Orice firmă din România este obligată prin lege să întocmească și să păstreze trei registre contabile principale: Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Cartea mare. Aceste registre stau la baza întregului sistem contabil și se prezintă organelor de control la cererea acestora (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 37).
Pe scurt
- Registrele obligatorii: în partidă dublă - Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Cartea mare; în partidă simplă (sistem real) - Registrul-jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b) și Registrul-inventar (cod 14-1-2/b), conform OMFP 170/2015, plus Registrul de evidență fiscală, cerut de Codul fiscal (art. 68 alin. (8)).
- Sancțiuni: utilizarea și ținerea necorespunzătoare a registrelor de contabilitate se sancționează cu amendă de la 2.000 la 20.000 lei (Legea 82/1991, art. 42 alin. (1) lit. c), majorată prin OUG 115/2023).
- Arhivare: 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar (Legea 82/1991, art. 25, modificată prin Legea 36/2023).
- De unde le procuri: Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Registrul-jurnal de încasări și plăți sunt în categoria tipizate de gestiune, iar registrul de casă, fișa de cont pentru operațiuni diverse și registrul de evidență fiscală, în categoria tipizate contabile.
Ce sunt registrele contabile obligatorii?
Registrele contabile obligatorii sunt formularele sistematice în care firma consemnează, organizează și sintetizează toate operațiunile economico-financiare. Cadrul legal principal este Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, care stabilește la art. 20 că registrele de contabilitate obligatorii sunt Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Cartea mare, iar întocmirea, editarea și păstrarea lor se fac conform normelor elaborate de Ministerul Finanțelor Publice. Ordinul OMFP 2634/2015 detaliază forma, conținutul și modul de completare al acestor registre.
Cele trei registre obligatorii sunt Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Cartea mare. Acestea sunt distincte de formularele de contabilitate primară - tipizatele ca facturi, chitanțe, NIR, avize de însoțire, dispoziții de plată și altele. Formularele primare consemnează fiecare operațiune în momentul producerii ei, în timp ce registrele prelucrează și organizează sistematic datele din aceste formulare. Registrele se țin în limba română și cu valorile exprimate în lei (RON).
Registrul-jurnal
Registrul-jurnal este documentul contabil obligatoriu în care se înregistrează cronologic toate operațiunile economico-financiare ale firmei, în ordinea datei de întocmire sau de intrare a documentelor în entitate (OMFP 2634/2015, anexa nr. 1 pct. 21 și 45). Este primul și cel mai important registru din sistemul contabil în partidă dublă, prevăzut de Legea 82/1991 și detaliat prin OMFP 2634/2015. Fiecare înregistrare trebuie să fie susținută de un document justificativ - o factură, o chitanță, un NIR sau orice alt tipizat corespunzător operațiunii.
Fiecare înregistrare din Registrul-jurnal cuprinde: numărul curent, data înregistrării, felul, numărul și data documentului justificativ, explicații (când este cazul), simbolul conturilor debitoare și creditoare și sumele debitoare și creditoare (OMFP 2634/2015, anexa nr. 2, cod 14-1-1). Înregistrările se fac cronologic, document cu document sau pe baza unui centralizator; totalurile lunare ale jurnalelor auxiliare se pot trece direct în Registrul-jurnal (anexa nr. 1 pct. 20 și 45). O regulă fundamentală a contabilității în partidă dublă este că totalul sumelor debitoare trebuie să fie egal cu totalul sumelor creditoare - orice neconcordanță semnalează o eroare de înregistrare.
Registrul-jurnal se completează lunar, de regulă de către contabilul firmei sau de către firma de contabilitate externalizată. Registrele de contabilitate se pot prezenta sub formă de registre, foi volante sau listări informatice; paginile se numerotează în ordine crescătoare, iar volumele în ordinea completării lor (OMFP 2634/2015, anexa nr. 1 pct. 44). Normele nu cer șnuruirea registrului și nici parafarea lui la ANAF. La controale, inspectorii ANAF verifică concordanța dintre înregistrările din Registrul-jurnal și documentele justificative prezentate.
