Raportul de gestiune este documentul prin care gestionarul unui magazin cu evidență global-valorică raportează mișcarea valorică a mărfurilor din gestiune.
Pe scurt
- Ce este: situația valorică a gestiunii, întocmită zilnic sau periodic: sold inițial + intrări (NIR-uri) − ieșiri (vânzări, facturi) = sold final scriptic.
- Cine îl folosește: magazine de comerț cu amănuntul, farmacii, benzinării - orice gestiune ținută global-valoric; îl întocmește gestionarul și îl predă contabilității.
- Statut legal: nu figurează în nomenclatorul actual OMFP 2634/2015 și nu are un cod propriu - este un document consacrat de practică, menționat (fără cod și fără model) în OMEF 3512/2008, anexa nr. 1 pct. 35, abrogat prin OMFP 2634/2015, aplicabil de la 1 ianuarie 2016; evidența „numai valoric" a mărfurilor este permisă de OMFP 1802/2014, iar consemnarea operațiunilor este cerută de Legea 82/1991 art. 6.
- Format & arhivare: registru A4 cu 100 de file, cusut și sigilat; niciun text nu-i dă un termen propriu de păstrare - prudent, 5 ani, ca documentele justificative (Legea 82/1991, art. 25).
Ce este raportul de gestiune?
În magazinele care țin evidența mărfurilor prin metoda global-valorică, stocul nu se urmărește articol cu articol, ci ca o singură valoare, la nivelul întregii gestiuni. Instrumentul acestei evidențe este raportul de gestiune: documentul prin care gestionarul raportează, zi de zi sau la perioada stabilită, cum s-a mișcat valoarea mărfii de care răspunde.
Logica lui încape într-o singură formulă:
Sold inițial + Intrări − Ieșiri = Sold final scriptic
Soldul inițial este valoarea mărfii la începutul perioadei. Intrările sunt recepțiile de marfă, preluate din NIR-uri. Ieșirile sunt vânzările - rapoartele Z ale casei de marcat, facturile emise - și celelalte scăderi din gestiune. Rezultatul este soldul final „scriptic": valoarea pe care marfa din raft ar trebui să o aibă conform documentelor.
Este obligatoriu raportul de gestiune?
Aici este nevoie de o nuanță pe care multe ghiduri o sar. Raportul de gestiune nu figurează în nomenclatorul actual al documentelor financiar-contabile (OMFP 2634/2015) și nu are un cod propriu. Raportul era doar menționat, fără cod și fără model, în normele OMEF 3512/2008 (anexa nr. 1 pct. 35), abrogat prin OMFP 2634/2015, aplicabil de la 1 ianuarie 2016. Așadar, nu există astăzi un model oficial impus.
Obligația de fond există însă în continuare, pe două ancore: reglementările contabile aprobate prin OMFP 1802/2014 permit ca evidența mărfurilor în comerțul cu amănuntul să se țină „numai valoric" (metoda global-valorică), iar Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6 cere ca orice operațiune economico-financiară să fie consemnată într-un document justificativ. Raportul de gestiune este instrumentul standard prin care această evidență se realizează la nivel de gestiune - forma lui este consacrată de practică, nu de un formular oficial actual.
Concluzia practică: dacă țineți gestiunea global-valoric - magazin cu amănuntul, farmacie, benzinărie - raportul de gestiune este modul verificat prin care gestionarul își documentează gestiunea și răspunde de ea.
Cum se completează raportul de gestiune
Pasul 1 - Preluați soldul inițial. Soldul inițial al zilei este soldul final din raportul precedent. La deschiderea gestiunii sau după inventariere, soldul de pornire este valoarea stabilită la acel moment. Orice ruptură în acest lanț face raportul neverificabil.
Pasul 2 - Înregistrați intrările, pe bază de NIR. Fiecare recepție de marfă intră în raport cu valoarea din nota de intrare-recepție, la prețul de vânzare cu amănuntul practicat în gestiune. Treceți numărul și data fiecărui NIR - documentele se atașează raportului. Detalii despre completarea NIR-ului găsiți în ghidul NIR.
