care însoțește marfa pe timpul transportului. Bonul de transfer rămâne rezervat mutărilor între gestiuni aflate în incinta aceleiași entități.
În câte exemplare se întocmește?
Numărul de exemplare nu mai este fixat de normă: regula celor 2 exemplare provenea din OMEF 3512/2008, abrogat în 2016, iar astăzi fiecare entitate îl stabilește prin proceduri proprii (art. 4 alin. (3) din OMFP 2634/2015). Practica a păstrat însă carnetul autocopiativ în 2 exemplare - unul rămâne la gestiunea predătoare, celălalt la gestiunea primitoare.
Cât timp se păstrează?
5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar - regula generală pentru documentele justificative, stabilită de art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, în forma dată de Legea 36/2023.
Comandă bonul de predare, transfer, restituire
Pe formularetipizate.ro găsiți bonul de predare-transfer în carnete autocopiative, conform modelului 14-3-3A - formular fără regim special, gata de folosit în producție și în depozite. Este disponibil în variantă standard sau personalizată, cu datele firmei pre-tipărite; opțiunile și prețurile sunt pe pagina produsului.
Pentru circuitul complet al stocurilor, comandați alături de el bonul de consum pentru eliberările din magazie, avizul de însoțire a mărfii pentru gestiunile dispersate teritorial, nota de recepție (NIR) pentru intrările de la furnizori și fișa de magazie pentru evidența fiecărei gestiuni. Livrare prin curier în toată România.