Bonul de consum este documentul justificativ care atestă eliberarea materialelor din magazie pentru consum intern sau producție. Se întocmește pe măsura eliberării și stă la baza scăderii din gestiune (OMFP 2634/2015, anexa 2); numărul de exemplare se stabilește prin proceduri proprii.
Pe scurt
- Ce este: formularul financiar-contabil care justifică scoaterea bunurilor sau materialelor din stocul depozitului pentru utilizare internă, fără vânzare.
- Când se întocmește: pe măsura eliberării materialelor din magazie pentru consum - producție, consumabile de birou, materiale de șantier (OMFP 2634/2015, anexa 2).
- Bază legală: OMFP nr. 2634/2015, cod 14-3-4A (bon de consum) și 14-3-4/aA (bon de consum colectiv), coroborat cu Legea contabilității nr. 82/1991.
- Format: tipizat autocopiativ, în variantă individuală sau colectivă, cu 1 sau 2 exemplare, 50 de seturi per carnet.
Ce este bonul de consum?
Bonul de consum este formularul financiar-contabil prin care se justifică scoaterea bunurilor sau materialelor din stocul depozitului pentru utilizare internă, fără ca acestea să facă obiectul unei vânzări. El atestă că materialele au fost eliberate în mod legal, pe baza unei nevoi identificate, și că gestiunea a fost descărcată corespunzător. Fără un document justificativ al eliberării — bonul de consum, pe hârtie sau generat din program — consumul nu are suport în contabilitate (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6 alin. (1)).
Din punct de vedere practic, bonul de consum există în două variante: bonul de consum individual (cod 14-3-4A), utilizat pentru eliberarea unui singur tip de material, și bonul de consum colectiv (cod 14-3-4/aA), care permite consemnarea mai multor tipuri de materiale pe același formular. Alegerea variantei depinde de specificul activității și de volumul operațiunilor zilnice de magazie.
Carnetele noastre au 2 exemplare autocopiative (50 de seturi) sau 1 exemplar pe hârtie simplă (100 de file). Numărul de exemplare și circuitul lor nu le fixează norma: se stabilesc prin proceduri proprii (OMFP 2634/2015, art. 4 alin. (3)).
Care este baza legală?
Cadrul legal al bonului de consum este stabilit prin acte normative clare, pe care orice entitate ce gestionează stocuri de materiale trebuie să le cunoască. Principalele reglementări aplicabile sunt:
- OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile - cuprinde modelul bonului de consum (cod 14-3-4A) și norma lui de utilizare; modelul poate fi adaptat, iar circuitul se stabilește prin proceduri proprii (art. 4 alin. (2)-(3)); bonul de consum este inclus în nomenclatorul formularelor financiar-contabile utilizate de entitățile economice;
- Legea contabilității nr. 82/1991, republicată - cere ca orice operațiune economico-financiară să fie consemnată, în momentul efectuării ei, într-un document justificativ (art. 6 alin. (1)); nerespectarea reglementărilor privind întocmirea și utilizarea documentelor justificative se sancționează cu amendă de la 2.000 la 20.000 lei (art. 41 pct. 2 lit. c) și art. 42 alin. (1) lit. c));
- Legea nr. 36/2023, care a modificat art. 25 din Legea contabilității - bonurile de consum se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.
Bonul de consum este documentul prevăzut de normă pentru eliberările spre consum; vânzările și transferurile între gestiuni au alte documente (aviz, factură, bon de predare-transfer).
Când se folosește bonul de consum?
Bonul de consum se folosește ori de câte ori se eliberează materiale din depozit pentru consum intern, fără a fi implicate o vânzare sau o livrare către terți. Este documentul prevăzut de normă pentru aceste eliberări (OMFP 2634/2015, anexa 2). În oglindă, intrarea bunurilor în gestiune se face pe factură sau pe avizul de însoțire a mărfii, iar în cele șase cazuri din normă, pe nota de recepție (NIR) — vezi ghidul Ce este NIR-ul.
Situațiile tipice în care se întocmește bon de consum includ:
- Eliberarea materialelor pentru producție - materiile prime și materialele auxiliare transferate de la depozit la secțiile de fabricație trebuie însoțite de bon de consum; acesta justifică intrarea materialelor în procesul de producție;
- Distribuirea consumabilelor de birou - hârtia, tușul, dosarele și alte rechizite eliberate departamentelor administrative se documentează prin bon de consum, asigurând evidența consumului pe centre de cost;
- Materialele de construcție eliberate pe șantier - în activitatea de construcții, fiecare lot de materiale transferat pe șantier (ciment, armătură, materiale izolante) necesită bon de consum care să justifice consumul față de devizul de lucrări;
- Orice consum intern care trebuie urmărit - combustibilul eliberat din rezervoare proprii, piesele de schimb utilizate în reparații, ambalajele consumate în procesul de ambalare - toate acestea se documentează prin bon de consum.
