Fișa de magazie este formularul de evidență cantitativă care înregistrează intrările, ieșirile și stocul curent al fiecărui material sau produs din gestiune. Se completează de gestionarul de magazie și constituie instrumentul principal de control al stocurilor.
Pe scurt
- Ce este: formularul intern de gestiune care urmărește în timp real mișcarea cantitativă a fiecărui articol dintr-un depozit sau magazie.
- E obligatorie? Obligatorie este evidența stocurilor, după metoda aleasă de firmă; fișa de magazie este modelul standard pentru evidența cantitativă la locul de depozitare și poate fi înlocuită de evidența din program.
- Bază legală: OMFP nr. 2634/2015, cod de formular 14-3-8, coroborat cu Legea contabilității nr. 82/1991.
- Format: tipărită pe file individuale de carton în format A5, neautocopiativă (o filă pentru fiecare produs).
Ce este fișa de magazie?
Fișa de magazie este formularul intern de gestiune prin care se urmărește în timp real mișcarea cantitativă a fiecărui articol aflat într-un depozit sau magazie. Spre deosebire de evidențele contabile, care înregistrează și valoarea bunurilor, fișa de magazie operează exclusiv cu cantități - bucăți, kilograme, litri sau orice altă unitate de măsură relevantă pentru produsul respectiv.
Principiul de organizare este simplu și strict: se deschide câte o fișă separată pentru fiecare tip de material sau produs. Astfel, orice mișcare - intrare prin recepție sau ieșire prin consum ori transfer - este înscrisă cronologic, iar soldul curent rezultă în permanență din calcul. Fișa rămâne în magazie, la dispoziția gestionarului, și nu circulă între departamente.
Din punct de vedere fizic, formularul este tipărit pe file individuale de carton în format A5. Spre deosebire de alte formulare contabile, fișa de magazie nu este autocopiativă, deoarece nu se multiplică - fiecare filă corespunde unui singur produs și rămâne în locul în care au loc operațiunile fizice. Utilizarea cartonului asigură rezistența sporită necesară manipulării frecvente în mediul de depozit.
Care este baza legală?
Fișa de magazie este reglementată prin Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, act normativ care dă modelul formularului și norma lui de utilizare; modelul poate fi adaptat, iar circuitul se stabilește prin proceduri proprii (art. 4 alin. (2)-(3)). Codul de formular prevăzut de ordin este 14-3-8 (fișa de magazie).
Fundamentul juridic mai larg este asigurat de Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, care impune consemnarea oricărei operațiuni economice într-un document justificativ la momentul efectuării ei. Fiecare mișcare de stoc - intrare sau ieșire - trebuie să fie susținută de un formular primar (NIR, bon de consum, bon de transfer) și reflectată imediat în fișa de magazie.
În ceea ce privește arhivarea, art. 25 din Legea contabilității, modificat prin Legea nr. 36/2023, fixează pentru registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. Fișa de magazie nu este numită de articol și nu are un termen propriu; prudent, se păstrează pe același termen, împreună cu documentele pe care le înregistrează.
Când este obligatorie fișa de magazie?
Norma descrie fișa de magazie ca „document de evidență a intrărilor, ieșirilor și stocurilor de bunuri materiale" (OMFP 2634/2015, anexa 2), fără să o declare obligatorie. Obligatorie este evidența stocurilor: „Contabilitatea stocurilor se ține cantitativ și valoric sau numai valoric prin folosirea inventarului permanent sau a inventarului intermitent" (OMFP 1802/2014, pct. 289). Societățile de producție, firmele de comerț cu ridicata sau cu amănuntul, depozitele logistice, firmele de construcții și alte entități cu o gestiune fizică de materiale folosesc fișa de magazie pentru evidența cantitativă la locul de depozitare, pe hârtie sau din program.
Formularul este esențial în procesul de inventariere anuală sau periodică: soldul scriptic al fișei de magazie se compară cu stocul faptic stabilit prin numărare fizică, iar orice diferență trebuie explicată și regularizată. La inventariere, comisia barează și semnează fișele de magazie la ultima operațiune, cu data inventarierii (OMFP 2861/2009, pct. 8 lit. d)), iar rezultatele se stabilesc prin compararea listelor de inventariere cu „evidența tehnico-operativă (fișele de magazie)” și cu contabilitatea (pct. 35 alin. (1)).
