Condica de medicamente este evidența în care un cămin pentru persoane vârstnice consemnează medicamentele și materialele consumabile eliberate pentru tratamentul beneficiarilor: numele beneficiarului, cantitatea totală eliberată, perioada de utilizare, data eliberării și semnătura celui care întocmește condica și a celui care eliberează. O cere Ordinul MMJS nr. 29/2019, anexa nr. 1, standardul M.III-S2.7, iar condica se păstrează la cabinetul medical.
Pe scurt
- Ce este: condica de evidență a medicamentelor și materialelor consumabile, cum o numește standardul M.III-S2.7: ce primește fiecare beneficiar, cât și pentru ce perioadă.
- Cine o ține: căminele pentru persoane vârstnice, centrele de tip respiro, centrele de criză și centrele rezidențiale de îngrijire și asistență pentru persoane dependente (anexa nr. 1 la Ordinul MMJS nr. 29/2019).
- Bază legală: Ordinul MMJS nr. 29/2019, anexa nr. 1, standardul M.III-S2.7 și indicatorul M.III-ImS2.7.
- Unde și pe ce suport: la cabinetul medical, pe hârtie sau electronic (art. 4 alin. (5) din ordin).
- Model oficial: nu există. Standardul spune ce se consemnează, nu cum arată fila.
- Format: registru A4 landscape, 100 file, cu rubricile cerute de standard și câteva rubrici propuse de noi.
Ce cere standardul M.III-S2.7?
Standardul M.III-S2.7 cere centrului să țină într-o condică evidența medicamentelor și materialelor consumabile folosite pentru tratamentul beneficiarilor. Textul din anexa nr. 1 la Ordinul MMJS nr. 29/2019 este: „Centrul deține o condică de evidență a medicamentelor și materialelor consumabile folosite pentru tratamentul beneficiarilor în care se consemnează numele beneficiarilor, cantitatea totală eliberată, perioada de utilizare, data eliberării și semnătura persoanei care întocmește condica și a celei care eliberează medicamentele și materialele.”
Indicatorul aceluiași standard, M.III-ImS2.7, fixează locul: „Condica de medicamente și materiale consumabile se păstrează la cabinetul medical.”
Standardul nu dă un model de condică și nu cere denumirea medicamentului: textul cere cantitatea totală eliberată, fără să spună din ce. De aceea condica noastră are câteva rubrici în plus.
Este obligatorie condica într-un cămin de bătrâni?
Da, pentru centrele cărora li se aplică anexa nr. 1 la Ordinul MMJS nr. 29/2019. Standardul este formulat ca o cerință: „Centrul deține o condică de evidență a medicamentelor și materialelor consumabile”.
Standardele minime de calitate sunt cele după care se licențiază centrul. Legea nr. 197/2012 privind asigurarea calității în domeniul serviciilor sociale prevede la art. 11 alin. (6¹), introdus prin Legea nr. 100/2024: „Dacă se constată că sunt respectate în totalitate standardele minime, precum și conformitatea datelor prezentate în documentele justificative cu realitatea din teren, se eliberează licența de funcționare.”
Standardele urmează să fie revizuite. HG nr. 268/2026 a adus un nou nomenclator al serviciilor sociale, în vigoare de la 1 iulie 2026, iar art. 2 alin. (2) prevede că ministerul „modifică în mod corespunzător standardele minime de calitate”. Până la aprobarea lor, la licențiere se folosesc standardele minime de calitate în vigoare, pe baza tabelului de corespondență din anexa nr. 2 a hotărârii (art. 2 alin. (7)). La 28 octombrie 2026 standardele modificate nu fuseseră publicate, așa că se aplică în continuare Ordinul MMJS nr. 29/2019.
Celelalte registre pe care anexa nr. 1 le cere centrului sunt prezentate în ghidul despre tipizatele pentru cămine de bătrâni.
Ce rubrici are condica?
Condica noastră are toate elementele cerute de standardul M.III-S2.7 și câteva rubrici adăugate de noi, ca fiecare rând să spună ce anume s-a eliberat. Rubricile adăugate sunt propunerea noastră, nu o cerință a standardului, iar nota de subsol a filei o spune. În capul filei se trec centrul, cabinetul medical și anul.