Bonul de consum individual este potrivit atunci când se eliberează un singur tip de material dintr-o singură solicitare. Bonul de consum colectiv se folosește când o secție sau un departament solicită simultan mai multe tipuri de materiale, simplificând gestiunea și reducând numărul de formulare.
Ce conține bonul de consum?
Un bon de consum completat corect trebuie să conțină toate elementele prevăzute de OMFP 2634/2015. Un document dobândește calitatea de document justificativ numai dacă furnizează toate informațiile prevăzute de norme (anexa 1 pct. 4).
Orice document justificativ cuprinde elementele din anexa 1 pct. 2 (denumirea documentului, emitentul, numărul și data, părțile, conținutul operațiunii, datele cantitative și valorice, numele și semnăturile celor care răspund de operațiune). Modelul 14-3-4A le dă următoarele rubrici:
- Numărul și data formularului - fiecare bon se numerotează în ordine cronologică; data trebuie să corespundă datei reale a eliberării materialelor;
- Predătorul și primitorul (rubricile „Predător” și „Primitor”), plus produsul sau lucrarea (comanda);
- Denumirea materialului, codul și unitatea de măsură - identificarea precisă a fiecărui material eliberat, conform nomenclatorului intern;
- Cantitatea necesară;
- Cantitatea efectiv eliberată - cantitatea realmente ieșită din gestiune, care poate diferit de cea solicitată în cazul stocurilor insuficiente;
- Prețul unitar și valoarea totală - necesare pentru înregistrarea contabilă a descărcării din gestiune la valoarea corectă;
- Data și semnăturile șefului de compartiment, gestionarului și primitorului.
Cum se completează bonul de consum pas cu pas
Completarea bonului de consum este simplă dacă urmați ordinea câmpurilor și folosiți un tipizat autocopiativ. Scrieți apăsat pe primul exemplar - presiunea transferă automat înscrisul pe copia din spate, obținând ambele exemplare fără a completa de două ori.
Pasul 1 - Departamentul solicitant depune cererea: secția sau departamentul care are nevoie de materiale identifică tipul și cantitatea necesară și transmite solicitarea gestionarului de magazie, verbal sau printr-un formular intern de cerere.
Pasul 2 - Se completează antetul bonului: numărul (după numerotarea internă), data și compartimentul. Cine completează bonul se stabilește prin proceduri proprii.
Pasul 3 - Se completează datele materialului: pentru fiecare material se înscriu denumirea, codul intern, unitatea de măsură, cantitatea necesară și cantitatea eliberată.
Pasul 4 - Se completează prețul unitar și valoarea (de gestionar sau de contabilitate, după procedura firmei).
Pasul 5 - Se eliberează materialele și se semnează bonul: gestionarul predă fizic materialele, iar modelul are rubrici pentru data și semnătura șefului de compartiment, a gestionarului și a primitorului; numele și semnăturile persoanelor care răspund de operațiune sunt elemente ale oricărui document justificativ (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 2).
Pasul 6 - Pe baza bonului se descarcă fișa de magazie; circuitul exemplarelor îl stabilesc procedurile proprii ale firmei (OMFP 2634/2015, art. 4 alin. (3)).
Pasul 7 - Contabilitatea înregistrează descărcarea: pe baza bonului primit, contabilul întocmește nota contabilă de descărcare din gestiune, care menționează felul, numărul și data bonului (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 10).
Diferența dintre bonul de consum individual și colectiv
Alegerea formei corecte de bon de consum influențează eficiența gestiunii și claritatea evidenței contabile. Cele două variante sunt complementare și se folosesc în funcție de situație.
| Criteriu | Bon de consum individual | Bon de consum colectiv |
|---|---|---|
| Materiale înscrise | Un singur tip de material per bon | Mai multe tipuri de materiale pe același bon |
| Când se utilizează | Eliberări punctuale, un singur produs sau materie primă | Solicitări complexe, mai multe materiale dintr-o dată |
| Eficiență administrativă | Mai puțin eficient la eliberări multiple | Reduce numărul de formulare generate |
| Format tipic | A4, 2 exemplare autocopiative | A4 sau 1/2 A4, 2 exemplare autocopiative |
| Potrivit pentru | Producție cu materiale standardizate, solicitări simple | Secții cu consum variat, șantiere, depozite complexe |
Regula practică: dacă o secție solicită simultan trei sau mai multe tipuri de materiale diferite, bonul de consum colectiv este întotdeauna mai eficient. Dacă eliberarea vizează un singur material, chiar în cantitate mare, bonul individual este suficient și mai simplu de urmărit.
Greșeli frecvente
Cunoașterea erorilor comune vă ferește de probleme la controalele ANAF și de înregistrări contabile incorecte care pot distorsiona situația stocurilor. La Driver Print, am observat că firmele care folosesc bonuri de consum colective personalizate, cu denumirea secțiilor pretipărită, reduc semnificativ erorile de completare.
