Registrul jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b) este registrul contabil în care PFA-urile și celelalte persoane fizice cu contabilitate în partidă simplă înregistrează cronologic toate sumele încasate și plătite.
Pe scurt
- Ce este: registrul contabil de bază al contabilității în partidă simplă - consemnează, în ordine cronologică, fiecare încasare și fiecare plată, atât în numerar, cât și prin bancă.
- Cine e obligat: PFA, întreprinderi individuale, întreprinderi familiale și profesii liberale impozitate în sistem real, cu partidă simplă. Cei impozitați la normă de venit NU îl țin, iar cei care au optat pentru partidă dublă țin registrul-jurnal obișnuit.
- Bază legală: OMFP nr. 170/2015 (contabilitatea în partidă simplă), cod formular 14-1-1/b, cu model și conținut minimal obligatoriu; modificat prin OMF 1447/2023 (arhivare).
- Format: registru A4; se ține într-un singur exemplar; parafarea la ANAF nu mai este necesară din 1 martie 2015; se arhivează 5 ani.
Ce este registrul jurnal de încasări și plăți?
Registrul jurnal de încasări și plăți - prescurtat curent RJIP - este documentul contabil în care se înregistrează, operațiune cu operațiune, toate sumele care intră și ies din activitatea unei persoane fizice autorizate: încasările de la clienți, plățile către furnizori, avansurile, taxele plătite. Fiecare înregistrare se face pe baza documentelor justificative - chitanțe, facturi, bonuri fiscale, extrase de cont.
Formularul are cod 14-1-1/b și un model stabilit prin OMFP nr. 170/2015, cu un conținut minimal obligatoriu: data operațiunii, felul și numărul documentului justificativ, explicații privind natura operațiunii și patru coloane de sume - încasări în numerar, încasări prin bancă, plăți în numerar și plăți prin bancă. La finalul fiecărei luni, coloanele se totalizează.
Registrul se ține într-un singur exemplar. Se poate completa pe hârtie - varianta clasică, registrul tipizat A4 - sau cu ajutorul tehnicii de calcul, caz în care se listează anual sau la cererea organului de control.
Cine este obligat să îl țină?
Obligația depinde de regimul fiscal al activității, iar aici se fac cele mai multe confuzii:
- PFA, II, IF și profesiile liberale impozitate în sistem real, cu contabilitate în partidă simplă - DA, obligatoriu (OMFP 170/2015 art. 2 și cap. III pct. 11). Este cazul standard: venitul net se calculează ca diferență între încasări și plăți, iar RJIP este chiar evidența acestei diferențe.
- PFA impozitate la normă de venit - NU țin RJIP. Codul fiscal (art. 69 alin. (8)) le cere să completeze doar partea de venituri din registrul de evidență fiscală, fără alte obligații contabile.
- Persoanele fizice care au optat pentru contabilitatea în partidă dublă - NU țin RJIP; ele conduc registrul-jurnal obișnuit (cod 14-1-1) și registrul-inventar (cod 14-1-2), fără a întocmi situații financiare anuale (OMFP 170/2015 art. 5 alin. (2)).
RJIP și registrul de evidență fiscală - care este diferența?
Cele două registre coexistă și nu se înlocuiesc reciproc. RJIP este registru contabil: se completează cronologic, operațiune cu operațiune, pe tot parcursul anului. Registrul de evidență fiscală (OMFP 3254/2017, emis în baza art. 68 din Codul fiscal) este registru fiscal: se completează anual, cu totalurile veniturilor brute și ale cheltuielilor deductibile pe fiecare sursă de venit, până la termenul de depunere a declarației unice.
Pentru un PFA în sistem real, ambele sunt obligatorii: RJIP furnizează datele primare, registrul de evidență fiscală le sintetizează pentru calculul impozitului. Pentru norma de venit, rămâne doar registrul de evidență fiscală, partea de venituri.
