Un cămin de bătrâni ține zece registre de evidență cerute de standardele minime de calitate din anexa nr. 1 la Ordinul MMJS nr. 29/2019, de la registrul de vizite și condica de evidență a medicamentelor până la registrul incidentelor deosebite, plus registrul de utilizare a antibioticelor din Legea nr. 3/2021. Standardele spun ce se consemnează în unele registre, dar niciunul nu are un model oficial, iar licența de funcționare se eliberează doar dacă standardele minime sunt respectate în totalitate.
Pe scurt
- Cui se aplică: căminelor pentru persoane vârstnice, centrelor de tip respiro, centrelor de criză și centrelor rezidențiale de îngrijire și asistență pentru persoane dependente - serviciile din anexa nr. 1 la Ordinul MMJS nr. 29/2019.
- Admitere și informare: registrul de vizite, registrul de informare a beneficiarilor, registrul dosarelor personale arhivate și registrul ieșirilor din centru.
- Sănătate și recuperare: condica de evidență a medicamentelor și materialelor consumabile și registrul zilnic al programelor de recuperare.
- Protecția beneficiarilor: registrul cazurilor de abuz, neglijare și discriminare, registrul sesizărilor și reclamațiilor și registrul incidentelor deosebite.
- Personal: registrul de perfecționare continuă a personalului.
- Antibiotice: registrul de utilizare a antibioticelor vine din altă lege - Legea nr. 3/2021, art. 27 alin. (4) lit. g).
- Model oficial: nu există. Standardul spune ce se consemnează în unele registre (informarea, ieșirile, condica de medicamente, recuperarea, incidentele); pentru altele nu stabilește rubricile.
- Hârtie sau electronic: ambele, după art. 4 alin. (5) din ordin; la registrele de abuz și de incidente, indicatorii spun „pe suport de hârtie, la sediul centrului".
- Miza: licența de funcționare, eliberată dacă standardele minime sunt respectate „în totalitate" (Legea nr. 197/2012, art. 11 alin. (6¹)). Pentru cele zece registre, actele citate nu prevăd o amendă anume.
- Ce urmează: standardele vor fi revizuite după HG nr. 268/2026; până atunci se aplică Ordinul 29/2019.
Ce registre cere Ordinul 29/2019 unui cămin de bătrâni?
Ordinul cere zece registre de evidență, numite în standardele minime de calitate din anexa nr. 1, cea pentru centrele rezidențiale destinate persoanelor vârstnice. Actul complet este Ordinul MMJS nr. 29/2019 pentru aprobarea standardelor minime de calitate pentru acreditarea serviciilor sociale destinate persoanelor vârstnice, persoanelor fără adăpost, tinerilor care au părăsit sistemul de protecție a copilului și altor categorii de persoane adulte aflate în dificultate, precum și a serviciilor acordate în comunitate, serviciilor acordate în sistem integrat și cantinele sociale.
Anexa nr. 1 este în forma consolidată din 23 decembrie 2022, iar textul care privește registrele nu s-a schimbat de atunci. Ea nu numește un registru de admitere a beneficiarilor și nu cere ca registrele să fie numerotate, șnuruite sau vizate. Mai jos am grupat cele zece registre după rolul lor: admitere și informare, sănătate și recuperare, protecția beneficiarilor, personal. Celelalte anexe ale ordinului, pentru alte categorii de beneficiari, nu fac obiectul acestui ghid.
Ce registre se țin la admiterea și informarea beneficiarilor?
Patru registre urmăresc drumul beneficiarului de la prima vizită până la plecarea din centru: registrul de vizite, registrul de informare, registrul dosarelor arhivate și registrul ieșirilor.
Registrul de vizite (standardul M.I-S1.2) consemnează vizitele dinaintea admiterii, nu vizitele familiei la rezidenți. Standardul prevede: „Centrul facilitează accesul potențialilor beneficiari/reprezentanților legali/ convenționali/membrilor lor de familie, anterior admiterii beneficiarilor, pentru a cunoaște condițiile de locuit și de desfășurare a activităților/serviciilor, în baza unui program de vizită." Programul are cel puțin o zi pe lună planificată în acest scop, iar „Toate vizitele sunt consemnate în Registrul de vizite." Indicatorul standardului: „Registrul de vizite este disponibil la sediul centrului."