Registrul-inventar
Registrul-inventar (cod 14-1-2) este documentul contabil obligatoriu în care se înregistrează rezultatele inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii (OMFP 2634/2015, anexa 2). Se întocmește la începutul activității, la sfârșitul exercițiului financiar și la încetarea activității, pe baza listelor de inventariere și a proceselor-verbale de inventariere. Dacă inventarierea are loc în cursul anului, datele se actualizează cu intrările și ieșirile până la încheierea exercițiului financiar. Inventarierile parțiale nu se trec în registru: acesta se completează cu ocazia inventarierii anuale (OMFP 2861/2009, pct. 34 alin. (3)).
Conținutul Registrului-inventar este structurat pe grupe de elemente patrimoniale: imobilizări necorporale și corporale (clădiri, echipamente, vehicule), active circulante (stocuri de marfă, materii prime, produse finite), creanțe (sume de primit de la clienți și debitori), disponibilități bănești (numerar în casă, solduri de conturi bancare), datorii (furnizori, credite, obligații fiscale) și capitaluri proprii. Pentru fiecare cont sau grupă de conturi se înscriu valoarea contabilă, valoarea de inventar, diferența din evaluare (valoarea contabilă minus valoarea de inventar) și cauzele ei; cantitățile și prețurile unitare stau în listele de inventariere (OMFP 2634/2015, anexa 3, cod 14-1-2 și cod 14-3-12).
Registrul-inventar constituie baza de plecare pentru întocmirea bilanțului contabil anual. Discrepanțele dintre stocurile scriptice și cele faptice trebuie justificate și înregistrate contabil înainte de finalizarea registrului. Registrele de contabilitate se pot prezenta sub formă de registre, foi volante sau listări informatice; paginile se numerotează în ordine crescătoare, iar volumele, în ordinea completării lor (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 44). Arhivarea sa este obligatorie 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar (art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, modificat prin Legea nr. 36/2023).
Cartea mare (Registrul Cartea mare)
Cartea mare (cod 14-1-3) este registrul contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar și sistematic, prin regruparea conturilor, mișcarea și existența tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii (OMFP 2634/2015, anexa nr. 1 pct. 47). Registrul poate conține câte o filă pentru fiecare cont sintetic utilizat de entitate. Legea 82/1991 (art. 20) și OMFP 2634/2015 îl prevăd pentru entitățile care conduc contabilitatea în partidă dublă.
Cartea mare conține simbolul contului și al conturilor corespondente (debitoare sau creditoare), rulajul debitor și creditor, precum și soldul contului (OMFP 2634/2015, anexa nr. 1 pct. 47). Prin consultarea ei, contabilul sau inspectorul ANAF poate verifica situația oricărui cont sintetic - de exemplu, soldul contului de casă, totalul datoriilor față de furnizori sau valoarea stocurilor -, iar listarea registrului se face la cererea organelor de control și pentru necesitățile entității. Aceasta permite detectarea rapidă a erorilor și a neconcordanțelor.
Cartea mare se întocmește lunar, pe măsura înregistrării operațiunilor, pentru debitul și pentru creditul fiecărui cont sintetic, pe baza documentelor justificative, a documentelor centralizatoare și a jurnalelor, după caz (OMFP 2634/2015, anexa nr. 2, cod 14-1-3). Se poate prezenta sub formă de registru, foi volante sau listare informatică (anexa nr. 1 pct. 44) și poate fi înlocuită cu fișa de cont pentru operațiuni diverse (pct. 47). Pe baza Cărții mari se întocmește balanța de verificare - lunar, pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate (Legea 82/1991, art. 22) -, formularul care confirmă că debitele egalizează creditele la nivelul tuturor conturilor.
