Fișa de magazie (cod 14-3-8) ține evidența cantitativă a stocurilor: intrări, ieșiri și stoc pe fiecare sortiment, la fiecare loc de depozitare. Raportul de gestiune ține evidența doar valorică: mișcarea totală a gestiunii exprimată în lei, fără detaliu pe sortimente. Sunt instrumentele a două metode diferite de a ține o gestiune - evidența cantitativ-valorică, respectiv global-valorică - iar metoda aleasă de firmă decide ce document trebuie să completați.
Pe scurt
- Fișa de magazie: evidențiază intrările, ieșirile și stocurile de bunuri materiale, pe feluri de materiale, la fiecare loc de depozitare - instrumentul evidenței cantitativ-valorice.
- Raportul de gestiune: urmărește valoric totalul gestiunii (sold inițial + intrări − ieșiri) - instrumentul evidenței global-valorice, consacrată pentru comerțul cu amănuntul și alimentația publică.
- Bază legală: fișa de magazie - OMFP 2634/2015, anexa 2, cod 14-3-8, în vigoare; raportul de gestiune - document necodificat, ancorat în Legea nr. 82/1991 art. 6 alin. (1) și OMFP 2634/2015 art. 4 alin. (2)-(3).
- Cine alege metoda: entitatea, prin politicile contabile aprobate de administratori (OMFP 1802/2014 pct. 60 alin. (2) și pct. 61 alin. (1)).
- Arhivare: 5 ani de la 1 iulie a anului următor întocmirii (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 37¹, introdus prin OMF 1447/2023; Legea nr. 82/1991 art. 25).
Ce este fișa de magazie și ce evidențiază?
Fișa de magazie servește ca document de evidență a intrărilor, ieșirilor și stocurilor de bunuri materiale, conform OMFP 2634/2015, anexa 2, cod formular 14-3-8. Se ține la fiecare loc de depozitare, pe feluri de materiale, iar înregistrările se fac document cu document - fiecare intrare (de regulă pe baza unui NIR) și fiecare ieșire se trec individual. Pentru bunurile primite spre prelucrare sau în custodie se deschid fișe de magazie distincte.
Cine o completează? Norma actuală nu mai desemnează o persoană anume - OMFP 2634/2015 art. 4 alin. (3) lasă circuitul documentelor pe seama procedurilor proprii aprobate de administrator; în practică, fișa de magazie o ține gestionarul. Important: fișa nu este obligatorie pentru orice firmă, ci doar acolo unde metoda de evidență aleasă cere urmărirea cantitativă a stocurilor la gestiune. Detalii complete găsiți în ghidul Ce este fișa de magazie?.
Ce este raportul de gestiune și de ce nu are cod de formular?
Raportul de gestiune este documentul prin care gestiunile cu evidență global-valorică urmăresc valoric mișcarea stocurilor; în practica contabilă standard, formula soldului este: sold inițial + intrări (pe baza NIR-urilor) − ieșiri (la valoarea vânzărilor) = sold final scriptic. Această formulă este o practică consacrată, nu textul unui act normativ în vigoare. Ieșirile se preiau, de regulă, din documentele de vânzare ale zilei - de exemplu raportul Z al casei de marcat, care rămâne însă o obligație separată, reglementată de OUG 28/1999, nu o componentă a raportului de gestiune.
Spre deosebire de fișa de magazie, raportul de gestiune este un document necodificat: nu apare deloc în nomenclatorul OMFP 2634/2015. Istoric, figura doar în anexa 1 pct. 35 din OMEF 3512/2008, fără cod - ordin abrogat de la 1 ianuarie 2016. Ancora legală actuală este un lanț de norme: Legea contabilității nr. 82/1991 art. 6 alin. (1) (orice operațiune se consemnează într-un document justificativ), OMFP 2634/2015 art. 4 alin. (2)-(3) (documentele și circuitul lor se stabilesc prin proceduri proprii), OMFP 1802/2014 pct. 291 alin. (5) (recunoașterea metodei global-valorice) și OMFP 2861/2009 pct. 8 lit. e).
Cât despre frecvență: nicio normă în vigoare nu impune întocmirea zilnică - entitatea o stabilește prin procedurile proprii, iar completarea zilnică este practica dominantă acolo unde se lucrează cu numerar; există și varianta de raport de gestiune periodic. Am detaliat subiectul în ghidurile Ce este raportul de gestiune? și Ce este raportul de gestiune periodic?.
Evidența cantitativ-valorică vs global-valorică: ce spune legea?