Standardul nu stabilește rubricile registrului de vizite, așa că cele din registrul nostru sunt o propunere. Pentru vizitele familiei la beneficiarii deja admiși, standardul M.III-S4.4 prevede doar un program de vizită, afișat la intrarea în centru (indicatorul M.III-ImS4.4), nu un registru.
Registrul de evidență privind informarea beneficiarilor (M.I-S1.3 și M.I-S1.4) are conținutul fixat de standard: „În registrul de evidență privind informarea beneficiarilor sau, după caz, a reprezentanților lor legali/convenționali se consemnează: data la care s-a efectuat informarea, numele beneficiarului/reprezentantului său legal/convențional, numele persoanei care a realizat informarea, materialele informative prezentate sau tema informării, semnătura persoanei care a realizat informarea și semnătura beneficiarului sau, după caz, a reprezentantului său legal." Ghidul beneficiarului se explică la semnarea contractului. Potrivit M.I-S1.4, centrul ține cel puțin o sesiune de informare pe an, iar în registru se trec și tema și data sesiunilor anuale, precum și data la care au fost informați beneficiarii admiși în regim de urgență (în cel mult 15 zile).
Registrul de evidență a dosarelor personale arhivate (M.I-S2.4) ține evidența dosarelor beneficiarilor trimise în arhivă. Standardul prevede: „Dosarul personal al beneficiarului este arhivat pe perioada prevăzută în nomenclatorul arhivistic al furnizorului, confirmat de Comisia de Selecționare din cadrul Serviciului Județean al Arhivelor Naționale." Tot el cere centrului să întocmească un registru de evidență a dosarelor personale ale beneficiarilor arhivate, fără să-i stabilească rubricile. Termenul din nomenclatorul arhivistic privește dosarele; pentru registrul însuși, standardul nu dă un termen de păstrare.
Registrul de evidență a ieșirilor beneficiarilor din centru (M.I-S3.4 și M.I-S3.5) privește ieșirea „pe perioadă nedeterminată", nu învoirile sau ieșirile de o zi. La o asemenea ieșire, centrul transmite, în cel mult 30 de zile, documente cu informații despre beneficiar serviciului public de asistență socială pe raza căruia acesta are domiciliul, reședința sau locuiește. Registrul consemnează acest pas: „Centrul deține un registru de evidență a ieșirilor din centru în care se înscriu: datele de identificare ale beneficiarului, datele de transmitere a notificărilor sau a dosarului personal al beneficiarului, destinatarii acestora (denumire, adresă, telefon, e-mail)." Potrivit M.I-S3.5, în registru „se consemnează modalitatea de transport și/sau condițiile în care beneficiarul a părăsit centrul", de exemplu dacă a plecat îmbrăcat corespunzător.
Ce registre țin cabinetul medical și cabinetele de recuperare?
Două registre privesc îngrijirea medicală și recuperarea: condica de evidență a medicamentelor și materialelor consumabile, păstrată la cabinetul medical, și registrul zilnic al programelor de recuperare, câte unul în fiecare cabinet de terapie.
Condica de evidență a medicamentelor și materialelor consumabile (M.III-S2.7) arată ce s-a eliberat pentru tratamentul fiecărui beneficiar. Standardul: „Centrul deține o condică de evidență a medicamentelor și materialelor consumabile folosite pentru tratamentul beneficiarilor în care se consemnează numele beneficiarilor, cantitatea totală eliberată, perioada de utilizare, data eliberării și semnătura persoanei care întocmește condica și a celei care eliberează medicamentele și materialele." Indicatorul M.III-ImS2.7: „Condica de medicamente și materiale consumabile se păstrează la cabinetul medical."
Condica nu este un registru de stoc. Intrările, ieșirile, stocul, seria sau lotul și termenul de valabilitate ale trusei de urgență a unui cabinet medical se țin în registrul de evidență a medicamentelor și materialelor sanitare, iar condica de prescripții medicamente este comanda unei secții de spital către farmacia spitalului. Diferențele, pe larg, în ghidul condicii de medicamente.
