Fișa de anunțare a sosirii și plecării este formularul obligatoriu de înregistrare a turiștilor la check-in, reglementat de H.G. nr. 237/2001: fiecare structură de primire turistică — hotel, pensiune, motel, hostel sau cabană — o completează pentru fiecare turist cazat, iar fișele stau la dispoziția organelor de poliție pentru evidența persoanelor cazate.
Pe scurt
- Cine o completează: orice structură de primire turistică, pentru fiecare turist, la sosire — recepționerul împreună cu turistul, ambii semnează.
- Baza legală: H.G. nr. 237/2001 (republicată în M.O. 649/2008), în vigoare nemodificată; neîntocmirea fișelor se sancționează contravențional (art. 3).
- Rămâne pe hârtie în 2026: digitalizarea prin SIT există doar ca proiect de hotărâre, neadoptat.
- Nu este fișa de ocupare a capacității de cazare (aceea este evidența fiscală ANAF a gazdelor persoane fizice).
- Format uzual: A5 orizontal, multilingv (RO/EN/DE/FR) — bloc 100 file simple sau carnet 50 seturi autocopiative.
Cine este obligat să completeze fișa
Obligația revine tuturor structurilor de primire turistică cu funcțiune de cazare: hoteluri, hoteluri-apartament, moteluri, vile, cabane, pensiuni turistice și agroturistice, hosteluri, campinguri. Fișa se întocmește la sosire, pentru fiecare turist — inclusiv pentru cetățenii români. Turiștii străini completează aceleași rubrici, motiv pentru care formularul standard este redactat în patru limbi: română, engleză, germană și franceză.
Recepționerul verifică datele cu actul de identitate, iar fișa se semnează atât de turist, cât și de recepționer. Fișele completate se păstrează la unitate și se pun la dispoziția organelor de poliție, care le pot consulta pentru evidența persoanelor cazate.
Ce conține formularul
Modelul standard, conform H.G. nr. 237/2001, cuprinde:
- antetul structurii turistice — denumire, nr. de ordine la Registrul Comerțului, C.I.F., sediu, județ, telefon, email;
- seria și numărul fișei și numărul camerei;
- datele turistului — nume și prenume, data și locul nașterii, cetățenia, domiciliul (localitate, stradă, număr, țară);
- datele sejurului — data sosirii, data plecării, scopul călătoriei în România;
- actul de identitate — tipul, seria și numărul;
- semnăturile — a turistului și a recepționerului.
Cum se completează la check-in
Pasul 1 — Recepționerul preia actul de identitate al turistului și completează rubricile de identificare (nume, data și locul nașterii, cetățenia, domiciliul, actul de identitate), împreună cu numărul camerei și datele sejurului.
Pasul 2 — Turistul verifică datele, completează scopul călătoriei și semnează fișa. Recepționerul contrasemnează.
Pasul 3 — Fișa se îndosariază la recepție, în ordinea sosirilor. La varianta autocopiativă, originalul se detașează pentru dosarul de evidență, iar copia rămâne în cotorul carnetului.
Mai este obligatorie pe hârtie în 2026?
Da. H.G. nr. 237/2001 este în vigoare nemodificată, iar neîntocmirea fișei se sancționează contravențional. Digitalizarea evidenței turiștilor prin Sistemul Informațional pentru Turism (SIT) există doar ca proiect de hotărâre, lansat în consultare publică în martie 2025 și neadoptat — mai mult, termenele prevăzute chiar în proiect (înregistrarea structurilor până la 31 decembrie 2025, utilizarea SIT de la 1 ianuarie 2026) au expirat fără ca hotărârea să fie adoptată, deci proiectul ar trebui rescris înainte de a putea produce efecte. Până la adoptarea și intrarea în vigoare a unei asemenea hotărâri, fișa pe hârtie rămâne singura formă legală de evidență.
Separat, de la 20 mai 2026, Regulamentul (UE) 2024/1028 introduce numărul de înregistrare pentru închirierile pe termen scurt (platforma SITUR) — o obligație distinctă, care nu înlocuiește fișa de anunțare.
Fișa de anunțare vs. fișa de ocupare a capacității de cazare
Cele două formulare sunt frecvent confundate, dar au funcții complet diferite:
| Fișa de anunțare a sosirii și plecării | Fișa de ocupare a capacității de cazare | |
|---|---|---|
| Baza legală | H.G. nr. 237/2001 | OPANAF 381/2026 |
| Cine o ține | orice structură de primire turistică | gazdele persoane fizice (închiriere în regim scurt) |
| Frecvența | câte o fișă per turist, la sosire | câte o fișă pe an, pentru fiecare cameră |
| Pentru cine | organele de poliție | organul fiscal (ANAF), la control |
Detalii despre formularul fiscal găsești în ghidul fișei de ocupare, iar restul documentelor din industrie în ghidul tipizatelor pentru HoReCa.
Întrebări frecvente
Se completează fișa și pentru turiștii români?
Da. H.G. nr. 237/2001 nu face distincție: fișa se întocmește pentru fiecare turist cazat, indiferent de cetățenie. Pentru turiștii străini, rubricile multilingve (engleză, germană, franceză) ușurează completarea.
Câte exemplare sunt necesare?
Hotărârea nu impune un număr de exemplare — practica este fie bloc cu file simple (câte o fișă per turist, îndosariată la recepție), fie carnet autocopiativ în 2 exemplare, când unitatea vrea să păstreze și o copie în cotor. Ambele variante sunt acceptate.
Poate fi personalizată cu datele unității?
Da — antetul (denumire, Reg. Com., C.I.F., sediu, telefon, email) poate fi pretipărit, ceea ce scurtează check-in-ul. Se personalizează la fel ca nota de plată și celelalte formulare de recepție.
Cât timp se păstrează fișele completate?
Fișele se arhivează la unitate conform legislației în vigoare și se prezintă organelor de poliție la cerere. Pentru gestionarea datelor personale din fișe se aplică regulile GDPR — acces limitat la personalul recepției și arhivare securizată.