Temeiul actual al celor două metode este OMFP 1802/2014 pct. 289: contabilitatea stocurilor se ține „cantitativ și valoric sau numai valoric". Punctele 290-291 reglementează inventarul permanent și intermitent, iar pct. 291 alin. (5) conține singura mențiune a metodei global-valorice din tot ordinul: „Inventarul intermitent nu se utilizează în comerțul cu amănuntul în situația în care se aplică metoda global-valorică".
Descrierea detaliată a metodelor se găsea în OMEF 3512/2008 pct. 30-38, abrogat de la 1 ianuarie 2016 - astăzi metodele trăiesc prin politicile contabile ale firmelor și prin practica consacrată. Metoda global-valorică este consacrată pentru comerțul cu amănuntul și alimentația publică (magazine, restaurante, bufete - formularea istorică din 3512/2008), dar nu există în prezent o restricție expresă de tipul „permisă doar la amănuntul".
Cine alege? Entitatea însăși: OMFP 1802/2014 pct. 60 alin. (2) enumeră explicit alegerea metodei de evidență a stocurilor printre politicile contabile, pct. 61 alin. (1) prevede că administratorii aprobă aceste politici, iar Legea nr. 82/1991 art. 10 alin. (1) pune răspunderea organizării contabilității în sarcina administratorului.
Tabel comparativ: fișa de magazie vs raportul de gestiune
| Criteriu | Fișa de magazie | Raportul de gestiune |
|---|---|---|
| Ce evidențiază | Intrări, ieșiri și stoc pe fiecare sortiment (cantitativ) | Mișcarea valorică totală a gestiunii, în lei |
| Metoda de evidență | Cantitativ-valorică | Global-valorică |
| Unde se ține | La fiecare loc de depozitare, pe feluri de materiale | La nivelul gestiunii (magazin, restaurant), conform procedurilor interne |
| Bază legală / cod | OMFP 2634/2015, anexa 2, cod 14-3-8 | Necodificat; L82/1991 art. 6 alin. (1) + OMFP 2634/2015 art. 4 alin. (2)-(3) |
| Frecvența înregistrării | Document cu document, la fiecare operațiune | Stabilită de entitate; zilnic, în practică, la lucrul cu numerar |
| La inventariere | Comisia barează și semnează fișele (OMFP 2861/2009 pct. 8 lit. d); faptic vs fișe (pct. 35 alin. (1)) | Inventar pe lista dedicată gestiunilor global-valorice (cod 14-3-12/a) + comparare cu soldul scriptic |
Scenariu practic: magazin alimentar vs depozit en-gros
Un magazin alimentar cu evidență global-valorică nu ține fișe de magazie pentru mărfuri. La fiecare recepție întocmește o notă de recepție (NIR, cod 14-3-1A) - intrările se documentează cu NIR indiferent de metodă (vezi Ce este NIR-ul?) - iar valoarea intrărilor și a vânzărilor se trece în raportul de gestiune zilnic. Evidența cantitativă pe sortimente nu se ține la gestiune - regulă consacrată sub vechiul OMEF 3512/2008 și păstrată în practică. Nuanță: chiar și la global-valorică, 3512/2008 cerea fișe de magazie pentru rechizite, imprimate și obiecte de inventar - „zero fișe în firmă" nu a fost niciodată regula.
Un depozit en-gros cu evidență cantitativ-valorică lucrează invers: gestionarul ține câte o fișă de magazie pentru fiecare sortiment, la fiecare loc de depozitare, cu înregistrări document cu document. Contabilitatea confruntă periodic stocurile scriptice cu fișele, iar un raport de gestiune valoric nu mai este necesar - detaliul cantitativ există deja.
Cum se verifică gestiunea la inventariere?
Puntea dintre cele două documente este inventarierea, reglementată de OMFP 2861/2009 - în vigoare, nemodificat. Reperele: inventarierea se face cel puțin o dată pe an (pct. 2 alin. (1)); gestionarul dă o declarație scrisă înainte de începere (pct. 8 lit. a)); comisia „barează și semnează, la ultima operațiune, fișele de magazie" (pct. 8 lit. d)); la gestiunile de vânzare cu amănuntul se verifică și numerarul și încasările zilei (pct. 8 lit. e)); rezultatele se stabilesc prin compararea stocului faptic cu „evidența tehnico-operativă (fișele de magazie)" și cu contabilitatea (pct. 35 alin. (1)).
Pentru gestiunile global-valorice există o listă de inventariere dedicată - cod 14-3-12/a în nomenclatorul OMFP 2634/2015 - iar verificarea practică înseamnă inventar faptic plus compararea rezultatului cu soldul scriptic din raportul de gestiune. Despre completarea listelor am scris în ghidul Ce este lista de inventariere?.