Registrul de evidență zilnică a programelor de recuperare (M.III-S3.4) se ține în fiecare cabinet de terapie de recuperare/reabilitare funcțională. Personalul de specialitate ține evidența zilnică a beneficiarilor și a activităților pe intervale orare și monitorizează progresele, iar standardul precizează: „Fiecare cabinet de terapie de recuperare/reabilitare funcțională deține un registru de evidență zilnică a programelor de recuperare/reabilitare funcțională în care se consemnează numele beneficiarului, nr. fișei de monitorizare servicii și semnătura acestuia." Un centru cu două cabinete de terapie ține, așadar, două registre.
Ține căminul și registrul de utilizare a antibioticelor?
Da. Legea nr. 3/2021, republicată, trece centrele rezidențiale de îngrijire și asistență pentru persoane vârstnice printre instituțiile medico-sociale și de îngrijiri paliative (art. 6 lit. b)) și prevede la art. 27 alin. (4) lit. g) că instituția medico-socială „monitorizează consumul de antibiotice cu ajutorul registrului de utilizare a antibioticelor". Registrul vine din altă lege decât cele zece de mai sus. Condica din standardul M.III-S2.7 privește toate medicamentele și materialele consumabile, iar registrul de antibiotice - consumul de antibiotice.
Pentru centrele rezidențiale, registrul de evidență a antibioticelor are modelul „Eliberare din depozit", cu rubrici pentru fiecare element cerut de standardul M.III-S2.7. Cine îl ține și cum se completează, în ghidul Ce este registrul de utilizare a antibioticelor?.
Ce registre cer standardele pentru protecția beneficiarilor?
Trei registre documentează protecția rezidenților: registrul cazurilor de abuz, neglijare și discriminare, registrul sesizărilor și reclamațiilor și registrul incidentelor deosebite. Pentru două dintre ele, indicatorii numesc explicit hârtia.
Registrul de evidență a cazurilor de abuz, neglijare și discriminare (M.V-S2.5) este în grija conducătorului centrului: „Conducătorul centrului deține un Registru de evidență a cazurilor de abuz, neglijență sau discriminare identificate, în care se menționează inclusiv instituțiile sesizate și, după caz, măsurile întreprinse." Indicatorul M.V-Im 1 S2.5: „Registrul de evidență a cazurilor de abuz, neglijare și discriminare este completat la zi și este disponibil, pe suport de hârtie, la sediul centrului." Orice caz se aduce la cunoștința furnizorului și a familiei sau a reprezentantului legal „de îndată, în termen de maxim 2 ore de la semnalarea acestuia" (M.V-Im 2 S2.5). Instruirea personalului despre abuz și neglijare (M.V-S2.3) se consemnează în registrul de perfecționare, descris mai jos.
Registrul de evidență a sesizărilor și reclamațiilor beneficiarilor (M.V-S3.1 și M.V-S3.3) pornește de la cutia de sesizări: centrul pune la dispoziție „un recipient de tip cutie poștală", iar „Conținutul cutiei se verifică săptămânal de conducătorul centrului, în prezența a doi beneficiari și se înregistrează pe loc în Registrul de evidență a sesizărilor/reclamațiilor cu dată și număr." Standardul fixează doar data și numărul; celelalte rubrici ale registrului nostru sunt o propunere. Sesizările se transmit furnizorului și familiei sau reprezentantului legal.
Termenul de 2 ani din standard privește dosarul, nu registrul. Indicatorul M.V-ImS3.3: „Atât sesizările și reclamațiile, cât și modul de soluționare al acestora, se arhivează într- un dosar și se păstrează la sediul centrului cel puțin 2 ani de la înregistrare." Registrul nu se confundă cu registrul de reclamații și sesizări din HoReCa, care privește consumatorii.
Registrul de evidență a incidentelor deosebite (M.V-S4.1 la S4.3) consemnează evenimentele care afectează rezidentul sau în care acesta a fost implicat. Standardul M.V-S4.1: „Centrul ține un registru special de evidență a incidentelor deosebite care afectează integritatea fizică și psihică a beneficiarului (îmbolnăviri, accidente, agresiuni, etc.) sau alte incidente în care acesta a fost implicat (plecare neautorizată din centru, furt, comportament imoral, etc.). În registru se consemnează data producerii incidentului, natura acestuia, consecințele asupra beneficiarului identificat prin nume, prenume și vârstă, data notificării familiei și/sau a instituțiilor competente ce trebuie informate conform legii, măsuri luate." Indicatorul M.V-Im 1 S4.1: „Registrul de evidență a incidentelor deosebite este disponibil, pe suport de hârtie, la sediul centrului."
