Dosarul medical de medicina muncii este evidența completă a examinărilor medicale ale unui lucrător — de la examenul de angajare la controalele periodice — completată de medicul de medicina muncii pe modelul din anexa nr. 4 la HG 355/2007 și păstrată la cabinetul care efectuează examinările. Angajatorul nu îl deține: el primește doar fișa de aptitudine, concluzia examinării.
Pe scurt
- Ce este: documentul-mamă al supravegherii medicale a lucrătorului, pe modelul obligatoriu din anexa nr. 4 la HG 355/2007, în forma înlocuită prin HG 1169/2011.
- Cine îl completează: exclusiv medicul de medicina muncii — la angajare (art. 16 alin. (3) lit. a)) și la fiecare control periodic (art. 22).
- Cine îl păstrează: structura de medicina muncii unde s-au efectuat examinările (art. 37) — nu angajatorul.
- Ce conține: identificarea lucrătorului, ruta profesională cu noxe, declarația pe propria răspundere, anamneza, examenul clinic, examenele suplimentare, avizul medical și secțiunea de examene periodice.
- Cât se păstrează: fără termen general; minimum 40 de ani de la încetarea expunerii pentru lucrătorii expuși la agenți cancerigeni sau mutageni (art. 37 alin. (3)).
- Formatul uzual: broșură A5 cu 8 file (16 pagini), câte un dosar per lucrător.
Ce este dosarul medical de medicina muncii
Supravegherea sănătății lucrătorilor este obligatorie pentru orice angajator: Legea 319/2006 (art. 13 lit. j)) interzice angajarea fără examen medical, iar HG 355/2007 organizează întreaga supraveghere — de la examenul la angajare până la controalele periodice. Toate aceste examinări se consemnează într-un singur document per lucrător: dosarul medical, al cărui model este prevăzut în anexa nr. 4 la hotărâre, în forma actualizată prin HG 1169/2011.
Dosarul deschide cu identificarea lucrătorului (nume, CNP, ocupație, formare profesională) și cu ruta profesională — tabelul posturilor ocupate de-a lungul carierei, cu perioadele și noxele fiecăruia. Urmează declarația pe propria răspundere privind epilepsia, bolile psihice și neurologice, anamneza, apoi examenul clinic pe aparate și sisteme, cu înălțime, greutate și IMC. Concluzia fiecărei examinări este avizul medical, cu exact patru variante: apt, apt condiționat, inapt temporar sau inapt — aceleași patru concluzii care ajung la angajator prin fișa de aptitudine.
Dosarul medical pe care îl producem urmează modelul din anexa nr. 4 în forma HG 1169/2011 — cea cu declarația pe propria răspundere, IMC și avizul medical — ca broșură A5 de 8 file, tipar față-verso.
Dosarul medical vs. fișa de aptitudine
Cele două documente se confundă frecvent, dar au roluri complementare:
- Dosarul medical = evidența completă a examinărilor, cu tot istoricul clinic. Rămâne la cabinetul de medicina muncii; conține date medicale confidențiale.
- Fișa de aptitudine = doar concluzia examinării (apt / apt condiționat / inapt temporar / inapt), fără date clinice. Se întocmește în două exemplare: unul pentru angajator, unul pentru lucrător.
La un control ITM sau la un audit, angajatorul prezintă fișele de aptitudine — nu dosarele medicale, pe care nici nu are dreptul să le dețină. Cabinetul de medicina muncii, la rândul lui, ține registrul de medicina muncii ca evidență cronologică a examinărilor și scadențar al controalelor periodice.
Cum se folosește dosarul medical
Pasul 1 — La angajare, angajatorul solicită examenul medical prin fișa de solicitare și completează fișa de identificare a factorilor de risc profesional pentru postul respectiv (art. 16). Acestea ajung la cabinetul de medicina muncii.
Pasul 2 — Medicul de medicina muncii deschide dosarul medical al lucrătorului: identificare, ruta profesională, declarația pe propria răspundere, anamneza. Anamneza poate fi pregătită cu chestionarul stare de sănătate, completat de lucrător înaintea examenului — un instrument de lucru, fără model normat.
Pasul 3 — Se efectuează examenul clinic pe aparate și sisteme, plus examenele suplimentare cerute de expunerea profesională a postului (fișele din anexa nr. 1 la HG 355/2007).
Pasul 4 — Medicul consemnează concluziile în dosar, bifează avizul medical și eliberează fișa de aptitudine în două exemplare — pentru angajator și pentru lucrător — cu data următorului examen.
Pasul 5 — La fiecare control periodic, examinările se consemnează în continuare în același dosar (art. 22), care rămâne în arhiva cabinetului (art. 37).
Întrebări frecvente
Cine are voie să completeze dosarul medical?
Exclusiv medicul de medicina muncii. Dosarul se completează la examenul de angajare (HG 355/2007, art. 16 alin. (3) lit. a)) și se actualizează la controalele periodice (art. 22). Formularul necompletat (blancul) este liber de tipărit — fără serie, fără regim special.
Poate angajatorul să păstreze dosarul medical al angajatului?
Nu. Dosarul se păstrează la structura de medicina muncii unde s-au efectuat examinările (art. 37). Angajatorul primește și arhivează numai fișa de aptitudine — concluzia examinării, fără datele clinice.
Cât timp se păstrează dosarul medical?
Legea nu stabilește un termen general de arhivare. Pentru lucrătorii expuși la agenți cancerigeni sau mutageni, dosarul se păstrează minimum 40 de ani de la încetarea expunerii (art. 37 alin. (3)).
Modelul dosarului medical este obligatoriu?
Da. Modelul este cel din anexa nr. 4 la HG 355/2007, în forma înlocuită prin HG 1169/2011. Versiunea actuală se recunoaște după declarația pe propria răspundere, rubrica IMC și avizul medical cu patru concluzii — tipăriturile pe modelul vechi, de dinainte de 2011, nu mai corespund formei în vigoare.