Fișa de magazie funcționează în strânsă legătură cu celelalte formulare ale fluxului de gestiune: NIR-ul generează o intrare în fișă, bonul de consum și bonul de transfer generează ieșiri, iar inventarierea periodică validează soldul scriptic față de realitatea fizică din depozit.
Ce conține fișa de magazie?
Modelul cod 14-3-8 din OMFP 2634/2015 (anexa 3) are următoarele rubrici; el poate fi adaptat (art. 4 alin. (2)), cu respectarea conținutului de informații din anexa 1 pct. 2 și 10:
- Entitatea și pagina
- Magazia - fișele se țin pe fiecare loc de depozitare
- Materialul (produsul) - sortiment, calitate, marcă, profil, dimensiune
- Unitatea de măsură și prețul unitar
- Pentru fiecare mișcare în parte: - Documentul - data, numărul și felul (NIR, bon de consum, bon de transfer) - Cantitatea intrată (coloana „Intrări") - Cantitatea ieșită (coloana „Ieșiri") - Soldul curent (coloana „Stoc")
- Data și semnătura de control
Codul intern și stocul minim/maxim pot fi adăugate de firmă prin adaptarea modelului.
Fiecare rând corespunde unei singure operațiuni. Soldul se recalculează după fiecare mișcare, astfel încât stocul curent să fie vizibil în orice moment, fără a fi nevoie de calcule suplimentare.
Cum se completează fișa de magazie pas cu pas
Norma cere ca înregistrările în fișele de magazie să se facă document cu document (OMFP 2634/2015, anexa 2); în practică, fișa se completează la fiecare mișcare de stoc, pentru ca soldul să fie mereu la zi. Pașii de lucru:
Pasul 1 - Deschideți o fișă nouă pentru fiecare tip de material. Înscriați în antet denumirea produsului, codul intern și unitatea de măsură. O fișă = un singur produs; nu se înregistrează articole diferite pe aceeași filă.
Pasul 2 - Completați datele de identificare. Treceți stocul inițial (dacă fișa este continuarea uneia anterioare sau dacă se pornește de la un sold de inventar), semnat de gestionar la deschidere.
Pasul 3 - La fiecare intrare de marfă (pe baza NIR-ului): înscriați data, tipul formularului (NIR) și numărul acestuia, cantitatea recepționată în coloana „Intrări", apoi calculați și treceți noul sold în coloana „Stoc".
Pasul 4 - La fiecare ieșire (pe baza bonului de consum sau bonului de transfer): înscriați data, felul și numărul documentului justificativ, cantitatea eliberată în coloana „Ieșiri", recalculați și notați noul sold.
Pasul 5 - Mențineți soldul actualizat după fiecare operațiune. Nu lăsați rânduri fără sold completat - orice linie incompletă poate genera confuzie la control sau inventariere.
Pasul 6 - La sfârșitul lunii sau la inventariere: comparați soldul scriptic din ultima linie a fișei cu stocul faptic stabilit prin numărare fizică. Orice diferență se consemnează în procesul-verbal de inventariere.
Regula esențială: nicio mișcare de stoc nu se efectuează fără document justificativ, și niciun document justificativ nu rămâne neînregistrat în fișa de magazie. Orice operațiune se consemnează într-un document justificativ în momentul efectuării ei (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6 alin. (1)); o înregistrare amânată în fișă lasă soldul scriptic în urma stocului real.
Relația dintre fișa de magazie și alte formulare
Fișa de magazie este centrul de evidență cantitativă al magaziei, dar nu funcționează izolat - ea este alimentată și verificată prin celelalte formulare ale fluxului de gestiune.
