Registrul de evidență a medicamentelor și materialelor sanitare este jurnalul intern de stoc al unei unități medicale: ce medicamente are în dotare, pe ce document au intrat, câte au ieșit, ce stoc rămâne și — rubrica pe care o caută orice inspector — până când sunt valabile. Este documentul prin care cabinetul sau clinica dovedește la control că aparatul de urgență este complet și că nimic din dulapul de medicamente nu este expirat.
Pe scurt
- Ce este: evidența de stoc și de termene de valabilitate pentru medicamentele și materialele sanitare din dotarea unității.
- Cine îl ține: cabinetele și clinicile care dețin medicamente fără farmacie proprie — de la aparatul de urgență la consumabilele procedurilor proprii.
- Bază legală: evidența se leagă de dotarea minimă obligatorie pe specialități (Ordinul MS nr. 1.670/2025, anexa nr. 4), de Ordinul MS/CNAS 106/32/2015 modificat prin 3168/720/2023 (medicamente „înregistrate", „în termenul de valabilitate") și de standardele ANMCS 353/2019. Fără model oficial — layout liber.
- Format: registru A4 landscape, 100 de file.
De ce are nevoie un cabinet de acest registru?
Normele de funcționare a cabinetelor medicale (Ordinul MS nr. 1.670/2025, care a abrogat vechiul Ordin nr. 153/2003) stabilesc, în anexa nr. 4, dotarea minimă obligatorie pe specialități. La mai multe specialități ea include aparatul de urgență, uneori cu stocuri minime — la chirurgie plastică, estetică și microchirurgie reconstructivă, pentru cabinetul de consultații și tratamente chirurgicale, de exemplu: „adrenalină minim 3 fiole în stoc, HHC minim 1000 mg în stoc, antihistaminice", seruri, branule și truse de perfuzie. La medicina de familie, aparatul de urgență este cerut fără cantități. Un stoc minim nu poate fi dovedit fără o evidență de stoc.
Peste asta, standardele de evaluare pentru contractarea cu casa de asigurări (Ordinul MS/CNAS 106/32/2015, în forma dată de Ordinul 3168/720/2023) cer explicit ca medicamentele și materialele sanitare utilizate să fie „înregistrate conform actelor normative în vigoare", iar aparatul de urgență să conțină medicamente „aflate în termenul de valabilitate". Standardele ANMCS pentru ambulatoriu (Ordinul 353/2019) cer ca unitatea să asigure dotarea aparatului de urgență, iar în medicina dentară să aibă „evidența utilizării medicamentelor din aparatul de urgență și a completării aparatului".
Registrul conține coloanele: nr. crt., denumirea medicamentului/materialului sanitar, formă/concentrație, UM, serie/lot, termen de valabilitate, document (nr./dată), intrări, ieșiri, stoc, data și semnătura de control. Se prezintă în format A4 landscape, în registru de 100 de file. Nu există un model oficial — layout-ul este liber.
Registru, condică sau registru de stupefiante?
Trei documente cu nume asemănătoare, trei funcții diferite:
- Registrul de evidență a medicamentelor (acest produs) — jurnalul intern de stoc și valabilitate al unității. Pentru orice cabinet sau clinică fără farmacie proprie.
- Condica de prescripții medicamente — carnetul de comandă prin care secțiile spitalului ridică medicamente de la farmacia cu circuit închis. Fără farmacie, condica nu are destinatar.
- Registrul de stupefiante și psihotrope — evidența separată, obligatorie, a substanțelor și preparatelor din tabelul II al Legii nr. 339/2005, după modelul din anexa nr. 13 la normele aprobate prin HG nr. 1915/2006, completată și confirmată zilnic prin semnătura persoanei responsabile.
Cine completează registrul?
Responsabilul desemnat — de regulă asistenta șefă sau medicul coordonator. Asigură:
- Evidența intrărilor — fiecare achiziție, cu documentul și seria/lotul;
- Evidența consumului — ieșirile din stoc, pe proceduri sau pe aparatul de urgență;
- Controlul valabilității — verificarea periodică a termenelor și rotația stocului (primul care expiră, primul folosit).
Cum se completează registrul de medicamente pas cu pas
Pasul 1 – Înregistrați fiecare intrare: denumirea medicamentului, forma/concentrația, UM, seria/lotul și documentul de proveniență.
Pasul 2 – Notați termenul de valabilitate — rubrica esențială la orice control.
Pasul 3 – Consemnați ieșirile la fiecare consum sau completare a aparatului de urgență.
Pasul 4 – Actualizați stocul după fiecare mișcare.
Pasul 5 – Verificați periodic valabilitatea — medicamentele apropiate de expirare se folosesc cu prioritate sau se înlocuiesc.
Pasul 6 – Scoateți din stoc medicamentele expirate și predați-le ca deșeuri farmaceutice, cu mențiune în registrul de deșeuri medicale.
Pasul 7 – Semnați la data controlului — rubrica de control confirmă verificarea.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu registrul de evidență a medicamentelor?
Pentru cabinetele medicale din creșe, grădinițe, școli și instituții de învățământ superior, „Registru medicamente și materiale sanitare" figurează printre evidențele primare ale cabinetului, „în funcție de necesități" (Metodologia aprobată prin Ordinul MS/MEC nr. 1.503/6.821/2025, anexele nr. 9, 10 și 11). Pentru celelalte cabinete registrul nu are un model oficial și nu apare ca atare în normele de funcționare; evidența se leagă de trei cerințe în vigoare: dotarea minimă obligatorie pe specialități, care la unele include aparatul de urgență cu stocuri minime (Ordinul MS 1.670/2025, anexa nr. 4), criteriile de evaluare CAS privind medicamentele „înregistrate" și „în termenul de valabilitate" (Ordin 106/32/2015, modificat prin 3168/720/2023) și standardele ANMCS (Ordinul 353/2019). Registrul este instrumentul practic prin care se țin la zi stocul și termenele.
Cine îl verifică?
Direcția de Sănătate Publică la controalele igienico-sanitare, evaluatorii CAS la contractare și ANMCS la acreditarea ambulatoriilor.
Pot ține evidența electronic?
Da, un soft de gestiune poate ține aceeași evidență — nicio normă nu impune hârtia. În practică însă registrul fizic rămâne ce răsfoiește inspectorul la control, iar pentru aparatul de urgență e forma cea mai simplă de dovadă.
Ce trec la medicamentele expirate?
Ieșirea din stoc cu mențiunea corespunzătoare, apoi predarea ca deșeuri farmaceutice. Stupefiantele au regim propriu de distrugere, în registrul lor separat.
Ce format are?
Registru cu 100 de file, A4 landscape, disponibil standard sau personalizat cu datele unității sanitare.
Comandă registrul de medicamente
Pe formularetipizate.ro găsiți registrul de evidență a medicamentelor și materialelor sanitare în format A4 cu 100 de file, cu livrare națională prin curier în 24-48 ore. Disponibil standard sau personalizat cu datele unității. Completați evidențele conexe cu condica de prescripții medicamente, registrul de stupefiante și registrul de deșeuri medicale.