Fișa de aptitudine este documentul prin care medicul de medicina muncii finalizează examenul medical la angajare sau periodic, cu una dintre cele patru concluzii: apt, apt condiționat, inapt temporar sau inapt. Se întocmește în două exemplare — unul pentru angajator, celălalt pentru lucrător — conform HG 355/2007.
Pe scurt
- Ce este: concluzia scrisă a examenului medical de medicina muncii, pe modelul din anexa nr. 5 la HG 355/2007 (actualizat prin HG 1169/2011).
- Cine o completează: exclusiv medicul de medicina muncii, cu semnătură și parafă (art. 17: „se completează numai de către medicul de medicina muncii").
- Câte exemplare: două, prin lege — unul la angajator, unul la lucrător. Varianta în 3 exemplare adaugă copia cabinetului (practică de piață, nu cerință legală).
- Cine o păstrează: angajatorul, obligatoriu (art. 38 lit. b).
- Când se întocmește: la angajare, la controlul medical periodic, la adaptare, la reluarea muncii, în supravegherea specială.
- Formatul uzual: carnet A5 autocopiativ, 50 de seturi, în 2 sau 3 exemplare.
Ce este fișa de aptitudine
Orice angajare și orice control medical periodic se încheie cu un verdict medical scris. Acela este fișa de aptitudine: documentul standardizat prin care medicul de medicina muncii comunică angajatorului dacă lucrătorul poate ocupa postul pentru care a fost examinat.
Modelul oficial este prevăzut în anexa nr. 5 la HG 355/2007 privind supravegherea sănătății lucrătorilor, în forma actualizată prin HG 1169/2011. Formularul conține antetul unității medicale, tipul examenului (angajare, control periodic, adaptare, reluarea muncii, supraveghere specială), datele angajatorului și ale lucrătorului (inclusiv CNP), avizul medical cu cele patru concluzii posibile, recomandările medicului și semnătura cu parafă.
Fișa nu este o simplă formalitate: Legea 319/2006 a securității și sănătății în muncă (art. 13 lit. j) interzice angajatorilor să angajeze persoane care nu au trecut examenul medical. Fără fișă de aptitudine, angajarea nu se poate face legal.
Cele patru concluzii ale avizului medical
Modelul actualizat prin HG 1169/2011 prevede exact patru concluzii, dintre care medicul bifează una:
- Apt — lucrătorul poate ocupa postul fără restricții.
- Apt condiționat — poate lucra, dar cu recomandări sau restricții specificate de medic (de exemplu, purtarea ochelarilor, evitarea lucrului la înălțime).
- Inapt temporar — nu poate ocupa postul pentru o perioadă determinată (de exemplu, în timpul unui tratament).
- Inapt — nu poate ocupa postul respectiv.
Recomandările medicului însoțesc avizul și sunt obligatorii pentru angajator la organizarea locului de muncă.
Cine completează și cine păstrează fișa
HG 355/2007 este explicită la art. 17: fișa de aptitudine „se completează numai de către medicul de medicina muncii, în două exemplare, unul pentru angajator şi celălalt pentru lucrător". Aceeași regulă se aplică examenului medical periodic (art. 22 lit. e).
Angajatorul are obligația legală să păstreze fișele de aptitudine ale lucrătorilor (art. 38 lit. b) — ele sunt printre primele documente cerute la un control ITM, alături de fișele de instruire SSM.
Formularul necompletat (blancul) este liber de tipărit și de cumpărat — nu are serie, regim special sau distribuitor exclusiv. Ceea ce este rezervat medicului de medicina muncii este completarea și semnarea, nu formularul în sine.
Cum se ajunge la fișa de aptitudine
Pasul 1 — Angajatorul încheie un contract cu un cabinet sau serviciu de medicina muncii și trimite lucrătorul la examen, cu fișa de solicitare a examenului medical.
Pasul 2 — Medicul de medicina muncii efectuează examenul clinic și investigațiile stabilite pentru riscurile postului.
Pasul 3 — Medicul completează fișa de aptitudine în două exemplare, bifează una dintre cele patru concluzii, adaugă recomandările și semnează cu parafă.
Pasul 4 — Un exemplar merge la angajator (care îl păstrează conform art. 38 lit. b), celălalt se înmânează lucrătorului. În varianta cu 3 exemplare, al treilea rămâne la arhiva cabinetului.
Fișa de aptitudine vs. adeverința medicală
Cele două se confundă frecvent, dar au funcții diferite. Adeverința medicală (model cod 18.1.1) atestă starea generală de sănătate — pentru școală, concursuri sau alte situații — și poate fi eliberată de medicul de familie. Fișa de aptitudine este concluzia specializată a examenului de medicina muncii, se raportează la un post de muncă anume și poate fi semnată numai de medicul de medicina muncii. La angajare, simpla adeverință de la medicul de familie nu ține loc de fișă de aptitudine.
Evidența clinică a examinărilor rămâne la cabinet, în fișa de consultații și în dosarul medical al lucrătorului, iar evidența cronologică a examinărilor și scadențarul controalelor periodice se țin în registrul de medicina muncii.
Formatul tipizat
Formatul dominant pe piață — și cel pe care îl producem — este carnetul A5 autocopiativ cu 50 de seturi. Varianta în 2 exemplare corespunde exact cerinței legale (angajator + lucrător); varianta în 3 exemplare adaugă copia cabinetului, utilă clinicilor de medicina muncii care își păstrează propria arhivă pe hârtie.
Carnetul poate fi personalizat cu antetul unității medicale: denumire, adresă, telefon — datele care deschid modelul din anexa 5. Comandă fișa de aptitudine în varianta standard sau personalizată.
Întrebări frecvente
Cine poate semna fișa de aptitudine?
Numai medicul de medicina muncii, cu semnătură și parafă. HG 355/2007 art. 17 folosește formularea „se completează numai de către medicul de medicina muncii" — medicul de familie sau alt specialist nu o poate elibera.
Câte exemplare are fișa de aptitudine?
Legea prevede două: unul pentru angajator, celălalt pentru lucrător (art. 17 și art. 22 lit. e din HG 355/2007). Pe piață circulă și varianta în 3 exemplare autocopiative, în care al treilea exemplar rămâne la arhiva cabinetului de medicina muncii.
Cât timp este valabilă fișa de aptitudine?
Legea nu stabilește o valabilitate unică. Periodicitatea examenelor medicale este stabilită per factor de risc în fișele din anexa nr. 1 la HG 355/2007 și poate fi modificată doar de medicul de medicina muncii (art. 21). Practic, valabilitatea fișei ține până la următorul examen periodic programat pentru postul respectiv.
Ce înseamnă „apt condiționat"?
Lucrătorul poate ocupa postul, dar numai cu respectarea recomandărilor scrise de medic pe fișă — de exemplu restricții de efort, echipamente suplimentare sau reexaminare la un interval mai scurt. Angajatorul este obligat să țină cont de aceste recomandări.
Se poate angaja cineva fără fișă de aptitudine?
Nu. Legea 319/2006, art. 13 lit. j) obligă angajatorii să angajeze numai persoane care, în urma examenului medical, corespund sarcinii de muncă. Fișa de aptitudine este dovada scrisă a acestui examen, iar angajatorul trebuie să o păstreze pentru control (HG 355/2007, art. 38 lit. b).