Registrul de evidență a formularelor cu regim special este tabelul centralizator pe care un furnizor de servicii medicale cu mai mulți medici îl ține pentru carnetele cu bilete de trimitere și cu certificate de concediu medical primite de la casa de asigurări de sănătate: cine a primit fiecare carnet, cu ce serie și numere, și când a returnat în arhivă exemplarele rămase în cotor. Rubricile lui sunt fixate de trei ordine comune ale Ministerului Sănătății și ale CNAS; forma este liberă.
Pe scurt
- Ce este: evidența internă a carnetelor cu formulare cu regim special primite de la casa de asigurări - biletele de trimitere pentru servicii medicale clinice și biletele de internare, biletele de trimitere pentru investigații paraclinice și certificatele de concediu medical - repartizate medicilor unității.
- Cine îl ține: furnizorii de servicii medicale aflați în contract sau convenție cu casa de asigurări și care au mai mulți medici; cabinetul cu un singur medic are doar obligația generală de a-și organiza gestionarea și evidența carnetelor.
- Bază legală: Ordinul MS/CNAS nr. 2.168/502/2023 (anexa nr. 2a, lit. B pct. 4), Ordinul MS/CNAS nr. 867/541/2011 (anexa nr. 2, lit. B pct. 4), Ordinul MS/CNAS nr. 1.192/745/2020 (Instrucțiuni, art. 8 alin. (2)); Contractul-cadru, HG nr. 521/2023, anexa nr. 2, art. 7 lit. e).
- De reținut: formularele însele se tipăresc, se înseriază și se distribuie numai prin CNAS și casele de asigurări; registrul care le ține evidența este un model intern al furnizorului și se poate tipări liber.
- Format: registru A4 landscape, 100 file.
Ce sunt formularele cu regim special din sistemul asigurărilor de sănătate
Contractul-cadru obligă furnizorii „să asigure utilizarea formularelor cu regim special unice pe țară - bilet de trimitere către alte specialități clinice sau în vederea internării, bilet de trimitere pentru investigații paraclinice și prescripție medicală pentru prescrierea substanțelor și preparatelor stupefiante și psihotrope" (HG nr. 521/2023, anexa nr. 2, art. 7 lit. e)). Certificatul de concediu medical este, la rândul lui, „imprimat cu regim special" (Ordinul MS/CNAS nr. 1.192/745/2020, art. 1). Trei dintre aceste formulare ajung la medici sub formă de carnete înseriate și numerotate, cumpărate de la casa de asigurări:
| Formular | Ordinul | Cine îl tipărește și cine îl distribuie | Exemplarul care rămâne în carnet |
|---|---|---|---|
| Biletul de trimitere pentru servicii medicale clinice și biletul de internare | Ordinul MS/CNAS nr. 867/541/2011 | CNAS organizează tipărirea, înserierea și numerotarea (art. 2); casa de asigurări distribuie carnetele | exemplarul 2 |
| Biletul de trimitere pentru investigații paraclinice | Ordinul MS/CNAS nr. 2.168/502/2023 | CNAS (art. 2); casa de asigurări distribuie carnetele „pentru o perioadă de cel mult 3 luni" (anexa nr. 2a, lit. B pct. 3) | exemplarul 2 |
| Certificatul de concediu medical | Ordinul MS/CNAS nr. 1.192/745/2020 | CNAS (art. 2); casa de asigurări distribuie carnetele „pentru o perioadă de o lună" (Instrucțiuni, art. 7 alin. (1)) | exemplarul 3 |
Pe formularetipizate.ro, biletul de trimitere este varianta generică, neserializată, pentru circuitul privat; carnetele decontate prin casa de asigurări nu se tipăresc privat. „Casa Națională de Asigurări de Sănătate organizează tipărirea, distribuirea, înserierea și numerotarea formularelor de bilete de trimitere pentru investigații paraclinice, formulare ce conțin elemente de protecție împotriva falsificării și contrafacerii" (Ordinul nr. 2.168/502/2023, art. 2), iar pentru certificate aceeași casă națională „asigură îndeplinirea procedurilor prevăzute de lege privind tipărirea certificatelor de concediu medical, formulare ce conțin elemente de protecție împotriva falsificării și contrafacerii, potrivit tuturor elementelor prevăzute în anexa nr. 1, înserierea acestora, numerotarea filelor carnetelor cuprinzând certificate de concediu medical, precum și distribuirea acestora" (Ordinul nr. 1.192/745/2020, art. 2).