Greșeli frecvente
1. „Raportul de gestiune e obligatoriu zilnic prin lege." Fals - nicio normă în vigoare nu impune frecvența; entitatea o stabilește prin proceduri proprii, zilnic fiind doar practica dominantă la lucrul cu numerar.
2. Lipsa unei politici contabile scrise privind metoda de evidență. Alegerea metodei este politică contabilă (OMFP 1802/2014 pct. 60 alin. (2)), aprobată de administratori. Fără ea, la un control nu puteți justifica de ce țineți doar raport de gestiune și nu fișe de magazie - sau invers.
3. Evidență dublă neconcordantă. Unele magazine global-valorice țin „de siguranță" și fișe de magazie pentru mărfuri, dar nu le actualizează. O evidență cantitativă abandonată, cu solduri diferite de realitate, creează probleme la inventariere în loc să ajute.
4. Intrări fără NIR. Indiferent de metodă, intrările în gestiune se documentează cu NIR. Raportul de gestiune preia doar valoarea - documentul justificativ al recepției rămâne NIR-ul.
Întrebări frecvente
Care este diferența dintre fișa de magazie și raportul de gestiune?
Fișa de magazie ține evidența cantitativă - intrări, ieșiri și stoc pe fiecare sortiment, la fiecare loc de depozitare - în timp ce raportul de gestiune ține evidența doar valorică, pe totalul gestiunii. Fișa de magazie este formular codificat (14-3-8, OMFP 2634/2015), raportul de gestiune este document necodificat, întocmit în baza procedurilor proprii ale firmei. Ele corespund celor două metode de evidență: cantitativ-valorică, respectiv global-valorică.
Când se folosește fiecare?
Fișa de magazie se folosește la gestiunile cu evidență cantitativ-valorică - depozite, magazii de materiale, producție - unde stocul se urmărește pe sortimente. Raportul de gestiune se folosește la gestiunile cu evidență global-valorică, metodă consacrată pentru comerțul cu amănuntul și alimentația publică (magazine, restaurante). Metoda - și deci documentul - se stabilește prin politicile contabile ale entității.
Este obligatoriu raportul de gestiune zilnic?
Nu prin lege - nicio normă în vigoare nu impune întocmirea zilnică, frecvența fiind stabilită de entitate prin procedurile proprii aprobate de administrator. În practică, completarea zilnică este dominantă la gestiunile care lucrează cu numerar, pentru că permite confruntarea permanentă a soldului scriptic cu realitatea. Pentru gestiuni cu ritm mai lent există varianta raportului de gestiune periodic.
Un magazin cu evidență global-valorică mai ține fișe de magazie?
Pentru mărfuri, nu - la global-valorică evidența cantitativă pe sortimente nu se ține la gestiune, deci fișa de magazie nu se folosește pentru mărfuri (regulă consacrată sub OMEF 3512/2008, abrogat, și păstrată în practică). Atenție însă: chiar la global-valorică, vechea normă cerea fișe de magazie pentru rechizite, imprimate și obiecte de inventar, deci „zero fișe de magazie" nu este o concluzie corectă.
Cine alege metoda de evidență?
Entitatea însăși, prin politicile contabile: OMFP 1802/2014 pct. 60 alin. (2) enumeră explicit alegerea metodei de evidență a stocurilor printre politicile contabile, iar pct. 61 alin. (1) prevede că administratorii le aprobă. Răspunderea pentru organizarea contabilității revine administratorului, conform Legii contabilității nr. 82/1991 art. 10 alin. (1).
Cum se verifică gestiunea la inventariere?
Prin compararea stocului faptic cu evidențele, conform OMFP 2861/2009: la gestiunile cu fișe de magazie, comisia barează și semnează fișele la ultima operațiune, iar rezultatele se stabilesc prin confruntarea faptic vs fișe și contabilitate. La gestiunile global-valorice se folosește lista de inventariere dedicată (cod 14-3-12/a), iar rezultatul se compară cu soldul scriptic din raportul de gestiune. Inventarierea se efectuează cel puțin o dată pe an.
Comandă formulare pentru evidența gestiunii
Indiferent de metoda aleasă, pe formularetipizate.ro găsiți tipizatele necesare: fișe de magazie pentru evidența cantitativ-valorică, raport de gestiune zilnic sau periodic pentru gestiunile global-valorice, plus NIR-uri și liste de inventariere pentru recepție și inventar. Formularele sunt disponibile și în variantă personalizată, cu datele firmei pretipărite - detaliile și prețurile sunt pe pagina fiecărui produs, iar livrarea se face prin curier în toată România.