NIR-ul (Nota de recepție și constatare de diferențe) este formularul care confirmă intrarea bunurilor în gestiune; fiecare NIR generează o înregistrare de intrare în fișa de magazie, cu creșterea corespunzătoare a soldului - am explicat documentul pe larg în ghidul despre NIR, iar diferența față de bonul de recepție în NIR vs. bon de recepție. Bonul de consum stă la baza ieșirilor de materiale destinate producției sau consumului intern; fiecare bon de consum produce o înregistrare de ieșire în fișă (vezi ghidul despre bonul de consum). Bonul de transfer înregistrează mutarea unui material dintr-o gestiune în alta: produce o ieșire în fișa magaziei expeditoare și o intrare în fișa magaziei primitoare.
Inventarierea este momentul în care soldul scriptic din fișă se confruntă cu realitatea fizică. Dacă fișa a fost completată corect și continuu, inventarierea confirmă soldul; dacă există diferențe, cauza trebuie identificată și documentată. Contabilitatea ține evidența acelorași stocuri după metoda aleasă de entitate (OMFP 1802/2014, pct. 289); înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se analizează stocurile din fișele de magazie și soldurile din contabilitate, iar erorile se corectează (OMFP 2861/2009, pct. 35 alin. (2)).
Greșeli frecvente
Cele mai comune erori în completarea fișei de magazie apar din neglijență sau din necunoașterea reglementărilor, și pot produce consecințe serioase la inventariere sau control fiscal. Din experiența noastră, firmele care comandă fișe de magazie pe carton de calitate superioară au o evidență mult mai bine păstrată în timp, deoarece filele rezistă la uzura frecventă din mediul de depozit.
- Neactualizarea imediată după fiecare mișcare. Înregistrarea amânată a intrărilor sau ieșirilor face ca soldul din fișă să nu reflecte realitatea, ceea ce poate duce la decizii greșite de reaprovizionare sau la diferențe la inventariere.
- Erori aritmetice la calculul soldului. Un sold calculat greșit se propagă în toate înregistrările ulterioare; este esențial ca fiecare adunare sau scădere să fie verificată în momentul înscrierii.
- Lipsa referinței documentului justificativ. Dacă o ieșire nu are trecut numărul bonului de consum sau o intrare nu face referire la NIR, înregistrarea nu mai poate fi legată de documentul din care provine - norma cere înregistrarea document cu document (OMFP 2634/2015, anexa 2).
- Înregistrarea mai multor produse pe aceeași fișă. Practica de a folosi o singură fișă pentru articole diferite - chiar dacă sunt similare - face imposibilă urmărirea individuală a fiecărui produs și anulează scopul formularului.
- Descoperirea diferențelor abia la inventarierea anuală. Când fișa nu este verificată periodic față de stocul fizic, erorile se acumulează pe parcursul anului și sunt mult mai greu de remediat la inventarierea de sfârșit de an. Verificările lunare sau trimestriale previn această situație.
Fișa de magazie a formularelor cu regim special
Pe lângă fișa de magazie obișnuită, în practică se folosește și o variantă specializată: fișa de magazie a formularelor cu regim special. Aceasta ține evidența formularelor cu serie și număr - chitanțiere, facturiere pre-numerotate, monetare - și consemnează, pe lângă intrări, ieșiri și stocul curent, seriile atribuite fiecărui compartiment sau utilizator. Principiul rămâne același ca la fișa standard: se deschide câte o fișă separată pentru fiecare fel de formular.
Din punct de vedere normativ, documentul a purtat codul 14-3-8/b în HG 831/1997 (art. 1 alin. (7)), care îl prevedea pentru evidența operativă a formularelor tipizate cu regim special. Regimul special a încetat de la 1 ianuarie 2007 (OMFP 2226/2006), iar HG 831/1997 a fost abrogată în 2009 (HG 105/2009); codul 14-3-8/b nu figurează în nomenclatorul actual al formularelor financiar-contabile (OMFP 2634/2015) - formularul standardizat curent rămâne fișa de magazie simplă, cod 14-3-8. Dispariția codului nu a scos însă documentul din uz: el rămâne folosit în practică drept evidență operațională a formularelor cu serie și număr.
Mai mult, OMFP 2634/2015 (anexa 1 pct. 24) cere oricum entităților un regim intern de numerotare a documentelor. Fișa de magazie a formularelor cu regim special este exact instrumentul prin care acest regim intern devine verificabil: arată cine a primit fiecare carnet, ce plajă de serii i-a fost alocată și ce stoc de formulare mai există în gestiune.
