Registrul special al casei de marcat este registrul în care utilizatorul unui aparat de marcat electronic fiscal (AMEF) înregistrează toate operațiunile efectuate cât timp aparatul este defect, până la repunerea lui în funcțiune. Se întocmește după modelele din anexele nr. 2 a) și 2 b) ale Normelor metodologice aprobate prin HG nr. 479/2003 (art. 6, în forma dată de HG nr. 355/2023), are paginile numerotate, se sigilează și se ștampilează la organul fiscal și se vizează înainte de începerea activității.
Pe scurt
- Ce este: registrul operațiunilor făcute cât timp casa de marcat este defectă, folosit împreună cu cartea de intervenții a aparatului.
- Cine îl ține: utilizatorii de aparate de marcat electronice fiscale, cu excepțiile din OUG nr. 28/1999 (transportul în regim de taxi, aparatele integrate în echipamente nesupravegheate).
- Bază legală: Normele aprobate prin HG nr. 479/2003, art. 6; modelele din anexa nr. 2 a) (general) și anexa nr. 2 b) (casele de schimb valutar).
- Format: pe hârtie, cu paginile numerotate, sigilat, ștampilat și vizat de organul fiscal; textele nu prevăd o variantă electronică.
- Păstrare: ordonanța prevede 5 ani; Normele mai indică 10 ani.
- Amendă: de la 4.000 la 6.000 lei (OUG nr. 28/1999, art. 10 lit. o) și art. 11 alin. (1) lit. b)).
- Formularele: registrul special pentru casa de marcat și cartea de intervenții pentru casa de marcat.
Când se completează registrul special?
Registrul special se completează numai cât timp casa de marcat este defectă: „Până la repunerea în funcțiune a aparatului defect, utilizatorii, cu excepțiile prevăzute de ordonanța de urgență, înregistrează toate operațiunile efectuate în această perioadă într-un registru, denumit în continuare registru special, care se completează fără ștersături și fără spații neutilizate” (Normele, art. 6 alin. (2)).
Operațiunile se trec „imediat după realizarea acestora sau până cel mai târziu la sfârșitul zilei de lucru, în funcție de specificul activității desfășurate” (art. 6 alin. (3)).
În aceeași perioadă, utilizatorii „emit chitanțe pentru respectivele operațiuni și facturi, la cererea clienților” (art. 7 alin. (1)). Pe hârtie, chitanțele se scriu dintr-un chitanțier, iar facturile, dintr-un facturier.
Cum se completează registrul special pas cu pas
Pasul 1 - Înainte de începerea activității, registrul se sigilează, se ștampilează și se vizează la organul fiscal (art. 6 alin. (5)).
Pasul 2 - La defectare, treci în cartea de intervenții data și ora la care ai anunțat defectarea și păstrezi notificarea (art. 6 alin. (1)).
Pasul 3 - Treci fiecare operațiune: operațiunea sau numărul și data facturii/chitanței, specificația, valoarea totală cu TVA și defalcarea ei pe coloanele „din care:”.
Pasul 4 - Scrie imediat sau cel târziu la sfârșitul zilei de lucru, fără ștersături și fără spații neutilizate (art. 6 alin. (2)-(3)).
Pasul 5 - La repunerea în funcțiune, tehnicianul de service trece, după ultima înregistrare, data și ora începerii funcționării aparatului, cu semnătura și numele în clar (art. 6 alin. (6)).
Ce model are registrul special?