Carnetele se cumpără de la casa de asigurări: „furnizorii de servicii medicale își vor asigura la cerere, contra cost, carnetele respective de la casele de asigurări de sănătate cu care se află în relații contractuale" (Ordinul nr. 2.168/502/2023, anexa nr. 2a, lit. B pct. 3 lit. c)). Achiziția o face reprezentantul legal al furnizorului sau delegatul acestuia, „pe baza facturii" (pct. 3 lit. d)). La certificate, „Carnetele înseriate și numerotate vor fi distribuite de către fiecare casă de asigurări de sănătate, în funcție de necesități, pentru o perioadă de o lună, fiecărei/fiecărui unități sanitare/medic curant cu care a încheiat o convenție în acest sens" (Instrucțiuni, art. 7 alin. (1)), iar achiziția se face de medicul curant, de reprezentantul legal al unității sanitare sau de delegatul acestuia, „pe baza facturii fiscale" (art. 7 alin. (3)).
Cine trebuie să țină tabelul centralizator
Fiecare dintre cele trei ordine începe cu o obligație generală și continuă cu una pentru unitățile cu mai mulți medici.
Pentru biletele de trimitere paraclinice: „Furnizorul de servicii medicale își va organiza modul de gestionare și evidență a carnetelor cu bilete de trimitere, precum și modul de păstrare a carnetelor epuizate. Pentru furnizorii de servicii medicale care au mai mulți medici angajați care au dreptul de a trimite asiguratul la investigații medicale paraclinice pe baza biletului de trimitere, distribuirea și arhivarea carnetelor cu bilete de trimitere la nivelul furnizorului se vor face pe baza unui tabel centralizator care va conține următoarele rubrici obligatorii: numele și prenumele medicului, data repartizării carnetului/carnetelor, seria (cu numerele) carnetului/carnetelor repartizat/repartizate, semnătura de primire și parafa, data returnării în arhivă a exemplarului 2, seria biletelor de trimitere returnate (exemplarul 2), semnătura de returnare și parafa" (Ordinul nr. 2.168/502/2023, anexa nr. 2a, lit. B pct. 4).
Pentru biletele de trimitere clinice și biletele de internare, Ordinul nr. 867/541/2011 (anexa nr. 2, lit. B pct. 4) cere același tabel centralizator, cu aceleași rubrici, pentru „carnetele cu bilete de trimitere/de internare".
Pentru certificatele de concediu medical, furnizorii au „obligația de a-și organiza modul de gestionare și evidență a carnetelor de certificate de concediu medical, precum și modul de păstrare a carnetelor epuizate" (Ordinul nr. 1.192/745/2020, Instrucțiuni, art. 8 alin. (1)), iar „Pentru unitățile sanitare care au mai mulți medici angajați, distribuirea și arhivarea certificatelor se fac în baza unui tabel centralizator care conține următoarele rubrici obligatorii: numele medicului, data repartizării carnetului/carnetelor; seria (cu numerele) carnetului/carnetelor repartizate; semnătura de primire, parafa medicului; data returnării în arhivă a exemplarului 3; seria (cu numărul) certificatelor de concediu medical returnate (exemplarul 3); semnătura de returnare și parafa medicului" (art. 8 alin. (2)).
Cabinetul cu un singur medic nu are tabel centralizator de ținut: pentru el rămâne prima obligație, aceea de a-și organiza gestionarea și evidența carnetelor și păstrarea celor epuizate, într-o formă la alegere. Niciunul dintre ordine nu stabilește un model de registru - rubricile sunt obligatorii, forma este liberă.