Întrebări frecvente (FAQ)
Este obligatorie fișa de magazie?
Niciun text nu declară fișa de magazie obligatorie ca formular: OMFP 2634/2015 o descrie ca document de evidență a intrărilor, ieșirilor și stocurilor, iar reglementările contabile lasă firmei alegerea metodei (OMFP 1802/2014, pct. 289). Obligatorie este evidența stocurilor; fișa de magazie este modelul standard pentru evidența cantitativă la locul de depozitare și poate fi înlocuită de evidența din program.
Cine completează fișa de magazie?
Fișa de magazie se completează de către gestionarul magaziei - persoana care răspunde material de bunurile din gestiunea respectivă. În firmele mici, gestionarul poate fi chiar administratorul sau un angajat desemnat. Norma nu spune cine o completează; în practică o ține gestionarul, care la inventariere declară în scris dacă are documente de primire-eliberare neoperate în evidența gestiunii (OMFP 2861/2009, pct. 8 lit. a)). Rubrica de semnătură a modelului este „Data și semnătura de control”.
Care este diferența dintre fișa de magazie și fișa de cont analitic?
Fișa de magazie este evidența de la locul de depozitare: o fișă pe fiecare fel de material, cu intrări, ieșiri și stoc, înregistrate document cu document (OMFP 2634/2015, anexa 2). Evidența din contabilitate depinde de metoda aleasă: stocurile se țin „cantitativ și valoric sau numai valoric” (OMFP 1802/2014, pct. 289), iar nomenclatorul actual nu are un model de fișă de cont analitic pentru stocuri (are balanța analitică a stocurilor, cod 14-6-30/c). Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se analizează stocurile din fișele de magazie și soldurile din contabilitate, iar erorile se corectează (OMFP 2861/2009, pct. 35 alin. (2)).
Cât timp se arhivează fișa de magazie?
Niciun text nu dă fișei de magazie un termen propriu. Art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991 (modificat prin Legea nr. 36/2023) fixează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, pentru registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative; prudent, fișele de magazie se păstrează pe același termen, pe hârtie sau pe suport electronic (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 36).
Pot ține fișa de magazie electronic?
Da. Documentele financiar-contabile pot fi pretipărite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 22), cu condiția să poată fi listate la cererea organelor de control (pct. 36). Cu toate acestea, pentru firmele care nu dispun de un sistem ERP integrat, formularul tipărit pe file individuale rămâne soluția practică, conformă și verificabilă în orice moment de organele de inspecție.
Ce este fișa de magazie a formularelor cu regim special?
Este varianta specializată a fișei de magazie, folosită pentru evidența formularelor cu serie și număr (chitanțiere, facturiere pre-numerotate, monetare): intrări, ieșiri, stoc și seriile atribuite fiecărui compartiment sau utilizator, cu fișe separate pentru fiecare fel de formular. A purtat codul 14-3-8/b în HG 831/1997, hotărâre abrogată în 2009 (HG 105/2009); codul nu figurează în nomenclatorul actual (OMFP 2634/2015). Rămâne însă folosită în practică drept evidență operațională a formularelor cu serie și număr.
Comandă fișe de magazie
Fișele de magazie disponibile pe formularetipizate.ro sunt tipizate pe file individuale de carton în format A5, produse conform prevederilor OMFP 2634/2015. Fiecare filă corespunde unui singur tip de material și poate înregistra zeci de mișcări de stoc înainte de a fi completată, asigurând o evidență ordonată și ușor de verificat.
Puteți comanda:
- Pachete de 100 de file - pentru gestiuni cu rulaj mediu
- Pachete în cantități mai mari - pentru depozite cu nomenclatoare extinse sau rulaj ridicat
- Formulare standard - cu rubricile modelului 14-3-8 din OMFP 2634/2015
- Formulare personalizate - cu denumirea și datele firmei dvs. pretipărite, pentru un flux de lucru mai rapid și o imagine profesională
Livrare rapidă în toată România, prin curier. Pentru comenzi în cantități mari sau formulare personalizate, contactați-ne pentru o ofertă dedicată.