Lista de inventariere (cod 14-3-12) este formularul în care comisia de inventariere consemnează rezultatele numărării faptice a bunurilor unei firme: cantitățile constatate, valorile contabile și valorile de inventar, împreună cu diferențele rezultate. Este documentul de bază al inventarierii anuale și stă la baza completării registrului-inventar.
Pe scurt
- Ce este: documentul justificativ în care se înscriu, pe gestiuni, rezultatele numărării, cântăririi sau măsurării faptice a bunurilor la inventariere.
- Când e obligatorie: la inventarierea anuală (cel puțin o dată pe an), la înființare, fuziune, divizare, încetarea activității și ori de câte ori o cer organele de control.
- Bază legală: OMFP nr. 2634/2015 (cod de formular 14-3-12), coroborat cu OMFP nr. 2861/2009 (normele de organizare și efectuare a inventarierii) și Legea contabilității nr. 82/1991.
- Format: carnet cu 100 file, în format A4, neautocopiativ (o filă pentru fiecare pagină de inventar).
Ce este lista de inventariere?
Lista de inventariere este formularul pe care comisia de inventariere îl completează la fața locului, în momentul în care numără, cântărește sau măsoară efectiv bunurile dintr-o gestiune. Spre deosebire de evidențele scriptice (cele din contabilitate și din fișele de magazie), lista de inventariere consemnează stocul faptic - ceea ce există în realitate în depozit, magazie sau pe teren la data inventarierii.
Pentru fiecare bun inventariat se înscriu, în modelul 14-3-12: denumirea și codul (sau numărul de inventar), unitatea de măsură, stocurile scriptice și faptice, diferențele cantitative (plus sau minus), prețul unitar, valoarea contabilă și diferențele valorice, valoarea de inventar și deprecierea (valoarea și motivul). Listele se întocmesc separat pe gestiuni și pe categorii de bunuri (stocuri, mijloace fixe, ambalaje etc.).
Documentul are dublu rol: este, pe de o parte, instrumentul de lucru al comisiei de inventariere și, pe de altă parte, actul justificativ pe baza căruia se stabilesc rezultatele inventarului și se reflectă în registrul-inventar și în situațiile financiare anuale.
Care este baza legală?
Lista de inventariere este reglementată de două acte normative care se completează reciproc:
- OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile stabilește rolul listei (anexa nr. 2) și modelele ei (anexa nr. 3): 14-3-12, forma scurtă 14-3-12/b și, pentru gestiunile global-valorice, 14-3-12/a.
- OMFP nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii stabilește când și cum se face inventarierea.
Ambele ordine sunt în vigoare în 2026. Inventarierea este o obligație legală pentru toate entitățile care țin contabilitate, conform Legii contabilității nr. 82/1991.
Când este obligatorie inventarierea?
Conform Legii contabilității nr. 82/1991 (art. 7 alin. (1)) și OMFP 2861/2009 (pct. 2 și pct. 4), inventarierea - și deci completarea listelor de inventariere - este obligatorie:
- cel puțin o dată pe an, de regulă la închiderea exercițiului financiar;
- la înființarea entității (inventarul inițial);
- la fuziune, divizare sau încetarea activității;
- la schimbarea gestionarului răspunzător de bunuri;
- ori de câte ori există indicii de plusuri sau minusuri ori la cererea organelor de control.
Cum se completează lista de inventariere
Pasul 1 - Comisia de inventariere, numită prin decizie scrisă a administratorului, ia de la gestionar declarația de inventar (declarația scrisă prevăzută la pct. 8 lit. a) din norme) și identifică toate locurile în care există bunuri de inventariat; ori de câte ori se întrerup operațiunile și se părăsește gestiunea, spațiile de depozitare se închid și se sigilează, în prezența gestionarului (pct. 8 lit. b) și c)).
Pasul 2 - Se numără, se cântărește sau se măsoară fiecare bun, iar cantitatea faptică se înscrie pe listă, în prezența gestionarului.
