Fișa de instruire individuală privind securitatea și sănătatea în muncă — fișa individuală de instructaj SSM — este documentul în care angajatorul consemnează toate instruirile SSM ale unui lucrător, după modelul din anexa nr. 11 la Normele de aplicare a Legii 319/2006. Este dovada legală a instruirii și unul dintre primele documente cerute la un control ITM.
Pe scurt
- Ce este: documentul care consemnează cele trei faze ale instruirii SSM, conform anexei nr. 11 la HG 1425/2006.
- Cine o completează: persoana care efectuează instruirea; o păstrează conducătorul locului de muncă.
- Bază legală: Legea nr. 319/2006 și HG nr. 1425/2006 (art. 77-96, anexa nr. 11).
- Format: pe hârtie sau electronic, la alegerea angajatorului.
Ce este fișa de instruire individuală?
Conform art. 81 alin. (1) din Normele aprobate prin HG 1425/2006, rezultatul instruirii SSM se consemnează în fișa de instruire individuală, după modelul din anexa nr. 11 — pe hârtie sau electronic.
Regula de bază: nimeni nu începe lucrul neinstruit. Lucrătorii noi nu pot fi angajați fără însușirea instruirii introductiv-generale (art. 89 alin. (3)), iar începerea efectivă a activității are loc numai după verificarea cunoștințelor, consemnată în fișă (art. 94). Fișa SSM tipizată urmează acest model.
Care este baza legală?
Baza legală este Legea nr. 319/2006 a securității și sănătății în muncă, detaliată prin Normele de aplicare — HG nr. 1425/2006. Neîndeplinirea obligațiilor de instruire de la art. 20 din lege constituie contravenție, cu amendă de la 4.000 la 8.000 lei (art. 39 alin. (4)).
Alături de registrul de accidente de muncă, fișele de instruire fac parte din documentația SSM verificată la control — lista completă: documente SSM-PSI obligatorii. La același control se cere, separat, și fișa de instruire PSI — un document distinct, pe legislația situațiilor de urgență.
Cele trei faze ale instruirii și durata lor
Instruirea SSM cuprinde trei faze (art. 77): introductiv-generală, la locul de muncă și periodică. Durata fiecărei faze se stabilește prin programul de instruire-testare al angajatorului, dar nu poate fi mai mică de 1 oră (art. 80^1, introdus prin HG 767/2016) — vechiul minim de 8 ore nu mai există în legislația SSM. Intervalul dintre două instruiri periodice nu poate depăși 6 luni, respectiv 12 luni pentru personalul tehnico-administrativ (art. 96 alin. (2^1) și (3)).
Electronic sau pe hârtie? Regula „pixului" nu mai există
Fișa se completează „în format electronic sau olograf", imediat după verificarea instruirii (art. 81 alin. (2)). Vechea regulă „numai cu pix cu pastă sau stilou" a fost eliminată prin HG 259/2022 și nu mai este în vigoare.
Conform art. 21 alin. (4)-(5) din Legea 319/2006 (introduse prin OUG 36/2021 și Legea 208/2021), angajatorul alege între electronic și hârtie, prin regulamentul intern. Varianta electronică cere semnătură electronică; hârtia rămâne pe deplin valabilă.
Fișa individuală sau fișa colectivă?
Pentru lucrătorii din întreprinderi externe veniți pe contract de prestări servicii există fișa de instruire colectivă SSM, după modelul din anexa nr. 12 (art. 82 alin. (3), forma HG 259/2022). Se întocmește pe hârtie în două exemplare sau în format electronic (art. 82 alin. (4)); un exemplar rămâne la cel care a efectuat instruirea, celălalt la angajatorul lucrătorilor instruiți sau, la vizitatori, la conducătorul grupului. Pentru simplii vizitatori aflați în unitate cu permisiunea angajatorului, regula actuală cere doar instrucțiuni privind deplasarea, stabilite prin regulamentul intern (art. 82 alin. (1)); reprezentanții autorităților de control sunt însoțiți fără a se întocmi fișă (art. 82 alin. (5)). Comparația completă a celor două regimuri — SSM și situații de urgență: fișa individuală vs fișa colectivă de instruire.
Cum se completează fișa SSM pas cu pas
Pasul 1 – Completați datele de identificare: angajatorul și lucrătorul instruit.
Pasul 2 – Consemnați instruirea introductiv-generală, la angajare (art. 89 alin. (3)): data, durata (minimum 1 oră) și cine a efectuat-o.
Pasul 3 – Consemnați instruirea la locul de muncă și verificarea cunoștințelor. Activitatea începe efectiv numai după această verificare (art. 94).
Pasul 4 – Înregistrați instruirile periodice, la cel mult 6 luni (12 luni pentru personalul tehnico-administrativ).
Pasul 5 – Atașați copia ultimei fișe de aptitudini completate de medicul de medicina muncii (art. 81 alin. (4)).
Pasul 6 – Păstrați fișa la conducătorul locului de muncă, de la angajare până la încetarea raporturilor de muncă (art. 81 alin. (5)).
Întrebări frecvente
Este valabilă fișa de instruire SSM în format electronic?
Da. Dovada instruirii poate fi electronică sau pe hârtie, la alegerea angajatorului, prin regulamentul intern (Legea 319/2006, art. 21 alin. (4)-(5)); varianta electronică cere semnătură electronică.
Cât timp se păstrează fișa de instruire?
De la angajare până la data încetării raporturilor de muncă (art. 81 alin. (5)). O păstrează conducătorul locului de muncă, împreună cu copia ultimei fișe de aptitudini.
Se mai completează fișa doar cu pix cu pastă sau stilou?
Nu. HG 259/2022 a eliminat regula; acum fișa se completează electronic sau olograf, imediat după verificarea instruirii (art. 81 alin. (2)).
Când se folosește fișa colectivă în locul celei individuale?
Pentru lucrătorii firmelor externe veniți pe contract de prestări servicii (anexa nr. 12, art. 82 alin. (3)). La grupurile de vizitatori, conducătorul grupului păstrează exemplarul fișei (art. 82 alin. (4)); simplii vizitatori primesc doar instrucțiuni de deplasare, prin regulamentul intern.
Ce amendă riscă angajatorul fără fișe de instruire?
Amendă de la 4.000 la 8.000 lei pentru neîndeplinirea obligațiilor de instruire de la art. 20 din Legea 319/2006 (art. 39 alin. (4)).
Comandă fișa de instruire SSM
Pe formularetipizate.ro găsiți fișa SSM individuală (anexa nr. 11) și fișa de instruire colectivă SSM (anexa nr. 12), cu livrare națională prin curier în 24-48 ore.