Nota contabilă (cod 14-6-2A) este documentul justificativ prin care se înregistrează în contabilitate operațiunile care nu au un document justificativ propriu.
Pe scurt
- Ce este: documentul justificativ de înregistrare în contabilitatea sintetică și analitică a operațiunilor fără document propriu - stornări, corecții de erori, amortizări, provizioane, închideri de conturi.
- Cine o întocmește: persoana care conduce contabilitatea; se semnează de întocmitor și de verificator.
- Bază legală: OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, cod formular 14-6-2A; modelul poate fi adaptat de fiecare entitate (art. 4 alin. (2)).
- Format & arhivare: formular A4, un exemplar; se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar.
Ce este nota contabilă?
Denumirea oficială este „notă de contabilitate", cod 14-6-2A în nomenclatorul documentelor financiar-contabile aprobat prin OMFP 2634/2015. Este documentul justificativ pe baza căruia se operează înregistrări în contabilitatea sintetică și analitică atunci când operațiunea nu are un document justificativ propriu.
Majoritatea înregistrărilor contabile pornesc de la un document primar: factura pentru vânzări și cumpărări, chitanța pentru încasările în numerar, extrasul de cont pentru operațiunile bancare. Există însă operațiuni care se petrec exclusiv „în conturi" - nu implică un terț și nu generează de la sine niciun act. Pentru acestea, contabilul întocmește o notă contabilă: ea devine documentul justificativ al înregistrării.
Conținutul minim: numărul și data notei, explicația operațiunii, conturile debitoare și creditoare, sumele, plus semnătura întocmitorului și a verificatorului. Modelul din OMFP 2634/2015 nu este rigid - art. 4 alin. (2) permite adaptarea formularelor la specificul entității.
Când se folosește nota contabilă?
Cele mai frecvente operațiuni fără document justificativ propriu sunt:
- Stornările - anularea sau corectarea unei înregistrări anterioare, prin aceeași formulă contabilă cu sume în roșu sau prin formulă inversă;
- Corecțiile de erori - sume trecute greșit sau conturi folosite eronat în lunile anterioare;
- Repartizarea profitului - la rezerve, la dividende sau la alte destinații hotărâte de asociați;
- Închiderea conturilor de venituri și cheltuieli la sfârșitul perioadei, pentru stabilirea rezultatului;
- Amortizarea lunară a imobilizărilor - nicio factură nu „vine" în fiecare lună pentru uzura utilajelor;
- Provizioanele și ajustările pentru deprecierea activelor;
- Regularizările de TVA - închiderea conturilor de TVA deductibilă și colectată la finalul perioadei fiscale.
Numitorul comun: toate sunt operațiuni interne, decise și calculate în contabilitate, nu tranzacții consemnate de un act venit din exterior.
Nota contabilă și documentele primare - care este diferența?
Documentele primare - factura, chitanța, bonul fiscal - consemnează tranzacții cu terți și se întocmesc în momentul tranzacției. Nota contabilă, în schimb, consemnează operațiuni interne de cont: nimic nu se vinde și nimic nu se încasează, ci doar se mută sume între conturi.
De aici, o regulă de aur: nota contabilă nu înlocuiește niciodată documentele primare. Numerarul se mișcă pe bază de chitanțe și dispoziții de încasare-plată, evidențiate în registrul de casă, nu pe bază de note contabile. Indiferent de documentul-sursă, toate înregistrările ajung apoi, cronologic, în registrul-jurnal.
Cum se completează nota contabilă
Pasul 1 - Identificați operațiunea. Verificați mai întâi că operațiunea nu are un document justificativ propriu - dacă există factură, chitanță sau extras, acela este documentul de înregistrare, nu nota. Atribuiți apoi notei un număr de ordine și data întocmirii.
Pasul 2 - Stabiliți formula contabilă. Înscrieți conturile debitoare și conturile creditoare. O notă poate cuprinde o singură formulă contabilă sau mai multe formule legate de aceeași operațiune - de exemplu, închiderea conturilor de cheltuieli la sfârșitul lunii.
Pasul 3 - Înscrieți sumele și explicația. Fiecare formulă primește suma aferentă, iar explicația descrie clar natura operațiunii: „amortizare imobilizări luna iunie 2026", „stornare factură nr. ... înregistrată eronat". O explicație precisă, eventual cu calculul anexat, face nota verificabilă și după ani de zile.
Pasul 4 - Semnați și arhivați. Nota se semnează de persoana care a întocmit-o și de persoana care a verificat-o - ambele semnături fac parte din conținutul formularului. Documentul se arhivează împreună cu celelalte documente justificative timp de 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar (Legea contabilității nr. 82/1991 art. 25, modificată prin Legea 36/2023).
Greșeli tipice la întocmirea notelor contabile
- Folosirea notei în locul documentelor primare. O vânzare fără factură sau o încasare fără chitanță nu se „acoperă" printr-o notă contabilă - nota justifică doar operațiunile care, prin natura lor, nu au document propriu.
- Lipsa explicației. O notă doar cu conturi și sume, fără descrierea operațiunii, nu poate fi verificată nici intern, nici la un control ulterior.
- Lipsa semnăturilor. Semnăturile întocmitorului și verificatorului sunt elemente de conținut ale formularului - o notă nesemnată rămâne o simplă ciornă.
Întrebări frecvente (FAQ)
Este obligatorie nota contabilă?
Pentru operațiunile fără document justificativ propriu - da, în sensul că fără ea înregistrarea contabilă rămâne fără suport. Nomenclatorul OMFP 2634/2015 prevede formularul 14-6-2A exact cu acest rol; modelul poate fi însă adaptat, potrivit art. 4 alin. (2).
Cine întocmește nota contabilă?
Persoana care conduce contabilitatea - contabilul angajat sau firma de contabilitate externă. Formularul cere două semnături: a celui care a întocmit nota și a celui care a verificat-o, tocmai pentru că nota este singurul suport al înregistrării.
Care este diferența față de nota de intrare-recepție (NIR)?
Numele sunt asemănătoare, documentele nu. Nota de intrare-recepție (NIR) este document primar: consemnează recepția bunurilor de la furnizori, cu cantități și prețuri. Nota contabilă nu are legătură cu marfa - ea justifică operațiuni interne de cont, fără cantități și fără terți.
Cât timp se arhivează notele contabile?
5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar - regula generală pentru documentele justificative, stabilită de Legea contabilității nr. 82/1991 art. 25, modificată prin Legea 36/2023.
Comandă nota contabilă
Pe formularetipizate.ro găsiți nota contabilă în format A4, tipărită pe carton de 140 g, într-un exemplar, conform modelului 14-6-2A:
- Variantă standard sau personalizată, cu datele firmei pre-tipărite
- Alături de ea: registrul de casă pentru evidența numerarului și registrul-jurnal pentru înregistrarea cronologică
- Pentru entitățile care aplică viza CFP: registrul de operațiuni supuse vizei CFP - vezi și ghidul registrului CFP
Livrare prin curier în 24-48 de ore, în toată România. Pentru toate registrele obligatorii ale firmei, vezi ghidul registrelor contabile.