Alte registre și evidențe obligatorii
Pe lângă cele trei registre principale, firma are obligația de a ține și alte evidențe prevăzute de lege, în funcție de forma juridică și de regimul fiscal aplicabil.
Registrul de casă servește la înregistrarea operativă a încasărilor și plăților în numerar efectuate prin casieria entității și la stabilirea, la sfârșitul fiecărei zile, a soldului de casă; se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări și plăți (OMFP 2634/2015, anexa nr. 2, cod 14-4-7A). Nu este unul dintre cele trei registre de contabilitate din art. 20 al Legii 82/1991: îl ține firma care aplică OMFP 2634/2015 și are operațiuni cu numerar prin casierie. În partidă simplă, încasările și plățile în numerar se trec în Registrul-jurnal de încasări și plăți, iar registrul de casă nu este pe lista formularelor din OMFP 170/2015.
Registrul Unic de Control (RUC) este obligatoriu pentru persoanele juridice înregistrate la Registrul Comerțului, conform Legii nr. 252/2003. Trebuie achiziționat de la ANAF în termen de 30 de zile de la data înregistrării și prezentat la controalele organelor de control specializate (de exemplu ANAF, ITM, DSP, ISU). Inspectorii îl completează cu datele controlului efectuat - vezi ghidul Ce este registrul unic de control?.
Jurnalele de TVA - jurnalul pentru vânzări și jurnalul pentru cumpărări - fac parte din evidențele pe care persoana impozabilă le ține pentru TVA: se întocmesc astfel încât să permită stabilirea, pentru fiecare perioadă fiscală, a livrărilor și achizițiilor, a taxei colectate și a taxei deductibile (Codul fiscal, art. 321; Normele metodologice, titlul VII pct. 101 alin. (2)). Datele lor se preiau în decontul de TVA (formularul D300), depus pentru fiecare perioadă fiscală - luna sau, în condițiile art. 322 alin. (2), trimestrul - până la data de 25 a lunii următoare (art. 323 alin. (1)).
Registrele pentru partidă simplă (PFA, II) - persoanele fizice autorizate și întreprinderile individuale impuse în sistem real, care conduc contabilitate în partidă simplă, țin două registre contabile conform OMFP 170/2015: Registrul-jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b) și Registrul-inventar (cod 14-1-2/b); parafarea lor la ANAF a fost eliminată de la 1 martie 2015. Contribuabilii impuși la normă de venit nu au obligația de a ține Registrul-jurnal de încasări și plăți. Separat, ca obligație fiscală, Codul fiscal impune Registrul de evidență fiscală, cu modelul aprobat prin OMFP 3254/2017 - completat integral de cei impuși în sistem real (art. 68 alin. (8)) și doar la partea referitoare la venituri de cei impuși la normă de venit (art. 69 alin. (8)). Registrul de evidență fiscală nu înlocuiește registrele contabile, ci se ține în plus față de acestea. Am detaliat completarea în ghidul dedicat Registrului-jurnal de încasări și plăți.
Registrul de evidență fiscală al firmelor plătitoare de impozit pe profit - tot separat de registrele contabile, plătitorii de impozit pe profit țin propriul registru de evidență fiscală (art. 19 alin. (7) din Codul fiscal), în care înscriu cronologic informațiile care au stat la baza calculului impozitului declarat. Din 7 iulie 2026, modelul este cel aprobat prin OMF 808/2026, iar registrul nu se mai cumpără de la unitățile ANAF - se ține pe registru tipizat sau în format electronic.
Relația dintre registre contabile și formulare tipizate
Formularele tipizate - facturi, chitanțe, NIR, avize de însoțire a mărfii, bonuri de consum, dispoziții de plată și de încasare - sunt formulare de contabilitate primară. Orice operațiune economico-financiară se consemnează, în momentul efectuării ei, într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate și dobândește astfel calitatea de document justificativ (Legea 82/1991, art. 6 alin. (1)) - pe hârtie, ca formular tipizat, sau în format electronic.