Pasul 3 - Se înscriu prețul unitar și valoarea contabilă, apoi valoarea de inventar, stabilită prin evaluare la data inventarierii; dacă valoarea de inventar e mai mare decât cea din contabilitate, în listă se înscrie valoarea din contabilitate (pct. 37 din norme).
Pasul 4 - Se compară cantitățile faptice cu cele scriptice din fișele de magazie și din contabilitate și se înscriu diferențele - plusuri sau minusuri (pct. 35 din norme); unde valoarea de inventar e mai mică decât valoarea contabilă, diferența se trece la depreciere (pct. 34 alin. (2) și pct. 37–38).
Pasul 5 - Fiecare filă se semnează de membrii comisiei de inventariere și de gestionar; listele stau apoi la baza procesului-verbal de inventariere și a registrului-inventar.
Lista de inventariere și registrul-inventar - care e diferența?
Cele două documente sunt legate, dar nu sunt același lucru:
- Lista de inventariere (14-3-12) este documentul de teren - consemnează numărătoarea faptică, bun cu bun, pe gestiuni.
- Registrul-inventar (14-1-2) este registrul contabil obligatoriu în care se trec, grupat, rezultatele inventarierii la nivelul întregului patrimoniu, pe baza listelor.
Practic, completezi mai întâi listele de inventariere în depozit, apoi centralizezi rezultatele în registrul-inventar.
Obiectele de inventar date în folosință au propria evidență: fișa de evidență a obiectelor de inventar în folosință (cod 14-3-9); diferența față de mijloacele fixe este explicată în ghidul obiecte de inventar vs mijloace fixe.
Greșeli frecvente
- Completarea listelor fără prezența gestionarului: normele cer ca bunurile să fie inventariate în prezența lui - gestionarul menționează aceasta pe ultima filă a listei (pct. 33), iar dacă nu se prezintă, inventarierea se reprogramează și se face apoi în prezența reprezentantului său (pct. 8 lit. g)).
- Lăsarea de rânduri libere între poziții (listele se completează fără spații goale, exact ca registrele contabile).
- Necorelarea valorii de inventar cu valoarea contabilă, astfel încât diferențele nu sunt evidențiate corect.
- Neîntocmirea de liste separate pe gestiuni.
Întrebări frecvente
Lista de inventariere este obligatorie pentru orice firmă?
Da. Orice entitate care ține contabilitate și deține bunuri (stocuri, mijloace fixe) are obligația de a efectua inventarierea anuală și de a o consemna în liste de inventariere, conform OMFP 2861/2009 și Legii contabilității nr. 82/1991.
Cine semnează lista de inventariere?
Lista se semnează pe fiecare filă de toți membrii comisiei de inventariere și de gestionarul răspunzător de bunurile inventariate. Comisia este numită prin decizie scrisă a administratorului.
Care este diferența dintre cod 14-3-12 și 14-3-12/b?
Ambele sunt modele de listă de inventariere din anexa nr. 3 la OMFP 2634/2015, cu același rol (anexa nr. 2 le tratează împreună), dar nu cu același conținut: 14-3-12 urmărește, pe fiecare bun, stocul scriptic și faptic, diferențele cantitative și valorice, valoarea contabilă, valoarea de inventar și deprecierea (valoarea și motivul), iar 14-3-12/b este forma scurtă - cod sau denumire, cantitatea faptică, prețul, valoarea și deprecierile. Pentru gestiunile global-valorice există un al treilea model, 14-3-12/a.
Se poate ține lista de inventariere doar electronic?
Da, normele permit completarea listelor cu sistemul informatic (pct. 34 alin. (1) din OMFP 2861/2009); listele editate din program trebuie să cuprindă informațiile cerute de norme (OMFP 2634/2015, anexa nr. 1 pct. 2 și 22) și se semnează pe fiecare filă de comisie și de gestionar (pct. 33). Carnetul tipizat rămâne la îndemână pentru completarea de mână, la fața locului.