Rubricile obligatorii
| Rubrica | Bilete de trimitere (Ordinele nr. 2.168/502/2023 și nr. 867/541/2011) | Certificate de concediu medical (Ordinul nr. 1.192/745/2020) |
|---|---|---|
| 1 | numele și prenumele medicului | numele medicului |
| 2 | data repartizării carnetului/carnetelor | data repartizării carnetului/carnetelor |
| 3 | seria (cu numerele) carnetului/carnetelor repartizat/repartizate | seria (cu numerele) carnetului/carnetelor repartizate |
| 4 | semnătura de primire și parafa | semnătura de primire, parafa medicului |
| 5 | data returnării în arhivă a exemplarului 2 | data returnării în arhivă a exemplarului 3 |
| 6 | seria biletelor de trimitere returnate (exemplarul 2) | seria (cu numărul) certificatelor de concediu medical returnate (exemplarul 3) |
| 7 | semnătura de returnare și parafa | semnătura de returnare și parafa medicului |
Registrul nostru le are pe toate șapte, grupate în cele două momente ale circuitului - repartizarea carnetului către medic și returnarea în arhivă a exemplarelor rămase în carnet - și adaugă trei rubrici utile: tipul formularului (bilet clinic sau de internare, bilet paraclinic, certificat de concediu medical), cantitatea (carnete sau file) și observațiile (file anulate, retururi la casa de asigurări). Antetul fiecărei pagini are loc pentru furnizor, CUI, casa de asigurări, responsabilul cu gestionarea carnetelor, an și fila.
Cum se completează
Pasul 1 - La ridicarea carnetelor de la casa de asigurări, verificați seria și numerele fiecărui carnet față de documentul de achiziție și completați antetul paginii: furnizorul, CUI, casa de asigurări, responsabilul cu gestionarea carnetelor și anul.
Pasul 2 - La repartizarea unui carnet, deschideți un rând: data, tipul formularului, seria și numerele (de la … până la …), cantitatea și numele și prenumele medicului; medicul semnează de primire și aplică parafa.
Pasul 3 - În timpul utilizării, fiecare formular eliberat se consemnează în registrul de consultații: biletele de trimitere la rubrica „Recomandări", „unde se vor nota seria și numărul biletului de trimitere emis" (Ordinul nr. 2.168/502/2023, anexa nr. 2a, lit. B pct. 4), certificatele de concediu medical la rubrica „Tratamente" și în fișa pacientului (Ordinul nr. 1.192/745/2020, Instrucțiuni, art. 8 alin. (3)). Un formular greșit tipărit sau greșit completat se marchează „ANULAT" și „nu va fi decupat din carnet. Aceste file vor fi pliate, rămânând în carnet" (anexa nr. 2a, lit. B pct. 2; Instrucțiuni, art. 4).
Pasul 4 - La epuizarea carnetului, medicul returnează în arhivă exemplarul rămas în cotor - exemplarul 2 la biletele de trimitere, exemplarul 3 la certificatele de concediu medical - și completați data returnării, seria formularelor returnate, semnătura de returnare și parafa. Pe versoul cotorului ultimei file se scrie câte file are carnetul, de la ce număr la ce număr, și câte file sunt anulate.
Pasul 5 - Carnetele epuizate se păstrează potrivit modului de păstrare stabilit de furnizor; ordinele îl cer, dar nu îi fixează un termen. Filele anulate și eventualele retururi de carnete la casa de asigurări se trec la „Observații".
Registrul și evidența casei de asigurări
Casa de asigurări știe ce serii a distribuit fiecărui furnizor: distribuie carnetele „asigurând evidența biletelor de trimitere distribuite furnizorilor de servicii medicale" (Ordinul nr. 2.168/502/2023, anexa nr. 2a, lit. B pct. 3 lit. a)) și are „obligația de a ține evidențe distincte cu înregistrarea certificatelor de concediu medical distribuite medicilor, precum și a certificatelor de concediu medical eliberate de aceștia" (Normele de aplicare a OUG nr. 158/2005, art. 73). Tabelul centralizator este documentul prin care furnizorul arată, la rândul lui, cărui medic i-a ajuns fiecare serie și ce s-a întors în arhivă; seriile notate la „Recomandări" și „Tratamente" în registrul SIUI sau în registrul general de consultații închid lanțul până la pacient.
