Fișa de ocupare a capacității de cazare - numită curent „fișa de cazare" - este formularul ANAF prin care gazdele persoane fizice evidențiază anual ocuparea fiecărei camere închiriate în regim scurt.
Pe scurt
- Ce este: evidența fiscală anuală a ocupării fiecărei camere închiriate pe termen scurt - cine a stat, în ce perioadă și câte zile - ținută de proprietarul care obține venituri din cazare.
- Cine o completează: doar persoanele fizice - gazdele cu 1-7 camere închiriate din locuința proprie (normă de venit) și cele cu peste 7 camere sau activități independente de cazare. Nu se aplică hotelurilor și pensiunilor operate prin SRL.
- Bază legală: OPANAF nr. 381/2026 (M.O. nr. 250 din 31 martie 2026), emis în temeiul art. 68³ și art. 85 din Codul fiscal; se utilizează începând cu anul 2026.
- Format: model oficial fix (anexa nr. 1 la ordin), A4, un exemplar - se păstrează de contribuabil și se prezintă doar la controlul ANAF.
Ce este fișa de ocupare a capacității de cazare?
Fișa de ocupare a capacității de cazare este noul formular fiscal introdus de ANAF în 2026 pentru veniturile din închirierea pe termen scurt. Pentru fiecare cameră sau spațiu amenajat în scopul înnoptării se completează câte o fișă pe an, în care se trec datele fiecărui ocupant - nume și prenume, CNP sau, în lipsă, seria și numărul actului de identitate - și perioada de ocupare, de la prima până la ultima zi.
Formularul a fost aprobat prin OPANAF nr. 381/2026 și înlocuiește vechea „Fișă a capacității de cazare" aprobată prin OPANAF 398/2021, care a fost abrogată. Denumirea, structura și regulile de completare sunt noi - dacă folosiți încă modelul vechi, acesta nu mai corespunde cerințelor.
Rostul fișei este simplu: ea face legătura dintre veniturile declarate și zilele în care camerele au fost efectiv ocupate. La un control, organul fiscal poate compara fișa cu veniturile din declarația unică și cu datele de pe platformele de rezervare.
Cine este obligat să o țină?
Instrucțiunile de completare (anexa nr. 2 la ordin) definesc exact două categorii de contribuabili, ambele persoane fizice:
- Gazdele cu 1-7 camere inclusiv - venituri din închirierea pe termen scurt a camerelor situate în locuințe proprietate personală, indiferent de numărul de locuințe în care sunt situate camerele. Aceștia sunt impozitați pe baza normelor anuale de venit (art. 85 Cod fiscal) - situația tipică a gazdelor de pe Airbnb sau Booking.
- Gazdele cu peste 7 camere sau cu activități independente de cazare - venituri încadrate la activități independente (art. 68³ Cod fiscal).
„Închiriere pe termen scurt" înseamnă închirierea neîntreruptă a unei camere aceleiași persoane pentru maximum 30 de zile într-un an calendaristic. Dacă ocuparea se face pentru o fracțiune de zi, se consideră o zi întreagă.
Hotelurile, pensiunile și apart-hotelurile operate prin societăți (SRL) nu intră sub această obligație - ele au propriile evidențe contabile și formularele specifice HoReCa.
Fișa de ocupare vs. fișa de anunțare a sosirii și plecării
Cele două „fișe de cazare" sunt frecvent confundate, dar sunt documente diferite, cu temeiuri și scopuri diferite:
| Criteriu | Fișa de ocupare a capacității de cazare | Fișa de anunțare a sosirii și plecării |
|---|---|---|
| Scop | Evidență fiscală - justifică veniturile din cazare | Evidența turiștilor - siguranță și acces |
| Cine o ține | Gazde persoane fizice (închiriere regim scurt) | Structurile de primire turistică clasificate (hoteluri, pensiuni) |
| Bază legală | OPANAF 381/2026 (Cod fiscal art. 68³, art. 85) | HG 237/2001, republicată |
| Frecvență | O fișă pe cameră pe an | O fișă per turist, la sosire |
| Unde ajunge | Se păstrează de gazdă, se arată doar la control ANAF | Se păstrează de unitate, la dispoziția autorităților |
Ambele obligații sunt în vigoare în 2026 și nu se înlocuiesc reciproc: o pensiune clasificată operată de o persoană fizică autorizată poate ajunge să le țină pe amândouă, fiecare cu regulile ei.