Fluxul contabil urmează o direcție clară: tipizatul (formularul primar) generează articolul contabil, care se înregistrează în Registrul-jurnal în ordine cronologică; datele din Registrul-jurnal alimentează Cartea mare prin preluarea pe conturi; la sfârșitul anului, soldurile din Cartea mare servesc la completarea Registrului-inventar și la întocmirea situațiilor financiare anuale (bilanț, cont de profit și pierdere). Fiecare verigă din acest lanț depinde de corectitudinea verigii precedente.
La control, organele fiscale pot verifica atât documentele justificative (tipizatele), cât și registrele contabile. Efectuarea de operațiuni economico-financiare fără înregistrarea lor în contabilitate - de exemplu, o factură neînregistrată - constituie contravenție (Legea 82/1991, art. 41 pct. 1), la fel ca nerespectarea regulilor privind întocmirea documentelor justificative și înregistrarea lor în perioada la care se referă (art. 41 pct. 2 lit. c)); ambele se sancționează cu amendă de la 2.000 la 20.000 lei (art. 42 alin. (1) lit. a) și c)). De aceea, disciplina documentară la nivel de tipizate și corectitudinea registrelor contabile merg împreună.
Sancțiuni pentru neținerea registrelor contabile
Nerespectarea obligațiilor privind registrele contabile este sancționată expres prin Legea contabilității nr. 82/1991, la art. 41-42. Amenzile contravenționale se suportă de persoanele vinovate (art. 42 alin. (6)), iar răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității revine administratorului sau altei persoane care are obligația gestionării entității (art. 10 alin. (1)). Contravențiile se constată de personalul cu atribuții de inspecție fiscală și control financiar din Ministerul Finanțelor și din ANAF (art. 42 alin. (4)).
Utilizarea și ținerea necorespunzătoare a registrelor de contabilitate - fie că lipsesc complet, fie că sunt ținute incorect, incomplet sau cu înregistrări eronate - constituie contravenția prevăzută la art. 41 pct. 2 lit. b) din Legea 82/1991 și se sancționează cu amendă de la 2.000 la 20.000 lei, conform art. 42 alin. (1) lit. c), cuantum majorat prin OUG 115/2023. Nerespectarea obligațiilor privind păstrarea și arhivarea documentelor contabile (art. 41 pct. 2 lit. c)) se sancționează cu aceeași amendă, de la 2.000 la 20.000 lei.
În cazurile grave, faptele săvârșite în scopul sustragerii de la plata obligațiilor fiscale - omiterea evidențierii în actele contabile a operațiunilor sau a veniturilor, evidențierea de cheltuieli fictive, alterarea, distrugerea sau ascunderea actelor contabile, ținerea de evidențe contabile duble - sunt infracțiuni de evaziune fiscală (Legea nr. 241/2005, art. 9 alin. (1) lit. b)-e)). Ele se pedepsesc cu închisoare de la 3 la 10 ani și interzicerea unor drepturi sau cu amendă, iar dacă prejudiciul depășește 500.000 de euro, respectiv 1.000.000 de euro, limitele pedepsei se majorează cu 3, respectiv cu 5 ani (art. 9 alin. (2)-(3), în forma Legii nr. 126/2024). Prevenția printr-o contabilitate corectă și completă este, prin urmare, esențială.
Întrebări frecvente
Ce registre contabile ține un SRL?
Un SRL are obligația de a ține toate cele trei registre principale: Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Cartea mare, conform Legii 82/1991, Art. 20. SRL-urile aplică sistemul contabilității în partidă dublă, ceea ce implică și balanța de verificare lunară, jurnalele de TVA (dacă sunt plătitori de TVA) și Registrul Unic de Control. Dacă firma operează cu numerar, operațiunile de casă se înregistrează zilnic în Registrul de casă.
PFA trebuie să țină aceleași registre ca un SRL?
