Registrul raport de eveniment, denumit în norme „registrul de evenimente", este documentul în care agentul de pază consemnează, sub formă de raport, fiecare eveniment produs la un obiectiv păzit: data și ora, persoanele și bunurile implicate, descrierea faptei, măsurile luate și autoritatea sesizată. Este prevăzut de HG nr. 301/2012, Anexa nr. 2 lit. i), cu modelul de formular din anexa 2i).
Pe scurt
- Ce este: registrul în care se raportează evenimentele de la obiectiv (incidente, tentative, sustrageri, intervenții).
- Cine îl completează: agentul de pază; conducerea societății îl analizează lunar.
- Bază legală: Legea nr. 333/2003 + HG nr. 301/2012, Anexa 2 lit. i) (art. 34 alin. 2).
- Format: registru A4, 100 file, standard sau personalizat.
Ce conține un raport de eveniment
Modelul oficial al formularului — anexa 2i) la Normele metodologice aprobate prin HG nr. 301/2012 — poartă titlul „RAPORT DE EVENIMENT Nr. … din …" și a rămas neschimbat din 2012. Rubricile sale sunt:
- identificarea agentului — „Subsemnatul …": numele și prenumele agentului care raportează;
- calitatea — funcția deținută la post: agent de pază, controlor de acces etc.;
- societatea/instituția și postul — angajatorul agentului și numărul postului la care se afla în serviciu;
- constatarea — „Azi …, la ora …, numitul …": fapta comisă, bunurile recuperate și măsurile luate pe loc;
- sesizarea — „Cazul a fost sesizat la …": instituția și persoana anunțate;
- semnătura agentului care a întocmit raportul.
În practică, registrul raport de eveniment tipizat are aceste rubrici pretipărite pe fiecare filă, astfel încât agentul completează doar datele evenimentului.
Cum se întocmește un raport de eveniment
Pasul 1 — Consemnați imediat data, ora și locul. Raportul se completează cât mai aproape de momentul constatării: numărul raportului, data, ora exactă și postul la care s-a produs evenimentul.
Pasul 2 — Identificați persoanele implicate. Notați numele persoanei care a comis fapta (dacă a putut fi stabilit), martorii și agenții care au intervenit, cu calitatea fiecăruia.
Pasul 3 — Descrieți fapta și măsurile luate. Redați pe scurt ce s-a întâmplat, ce bunuri sau valori au fost vizate ori recuperate și ce măsuri a luat agentul: legitimare, reținerea făptuitorului până la sosirea poliției, alertarea dispeceratului.
Pasul 4 — Sesizați autoritatea și semnați. Completați rubrica „Cazul a fost sesizat la …" cu instituția și persoana anunțate — poliția (112), jandarmeria sau beneficiarul — apoi semnați raportul. Șeful de obiectiv verifică completarea corectă a registrului.
Analiza lunară obligatorie
Conform art. 34 alin. (2) din HG 301/2012, toate evenimentele produse în obiectivele asigurate de firma de pază se înregistrează și se analizează lunar de conducerea societății. Registrul de evenimente este baza acestei analize. Potrivit art. 34 alin. (1), conducătorul societății asigură documentele specifice la fiecare obiectiv, iar șeful de obiectiv verifică modul de completare.
La post, registrul de evenimente funcționează alături de registrul de predare-primire a serviciului și de registrul de control la obiectiv; lista completă a documentelor obligatorii este detaliată în ghidul formularelor pentru firme de pază.
Întrebări frecvente
Ce se consideră „eveniment"?
Orice incident relevant pentru securitatea obiectivului: tentative de pătrundere, sustrageri, distrugeri, incidente cu persoane, intervenții ale echipajelor, defecțiuni ale sistemelor de securitate.
Cine îl completează?
Agentul de pază care constată evenimentul; șeful de obiectiv ia la cunoștință, iar conducerea societății analizează lunar evenimentele.
Cât timp se păstrează?
Minim 2 ani, conform art. 10 alin. (2) din HG 301/2012. Tot acest articol cere ca registrul să fie înregistrat la prestator și vizat spre neschimbare de beneficiar înainte de utilizare.
Ce amendă riscă firma dacă registrul lipsește de la obiectiv?
Lipsa documentelor specifice la obiectiv este contravenția prevăzută la art. 3 pct. 9² din HG 301/2012 și se sancționează, potrivit art. 4 alin. (1) lit. c), cu amendă de la 5.000 la 10.000 lei. Nerespectarea regimului registrelor de la art. 10 alin. (2) — neînregistrare, lipsa vizei, nepăstrarea timp de 2 ani — se sancționează separat, cu amendă de la 2.000 la 5.000 lei (art. 3 pct. 5 și art. 4 alin. (1) lit. b).