Cum se completează fișa de ocupare pas cu pas
Pasul 1 - Înscrieți anul. În rubrica „Anul" se trece anul pentru care se completează formularul, cu 4 cifre (de exemplu: 2026). O fișă acoperă un singur an calendaristic.
Pasul 2 - Completați datele imobilului (secțiunea I). Adresa completă a locuinței în care se află camera închiriată: stradă, număr, bloc, scară, etaj, apartament, județ/sector, localitate și cod poștal. Pentru camere aflate în locuințe diferite se folosesc fișe separate.
Pasul 3 - Identificați camera (secțiunea II, rubrica 1). Se înscriu elementele care permit identificarea camerei sau a spațiului amenajat în scopul înnoptării - de exemplu „camera 2, etaj 1" sau denumirea din anunțul de pe platformă.
Pasul 4 - Completați tabelul ocupanților. Pentru fiecare ședere: numele și prenumele ocupanților, CNP-ul (sau, pentru cei fără CNP - de exemplu turiști străini - seria și numărul actului de identitate ori pașaportului) și perioada de ocupare, cu prima și ultima zi în format zz/ll/aaaa.
Pasul 5 - Păstrați fișa. Se întocmește un singur exemplar, care rămâne la contribuabil. Nu se depune la ANAF - se prezintă doar la solicitarea organului fiscal, la control. Veniturile se declară separat, prin declarația unică.
Completarea la fiecare rezervare - nu reconstituită la finalul anului din memorie - este cea mai sigură practică: platformele oferă datele oaspeților exact în forma cerută de tabel.
Întrebări frecvente (FAQ)
Fișa de ocupare se depune la ANAF?
Nu. Se întocmește într-un singur exemplar, care se păstrează de contribuabil și se prezintă organului fiscal numai la solicitare, în cadrul unui control. Formularul este o evidență proprie, nu o declarație.
Trebuie câte o fișă pentru fiecare cameră?
Da. Formularul se completează pentru fiecare cameră închiriată sau spațiu amenajat în scopul înnoptării, câte unul pe an. O gazdă cu 3 camere listate va ține 3 fișe pentru același an.
Ce trec la ocupanții străini, fără CNP?
Instrucțiunile prevăd expres situația: dacă persoana nu deține cod numeric personal, se înscriu seria și numărul documentului de identitate - carte de identitate, pașaport sau alt act.
Pot completa fișa pe calculator?
Da. Ordinul prevede că se poate utiliza echipament informatic pentru editare și completare. Varianta tipărită rămâne cea mai practică pentru gazdele care preferă evidența pe hârtie - blocul nostru A4 reproduce fidel modelul oficial.
Este același formular cu fișa de anunțare a turiștilor de la hotel?
Nu - vezi comparația de mai sus. Fișa de anunțare a sosirii și plecării (HG 237/2001) este obligația structurilor de primire clasificate, în timp ce fișa de ocupare este evidența fiscală a gazdelor persoane fizice. Cele două coexistă.
Comandă fișa de ocupare a capacității de cazare
Pe formularetipizate.ro găsiți fișa de ocupare a capacității de cazare tipărită după modelul oficial din anexa nr. 1 la OPANAF 381/2026, inclusiv nota GDPR:
- Bloc cu 100 de file, format A4
- Un bloc acoperă mai multe camere și mai mulți ani de evidență
- Variantă standard sau personalizată, cu numele gazdei și adresa imobilului pre-tipărite
Alături de fișă, gazdele și pensiunile găsesc în categoria HoReCa și registrul de reclamații și sesizări, iar pentru încasările directe - chitanțierul. Livrare prin curier în 24-48 de ore, în toată România.