Nu. PFA-urile și întreprinderile individuale impuse în sistem real, în partidă simplă, țin Registrul-jurnal de încasări și plăți - în care se trec și încasările și plățile în numerar - și Registrul-inventar (OMFP 170/2015), plus Registrul de evidență fiscală ca obligație fiscală separată (Cod fiscal art. 68 alin. (8), model OMFP 3254/2017); registrul de casă nu este pe lista partidei simple, deci e opțional. Cele impuse la normă de venit nu țin Registrul-jurnal de încasări și plăți, ci completează doar partea referitoare la venituri din Registrul de evidență fiscală (Cod fiscal art. 69 alin. (8)). PFA-urile care au optat pentru contabilitate în partidă dublă întocmesc Registrul-jurnal (cod 14-1-1) și Registrul-inventar (cod 14-1-2) și conduc contabilitatea până la nivel de balanță de verificare, fără situații financiare anuale (OMFP 170/2015, art. 5).
Pot ține registrele contabile electronic?
Da. Registrele de contabilitate se pot prezenta sub formă de registre, foi volante sau listări informatice, iar documentele financiar-contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, cu condiția să poată fi listate în orice moment (OMFP 2634/2015, anexa nr. 1 pct. 36 și 44; Legea 82/1991, art. 23). Registrul-jurnal ținut în program se editează la cererea organelor de control și pentru necesitățile entității (pct. 45). Modelul Registrului-inventar are rubricile „Întocmit” și „Verificat” (OMFP 2634/2015, anexa 3, cod 14-1-2).
Cât timp trebuie arhivate registrele contabile?
Registrele contabile obligatorii și documentele justificative se arhivează minimum 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar — termen valabil inclusiv pentru statele de salarii (art. 25 din Legea 82/1991, modificat prin Legea nr. 36/2023; anterior, termenul era de 10 ani pentru registre și 50 de ani pentru state). Arhivarea se face la sediul firmei sau la un arhivator autorizat, în condiții care să asigure integritatea și lizibilitatea formularelor.
Ce se întâmplă dacă nu am registre contabile la control ANAF?
Lipsa registrelor la controlul ANAF constituie contravenția privind utilizarea și ținerea registrelor de contabilitate (art. 41 pct. 2 lit. b) din Legea 82/1991) și se sancționează cu amendă de la 2.000 la 20.000 lei (art. 42 alin. (1) lit. c), cuantum majorat prin OUG 115/2023). Suplimentar, contribuabilul are sarcina de a dovedi actele și faptele care au stat la baza declarațiilor sale (Codul de procedură fiscală, art. 73 alin. (1)), iar dacă evidențele contabile sau fiscale lipsesc, sunt incomplete ori nu sunt puse la dispoziție, organul fiscal poate stabili baza de impozitare prin estimare (art. 106 alin. (2) lit. b)). Dacă la inspecția fiscală se constată fapte care ar putea întruni elementele unei infracțiuni, organul de inspecție fiscală are obligația să sesizeze organele judiciare competente (art. 132 alin. (1)).
Comandă registre și tipizate contabile
Formularetipizate.ro oferă registre contabile și formulare tipizate, disponibile în format standard sau personalizate cu datele societății tale, cu livrare în Iași și în toată țara.
Registrul-jurnal și Registrul-inventar sunt disponibile în format A4, legat, cu pagini numerotate, gata de utilizare. Pe lângă registrele contabile principale, găsești pe site tipizatele de contabilitate primară: facturiere, chitanțiere, registre de casă, monetare, dispoziții de plată și de încasare, NIR-uri, avize de însoțire a mărfii, bonuri de consum, fișe de magazie, condici de prezență, fișe de pontaj și ordine de deplasare.
Toate produsele sunt disponibile cu livrare rapidă în toată țara. Tipizatele personalizate cu denumirea firmei, CUI-ul și adresa se execută la comandă, reducând timpul de completare și riscul erorilor. Pentru comenzi de volum mare, sunt disponibile prețuri preferențiale.