Familia sau reprezentantul legal se anunță „telefonic, în scris sau prin e-mail" (M.V-S4.2): „În caz de îmbolnăvire gravă a beneficiarului, notificarea se comunică/transmite de îndată. Pentru celelalte tipuri de incidente și dacă se impune intervenția sau suportul familiei/reprezentantului legal al beneficiarului, notificarea se efectuează în maxim 24 de ore de la producerea incidentului." Notificările se trec în registru. Potrivit M.V-S4.3, centrul informează instituțiile competente despre toate incidentele - de exemplu suspiciuni asupra decesului beneficiarului, o vătămare corporală gravă ori un accident, un focar de boli transmisibile (M.V-Im 1 S4.3) -, iar informarea se consemnează tot în registru. Registrul incidentelor și cel al cazurilor de abuz sunt explicate pe larg în ghidul registrului de incidente deosebite.
Ce registru ține evidența instruirii personalului?
Instruirile personalului se trec în registrul de evidență privind perfecționarea continuă a personalului, care adună cerințele a trei standarde. Standardul M.VI-S1.3: „Centrul consemnează în registrul de evidență privind perfecționarea continuă a personalului toate sesiunile de instruire referitoare la cunoașterea în detaliu a procedurilor utilizate în centru."
Standardul M.III-S1.4 cere instruirea personalului de îngrijire despre demnitatea și intimitatea beneficiarului - „Instruirea personalului se consemnează într-un registru de evidență privind perfecționarea continuă a personalului" -, iar M.V-S2.3, instruirea despre abuz și neglijare. Anexa nr. 1 nu stabilește rubricile registrului; cele din registrul nostru sunt o propunere.
Tabel recapitulativ: cele zece registre ale căminului
| Registrul | Standardul (anexa nr. 1) | Ce cere standardul să se consemneze | De reținut |
|---|---|---|---|
| Registrul de vizite | M.I-S1.2 | conținut nestabilit (toate vizitele dinaintea admiterii) | disponibil la sediul centrului; nu e pentru vizitele familiei la rezidenți |
| Registrul de evidență privind informarea beneficiarilor | M.I-S1.3, M.I-S1.4 | data, beneficiarul sau reprezentantul, cine a informat, materialele sau tema, cele două semnături; sesiunile anuale | cel puțin o sesiune de informare pe an |
| Registrul de evidență a dosarelor personale arhivate | M.I-S2.4 | conținut nestabilit | dosarele se arhivează pe perioada din nomenclatorul arhivistic al furnizorului |
| Registrul de evidență a ieșirilor beneficiarilor din centru | M.I-S3.4, M.I-S3.5 | identificarea beneficiarului, transmiterea notificărilor sau a dosarului, destinatarii, transportul și condițiile plecării | ieșirile pe perioadă nedeterminată; documentele pleacă în cel mult 30 de zile |
| Condica de evidență a medicamentelor și materialelor consumabile | M.III-S2.7 | numele beneficiarilor, cantitatea totală eliberată, perioada de utilizare, data eliberării, semnăturile | se păstrează la cabinetul medical |
| Registrul de evidență zilnică a programelor de recuperare | M.III-S3.4 | numele beneficiarului, nr. fișei de monitorizare servicii, semnătura | câte unul în fiecare cabinet de terapie |
| Registrul de evidență a cazurilor de abuz, neglijare și discriminare | M.V-S2.5 | cazurile identificate, inclusiv instituțiile sesizate și măsurile întreprinse | completat la zi, pe suport de hârtie, la sediul centrului |
| Registrul de evidență a sesizărilor și reclamațiilor beneficiarilor | M.V-S3.1, M.V-S3.3 | data și numărul | dosarul sesizărilor se păstrează cel puțin 2 ani |
| Registrul de evidență a incidentelor deosebite | M.V-S4.1 la S4.3 | data, natura incidentului, consecințele asupra beneficiarului (nume, prenume, vârstă), data notificării, măsurile luate | pe suport de hârtie, la sediul centrului |
| Registrul de evidență privind perfecționarea continuă a personalului | M.III-S1.4, M.V-S2.3, M.VI-S1.3 | conținut nestabilit (sesiunile de instruire) | procedurile centrului, demnitatea și intimitatea, abuzul și neglijarea |
Se pot ține registrele căminului în format electronic?
