Registrul de evidență a medicamentelor și materialelor sanitare este jurnalul intern de stoc al unei unități medicale: ce medicamente are în dotare, pe ce document au intrat, câte au ieșit, ce stoc rămâne și — rubrica pe care o caută orice inspector — până când sunt valabile. Este documentul prin care cabinetul sau clinica dovedește la control că aparatul de urgență este complet și că nimic din dulapul de medicamente nu este expirat.
Pe scurt
- Ce este: evidența de stoc și de termene de valabilitate pentru medicamentele și materialele sanitare din dotarea unității.
- Cine îl ține: cabinetele și clinicile care dețin medicamente fără farmacie proprie — de la aparatul de urgență la consumabilele procedurilor proprii.
- Bază legală: evidență implicată de OMS 153/2003 (baremurile aparatului de urgență), Ordinul MS/CNAS 106/32/2015 modificat prin 3168/720/2023 (medicamente „înregistrate", „în termenul de valabilitate") și standardele ANMCS 353/2019. Fără model oficial — layout liber.
- Format: registru A4 landscape, 100 de file.
De ce are nevoie un cabinet de acest registru?
Fiecare cabinet medical este obligat să aibă aparat (trusă) de urgență, iar normele OMS 153/2003 fixează baremul minim pe specialități — pentru cabinetele de consultații și tratamente chirurgicale, de exemplu: adrenalină minim 3 fiole în stoc, HHC minim 1000 mg, antihistaminice, seruri perfuzabile, branule. Un barem minim de stoc nu poate fi dovedit fără o evidență de stoc.
Peste asta, standardele de evaluare pentru contractarea cu casa de asigurări (Ordinul MS/CNAS 106/32/2015, în forma dată de Ordinul 3168/720/2023) cer explicit ca medicamentele și materialele sanitare utilizate să fie „înregistrate conform actelor normative în vigoare", iar aparatul de urgență să conțină medicamente „aflate în termenul de valabilitate". La acreditarea ANMCS, managementul medicației se verifică din nou.
Registrul conține coloanele: nr. crt., denumirea medicamentului/materialului sanitar, formă/concentrație, UM, serie/lot, termen de valabilitate, document (nr./dată), intrări, ieșiri, stoc, data și semnătura de control. Se prezintă în format A4 landscape, în registru de 100 de file. Nu există un model oficial — layout-ul este liber.
Registru, condică sau registru de stupefiante?
Trei documente cu nume asemănătoare, trei funcții diferite:
- Registrul de evidență a medicamentelor (acest produs) — jurnalul intern de stoc și valabilitate al unității. Pentru orice cabinet sau clinică fără farmacie proprie.
- Condica de prescripții medicamente — carnetul de comandă prin care secțiile spitalului ridică medicamente de la farmacia cu circuit închis. Fără farmacie, condica nu are destinatar.
- Registrul de stupefiante și psihotrope — evidența separată, obligatorie, a substanțelor controlate (Legea 339/2005), cu model public (Anexa 13, HG 1915/2006) și pagini numerotate/parafate de unitate.
Cine completează registrul?
Responsabilul desemnat — de regulă asistenta șefă sau medicul coordonator. Asigură:
- Evidența intrărilor — fiecare achiziție, cu documentul și seria/lotul;
- Evidența consumului — ieșirile din stoc, pe proceduri sau pe aparatul de urgență;
- Controlul valabilității — verificarea periodică a termenelor și rotația stocului (primul care expiră, primul folosit).
Cum se completează registrul de medicamente pas cu pas
Pasul 1 – Înregistrați fiecare intrare: denumirea medicamentului, forma/concentrația, UM, seria/lotul și documentul de proveniență.
Pasul 2 – Notați termenul de valabilitate — rubrica esențială la orice control.
Pasul 3 – Consemnați ieșirile la fiecare consum sau completare a aparatului de urgență.
Pasul 4 – Actualizați stocul după fiecare mișcare.
Pasul 5 – Verificați periodic valabilitatea — medicamentele apropiate de expirare se folosesc cu prioritate sau se înlocuiesc.
Pasul 6 – Scoateți din stoc medicamentele expirate și predați-le ca deșeuri farmaceutice, cu mențiune în registrul de deșeuri medicale.
Pasul 7 – Semnați la data controlului — rubrica de control confirmă verificarea.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu registrul de evidență a medicamentelor?
Nicio lege nu îl numește ca atare, dar evidența pe care o ține este cerută din trei direcții: baremurile minime de stoc ale aparatului de urgență (OMS 153/2003), cerința CAS ca medicamentele să fie „înregistrate" și „în termenul de valabilitate" (Ordin 106/32/2015, modificat prin 3168/720/2023) și standardele ANMCS. Registrul este instrumentul practic standard de conformare.
Cine îl verifică?
Direcția de Sănătate Publică la controalele igienico-sanitare, evaluatorii CAS la contractare și ANMCS la acreditarea ambulatoriilor.
Pot ține evidența electronic?
Da, un soft de gestiune poate ține aceeași evidență — nicio normă nu impune hârtia. În practică însă registrul fizic rămâne ce răsfoiește inspectorul la control, iar pentru aparatul de urgență e forma cea mai simplă de dovadă.
Ce trec la medicamentele expirate?
Ieșirea din stoc cu mențiunea corespunzătoare, apoi predarea ca deșeuri farmaceutice. Stupefiantele au regim propriu de distrugere, în registrul lor separat.
Ce format are?
Registru cu 100 de file, A4 landscape, disponibil standard sau personalizat cu datele unității sanitare.
Comandă registrul de medicamente
Pe formularetipizate.ro găsiți registrul de evidență a medicamentelor și materialelor sanitare în format A4 cu 100 de file, cu livrare națională prin curier în 24-48 ore. Disponibil standard sau personalizat cu datele unității. Completați evidențele conexe cu condica de prescripții medicamente, registrul de stupefiante și registrul de deșeuri medicale.