Registrul special are două modele: anexa nr. 2 a), general, și anexa nr. 2 b), pentru casele de schimb valutar (Normele, art. 6 alin. (4)). Ambele au același antet: Societatea, Sediul, Codul fiscal/Codul unic de înregistrare, Locul de instalare a aparatului, Adresa și „Nr. pagină”.
| Modelul | Pentru cine | Coloanele |
|---|---|---|
| Registru special, anexa nr. 2 a) | utilizatorii de case de marcat, în general | 0-7: Nr. crt.; Operațiunea efectuată/Numărul și data facturii/chitanței; Specificație; Valoarea operațiunii/facturii/chitanței - Total, inclusiv T.V.A., din care: cu cota standard de T.V.A., scutit cu drept de deducere, scutit fără drept de deducere, valoarea altor taxe ce nu se cuprind în baza de impozitare a T.V.A. |
| Registrul special pentru casele de schimb valutar, anexa nr. 2 b) | casele de schimb valutar | 0-8: Nr. crt.; Numărul și data buletinului de schimb valutar; Felul operațiunii; Felul valutei; Suma încasată de la client; Curs valutar; Comision (% și lei); Suma predată clientului |
Cum se sigilează și se vizează registrul special?
Registrul special se sigilează, se ștampilează și se vizează înainte de începerea activității. Normele cer ca registrul să aibă „paginile numerotate”, să fie „sigilat și ștampilat de către organul fiscal la care se depun declarațiile fiscale”, cu precizarea numărului de pagini, și să fie prezentat „pentru vizare la organul fiscal în a cărui rază teritorială a fost instalat aparatul de marcat electronic fiscal, înainte de începerea activității” (art. 6 alin. (5)). Organul fiscal competent este administrația fiscală la care firma își depune declarațiile.
După instalarea aparatului, cartea de intervenții și registrul special se prezintă organului fiscal din raza în care a fost instalat aparatul - în afară de taximetriști și de cei care folosesc aparatele de la art. 17 lit. g) din Norme (art. 105 alin. (1)). Acesta „înscrie în cartea de intervenții numărul de pagini, aplicând ștampila, și vizează registrul special pe ultima pagină” (art. 105 alin. (2)).
Un proiect de hotărâre al Ministerului Finanțelor, din 1 aprilie 2026, ar rescrie art. 6 alin. (5) - un singur drum la organul fiscal, pentru sigilare și ștampila pe ultima pagină -, dar în octombrie 2026 nu era adoptat.
Ce este cartea de intervenții și cine o dă?
Cartea de intervenții este broșura cu pagini numerotate care însoțește fiecare casă de marcat și în care se consemnează defectările și intervențiile de service. O dă distribuitorul autorizat, odată cu aparatul și cu manualul de utilizare în limba română (Normele, art. 102 alin. (1)), iar la vânzare se completează paginile 2-5 (art. 102 alin. (3)). Utilizatorul o păstrează și răspunde, împreună cu unitatea acreditată pentru service, de completarea și actualizarea ei; la revânzarea aparatului, cartea merge cu el (OUG nr. 28/1999, art. 5 alin. (3)).
Un utilizator nou nu trebuie deci să cumpere una. Cartea de intervenții tipărită separat le folosește distribuitorilor, unităților de service și celor care reconstituie o carte pierdută sau deteriorată.
Modelul din anexa nr. 1, înlocuit prin HG nr. 355/2023, are pe pagina 2 tipul aparatului (șapte căsuțe; ultima, nouă din 2023: „Aparate sau terminale cu funcții de case de marcat electronice integrate în echipamente nesupravegheate de tipul automatelor comerciale”), TIP, MODEL, Autorizația de distribuție nr./din și Seria aparatului; pe paginile 3-6, distribuitorul autorizat și unitatea acreditată pentru comercializare, utilizatorul, unitatea acreditată pentru service și tehnicienii acreditați; de la pagina 7, „Notările tehnicianului de service”.
La o intervenție, tehnicianul de service consemnează în carte (Normele, art. 108 alin. (1)): data și ora solicitării și a începerii intervenției; observații asupra stării sigiliului și descrierea sumară a defecțiunii; numărul ultimului bon fiscal și al raportului Z înainte de intervenție; ultimul număr al raportului Z după intervenție; data și ora finalizării, cu semnătura și numele în clar; eventualele resetări.
Registrul special este același lucru cu registrul de casă?