Da, ca regulă generală. Ordinul MMSS nr. 2.143/2022 (Monitorul Oficial nr. 1247 din 23 decembrie 2022) a introdus în Ordinul 29/2019 art. 4 alin. (5): „Registrele de evidență menționate în standardele de calitate din anexele nr. 1-9 pot fi întocmite și consultate în format fizic sau electronic."
Două registre au însă, în indicatorii lor, mențiunea hârtiei: pentru registrul cazurilor de abuz, neglijare și discriminare și pentru registrul incidentelor deosebite, indicatorul spune că registrul este disponibil „pe suport de hârtie, la sediul centrului". Regula generală permite ambele formate, dar la aceste două registre indicatorul numește hârtia, așa că varianta sigură este registrul tipărit, ținut la sediu.
Ce se întâmplă dacă lipsește un registru la licențiere?
Un registru lipsă înseamnă un standard minim neîndeplinit, iar licența de funcționare se eliberează doar dacă standardele sunt respectate în totalitate. Legea nr. 197/2012 privind asigurarea calității în domeniul serviciilor sociale prevede la art. 11 alin. (6¹), introdus prin Legea nr. 100/2024: „Dacă se constată că sunt respectate în totalitate standardele minime, precum și conformitatea datelor prezentate în documentele justificative cu realitatea din teren, se eliberează licența de funcționare."
A doua condiție contează la fel de mult: datele din documente trebuie să corespundă realității din teren, deci registrele se completează la zi, nu se reconstituie înaintea evaluării. Pentru cele zece registre din anexa nr. 1, actele citate în acest ghid nu prevăd o amendă anume; miza lor este licența.
Se schimbă standardele căminelor în 2026?
Standardele urmează să fie revizuite, dar până la aprobarea celor noi se aplică Ordinul 29/2019. HG nr. 268/2026 a aprobat noul Nomenclator al serviciilor sociale, în vigoare de la 1 iulie 2026, și a abrogat HG nr. 867/2015. Potrivit art. 2 alin. (2), în „maximum 60 de zile" ministerul „modifică în mod corespunzător standardele minime de calitate"; la 28 octombrie 2026, standardele modificate nu fuseseră încă publicate.
Până atunci, art. 2 alin. (7) păstrează regulile actuale: „Până la data aprobării standardelor de calitate, potrivit alin. (2), în procedura de licențiere se utilizează standardele minime de calitate în vigoare, pe baza tabelului de corespondență prevăzut în anexa nr. 2." Registrele din acest ghid rămân, așadar, reperul la licențiere.
Ce alte tipizate folosește un cămin de bătrâni?
Pe lângă registrele din standarde, un cămin are personal și, adesea, bucătărie proprie. Pentru personal se folosesc condica de prezență și fișa de instruire colectivă SSM. Centrul cu bucătărie proprie folosește și lista zilnică de alimente și ține evidențele de siguranță alimentară, cum sunt registrul de temperaturi HACCP și registrul de dezinfecție, dezinsecție și deratizare (DDD). Acestea nu fac parte dintre registrele din anexa nr. 1, așa că nu le detaliem aici.
Greșeli frecvente în registrele căminului
Registrul de vizite ținut pentru vizitele familiei. Standardul M.I-S1.2 îl leagă de vizitele dinaintea admiterii; pentru vizitele la rezidenți, M.III-S4.4 prevede un program de vizită, afișat la intrare (M.III-ImS4.4).
Învoirile trecute în registrul de ieșiri. Registrul privește ieșirea „pe perioadă nedeterminată", după care documentele pleacă la serviciul public de asistență socială în cel mult 30 de zile - nu învoirile sau ieșirile de o zi.