| Rubrica | Ce se trece | De unde vine |
|---|---|---|
| Nr. crt. | numărul de ordine al rândului | propunerea noastră |
| Data eliberării | ziua în care se eliberează medicamentele sau materialele | standardul M.III-S2.7 |
| Numele și prenumele beneficiarului | beneficiarul pentru al cărui tratament se eliberează | standardul M.III-S2.7 |
| Denumirea, concentrația și forma | ce medicament sau material s-a eliberat | propunerea noastră |
| UM | unitatea de măsură: comprimate, fiole, flacoane, bucăți | propunerea noastră |
| Cantitatea totală eliberată | cantitatea, în unitatea de măsură de alături | standardul M.III-S2.7 |
| Perioada de utilizare | de la - până la | standardul M.III-S2.7 |
| Semnătura persoanei care întocmește condica | cine face consemnarea | standardul M.III-S2.7 |
| Semnătura persoanei care eliberează | cine eliberează medicamentele și materialele | standardul M.III-S2.7 |
| Semnătura persoanei care primește | cine preia medicamentele și materialele | propunerea noastră |
| Observații | orice mențiune despre eliberare | propunerea noastră |
Fără denumire și unitate de măsură, o cantitate de „30” nu spune dacă s-au eliberat comprimate, fiole sau comprese. A treia semnătură arată cine a preluat medicamentele și materialele.
Condica, registrul de medicamente, condica de prescripții sau registrul de antibiotice?
Sunt patru evidențe diferite, cu nume asemănătoare. Condica urmărește ce primește fiecare beneficiar, registrul de medicamente urmărește stocul, condica de prescripții medicamente este comanda unei secții de spital către farmacie, iar registrul de antibiotice privește numai antibioticele.
| Document | Ce urmărește | Ce se trece | Unde se folosește |
|---|---|---|---|
| Condica de evidență a medicamentelor și materialelor consumabile | medicamentele și materialele eliberate pentru tratamentul beneficiarilor | numele beneficiarilor, cantitatea totală eliberată, perioada de utilizare, data eliberării, semnăturile (standardul M.III-S2.7) | centrul rezidențial pentru persoane vârstnice, la cabinetul medical |
| Registrul de evidență a medicamentelor și materialelor sanitare | stocul de medicamente | intrări, ieșiri, stoc, serie/lot, termen de valabilitate | cabinetul medical, de exemplu pentru aparatul de urgență |
| Condica de prescripții medicamente | comanda de medicamente a unei secții de spital | pacientul, medicamentul, cantitatea prescrisă și cea eliberată, semnătura medicului și a farmacistului | secția de spital, către farmacia spitalului |
| Registrul de evidență a antibioticelor, model „Eliberare din depozit” | numai antibioticele, din depozit la medic și la pacient | antibioticul, seria sau lotul, cantitatea, medicul care primește, pacientul, perioada utilizării, cantitatea returnată, semnăturile | centrul rezidențial sau clinica cu depozit propriu |
Condica și registrul de stoc nu se înlocuiesc: condica arată cui s-a dat medicamentul și pentru cât timp, registrul arată ce a intrat, ce a ieșit și ce a rămas. Condica de prescripții ține de farmacia unui spital. Pe larg, în ghidurile Ce este registrul de medicamente și Ce este condica de prescripții medicamente.
Pentru antibiotice există o cerință în plus. Legea nr. 3/2021 trece centrele rezidențiale de îngrijire și asistență pentru persoane vârstnice printre instituțiile medico-sociale și de îngrijiri paliative (art. 6 lit. b)), iar potrivit art. 27 alin. (4) lit. g), instituția „monitorizează consumul de antibiotice cu ajutorul registrului de utilizare a antibioticelor”. Modelul „Eliberare din depozit” al registrului nostru are rubrici pentru toate elementele cerute de standardul M.III-S2.7. Detaliile sunt în ghidul despre registrul de utilizare a antibioticelor.
Cine semnează condica?
Standardul cere două semnături, după rol, fără să numească funcțiile: a persoanei care întocmește condica și a celei care eliberează medicamentele și materialele. Condica noastră adaugă o a treia, a celui care le primește; este propunerea noastră, nu o cerință a standardului.
Se ține pe hârtie sau electronic?
Condica se poate ține pe hârtie sau electronic. Art. 4 alin. (5) din Ordinul MMJS nr. 29/2019, introdus prin Ordinul MMSS nr. 2.143/2022, prevede: „Registrele de evidență menționate în standardele de calitate din anexele nr. 1-9 pot fi întocmite și consultate în format fizic sau electronic.”
Indicatorul condicii stabilește locul, cabinetul medical, nu și suportul. La alte două registre din anexa nr. 1 indicatorul pomenește hârtia: pentru registrul de evidență a cazurilor de abuz, neglijare și discriminare și pentru registrul de evidență a incidentelor deosebite, indicatorul spune că registrul este „disponibil, pe suport de hârtie, la sediul centrului”.
Condica tipărită este varianta pe hârtie, cu rubricile gata trasate.
Cum se completează condica, pas cu pas
La fiecare eliberare se completează un rând.
Pasul 1 - Numărul de ordine și data. Se trec numărul curent al rândului și data eliberării.
Pasul 2 - Beneficiarul. Se trec numele și prenumele beneficiarului pentru al cărui tratament se eliberează medicamentele sau materialele.