Pasul 3 - Înregistrați ieșirile. Vânzările zilei se preiau din raportul Z al casei de marcat și din monetar - vezi și ghidul monetarului - iar vânzările către firme, din facturile emise. Tot la ieșiri se consemnează și celelalte scăderi din gestiune, fiecare cu documentul ei.
Pasul 4 - Calculați soldul final și predați raportul contabilității. Adunați intrările la soldul inițial, scădeți ieșirile și obțineți soldul final scriptic - care devine soldul inițial al raportului următor. Gestionarul semnează raportul și îl predă contabilității împreună cu documentele justificative atașate (NIR-uri, Z-uri, monetare, facturi), pentru verificare și înregistrare. Niciun text nu dă rapoartelor un termen propriu; prudent, se arhivează pe termenul documentelor justificative: 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar (Legea 82/1991, art. 25, modificat prin Legea 36/2023).
Raportul de gestiune și inventarierea
Raportul de gestiune arată soldul scriptic - ce ar trebui să existe în gestiune conform documentelor. Inventarierea stabilește soldul faptic - ce există efectiv pe raft, consemnat în listele de inventariere.
Comparația celor două este chiar rostul întregii evidențe: dacă soldul faptic coincide cu cel scriptic, gestiunea este în regulă; dacă nu, diferențele - plusuri sau minusuri de inventar - se analizează și se regularizează. Un raport de gestiune ținut corect, zi de zi, transformă inventarierea dintr-o corvoadă într-o simplă confirmare.
Întrebări frecvente (FAQ)
Este obligatoriu raportul de gestiune prin lege?
Nu există un formular oficial actual - raportul de gestiune nu are cod în nomenclatorul OMFP 2634/2015, iar OMEF 3512/2008 (abrogat prin OMFP 2634/2015, aplicabil de la 1 ianuarie 2016) îl menționa doar, fără cod și fără model. Obligația de evidență există însă: Legea 82/1991 art. 6 cere documente justificative pentru orice operațiune, iar OMFP 1802/2014 permite evidența mărfurilor cu amănuntul numai valoric. Raportul de gestiune este instrumentul standard, consacrat de practică, al acestei evidențe.
Se întocmește zilnic sau periodic?
Ambele variante se folosesc: raportul de gestiune zilnic - regula în magazinele cu activitate curentă - sau cel periodic, centralizat la intervalul stabilit intern de fiecare entitate (de regulă lunar); detaliile variantei periodice sunt în ghidul dedicat. Important este ca fiecare raport să pornească de la soldul final al celui precedent, fără perioade „lipsă".
Ce documente se atașează raportului de gestiune?
Documentele care justifică cifrele din el: NIR-urile pentru intrări, rapoartele Z, monetarele și facturile pentru ieșiri. Gestionarul le predă contabilității împreună cu raportul, iar contabilitatea le verifică și le înregistrează.
Care este diferența față de registrul de casă?
Registrul de casă urmărește banii: încasările și plățile în numerar din casierie. Raportul de gestiune urmărește marfa: valoarea stocului din gestiune. O vânzare cu numerar apare în ambele - ca încasare în registrul de casă și ca ieșire din raportul de gestiune - dar documentele nu se înlocuiesc reciproc.
Comandă raportul de gestiune
Pe formularetipizate.ro găsiți raportul de gestiune sub formă de registru A4 cu 100 de file, cartonat, cusut și sigilat - gata de folosit pentru evidența zilnică:
- Rubrici pentru sold inițial, intrări, ieșiri și sold final, într-un exemplar
- Alături de el, documentele care îl alimentează: nota de intrare-recepție (NIR), monetarul și registrul de casă
- Pentru inventariere: lista de inventariere
Livrare prin curier în 24-48 de ore, în toată România.