Formularele electronice
Contractul-cadru cere furnizorilor „să asigure utilizarea formularelor electronice de la data la care acestea se implementează" (HG nr. 521/2023, anexa nr. 2, art. 7 lit. e)). Până la acea dată, biletele de trimitere și certificatele de concediu medical circulă în carnetele tipărite prin CNAS, iar tabelul centralizator rămâne obligatoriu pentru furnizorii cu mai mulți medici.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu registrul pentru un cabinet cu un singur medic?
Nu sub forma tabelului centralizator: cele trei ordine îl cer furnizorilor „care au mai mulți medici angajați". Cabinetul cu un singur medic are obligația de a-și organiza gestionarea și evidența carnetelor și păstrarea carnetelor epuizate (Ordinul nr. 2.168/502/2023, anexa nr. 2a, lit. B pct. 4, prima frază; Ordinul nr. 1.192/745/2020, Instrucțiuni, art. 8 alin. (1)), într-o formă la alegere - registrul este o cale simplă de a o face.
Există un model oficial al registrului?
Nu. Ordinele fixează rubricile obligatorii ale tabelului centralizator, nu și forma lui; niciunul nu aprobă un model, nu cere numerotarea, sigilarea sau vizarea registrului și nu îi fixează un termen de păstrare propriu. Registrul de pe formularetipizate.ro este un model intern al furnizorului, cu cele șapte rubrici din ordine și cu trei rubrici utile în plus.
Se pot cumpăra carnetele de bilete de trimitere și de certificate de concediu medical de la o tipografie?
Nu. Casa Națională de Asigurări de Sănătate organizează tipărirea, înserierea, numerotarea și distribuirea lor, pe formulare cu elemente de protecție împotriva falsificării (Ordinul nr. 2.168/502/2023, art. 2; Ordinul nr. 867/541/2011, art. 2; Ordinul nr. 1.192/745/2020, art. 2), iar furnizorii le cumpără de la casa de asigurări cu care au contract sau convenție, la cerere și contra cost. Registrul de evidență este altceva: evidența internă a acestor carnete, pe care furnizorul o întocmește singur.
Unde se notează seria biletului sau a certificatului eliberat pacientului?
În registrul de consultații: biletele de trimitere la rubrica „Recomandări", cu seria și numărul (Ordinul nr. 2.168/502/2023, anexa nr. 2a, lit. B pct. 4; Ordinul nr. 867/541/2011, anexa nr. 2, lit. B pct. 4), certificatele de concediu medical la rubrica „Tratamente" și în fișa pacientului (Ordinul nr. 1.192/745/2020, Instrucțiuni, art. 8 alin. (3)). Registrul de evidență a formularelor urmărește carnetele, nu pacienții.
Ce se face cu un formular greșit completat?
Se scrie „ANULAT" pe el și „nu va fi decupat din carnet. Aceste file vor fi pliate, rămânând în carnet" (Ordinul nr. 2.168/502/2023, anexa nr. 2a, lit. B pct. 2; Ordinul nr. 1.192/745/2020, Instrucțiuni, art. 4). Pe versoul cotorului ultimei file se notează câte file are carnetul și câte sunt anulate, iar în registru filele anulate se trec la „Observații".
Registrul pe formularetipizate.ro
Registrul de evidență a formularelor cu regim special este un registru A4 landscape cu 100 de file și 11 coloane: cele șapte rubrici obligatorii din ordine, grupate în „Repartizarea carnetelor către medici" și „Returnarea în arhivă a exemplarelor rămase în carnet", plus tipul formularului, cantitatea și observațiile. Fiecare pagină are antet pentru furnizor, CUI, casa de asigurări, responsabil, an și fila. Disponibil standard sau personalizat cu denumirea și datele unității medicale, cu copertă din carton duplex 250 g/mp sau mucava caserată. Îl completează registrul SIUI și registrul de consultații, în care se notează seriile eliberate pacienților; pentru circuitul privat, fără decontare, biletul de trimitere generic. Vezi și ghidurile despre biletul de trimitere, despre registrul de consultații și tipizatele pentru cabinete medicale.