Pasul 3 - Ce se eliberează. Se trec denumirea, concentrația și forma medicamentului sau a materialului și unitatea de măsură. Sunt rubricile adăugate de noi, ca rândul să spună ce s-a eliberat.
Pasul 4 - Cantitatea și perioada. Se trec cantitatea totală eliberată și perioada de utilizare, de la - până la.
Pasul 5 - Semnăturile. Semnează persoana care întocmește condica și persoana care eliberează medicamentele și materialele; în condica noastră semnează și cel care le primește. Orice mențiune se trece la Observații.
Care este baza legală?
- Ordinul MMJS nr. 29/2019 pentru aprobarea standardelor minime de calitate pentru acreditarea serviciilor sociale destinate persoanelor vârstnice, persoanelor fără adăpost, tinerilor care au părăsit sistemul de protecție a copilului și altor categorii de persoane adulte aflate în dificultate, precum și a serviciilor acordate în comunitate, serviciilor acordate în sistem integrat și cantinele sociale - anexa nr. 1 (centrele rezidențiale pentru persoane vârstnice), standardul M.III-S2.7 și indicatorul M.III-ImS2.7 (condica); art. 4 alin. (5) (format fizic sau electronic).
- Ordinul MMSS nr. 2.143/2022 (Monitorul Oficial nr. 1247 din 23 decembrie 2022) - introduce art. 4 alin. (5) în Ordinul MMJS nr. 29/2019.
- Legea nr. 197/2012 privind asigurarea calității în domeniul serviciilor sociale - art. 11 alin. (6¹), introdus prin Legea nr. 100/2024 (licența de funcționare).
- HG nr. 268/2026 - noul nomenclator al serviciilor sociale, în vigoare de la 1 iulie 2026, care a abrogat HG nr. 867/2015; art. 2 alin. (2) și (7) (modificarea standardelor și perioada de până la aprobarea lor).
- Legea nr. 3/2021, republicată - art. 6 lit. b) și art. 27 alin. (4) lit. g) (registrul de utilizare a antibioticelor în instituțiile medico-sociale).
Nu există un model oficial al condicii: anexa nr. 1 spune ce se consemnează, nu cum arată fila.
Întrebări frecvente
Ce se trece în condica de medicamente?
Numele beneficiarilor, cantitatea totală eliberată, perioada de utilizare, data eliberării, semnătura persoanei care întocmește condica și a celei care eliberează medicamentele și materialele, potrivit standardului M.III-S2.7 din Ordinul MMJS nr. 29/2019. Condica noastră adaugă denumirea, concentrația și forma medicamentului sau a materialului, unitatea de măsură și semnătura celui care primește, ca propunere a noastră.
Condica de medicamente este același lucru cu registrul de medicamente?
Nu. Condica arată cui i s-au eliberat medicamentele și materialele, în ce cantitate și pentru ce perioadă. Registrul de evidență a medicamentelor și materialelor sanitare urmărește stocul: intrările, ieșirile, stocul, seria sau lotul și termenul de valabilitate. Cele două se pot ține în paralel.
Unde se păstrează condica de medicamente?
La cabinetul medical. Indicatorul M.III-ImS2.7 din Ordinul MMJS nr. 29/2019, anexa nr. 1, spune: „Condica de medicamente și materiale consumabile se păstrează la cabinetul medical.”
Se poate ține condica electronic?
Da. Din 2022, art. 4 alin. (5) din Ordinul MMJS nr. 29/2019 permite ca registrele de evidență din standarde să fie „întocmite și consultate în format fizic sau electronic”. Indicatorul condicii cere doar ca ea să se păstreze la cabinetul medical, fără să numească suportul.
Antibioticele se trec în condică sau în registrul de antibiotice?
Standardul M.III-S2.7 privește toate medicamentele folosite pentru tratamentul beneficiarilor, deci și antibioticele. Legea nr. 3/2021 cere în plus instituției medico-sociale să monitorizeze consumul de antibiotice cu registrul de utilizare a antibioticelor (art. 27 alin. (4) lit. g)). Modelul „Eliberare din depozit” al registrului de evidență a antibioticelor are rubrici pentru toate elementele cerute de standardul M.III-S2.7, pe lângă cele ale registrului de utilizare a antibioticelor.
Comandă condica de medicamente
Condica de evidență a medicamentelor și materialelor consumabile de pe formularetipizate.ro este un registru A4 landscape cu 100 file și copertă din carton duplex 250 g/mp, opțional mucava caserată. Se comandă standard sau personalizată cu denumirea centrului și a furnizorului de servicii sociale; prețurile sunt pe pagina produsului. Pentru antibiotice, centrul poate comanda alături registrul de evidență a antibioticelor, în modelul „Eliberare din depozit”. Livrare prin curier în toată România, de regulă în 24-48 de ore de la expediere.