Registrele de abuz și de incidente ținute doar în calculator. Indicatorii lor spun că registrul este disponibil „pe suport de hârtie, la sediul centrului".
Termenul de 2 ani aplicat registrului de sesizări. Cei 2 ani privesc dosarul cu sesizările, reclamațiile și modul lor de soluționare, nu registrul.
Condica de medicamente folosită ca registru de stoc. Condica arată ce s-a eliberat fiecărui beneficiar; intrările, ieșirile și termenele de valabilitate se țin separat.
Întrebări frecvente
Există un model oficial pentru registrele căminului?
Nu. Ordinul MMJS nr. 29/2019 nu aprobă un model pentru niciunul dintre cele zece registre: pentru unele spune ce se consemnează (informarea, ieșirile, condica de medicamente, recuperarea, incidentele), iar pentru altele - vizitele, dosarele arhivate, perfecționarea personalului - nu stabilește rubricile. Acolo unde standardul nu spune nimic, rubricile registrelor noastre sunt o propunere.
Se pot ține registrele căminului electronic?
Da, ca regulă: art. 4 alin. (5) din Ordinul 29/2019 permite ca registrele să fie „întocmite și consultate în format fizic sau electronic". Pentru registrul cazurilor de abuz, neglijare și discriminare și pentru registrul incidentelor deosebite, indicatorii spun însă că registrul este disponibil „pe suport de hârtie, la sediul centrului", așa că pentru ele varianta sigură este hârtia.
Ce registru se folosește pentru vizitele familiei?
Standardele din anexa nr. 1 nu cer un registru pentru vizitele familiei la rezidenți: standardul M.III-S4.4 prevede un program de vizită, afișat la intrarea în centru (M.III-ImS4.4). Registrul de vizite din standardul M.I-S1.2 consemnează altceva - vizitele dinaintea admiterii, ale potențialilor beneficiari, ale reprezentanților și ale membrilor lor de familie, veniți să cunoască centrul.
Cât se păstrează registrele căminului?
Anexa nr. 1 la Ordinul 29/2019 nu stabilește un termen de păstrare pentru niciunul dintre cele zece registre. Termene există doar pentru dosare: dosarul cu sesizările, reclamațiile și modul lor de soluționare se păstrează la sediul centrului cel puțin 2 ani de la înregistrare, iar dosarul personal al beneficiarului se arhivează pe perioada din nomenclatorul arhivistic al furnizorului.
Ce se întâmplă dacă lipsește un registru la control?
Lipsa unui registru cerut de standard înseamnă un standard minim nerespectat, iar licența de funcționare se eliberează numai dacă standardele minime sunt respectate „în totalitate" și datele din documente corespund realității din teren (Legea nr. 197/2012, art. 11 alin. (6¹)). Pentru cele zece registre din anexa nr. 1, actele citate în acest ghid nu prevăd o amendă anume. Registrul de utilizare a antibioticelor ține de Legea nr. 3/2021 și este tratat în ghidul registrului de utilizare a antibioticelor.
Comandă registrele pentru cămin
Formularetipizate.ro oferă toate cele zece registre din anexa nr. 1 la Ordinul 29/2019, în categoria tipizate medicale:
- Registru de vizite (cămin pentru vârstnici)
- Registru de evidență privind informarea beneficiarilor
- Registru de evidență a dosarelor personale arhivate
- Registru de evidență a ieșirilor beneficiarilor din centru
- Condică de evidență a medicamentelor și materialelor consumabile
- Registru de evidență zilnică a programelor de recuperare
- Registru de evidență a cazurilor de abuz, neglijare și discriminare
- Registru de evidență a sesizărilor și reclamațiilor beneficiarilor
- Registru de evidență a incidentelor deosebite
- Registru de evidență privind perfecționarea continuă a personalului
Cele zece sunt registre A4 landscape, cu 100 file și copertă din carton duplex 250 g/mp (opțional, mucava caserată), standard sau personalizate cu datele centrului. Pentru antibiotice, registrul de evidență a antibioticelor se comandă în modelul „Eliberare din depozit". Prețurile sunt pe pagina fiecărui produs. Livrare prin curier în toată România, de regulă în 24-48 de ore de la expediere.