Nu. Registrul special se folosește doar cât casa de marcat este defectă. Nu este registrul de casă (cod 14-4-7A), evidența numerarului din casierie, și nici registrul de bani personali din 2015, introdus în OUG nr. 28/1999 în aprilie 2015 și eliminat prin Legea nr. 186/2015. Nu este nici registrul cerut cazinourilor de normele jocurilor de noroc, aprobate prin HG nr. 111/2016.
Care este baza legală?
- Normele metodologice aprobate prin HG nr. 479/2003 pentru aplicarea OUG nr. 28/1999, republicate (M.O. nr. 348/2005) - art. 6, 7, 65, 102, 105 și 108, anexa nr. 1 și anexele nr. 2 a) și 2 b).
- HG nr. 355/2023 (M.O. nr. 344 din 24 aprilie 2023) - a rescris art. 6 și art. 105 din Norme și a înlocuit anexa nr. 1.
- OUG nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicată - art. 1 alin. (8), art. 4 alin. (8), art. 5 alin. (3), art. 10 lit. o) și p), art. 11 alin. (1) lit. b).
Întrebări frecvente
Trebuie sigilat și vizat registrul special?
Da, înainte de începerea activității. Registrul se sigilează și se ștampilează la organul fiscal la care se depun declarațiile fiscale și se vizează la cel din raza în care a fost instalat aparatul (Normele, art. 6 alin. (5)); viza se aplică pe ultima pagină (art. 105 alin. (2)).
Cât timp se păstrează registrul special?
OUG nr. 28/1999 prevede 5 ani (art. 4 alin. (8)); Normele (art. 65 alin. (1)) mai indică 10 ani. Un proiect de hotărâre din aprilie 2026 ar trece și Normele la 5 ani, dar în octombrie 2026 nu era adoptat.
Ce amendă există pentru registrul special?
Amenda este de la 4.000 la 6.000 lei (OUG nr. 28/1999, art. 11 alin. (1) lit. b)). Așa se sancționează nepăstrarea și nearhivarea registrului special (art. 10 lit. o)) și nepăstrarea, necompletarea și neactualizarea cărții de intervenții (art. 10 lit. p)).
Ce faci dacă pierzi cartea de intervenții sau registrul special?
Anunți organul fiscal, în scris și personal: „utilizatorii vor informa, de îndată, organul fiscal competent” (Normele, art. 102 alin. (6)). Apoi prezinți la ștampilat o carte sau un registru reconstituit, pe răspunderea ta și a unității de service acreditate, din datele memoriei fiscale, inclusiv toate evenimentele reset, sau din documentele evidenței contabile. Când aparatul s-a defectat, cartea de intervenții se reconstituie și se prezintă „în 72 de ore de la anunțarea defecțiunii” (alin. (7)).
Taximetriștii au registru special?
Nu. Obligația „nu se aplică operatorilor economici care desfășoară activitatea de transport în regim de taxi, precum și celor care utilizează […] aparate de marcat electronice care sunt integrate în echipamente nesupravegheate” (OUG nr. 28/1999, art. 1 alin. (8)). Normele îi exceptează pe taximetriști și de la prezentarea cărții de intervenții și a registrului special la organul fiscal (art. 105 alin. (1)).
Comandă registrul special și cartea de intervenții
Registrul special pentru casa de marcat (AMEF) este un registru A4 landscape cu 100 de file numerotate, în cele două modele - anexa nr. 2 a) și anexa nr. 2 b) -, cu ultima pagină rezervată sigiliului și vizei organului fiscal. Îl poți comanda standard sau personalizat cu denumirea firmei, sediul, codul fiscal și locul în care este instalat aparatul.
Cartea de intervenții pentru casa de marcat (AMEF) este o broșură A5 cu 16 pagini numerotate, după modelul din anexa nr. 1 (forma dată de HG nr. 355/2023), pentru distribuitori, unități de service și reconstituirea unei cărți pierdute sau deteriorate.
Prețurile sunt pe paginile produselor. Livrarea se face prin curier, de regulă în 24-48 de ore de la expediere.