Lista de inventariere (cod 14-3-12) este formularul în care comisia de inventariere consemnează rezultatele numărării faptice a bunurilor unei firme: cantitățile constatate, valorile contabile și valorile de inventar, împreună cu diferențele rezultate. Este documentul de bază al inventarierii anuale și stă la baza completării registrului-inventar.
Pe scurt
- Ce este: formularul justificativ în care se înscriu, pe gestiuni, rezultatele numărării, cântăririi sau măsurării faptice a bunurilor la inventariere.
- Când e obligatorie: la inventarierea anuală (cel puțin o dată pe an), la înființare, fuziune, divizare, încetarea activității și ori de câte ori o cer organele de control.
- Bază legală: OMFP nr. 2634/2015 (cod de formular 14-3-12), coroborat cu OMFP nr. 2861/2009 (normele de organizare și efectuare a inventarierii) și Legea contabilității nr. 82/1991.
- Format: carnet cu 100 file, în format A4, neautocopiativ (o filă pentru fiecare pagină de inventar).
Ce este lista de inventariere?
Lista de inventariere este formularul pe care comisia de inventariere îl completează la fața locului, în momentul în care numără, cântărește sau măsoară efectiv bunurile dintr-o gestiune. Spre deosebire de evidențele scriptice (cele din contabilitate), lista de inventariere consemnează stocul faptic - ceea ce există în realitate în depozit, magazie sau pe teren la data inventarierii.
Pentru fiecare bun inventariat se înscriu: denumirea și codul (sau numărul de inventar), unitatea de măsură, cantitatea faptică, prețul unitar, valoarea contabilă, valoarea de inventar și diferențele constatate - plusuri sau minusuri de inventar. Listele se întocmesc separat pe gestiuni și pe categorii de bunuri (stocuri, mijloace fixe, ambalaje etc.).
Documentul are dublu rol: este, pe de o parte, instrumentul de lucru al comisiei de inventariere și, pe de altă parte, actul justificativ pe baza căruia se stabilesc rezultatele inventarului și se reflectă în registrul-inventar și în situațiile financiare anuale.
Care este baza legală?
Lista de inventariere este reglementată de două acte normative care se completează reciproc:
- OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile stabilește modelul și conținutul formularului (cod 14-3-12, varianta orizontală, și 14-3-12/b, varianta verticală).
- OMFP nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii stabilește când și cum se face inventarierea.
Ambele ordine sunt în vigoare în 2026. Inventarierea este o obligație legală pentru toate entitățile care țin contabilitate, conform Legii contabilității nr. 82/1991.
Când este obligatorie inventarierea?
Conform OMFP 2861/2009, inventarierea - și deci completarea listelor de inventariere - este obligatorie:
- cel puțin o dată pe an, de regulă la închiderea exercițiului financiar;
- la înființarea entității (inventarul inițial);
- la fuziune, divizare sau încetarea activității;
- la schimbarea gestionarului răspunzător de bunuri;
- ori de câte ori există indicii de plusuri sau minusuri ori la cererea organelor de control.
Cum se completează lista de inventariere
Pasul 1 - Comisia de inventariere, numită prin decizie scrisă a administratorului, identifică gestiunea și sigilează accesul la bunuri pe durata inventarierii.
Pasul 2 - Se numără, se cântărește sau se măsoară fiecare bun, iar cantitatea faptică se înscrie pe listă, în prezența gestionarului.
Pasul 3 - Se completează prețul unitar și se calculează valoarea de inventar pentru fiecare poziție.
Pasul 4 - Se compară valoarea de inventar cu valoarea contabilă (scriptică) și se înscriu diferențele - plusuri sau minusuri.
Pasul 5 - Fiecare filă se semnează de membrii comisiei de inventariere și de gestionar; listele stau apoi la baza procesului-verbal de inventariere și a registrului-inventar.
Lista de inventariere și registrul-inventar - care e diferența?
Cele două documente sunt legate, dar nu sunt același lucru:
- Lista de inventariere (14-3-12) este documentul de teren - consemnează numărătoarea faptică, bun cu bun, pe gestiuni.
- Registrul-inventar (14-1-2) este registrul contabil obligatoriu în care se trec, grupat, rezultatele inventarierii la nivelul întregului patrimoniu, pe baza listelor.
Practic, completezi mai întâi listele de inventariere în depozit, apoi centralizezi rezultatele în registrul-inventar.
Greșeli frecvente
- Completarea listelor fără prezența gestionarului, ceea ce le poate vicia ca probă.
- Lăsarea de rânduri libere între poziții (listele se completează fără spații goale, exact ca registrele contabile).
- Necorelarea valorii de inventar cu valoarea contabilă, astfel încât diferențele nu sunt evidențiate corect.
- Neîntocmirea de liste separate pe gestiuni.
Întrebări frecvente
Lista de inventariere este obligatorie pentru orice firmă?
Da. Orice entitate care ține contabilitate și deține bunuri (stocuri, mijloace fixe) are obligația de a efectua inventarierea anuală și de a o consemna în liste de inventariere, conform OMFP 2861/2009 și Legii contabilității nr. 82/1991.
Cine semnează lista de inventariere?
Lista se semnează pe fiecare filă de toți membrii comisiei de inventariere și de gestionarul răspunzător de bunurile inventariate. Comisia este numită prin decizie scrisă a administratorului.
Care este diferența dintre cod 14-3-12 și 14-3-12/b?
Sunt aceeași listă de inventariere în două orientări: 14-3-12 este varianta orizontală (peisaj), iar 14-3-12/b varianta verticală (portret). Conținutul și rolul sunt identice.
Se poate ține lista de inventariere doar electronic?
Software-ul de contabilitate poate genera liste, însă acestea trebuie să conțină aceleași informații ca modelul standard și să fie semnate de comisie și gestionar. În practică, majoritatea firmelor folosesc carnetul tipizat, semnat la fața locului.