Cum se completează registrul jurnal de încasări și plăți
Pasul 1 - Deschideți registrul pentru anul curent. Completați datele de identificare: numele și prenumele (sau denumirea PFA/II), codul de identificare fiscală și anul. Registrul se numerotează la nivelul contribuabilului - parafarea și înregistrarea la organul fiscal nu mai sunt necesare din 1 martie 2015, când OMFP 170/2015 a abrogat vechiul OMFP 1040/2004.
Pasul 2 - Înregistrați fiecare operațiune, în ordine cronologică. Pentru fiecare încasare sau plată treceți: data, felul și numărul documentului justificativ (chitanță, factură, bon fiscal, extras de cont), explicația operațiunii și suma, în coloana corespunzătoare - numerar sau bancă.
Pasul 3 - Nu omiteți operațiunile prin bancă. O greșeală frecventă este evidențierea doar a numerarului: normele cer înregistrarea tuturor sumelor, atât în numerar, cât și prin conturile bancare, la valoarea din documentele justificative, inclusiv TVA acolo unde e cazul.
Pasul 4 - Totalizați la finalul fiecărei luni. Coloanele de încasări și plăți se adună lunar; totalurile stau la baza calculului venitului net anual și a completării registrului de evidență fiscală și a declarației unice.
Pasul 5 - Arhivați registrul și documentele. Registrul și documentele justificative pe baza cărora a fost completat se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar (Legea contabilității, modificată prin Legea 36/2023; termenul specific de 10 ani pentru RJIP a fost abrogat prin OMF 1447/2023). Excepție: documentele care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe durata de utilizare.
Întrebări frecvente (FAQ)
Trebuie să parafez registrul la ANAF?
Nu. Cerința de parafare și înregistrare la organul fiscal exista sub vechiul OMFP 1040/2004 și a fost eliminată la 1 martie 2015, odată cu intrarea în vigoare a OMFP 170/2015. Registrul se numerotează la nivelul contribuabilului; registrele deja parafate pot fi folosite până la epuizare.
PFA la normă de venit ține registrul jurnal de încasări și plăți?
Nu. Contribuabilii impozitați la normă de venit completează doar partea referitoare la venituri din registrul de evidență fiscală și nu au obligații privind evidența contabilă (Codul fiscal art. 69 alin. (8)). RJIP este obligatoriu doar în sistem real, cu partidă simplă.
Pot ține registrul electronic, în Excel?
Da. OMFP 170/2015 permite conducerea evidenței cu ajutorul tehnicii de calcul, cu condiția ca operațiunile să fie înregistrate cronologic; registrul se editează pe hârtie anual sau la cererea organului de control. Varianta tipizată rămâne preferată de contribuabilii care vor evidența completă pe hârtie, fără dependență de fișiere.
Se înregistrează și încasările prin bancă sau doar numerarul?
Ambele. Normele de completare cer înregistrarea tuturor sumelor încasate și plătite, atât în numerar, cât și prin bancă, pe baza documentelor justificative. Modelul actual al formularului are coloane separate pentru numerar și bancă, la încasări și la plăți.
Cât timp se păstrează registrul?
5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar - regula generală introdusă prin Legea 36/2023 și preluată pentru partida simplă prin OMF 1447/2023, care a abrogat vechiul termen de 10 ani.
Comandă registrul jurnal de încasări și plăți
Pe formularetipizate.ro găsiți registrul jurnal de încasări și plăți în format A4, cu 100 de file, cusut și sigilat, conform modelului din OMFP 170/2015:
- Coloane separate pentru încasări și plăți, numerar și bancă
- Variantă standard sau personalizată, cu datele PFA-ului pre-tipărite
- Alături de el: registrul-jurnal și registrul-inventar pentru partida dublă, plus chitanțierul pentru încasările în numerar
Livrare prin curier în 24-48 de ore, în toată România. Pentru toate registrele obligatorii, vezi ghidul registrelor contabile.