- Cantitatea eliberată nu corespunde cu cea solicitată, fără explicație - dacă din lipsă de stoc se eliberează o cantitate mai mică decât cea cerută, diferența trebuie menționată explicit; un bon care arată cantitate solicitată diferită de cea eliberată fără nicio notă poate genera confuzii la audit;
- Lipsesc semnăturile - numele și semnăturile celor care răspund de operațiune (pe model: șef compartiment, gestionar, primitor) sunt elemente ale oricărui document justificativ (anexa 1 pct. 2), iar un document dobândește calitatea de document justificativ numai dacă furnizează toate informațiile cerute (pct. 4). Semnătura nu este element obligatoriu doar când bonul este întocmit și preluat în contabilitate prin program (pct. 11);
- Bonul nu este completat la momentul eliberării - întocmirea retroactivă a bonurilor de consum este o practică frecventă, dar riscantă; dacă cantitățile nu mai pot fi verificate și datele sunt aproximative, formularul poate fi contestat la control;
- Utilizarea bonului individual în loc de cel colectiv - generarea a zece bonuri individuale pentru zece materiale eliberate simultan îngreunează evidența și crește riscul de erori; bonul colectiv există tocmai pentru a simplifica aceste situații;
- Lipsa legăturii cu nota contabilă - nota contabilă menționează felul, numărul și data bonului (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 10); fără această legătură, operațiunea se urmărește greu.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu bonul de consum?
Norma spune că bonul de consum se întocmește pe măsura eliberării materialelor din magazie pentru consum (OMFP 2634/2015, anexa 2): este documentul de eliberare, de scădere din gestiune și de înregistrare în contabilitate. Obligatoriu este ca descărcarea din gestiune să aibă un document justificativ (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6); modelul poate fi adaptat sau generat din program.
Care este diferența dintre bonul de consum individual și colectiv?
Bonul de consum individual se folosește pentru eliberarea unui singur tip de material, în timp ce bonul de consum colectiv permite înscrierea mai multor tipuri de materiale pe același formular. Alegerea între cele două variante depinde de complexitatea solicitării: pentru eliberări punctuale se folosește varianta individuală, iar pentru solicitări cu mai multe materiale diferite, varianta colectivă este mai eficientă.
Cine completează bonul de consum?
Norma nu spune cine îl întocmește: circuitul și numărul de exemplare se stabilesc prin proceduri proprii (OMFP 2634/2015, art. 4 alin. (3)). Modelul are rubrici pentru data și semnătura șefului de compartiment, a gestionarului și a primitorului. Pe baza bonului se descarcă fișa de magazie, iar nota contabilă de descărcare menționează bonul (anexa 1 pct. 10).
Câte exemplare are bonul de consum?
Numărul de exemplare nu este fixat de normă: se stabilește prin proceduri proprii (OMFP 2634/2015, art. 4 alin. (3); anexa 1 pct. 22). Carnetele noastre au 1 exemplar (hârtie simplă) sau 2 exemplare autocopiative: exemplarul 1 (alb) merge la contabilitate, exemplarul 2 (verde) rămâne la cotor.
Cât timp se arhivează bonul de consum?
Conform art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, modificat prin Legea nr. 36/2023, bonurile de consum se arhivează timp de 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. Se păstrează în arhiva firmei, pe hârtie sau pe suport electronic, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 36).
Comandă bonuri de consum
Bonurile de consum disponibile pe formularetipizate.ro sunt tipărite după modelele din OMFP 2634/2015, anexa nr. 3 (cod 14-3-4A și 14-3-4/aA), în carnete cu 2 exemplare autocopiative sau cu 1 exemplar pe hârtie simplă.
Ce oferim:
- Bon de consum individual (cod 14-3-4A) - autocopiativ cu 1 sau 2 exemplare, 50 de seturi per carnet;
- Bon de consum colectiv (cod 14-3-4/aA) - autocopiativ cu 2 exemplare (50 de seturi) sau 1 exemplar pe hârtie simplă (100 de file);
- Disponibile atât în varianta standard (cu antet generic), cât și personalizate cu datele firmei dumneavoastră tipărite - denumire, CUI, adresă, telefon;
- Hârtie autocopiativă de înaltă calitate care asigură transferul clar al înscrisurilor pe copie, inclusiv la scriere cu presiune normală;
- Livrare cu curier rapid pe întreg teritoriul României.
Din experiența noastră de peste 10 ani, firmele de producție și cele de construcții sunt principalii clienți pentru bonuri de consum, iar varianta colectivă este de departe cea mai solicitată. Comandați bonurile de consum potrivite activității firmei dumneavoastră direct de pe formularetipizate.ro și asigurați-vă că fiecare eliberare din gestiune este documentată corect, conform legislației în vigoare.